Rooli, vastuut ja tehtävät Klubisihteeri 6 Rooli, vastuut ja tehtävät

Mitä aiheita käsittelemme tällä kurssilla? 8

Tämän kurssin jälkeen sinä… Tunnet klubisihteerin velvollisuudet, mitkä on määritelty Lions Clubs Internationalin säännöissä Tunnet tehtävän vastuut Olet valmis suorittamaan klubisihteerin tehtävät Opit lisää resursseista, joita klubisihteeri voi käyttää tehtävän suorittamisessa 71 Tunnistat odotukset, joita klubisihteerille asetetaan sihteerin tehtävässä Osaat lähettää vaadittavat raportit, ajoissa

Jos olet jo suorittanut tämän kurssin ja haluat siirtyä kurssin toiseen osaan, napauta linkkiä: 21

Mikä on klubisihteerin rooli? Klubisihteeri on vaaleilla vaalittu klubivirkailija ja koska hän on avainasemassa klubin tiedonkulussa, hän on hyvin tärkeä klubin nykyiselle ja tulevalle menestykselle. 38

Klubisihteerin rooli? Klubisihteeri on myös klubin hallituksen jäsen. 18

Kuka on hallituksessa? Hallitus koostuu seuraavista henkilöistä: • klubipresidentti, • edellinen presidentti, • varapresidentti (t), 34 • sihteeri, • rahastonhoitaja, • klubimestari, • tail twister, • jäsenjohtaja, • liitännäisklubin koordinaattori, • ja kaikki muut valitut johtajat

Klubisihteerin rooli Klubisihteerin toimi on klubipresidentin sekä muiden hallituksen jäsenten valvonnan ja ohjauksen alainen. 39 Sihteerillä on tärkeä tukirooli klubissa.

Klubisihteerin rooli Klubisihteeri on tärkeä tiedonkulun linkki klubin, klubin piirin ja järjestön välillä. 38 Kaikki kirjeenvaihto klubista ja klubille kulkee sihteerin kautta.

Klubisihteerin rooli ‘Kaikki kirjeenvaihto’ tarkoittaa kysymyksiä yleisöltä, tiedonkulkua piirin ja Lions Clubs International päämajan kanssa, tiedot klubijäseniltä ja kaikki muut yhteydenotot. 30

Kysely roolista Klubisihteeri on tärkein _____________ yhteys klubiin. 16 Lionien Virkailijan Kommunikoinnin Tiedonkulun Kommunikaation

Kysely roolista OIKEIN VÄÄRIN VÄÄRIN Klubisihteeri on hallituksen jäsen ja hänen on osallistuttava kokouksiin. Presidentin tulee ilmoittaa sihteerille, mitä tapahtuu hallituksen kokouksissa, koska sihteeri ei ole hallituksen jäsen. 46 OIKEIN VÄÄRIN VÄÄRIN

Presidentti ja hallitus Kysely roolista Seuraavat henkilöt valvovat klubisihteerin toimintaa: Presidentti ja rahastonhoitaja Presidentti ja hallitus Presidentti ja Hallitus 32 Jäsenet ja leot Klubi ja Tail Twister

Neuvoa-antavan toimikunnan jäsen Klubisihteeri tekee yhteistyötä ja palvelee piirikuvernöörin neuvoa-antavan toimikunnan jäsenenä sen lohkon alueella, missä klubi sijaitsee. 28

Neuvoa-antavan toimikunnan jäsen Tämä nimitys tarkoittaa, että sihteeri: Osallistuu toimikunnan lohkon tai alueen kokouksiin Avustaa raporttien laatimisessa neuvoa-antavan toimikunnan kokouksiin Avustaa valmisteluissa, jos klubi valitaan isännöimään lohkon kokousta 40

Kirjeenvaihto (Viestintä) Koska sihteeri on kommunikaation yhteyshenkilö, jatkuva ja tehokas viestintä on tärkeää. 31 Klubisihteeri on se virkailija, joka on vastuussa kaikkiin kyselyihin ja pyyntöihin vastaamisesta

Kirjeenvaihto (Viestintä) Huomaa: Klubisihteerin tulee tavata klubipresidentti vuoden alussa, jotta he voivat päättää miten yhteydenottoihin vastataan, miten niitä säilytetään ja miten niistä raportoidaan. 29

