Tämä koulutus tulee katsoa PowerPoint -kalvoesityksenä.

Esitys aiheesta: "Tämä koulutus tulee katsoa PowerPoint -kalvoesityksenä."— Esityksen transkriptio:

1 Tämä koulutus tulee katsoa PowerPoint -kalvoesityksenä.
Ennen kuin aloitat Tämä koulutus tulee katsoa PowerPoint -kalvoesityksenä. Katso kalvoesitys: 1. Napauta ‘Slide Show’ ruudun yläosassa olevassa valikossa. 2. Valitse ‘From Beginning’ Klubisihteerin koulutus

2 Tervetuloa klubivirkailijan koulutukseen
Ennen kuin aloitat Tervetuloa klubivirkailijan koulutukseen Tämä verkossa suoritettava moduuli on jaettu viiteen osaan, jotka voidaan suorittaa minuutin mittaisessa istunnossa tai usean eri istunnon aikana. Apua saat klubin IT-vastaavalta tai Lionien oppimiskeskuksesta osoitteessa: Klubisihteerin koulutus

3 Työkirja Tähän kurssiin liittyy työkirja, joka auttaa koulutustilanteessa. Koulutus on jaettu viiteen osaan ja sen aikana on mahdollista tehdä muistiinpanoja ja hankkia lisätietoja aiheista, joita käsitellään tämän verkkomoduulin aikana. Klikkaa tästä jos haluat avata työkirjan ja tulostaa sen ennen kuin jatkat eteenpäin. Klubisihteerin koulutus

4 Työkirja Huomaa: Klubisihteerin velvollisuudet vaihtelevat riippuen alueen tavoista ja klubin toimintatavoista. Klubisihteerin koulutus

5 Sivusto-ohjeet Voit siirtyä eri osiin verkkomoduulissa kun tietyt kuvakkeet tulevat näkyviin. Kukin kalvo näkyy määrätyn ajan. Kun tämä aika menee upmeep, oikeassa alakulmassa näkyy nuoli, joka tarkoittaa, että voit siirtyä seuraavalle kalvolle kun olet valmis. tarkoittaa että tästä aiheesta on resurssi LCI:n verkkosivulla tai julkaisu. Kun klikkaat tätä kuvaketta, siirryt kyseisen resurssin sivulle. Linkkejä on myös Resurssit-osiossa tässä verkkomoduulissa. Kun klikkaat, palaat takaisin sisällysluettelosivulle, josta voit siirtyä lukemaan haluamasi osiot. Klubisihteerin koulutus

6 Sinut on valittu klubisihteerin tehtävään
Tervetuloa Onneksi olkoon Sinut on valittu klubisihteerin tehtävään Klubisihteerin koulutus

7 Tavoitteet Tämä kurssi auttaa sinua valmistautumaan uuteen virkaasi antamalla sinulle perustietoja ja resursseja. Tämän kurssin jälkeen pystyt: Tunnistamaan lionsklubien tarkoituksen ja sen aseman Lions Clubs Internationalin rakenteessa Tekemään yhteenvedon klubisihteerin vastuista Löytämään lisäresursseja tarpeen mukaan Klubisihteerin koulutus

8 Osa 2: Klubin johtotiimi Osa 3: Klubisihteerin velvollisuudet
Sisällysluettelo Klikkaa allaolevia linkkejä ja pääset liikkumaan eri osioiden välillä tai klikkaa nuolta jatkaaksesi osiosta 1. Osa 1: Johdanto Osa 2: Klubin johtotiimi Osa 3: Klubisihteerin velvollisuudet Osa 4: Virkavuoden suunnittelu Osa 5: Resurssit Klubisihteerin koulutus

9 Tervetuloaa osaan 1: Johdanto Johdanto Katso työkirjan sivua 1.
Klubisihteerin koulutus

10 Johdanto Sihteerinä sinä olet tärkeä jäsen johtotiimissä ja teet yhteistyötä tukeaksesi presidenttiä kun hän johtaa klubia sen palveluaktiviteeteissa, jotka auttavat paikallista yhteisöä ja sitä ympäröiviä alueita. Mutta on myös tärkeää muistaa, että olet osa jotain paljon suurempaa. Klubisihteerin koulutus

11 Kansainvälisen lionsjärjestön rakenne
1 Klubi Lions Clubs International muodostuu suuresta lionjäsenten verkostosta ja klubit ovat sen ydin. Tämä rakenne edistää viestintää ja palvelua paikallisella, alueellisella ja maailmanlaajuisella mittakaavalla. Klubisihteerin koulutus

12 Kansainvälisen lionsjärjestön rakenne
1 Klubi Seuraava kalvo auttaa sinua täyttämään sivun 1 työkirjassa. Käytä hetki aikaa tämän kohdan täyttämiseen. Klubisihteerin koulutus

13 Kansainvälisen lionsjärjestön rakenne
Klubi muodostuu 20 jäsenenestä Lohko muodostuu 4-8 klubista Alue muodostuu klubista * Piiri muodostuu vähintään 35 klubista ja 1250 aktiivisesta jäsenestä Useat piirit tietyllä maantieteellisellä alueella muodostavat moninkertaispiirin Kukin lionsklubi sijaitsee jollakin seitsemästä vaalipiiristä, jota edustaa vähintään yksi kansainvälinen johtaja *valinnainen Vaalipiiri Moninkertaispiiri Piiri Alue* Lohko Klubi Klubisihteerin koulutus

14 Yksittäiset klubit ja niiden jäsenet ovat järjestön ydin.
Kansainvälisen lionsjärjestön rakenne Vaalipiiri Yksittäiset klubit ja niiden jäsenet ovat järjestön ydin. Ilman heidän sitoutumistaan palvella muita paikallisesti, emme pystyisi ylläpitämään antamaamme maailmanlaajuista palvelua. Moninkertaispiiri Piiri Alue* Lohko Klubi Klubisihteerin koulutus

15 Klubilla on kansainvälisen lionsklubien järjestön sisällä seuraava tehtävä:
TEHDÄ MAHDOLLISEKSI vapaaehtoisten palvelutyö paikkakuntiensa hyväksi, vastata humanitäärisiin tarpeisiin, rohkaista rauhaan ja edistää kansainvälistä yhteisymmärrystä lionsklubien välityksellä. Klubisihteerin koulutus

16 Lionsklubien tehtävälausunto
Jotta tästä tehtävälausunnosta tulisi totta, klubien pitää palvella monella tavalla. Katsotaan pikaisesti Klubin malli- ja ohjesääntöä ja tarkistetaan tunnetko kaikki lionsklubien tehtävät. Klubisihteerin koulutus

17 Lionsklubien tehtävälausunto
Näet listan tehtävälausuntoja. Valitse "Kyllä" jos lausunto vastaa jotain lionsklubien virallisista tehtävistä ja "Ei" jos kyseessä ei ole klubien tehtävä. Klubisihteerin koulutus

18 Tämä on yksi lionsklubien virallisista tehtävistä
Lionsklubien tehtävälausunto Lionsklubin tarkoitus on... Tässä ensimmäinen lausunto. Yhdistää klubit ystävyyden, toveruuden ja yhteisymmärryksen sitein. Klikkaa joko KYLLÄ tai EI KYLLÄ Tämä on yksi lionsklubien virallisista tehtävistä Kyllä Kyllä Ei Klubisihteerin koulutus

19 Tämä on yksi lionsklubien virallisista tehtävistä
Lionsklubien tehtävälausunto Lionsklubin tarkoitus on... Tässä seuraava lausunto. Rohkaista palveluhaluisia ihmisiä työhön paikkakuntansa hyväksi ilman henkilökohtaista taloudellista hyötyä, sekä tehokkaaseen ja korkeat eettiset vaatimukset täyttävään toimintaan kaupan, teollisuuden, eri ammattien ja julkisen toiminnan aloilla sekä yksityisessä yritystoiminnassa. Klikkaa joko KYLLÄ tai EI KYLLÄ Tämä on yksi lionsklubien virallisista tehtävistä Kyllä Kyllä Ei Klubisihteerin koulutus