Kirjeenvaihto (Viestintä) * Klubisihteeri on se virkailija, joka on vastuussa kaikkiin kyselyihin ja pyyntöihin vastaamisesta On tärkeää, että kaikkiin yhteydenottoihin vastataan heti, ajoissa ja sopivalla tavalla. 61

Kirjeenvaihto (Viestintä) * Klubisihteeri on se virkailija, joka on vastuussa kaikkiin kyselyihin ja pyyntöihin vastaamisesta On tärkeää, että kaikkiin yhteydenottoihin vastataan heti, ajoissa ja sopivalla tavalla. 61 Heti– Klubisihteerin tulee keskustella klubipresidentin kanssa mikä on sopiva aika vastata kaikkiin yhteydenottoihin. Kun vastausten antamisessa viivytellään, se saattaa merkitä mahdollisuuksien menettämistä ja klubi voi vaikuttaa huonosti hoidetulta.

Kirjeenvaihto (Viestintä) * Klubisihteeri on se virkailija, joka on vastuussa kaikkiin kyselyihin ja pyyntöihin vastaamisesta On tärkeää, että kaikkiin yhteydenottoihin vastataan heti, ajoissa ja sopivalla tavalla. 35 Ajoissa – klubisihteeri on vastuussa raporteista ja muusta kommunikaatiosta aikataulujen ja vaatimusten mukaisesti. Jos klubi ei kommunikoi ajoissa, se voi johtaa klubin statuksen muutoksiin ja menetettyihin tilaisuuksiin klubin osallistumisessa tai tunnustuksen saamisessa.

Kirjeenvaihto (Viestintä) * Klubisihteeri on se virkailija, joka on vastuussa kaikkiin kyselyihin ja pyyntöihin vastaamisesta On tärkeää, että kaikkiin yhteydenottoihin vastataan heti, ajoissa ja sopivalla tavalla. 33 Sopiva – kaiken klubin kommunikaation tulee olla ammattimaista ja sopivaa. Kun kirjoitetaan lakiasioihin tai ohjesääntöihin liittyvistä asioista, tulee käyttää sanatarkkaa lainausta sopivasta ohjesäännöstä.

Kirjeenvaihto (Viestintä) Kirjallisen kirjeenvaihdon pitäminen organisoituna on hyvin tärkeää klubisihteerille. Klubisihteerin roolin tärkeä osa on organisoiminen, koska hän on klubin tärkein tiedonlähde. Se miten kommunikaatio järjestetään, sovitaan vuoden alussa klubipresidentin tai virkailijoiden kanssa. 57

Kirjeenvaihto (Viestintä) Huomaa: On huomattu, että klubin viestinnän tietojen ylläpitäminen yhdessä paikassa on tehokas tapa pitää tietoja koko vuoden aikana tapahtuvasta kommunikaatiosta. 28

Kirjeenvaihto (Viestintä) Yhteistyö presidentin kanssa yhteydenottoihin vastaamisessa: Anna presidentille kopio kaikesta kirjeenvaihdosta Keskustele vuoden alussa rutiininomaisesta kirjeenvaihdosta ja mihin voidaan vastata ilman presidentin osallistumista asiaan. Presidentti osallistuu ja neuvoo, jos tarvitaan lisätoimia Sihteeriä voidaan pyytää vastaamaan presidentin puolesta tai presidentti voi vastata itse henkilökohtaisesti 67

Kirjeenvaihto (Viestintä) Klubisihteri saattaa myös avustaa klubin PR-työssä. Lionien koulutuskeskuksen kurssi, PR on hyvä kurssi lisätietojen oppimiseksi lehdistötiedotteista ja muusta viestinnästä. 33

Kysely viestinnästä Klubisihteeri on se virkailija, joka on vastuussa: Pyyntöihin vastaamisesta Kommunikaation organisoimisesta 20 Kokouksista Kyselyistä Pyynnöistä Kyselyistä Budjetista Kommunikaatio järjestöön

Kaikkiin yhteydenottoihin Kysely viestinnästä Täytä seuraavat lauseet: Viivästynyt Kaikkiin yhteydenottoihin tulee vastata: Heti Ajoissa Lyhyesti 23 Heti Sopivalla tavalla Sopivalla tavalla Ajoissa Epävirallisesti