20 Tämä on yksi lionsklubien virallisista tehtävistä
Lionsklubien tehtävälausunto Lionsklubin tarkoitus on... Valmiina seuraavaan? Seurata aktiivisesti yhteisön paikallista, kulttuurillista, sosiaalista ja moraalista hyvinvointia. Klikkaa joko KYLLÄ tai EI KYLLÄ Tämä on yksi lionsklubien virallisista tehtävistä Kyllä Kyllä Ei Klubisihteerin koulutus

21 Lionsklubien tehtävälausunto
Mikä seuraavista EI ole lionsklubien virallinen tehtävä? Nämä olivat suhteellisen helppoja. Yritetään seuraavaksi vähän vaikeampaa. Klikkaa vastausta. Luoda ja ylläpitää yhteisymmärrystä maailman kaikkien kansojen keskuudessa. Edistää hyvän hallinnon ja hyvän kansalaisuuden periaatteita. Tukea poliittisia johtajia, jotka tukevat lionsklubien toimintaa. Tukea poliittisia johtajia, jotka tukevat lionsklubien toimintaa. Tarjota mahdollisuus avoimeen keskusteluun kaikista julkisista aiheista... Voit tarkistaa kaikki kuusi lausuntoa Luvussa II Klubin malli- ja ohjesäännössä. Klubisihteerin koulutus

22 Lionsklubien tehtävälausunto
Miten voit auttaa edistämään lionsklubien tehtävää ja tarkoitusta? Kirjoita vastaukset työkirjan sivulle 2. Klubisihteerin koulutus

23 Tervetuloaa osaan 2: Klubin johtotiimi Katso työkirjan sivua 3.
Klubisihteerin koulutus

24 Jokaisella lionsklubilla on johtajatiimi, joka tukee klubin aktiviteetteja.
Seuraavalla kalvolla näytetään miten pystyt täyttämään klubin organisaation työkirjan sivulla 3. Klubisihteerin koulutus

25 Edellinen presidentti
Klubin johtotiimi Katsotaan Klubin organisaatiokaaviota. 1. varapresidentti  Club Members Board of Directors  President Sihteeri Rahastonhoitaja 2. varapresidentti Edellinen presidentti  Klubin jäsenet Hallitus  Presidentti Klubisihteerin koulutus

26 Edellinen presidentti
Klubin johtotiimi Sihteerinä sinä olet klubin asioiden hoitaja. Olet klubin ja piirin sekä järjestön välinen yhteyshenkilö Tulet toimimaan klubipresidentin sekä klubin hallituksen valvonnan ja ohjauksen alla 1. varapresidentti  Club Members Board of Directors  President Sihteeri Rahastonhoitaja 2. varapresidentti Edellinen presidentti  Klubin jäsenet Hallitus  Presidentti Klubisihteerin koulutus

27 Klubin johtotiimi Hallitukseen kuuluvat:
presidentti edellinen presidentti varapresidentit sihteeri rahastonhoitaja Klubimestari (valinnainen) tail twister (valinnainen) jäsenjohtaja muut valitut johtajat Kuvaus jokaisesta roolista löytyy Klubivirkailijoiden käsikirjan sivulta 7. Klubisihteerin koulutus