Kysely viestinnästä Sihteeri tekee yhteistyötä ______ kanssa, jotta päätetään miten yhteydenottoihin vastataan. Tail Twisterin 20 Presidentin Presidentti Jäsenjohtajan Lohkon puheenjohtajan

Raportit Klubisihteeri on vastuussa raporttien täyttämisestä ja lähettämisestä. Klubisihteerin vastuulla on myös tietää raporttien eräpäivät ja varmistaa, että ne lähetetään ajoissa. 33

Raportit Klubisihteerin tulee tietää seuraavista raporteista: Kuukauden jäsenilmoitus Aktiviteettiraportti (A-1) Järjestön määrittelemät raportit Perustajajäsenten raportti Siirtojäsenlomake 29

Raportit Muut raportit: Klubivirkailijoiden raportti (PU-101) Ilmoitus valituista virkailijoista, toisin sanoen, vuosikongressin edustajat ja varajäsenet Klubin jäsenlista Lähettää raportit piirihallitukselle, pyyntöjen mukaisesti Liitä mukaan kopio kuukauden jäsenilmoituksesta ja vuoden aktiviteettiraporteista Erinomaisen klubipresidentin palkinto- hakemus 38

Raportit Jotkut raportit valmistellaan tarpeen mukaan Kuolinilmoitus - raportti jäsenen kuolemasta Suulliset raportit (lyhyitä ja asiassa pysyviä) Klubipresidentin pyyntöjen mukaisesti 28

Raportit Kuukauden jäsenilmoitus Kuukauden jäsenraportissa raportoidaan kuukauden jäsentiedot. Mukaan lukien jäsenten eroamiset ja uudet jäsenet Klubit, mitkä raportoivat WMMR -systeemin kautta, muutokset tulee nyt ilmoittaa nykyisen kuukauden viimeisenä päivänä. Klubit, mitkä lähettävät MMR -paperiversion, tulee lähettää MMR -raportti LCI:hin nykyisen kuukauden 20. päivään mennessä. 65

Raportit Kuukauden/vuoden klubiaktiviteettiraportti (A-1) Klubisihteerin vastuulla on ylläpitää tietoja klubin aktiviteeteista. Tämä tieto raportoidaan WMMR:n kautta 26

Raportit Perustajajäsenen lomake Uudet perustajajäsenet voidaan nyt lisätä klubiin 90 päivän ajan klubin perustamisen jälkeen. Käytä Perustajajäsenen lomaketta raportoidaksesi uudet perustajajäsenet tai eronneet perustajajäsenet tämän ajanjakson ajalta. Jäsenet, jotka lisätään tämän perustamisjakson jälkeen tulee raportoida tavallisina jäseninä kuukauden jäsenraportilla. 55

Raportit Siirtojäsenlomake Jotta jäsenen siirto on suoritettu, pitää suorittaa kaksi tehtävää - jäsen eroaa yhdestä klubista ja siirtyy toiseen klubiin. Ensin on suoritettava eroaminen klubista; seuraavaksi suoritetaan siirto uuteen klubiin. 70

Raportit Siirtojäsenlomake Klubisihteerit ovat vastuussa eroamisten ja siirtojäsenten raportoimisesta valitsemallaan raportointisysteemillä (MMR tai WMMR). Siirtojäsenlomakkeen lähettäminen LCI:hin ei takaa jäsenen siirtämistä. 70

Mikä WMMR on ja miten klubisihteeri käyttää sitä? Web Monthly Membership Reporting (WMMR) -systeemi on verkossa toimiva raportointityökalu, mikä tekee jäsentietojen päivityksestä helpon ja nopean. LCI kannustaa WMMR:n käyttöä ja tarjoaa WMMR -viiteoppaan 44

WMMR raportointi Avaa WMMR -sivusto ja raportointiohjeiden linkit: Mene LCI:n kotisivulle ja valitse “Toimita raportit” oikealta yläkulmasta. Apua salasanan ja sisäänkirjoittautumisessa on saatavissa. 33

Raportit Klubivirkailijoiden raportointilomake (PU-101) Tätä lomaketta käytetään raportoimaan uusien klubivirkailijoiden nimet ja osoitteet kansainväliseen päämajaan Lähetä lomake kansainväliseen päämajaan heti klubin vaalien jälkeen huhtikuussa Viimeinen eräpäivä on 15. toukokuuta 40

Raportit Klubin jäsenlista Listaa kaikki klubin jäsenet ja heidän yhteystietonsa Tiedot tulee pitää ajantasalla 20

Raportit On tärkeää, että klubin raportit täytetään ajoissa. Jos klubin raportteja ei täytetä ajoissa, siitä on seurauksia Vaikutukset mahdollisuuksiin ansaita Erinomaisen klubipresidentin palkinto Klubin status quo voi muuttua ja on mahdollista, että klubi lakkautetaan 49

Kysely raporteista Valitse raportit, joista klubisihteerin tulisi olla tietoinen: Klubivirkailijan lomake Klubin hallintoraportti 30 Piirin raportti Aktiviteettiraportti Klubin jäsenlista Siirtojäsenten kokousraportti Siirtojäsenen raportti

Kysely raporteista OIKEIN VÄÄRIN Jotta jäsenen siirto voidaan suorittaa, hänet tulee ensin erottaa yhdestä klubista ja sitten siirtää toiseen klubiin. Jäsenen siirto voidaan suorittaa yhdessä vaiheessa. 32 OIKEIN VÄÄRIN

Aktiviteettiraportti Aktiviteettiraportti Kysely raporteista Mitä raportteja sihteeri voi lähettää WMMR:ää käyttämällä? Kuukausittain Jäsenyys- raportti Käytä WMMR:ää: Siirto- jäsen Suullinen raportti 33 Aktiviteettiraportti Kuukausittain Jäsen- raportti Siirto- jäsen Aktiviteettiraportti Valitut edustajat

Kysely raporteista OIKEIN VÄÄRIN Kansainvälisen päämajan määrittelemille raporteille on määrätty eräpäivät ja on tärkeää, että näitä eräpäiviä noudatetaan. Klubilla, joka ei noudata eräpäiviä, on seuraamuksia. Klubi voi määritellä omat raportoinnin eräpäivät. 41 OIKEIN VÄÄRIN

Tiedot Kirjeenvaihdon hoitamisen lisäksi klubisihteerin on myös hoidettava ja ylläpidettävä klubin yleiset arkistot. 22

Tiedot Kokousten pöytäkirjat ovat yksi esimerkki klubin tiedoista, jotka on ylläpidettävä ja joita voidaan pyytää nähtäväksi. 18

Tiedot Klubisihteerin tulee ylläpitää seuraavia tietoja joko paperiversiona tai sähköisesti: Kirjeenvaihto (kaikki) Palkinnot/rintamerkit Klubin kokoukset/pöytäkirjat Kuukauden jäsenilmoitus Klubiaktiviteettiraportti 34 Maksut/laskut Uutistiedotteet Klubin jäsentiedot/ jäsenten yhteystiedot

Tiedot Lisäksi klubisihteeri ylläpitää seuraavia tietoja: Toimikuntien nimitykset ja vaalit Jäsenten yhteystiedot, osoitteet ja puhelinnumerot Klubitarvikkeet Jäsenten käyntikortit ja kirjepaperi 26

Tiedot Hyvin järjestetty arkistointisysteemi on yksi klubisihteerin tärkeimmistä tehtävistä. Vuoden alussa presidentin ja sihteerin tulee keskustella miten arkistoa säilytetään. Tietojen ylläpitämisen tulee olla yksinkertaista ja loogista, jotta tietoja on helppo saada kun niitä pitää päivittää tai käydä läpi. 54

Kokousten pöytäkirjat Kysely arkistosta Mistä seuraavista tiedoista klubisihteerin tulee olla tietoinen? Tiedotteet Kokousten pöytäkirjat Rintamerkkien vaihtaminen Tarvik-keet Palkinnot Kokousten pöytäkirjat 28 Palkinnot Musiikki Tiedotteet Tarvikkeet

Kysely arkistosta VÄÄRIN OIKEIN Jotta klubin arkisto voidaan pitää järjestyksessä, klubisihteerin ja presidentin tulee tavata keskustellakseen tavasta ylläpitää arkistoa. Klubisihteerin tulisi keskustella arkistointisysteemistä klubipresidentin kanssa ennen uuden toimintavuoden alkamista. 47 VÄÄRIN OIKEIN