28 Se päättää klubin virkailijoiden takuut ja takuusummat.
Klubin johtotiimi Katsotaan nyt lyhyesti jaettuja velvollisuuksia. Klikkaa kerran palapeliä nähdäksesi omat jaetut velvollisuutesi. Yhdessä hallitus: Harkitsee ja muokkaa kaikki klubin päätökset ja toimintamallit ennen kuin ne esitellään klubille hyväksyttäväksi. Hyväksyy maksettaviksi klubin laskut, pitää huolta siitä, ettei klubille muodostu velkaa. Sillä on valta kumota, peruuttaa tai muuttaa kenen tahansa klubin virkailijan toimenpide. Se valitsee ja nimittää taloustoimikunnan suosituksesta pankin, johon klubin varat talletetaan. Se päättää klubin virkailijoiden takuut ja takuusummat. Varmistaa, että klubin raha-asiat, tilit ja toiminta tarkistetaan kerran vuodessa. Toimittaa kaikki uusia asioita tai menettelytapoja koskevat kysymykset asianomaisen pysyvän tai erikoistoimikunnan käsittelyyn ja saa toimikunnilta esitykset toimenpiteiksi niiden johdosta. Ylläpitää vähintään kahta (2) erillistä tiliä, joilla olevia varoja vaalitaan yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitomenetelmien mukaisesti. Ei anna lupaa käyttää yleisöltä kerättyjen varojen käyttöä hallintokuluihin. Klubisihteerin koulutus

29 Klubin johtotiimi Mitä sinä voit tehdä klubisihteerinä, jotta varmistat että klubin johtotiimi toimii hyvin yhdessä? Kirjoita vastaukset työkirjan sivulle 4. Klubisihteerin koulutus

30 Johtamistaitojen kehittäminen
Lionien oppimiskeskus tarjoaa ilmaisia verkkokursseja auttamaan jäseniä kehittämään heidän johtajamistaitojaan. Muita resursseja Harkitse seuraavien kurssien suorittamista: Johdanto lionien johtamiseen Tehokas kuunteleminen Tehokkaat työryhmät Lisää tietoja Lionien oppimiskeskuksesta löytyy täältä. Klubisihteerin koulutus

31 Klubisihteerin velvollisuudet
Tervetuloaa osaan 3: Klubisihteerin velvollisuudet Katso työkirjan sivua 5. Klubisihteerin koulutus

32 Klubisihteerin velvollisuudet
Klubin asioiden hoitajana ja hallituksen jäsenenä sinun tärkeimmät velvollisuutesi ovat… Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Klubisihteerin koulutus

33 Klubisihteerin velvollisuudet
Miten moniin kokouksiin sinun tulee osallistua? Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Klubisihteerin koulutus

34 Klubisihteerin velvollisuudet
Seuraava aikataulu on tyypillinen. Erilaiset kokoukset Kuukausittain Hallituksen säännöllinen kokous Klubin säännöllinen kokous Tarvittaessa Hallituksen erityiskokoukset (kun kolme tai useampi hallituksen jäsentä pyytää) Klubin erityiskokoukset (pyydetty kokoon vähintään 10 päivää etukäteen) Vuosittain Virkailijoiden vaihtokokous Charter-vuosijuhla Klubisihteerin koulutus

35 Klubisihteerin velvollisuudet
Suuri osa työstäsi tulee liittymään kokousten järjestämiseen. Katsotaan tarkemmin. Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Klubisihteerin koulutus

36 Vastaa kysymyksiin sivuilla 5 ja 6 työkirjassa.
Klubisihteerin velvollisuudet Kokousten järjästämiseen liittyy kolme vaihetta. Ennen kokousta Klubikokouksen aikana Klubikokouksen jälkeen Vastaa kysymyksiin sivuilla 5 ja 6 työkirjassa. Klubisihteerin koulutus

37 Klubisihteerin velvollisuudet
Vaihe 1 - ennen kokousta Kertoa hyvissä ajoin kaikille kokouksen päivämäärän ja ajan Laatia yhdessä presidentin kanssa kokouksen asialista Kerätä jaettava materiaali puheenjohtajille ja jäsenille Valmistella palkinnot tai uusien jäsenten paketit jos tarpeen Valmistella osallistujalista Klubisihteerin koulutus