Kokoukset Klubisihteeri on tärkeä jäsen klubin kokouksissa, sekä valmistelussa että kokousten aikana. 18

Kokoukset Sihteeri laatii asialistan yhdessä presidentin kanssa Asialista tulee valmistella etukäteen ja jakaa jäsenille ennen kokousta. Klubipresidentti hyväksyy asialistan. 34

Kokoukset Kun laaditaan asialista, on hyvä muistaa, että asialistat vaihtelevat eri kokouksissa. Yleinen asialista sisältää (mutta ei välttämättä ainoastaan) Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Presidentin kommentit Saadut yhteydenotot Sihteerin ja/tai rahastonhoitajan raportit Yleiset asiat 39

Kokoukset Sihteeri on myös vastuussa: ilmoittaa jäsenille kokouksen ajasta ja paikasta Ottaa muistiinpanot osallistujista, korvaavista kokouksista ja annetuista palkinnoista Muistiinpanojen ottaminen kokouksessa pöytäkirjaa varten 26

Kokoukset Muistettava kokouksen pöytäkirjan kirjoittamisessa: Käytä sopivaa kieltä ja dokumentteja tarkan pöytäkirjan varmistamiseksi Viimeistele pöytäkirja mahdollisimman pian kokouksen jälkeen Virkailijoiden tulee käydä läpi lopullinen pöytäkirja Pöytäkirjan tarkistamisen jälkeen se tulee lähettää kaikille jäsenille mahdollisimman pian Kopio pöytäkirjasta tulee arkistoida 52

Kysely kokouksista Valitse mitkä seuraavista aiheista ovat mukana klubin yleisellä asialistalla. Asialistalla tulee olla Saadut yhteydenotot Pöytäkirjan lukeminen Yleiset asiat Pöytäkirjan hyväksyminen Rahastonhoitajan raportti 35 Asialistalla ei tule olla

Kysely kokouksista OIKEIN VÄÄRIN Klubipresidentti tekee lopullisen päätöksen asialistan hyväksymisestä ja hän voi tehdä muutoksia kokousten aikana. Sihteeri tekee lopullisen päätöksen asialistan sisällöstä. 32 OIKEIN VÄÄRIN

Kokouksen pöytäkirjan tulee: lionien kirjepaperille Kysely kokouksista Täytä seuraavat lauseet: Sisältää sopivaa kielenkäyttöä Kokouksen pöytäkirjan tulee: olla innostava sisältää sopivaa kielenkäyttöä 36 olla sensuroitu olla kirjoitettu lionien kirjepaperille olla arkistoitu olla viimeistelty nopeasti olla viimeistelty nopeasti olla arkistoitu

Jäsenmaksut Klubisihteeri toimii yhdessä klubin rahastonhoitajan kanssa jäsenmaksujen keräämiseksi. 16

Jäsenmaksut Yhdessä rahastonhoitajan kanssa klubisihteeri lähettää muistutukset jäsenille jäsenmaksuista ja muista maksuista, joita ollaan velkaa klubille. 42 Nämä ovat neljännesvuotisia tai puolivuotisia muistutuksia. Jäsenmaksujen keräämisen jälkeen sihteeri antaa maksut rahastonhoitajalle, joka kirjoittaa kuitin.

Kysely jäsenmaksuista Klubin rahastonhoitaja on vastuussa jäsenmaksujen keräämisestä. Sihteeri tekee yhteistyötä rahastonhoitajan kanssa lähettääkseen muistutuksia ja avustaakseen jäsenmaksujen keräämisessä. Klubisihteeri on vastuussa jäsenmaksujen keräämisestä. 38 OIKEIN VÄÄRIN

Johtaminen Koska klubisihteeri on yksi klubin virkailijoista, jäsenet hakevat häneltä opastusta, tietoa ja apua ongelmien ratkaisemiseen. 24

Johtaminen On tärkeää, että johtamisasemassa oleva virkailija kommunikoi tehokkaasti. Lions Clubs Internationalin web-sivulla on kursseja, joilla voi oppia johtamis- ja kommunikaatiotaitoja: Johtamistaidon kurssi PR-kurssi 36