38 Klubisihteerin velvollisuudet
Vaihe 2 - kokouksen aikana Merkitse osallistujat osallistujalistalle Muistiinpanot pöytäkirjaa varten Merkitse ylös kaikki vieraspuhujat, ei-lion vieraat ja vierailevat lionit Kerää ja merkitse ylös maksut ja anna jäsenille kuitit Kerää aktiviteettitiedot toimikuntien puheenjohtajilta Pyydä uusia jäseniä täyttämään tarvittavat lomakkeet Klubisihteerin koulutus

39 Klubisihteerin velvollisuudet
Vaihe 3 - Kokouksen jälkeen Merkitse muistiin osallistujat Merkitse muistiin annetut palkinnot Tarkista kerätyt varat ja merkitse ylös maksetut maksut Tallenna tai anna kerätyt varat rahastonhoitajalle ja pyydä kuitit Arkistoi/jaa kaikille pöytäkirja sen jälkeen kun se on hyväksytty Tee tarvittavat seurantatoimet Klubisihteerin koulutus

40 Klubisihteerin velvollisuudet
Sihteeri on myös vastuussa hallituksen kokouksiin valmistautumisesta. Katso työkirjan sivulta 6 lisätietoja. On tärkeää muistaa, että klubisihteerin velvollisuudet vaihtelevat riippuen alueen tavoista ja klubin toimintatavoista. Muokkaa tässä mainittuja ehdotuksia vastaamaan oman klubin tarpeita. Klubisihteerin koulutus

41 Klubisihteerin velvollisuudet
Katsotaan tarkemmin pöytäkirjan kirjoittamista Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Klubisihteerin koulutus

42 Klubisihteerin velvollisuudet
Juttele edellisen sihteerin kanssa ja selvitä miten pöytäkirjan muistiinpanot tulee tehdä. Yleensä pöytäkirjaan merkitään … Kokoustyyppi (tavallinen, erityis- tai hallituksen) Kokouksen aika ja paikka Puheenjohtajan nimi Hyväksyttiinkö edellisen kokouksen pöytäkirja Kaikki ehdotukset, kuka esitti niitä ja hyväksyttiinkö ne Kaikki muutosehdotukset ja hyväksyttiinkö ne vai ei Milloin kokous alkoi ja päättyi Klubisihteerin koulutus

43 Klubisihteerin velvollisuudet
Pöytäkirjan tulee sisältää vain sen mitä klubi tekee, ei mitä jäsenet sanovat. Väittely katsotaan epäviralliseksi ja sitä ei kirjata ylös. Käytä kokouksen pitämiseen liittyvää terminologiaa. Katso työkirjan sivulta 7 lisätietoja. Klubisihteerin koulutus

44 Klubisihteerin velvollisuudet
Katsotaan seuraavaksi klubin arkistoa. Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Klubisihteerin koulutus

45 Vastaa kysymyksiin sivulla 8 työkirjassa.
Klubisihteerin velvollisuudet Klubin arkistossa tulisi olla: Klubin perustamiskirja Sääntö ja ohjesäännöt Klubin historia Kaikki klubin kokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjat Klubivirkailijoiden ja toimikuntien vuosiraportit Aktiviteettiraportit Lista klubin jäsenistä Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Jos klubilla ei ole arkistointijärjestelmää mukaan lukien osallistujalistat ja maksut, aloita sellainen nyt. Vastaa kysymyksiin sivulla 8 työkirjassa. Klubisihteerin koulutus

46 Klubisihteerin velvollisuudet
Katsotaan seuraavaksi klubin kirjeenvaihtoa. Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Klubisihteerin koulutus

47 Kirjoita muistiinpanot työkirjan sivulle 9.
Klubisihteerin velvollisuudet Klubisihteeri saa paljon tietoa sekä LCI:stä että muualta liittyen koulutukseen, tapahtumiin ja kokouksiin. Kirjeenvaihtoon sisältyy elektroniset ja postitse tulevat viestit ja niihin voivat liittyä presidentti, rahastonhoitaja, toimikuntien ja/tai projektien puheenjohtajat. On tärkeää että kaikki yhteydenotot luetaan ja jaetaan eteenpäin mahdollisimman nopeasti. Kirjoita muistiinpanot työkirjan sivulle 9. Klubisihteerin koulutus