Kysely johtamisesta Johtaminen Valitse sopivat sanat seuraavien lauseiden täyttämiseksi. Johtaminen Ohjeita Klubin virkailijana klubisihteeriltä pyydetään __________, __________ ja__________. Opastusta 31 Opastusta Tietoja Ongelmaratkaisua Tietoja Ongelman- ratkaisuja Luovuutta

Resurssit Toimintavuoden aikana klubisihteerillä saattaa olla kysymyksiä tai hän kokee tarvitsevansa opastusta toimiakseen tehokkaasti. 23

Resurssit Klubisihteerin resursseja ovat esimerkiksi: Lionsklubin jäsenet Entiset sihteerit ja muut klubisihteerit Klubivirkailijat Piirin johtajakoulutuksesta vastaava henkilö 24

Resurssit Klubisihteeri voi käyttää myös julkaisuja saadakseen vastauksia kysymyksiin. Julkaisut Klubin Mallisäännöt ja ohjesäännöt (LA-2) (Muut sopivat ohjesäännöt) Klubivirkailijoiden käsikirja Piirin muiden klubivirkailijoiden yhteystiedot Katalogi (Klubitarvikkeet) Klubin arkistot 38

Kysely resursseista Lionsklubin jäsenet voivat olla resurssi klubin uudelle sihteerille. Kuka on mahdollisesti kaikkein paras avun antaja? Lohkon puheenjohtaja 35 Entiset klubisihteerit Klubivirkailijat Kansainvälinen presidentti Piirin johtajakoulutuksesta vastaavat kouluttajat

Muista: Sihteerin virka on erittäin tärkeä virka klubissa. Ollaksesi tehokas sihteerin virassa, muista: 23

Muista: Tunne kaikki seuraavat julkaisut: Klubivirkailijoiden käsikirja Klubin Mallisäännöt ja ohjesäännöt (LA-2) Piirin Mallisäännöt ja ohjesäännöt (LA-4) Kansainväliset mallisäännöt ja ohjesäännöt (LA-1) 30

Muista: Pysy organisoituna Lähetä raportit ajoissa ja oikein täytettynä Pidä tarkkoja pöytäkirjoja ja osallistumislistoja Lähetä ilmoitukset kokouksista Valmistele ja osallistu lohkon kokouksiin 23

Muista Kerro klubin jäsenille tiedoista, joita saat piiristä, moninkertaispiiristä, kansainvälisestä päämajasta tai Lions Clubs Internationalin säätiöstä. 31 Tilaa jäsenten rintamerkit ja paketit uusille jäsenille

Vuoden loppuessa Kun sihteerin vuoden mittainen virkakausi on loppu, he auttavat uutta sihteeriä aloittamaan uusi vuosi. On muutamia asioita, mitkä tulee hoitaa loppuun ennen kuin seuraava sihteeri aloittaa. 34

Vuoden loppuessa Anna sitoumus sihteerin luottamuksellisesta viran päätöksestä kuten hallituksen säännöissä on määritelty 38 Varmista, että kaikki raportit on lähetetty Varmista tietojen oikeellisuus ja niiden sijoittamispaikka

Vuoden loppuessa Siirtyminen seuraavan tiimin vuoteen Hae Erinomaisen klubipresidentin palkintoa Ylläpidä tarkkoja tietoja palkinnoista ja tilaa palkinnot 22

Tämän kurssin jälkeen sinä... Tunnet klubisihteerin velvollisuudet, mitkä on määritelty Lions Clubs Internationalin säännöissä Tunnet resurssit, joita klubisihteeri voi käyttää tehtävän suorittamisessa Tunnet tehtävän vastuut Olet valmis suorittamaan klubisihteerin tehtävät 71 Tunnistat odotukset, joita klubisihteerille asetetaan sihteerin tehtävässä Osaat lähettää vaadittavat raportit, ajoissa

Onko kurssilla joku osuus, minkä haluaisit käydä läpi uudelleen? Klubisihteerin rooli Neuvoa-antavan toimikunnan jäsen Kirjeenvaihto Raportit Tiedot Kokoukset Jäsenmaksut Johtaminen Resurssit Muista Vuoden loppuessa 31