48 Klubisihteerin velvollisuudet
On suositeltavaa, että klubisihteeri ja klubipresidentti tapaavat virkakauden alussa ja päättävät miten postiin vastataan, miten sitä säilytetään ja siitä raportoidaan. Joissakin klubeissa sihteeri on vastuussa klubin uutislehdestä ja se on tärkeä osa klubin PR-työtä. Jos sinulla ei ole vastuulla näitä tehtäviä, on tärkeää että teet yhteistyötä ihmisten kanssa, jotka hoitavat näitä asioita. Näin valmistetaan että kaikki klubin tärkeät tiedot julkaistaan. Klubisihteerin koulutus

49 Klubisihteerin velvollisuudet
Klubin raporttien täyttäminen ja arkistointi ovat toinen tärkeä sihteerin tehtävä. Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Klubisihteerin koulutus

50 Klubisihteerin velvollisuudet
On tärkeää lähettää ajoissa hyvin täytetyt raportit kun klubi pyrkii saamaan Klubin erinomaisuuspalkinnon. Saatat olla vastuussa esimerksiksi näistä raporteista ja lomakkeista: Kuukauden jäsenilmoitus Kuukauden palveluaktiviteetti-ilmoitus Klubivirkailijan lomake Klubitarvikkeiden tilauslomake Klubisihteerin koulutus

51 Klubisihteerin velvollisuudet
Monet lionsklubit käyttävät MyLCI:ta näiden raportoimiseen. Sen saa avattua LCI:n nettisivun kautta ja kaikki lomakkeet voidaan täyttää sitä kautta.* *Kaikki piirit eivät käytä MyLCI:ta. Jos omasi ei käytä MyLCI:ta, tarkista nykyiseltä sihteeriltä miten raportointi hoidetaan. Klubisihteerin koulutus

52 Klubisihteerin velvollisuudet
MyLCI:n käyttämisessä on useita etuja Voit: Lähettää kuukauden jäsen- ja virkailijaraportit verkossa Katsoa, päivittää ja ladata klubijäsenten tietoja ja tulostaa jäsenkortit Ilmoittaa klubin palveluaktiviteetit joka kuukausi Katsoa menestyksellisten palveluaktiviteettien tietoja, joita muut klubit ovat ilmoittaneet Kirjoita muistiinpanot työkirjan sivulle 9. Klubisihteerin koulutus

53 Klubisihteerin velvollisuudet
Kun uudet jäsenet on ilmoitettu LCI:n päämajaan, he saavat sähköpostin, jossa ilmoitetaan miten he pääsevät käyttämään MyLCI:ta ja luomaan salasanan. Koulutusmoduulin Resurssit -osasta löytyy linkkejä MyLCI:n tutoriaalivideoihin ja usein kysyttyihin kysymyksiin. Lisätietoja raporttien lähettämisestä löytyy myös Klubivirkailijoiden käsikirjasta. Klubisihteerin koulutus

54 Vau! Klubisihteerin velvollisuudet Tämä on aikamoinen vastuu.
Katsotaan nopeasti mitä olemme käsitelleet tähän mennessä. Vau! Klubisihteerin koulutus

55 Klubit yleensä arkistoivat kaiken muun paitsi
Klubisihteerin velvollisuudet Voit etsiä apua kohdan 3 kysymyksiin vastaamisessa. Kysymys 1 Klubit yleensä arkistoivat kaiken muun paitsi a) minkätyyppinen kokous on järjestetty b) Kokouksen aika ja paikka c) Kuka sanoi mitä kokouksessa d) Kokouksen aloitusaika Keskustelua ei kirjata ylös, vain niiden jäsenten kommentit, jotka ovat tehneet ehdotuksen tai kannattaneet tehtyä ehdotusta, kirjataan pöytäkirjaan. Klikkaa vastausta Klubisihteerin koulutus

56 Jos ehdotus ei saa tarpeeksi ääniä, mitä tilanteesta sanotaan.
Klubisihteerin velvollisuudet Voit etsiä apua kohdan 3 kysymyksiin vastaamisessa. Kysymys 2 Jos ehdotus ei saa tarpeeksi ääniä, mitä tilanteesta sanotaan. True False Ehdotus on hylätty. Klikkaa vastausta Klubisihteerin koulutus

57 Klubisihteerin velvollisuudet
Voit etsiä apua kohdan 3 kysymyksiin vastaamisessa. Tässä on viimeinen kysymys. Kysymys 3 Klubisihteerit ovat vastuussa kaikista mainituista tehtävistä paitsi yhdestä? a) Klubitarvikkeiden tilaaminen b) Kokouksista päättäminen c) Klubin saaman postin lukeminen ja jakaminen d) Klubin arkiston ylläpitäminen Klubipresidentti päättää kokouksista, mutta sihteeri on vastuussa tietojen lähettämisestä osallistujille. Klikkaa vastausta Klubisihteerin koulutus

58 Klubisihteerin velvollisuudet
Viimeinen aihe velvollisuuksiin liittyen koskee omia tehtäviäsi oman klubin ulkopuolella. Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Osallistua kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Järjestää klubin ja hallituksen kokoukset Tehdä muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Ylläpitää klubin tietoja Ottaa vastaan ja vastata klubin kirjeenvaihtoon Täyttää ja arkistoida kaikki klubin raportit LCI:lle Tehdä yhteistyötä lohkon neuvoa-antavan toimikunnan aktiivisena jäsenenä Klubisihteerin koulutus

59 Klubisihteerin velvollisuudet
Viimeinen aihe velvollisuuksiin liittyen koskee omia tehtäviäsi oman klubin ulkopuolella. Piirikuvernöörin neuvoa-antava toimikunta DG:n neuvoa-antava toimikunta Piirikuvernöörin neuvoa-antava toimikunta koostuu seuraavista jäsenistä: lohkon puheenjohtaja lohkon klubien presidentit ja sihteerit Tämä toimikunta tiedottaa lohkon puheenjohtajalle lohkon asioista ja valmistelee kaikkia klubeja koskevia suosituksia piirille. Lohkon puheenjohtaja toimittaa suositukset piirikuvernöörille ja piirihallitukselle. Kirjoita vastaukset työkirjan sivulle 10. Klubisihteerin koulutus

60 DG:n neuvoa-antava toimikunta
Klubisihteerin velvollisuudet Piirikuvernöörin neuvoa-antavan toimikunnan jäsenenä sinun odotetaan... Tekevän yhteistyötä lohkon puheenjohtajan kansa, jotta varmistetaan että jokainen klubi lohkossa toimii tehokkaasti ja sääntöjen mukaan Edistää osallistumista piirin, moninkertaipiirin ja kansainväliseen vuosikokoukseen Kannustaa osallistumista charter-iltoihin Keskustella tavoista auttaa klubeja, jotka tarvitsevat apua jäsenkasvun tai johtajakoulutuksen kehittämiseksi Edistää monia klubitoimintoja, kuten klubien välisiä kokouksia, klubivirkailijoiden nimeämistä, jäseneksiottamisseremonioita ja Key-palkintoseremonioita DG:n neuvoa-antava toimikunta Klubisihteerin koulutus

61 DG:n neuvoa-antava toimikunta
Klubisihteerin velvollisuudet Sinua voidaan myös pyytää… DG:n neuvoa-antava toimikunta Avustamaan raporttien laatimisessa neuvoa-antavan toimikunnan kokouksiin. Avustaa valmisteluissa, jos klubi valitaan isännöimään lohkon kokousta. Klubisihteerin koulutus

62 Kirjoita vastaukset työkirjan sivulle 10.
Klubisihteerin velvollisuudet Piirikuvernöörin neuvoa-antavan toimikunnan oletetaan kokoontuvan vähintään kolme kertaa vuoden aikana. Edut Kokouksiin osallistuminen... Antaa mahdollisuuden ideoiden jakamiseen ohjelmista, projekteista, varainkeruusta ja jäsenyysasioista Tarjoaa foorumin yhteistyön vahvistamiselle klubien välillä Antaa sinulle mahdollisuuden tavata muita alueen lioneita Kirjoita vastaukset työkirjan sivulle 10. Klubisihteerin koulutus

63 Klubisihteerin velvollisuudet
Lionien oppimiskeskus tarjoaa ilmaisia verkkokursseja auttamaan jäseniä kehittämään heidän johtajamistaitojaan. Muita resursseja Harkitse seuraavien kurssien suorittamista: PR-toiminta Julkinen puhuminen Kokousten hallinta Lisää tietoja Lionien oppimiskeskuksesta löytyy täältä. Klubisihteerin koulutus

64 Virkavuoden suunnittelu
Tervetuloaa osaan 4 : Virkavuoden suunnittelu Katso työkirjan sivua 11. Klubisihteerin koulutus

65 Virkavuoden suunnittelu
Tämän osan tavoitteena on opastaa sinua kun suunnittelet vuottasi klubisihteerinä. Me tulemme … Tunnistamaan tapoja, jotka auttavat sinua uudessa roolissasi Määrittelemään tehtävät, joita sinun tulee suorittaa pitkin vuotta Tunnistamaan asioita, joita pitää harkita kun klubin johtaminen siirtyy seuraavalle tiimille Klubisihteerin koulutus

66 Virkavuoden suunnittelu
Täytä sivut 11 & 12 työkirjassa, jolloin saat pikakatsauksen virkakauden velvollisuuksiin. Klubisihteerin koulutus

67 Virkaan valmistautuminen
Virkavuoden suunnittelu Ennen kuin otat viran virallisesti vastaan, on useita tehtäviä, jotka auttavat sinua valmistautumaan. Virkaan valmistautuminen Osallistu klubivirkailijoiden koulutukseen Tapaa nykyinen sihteeri, jotta voitte käydä läpi kaikki keskeneräiset asiat Jos käytät MyLCI-systeemiä raportoimiseen, laadi oma tili ja tutustu koulutusmateriaaliin Varmista, että virkailija- ja jäsentiedot ovat oikein klubin hakemistossa, LCI:ssa ja MD/D-tasoilla Tee yhteistyötä klubipresidentin ja rahastonhoitajan kanssa vuosibudjetin laatimisessa ja auta toimikuntien perustamisessa Klubisihteerin koulutus

68 Virkavuoden suunnittelu
Tulet kuukausittain: Kuukausittain Osallistumaan kaikkiin klubin ja hallituksen kokouksiin Lähettämään kuukausittaiset jäsenilmoitukset Lähettämään aktiviteettiraportit Pitämään jäsentiedot ajan tasalla Keräämään ja antamaan rahat klubin rahastonhoitajalle ja saamaan kuitit Vastaamaan ja/tai lähettämään kirjeitä ja muita viestejä Klubisihteerin koulutus

69 Neljännesvuosittainen
Virkavuoden suunnittelu Tulet neljännesvuosittain: Neljännesvuosittainen Osallistumaan lohkon kokouksiin presidentin kanssa Raportoimaan presidentille ja hallitukselle kaikista maksamattomista maksuista ja mitä on tehty tilanteen korjaamiseksi Klubisihteerin koulutus

70 Virkavuoden suunnittelu
Kaksi vertaa vuodessa: Puolivuosittain Varmista, että jäsenlista vastaa LCI:n puolivuosittaisen laskun mukana lähettämää listaa Tee yhteistyötä klubin rahastonhoitajan kanssa puolivuosittaisten jäsenmaksujen lähettämiseksi kaikille jäsenille ja varmista, että raha-asiat on hoidettu (klubi haluaa ehkä tehdä tämän neljännesvuosittain tai vuosittain) Klubisihteerin koulutus

71 Virkavuoden suunnittelu
Tarvittaessa tulet: Tarvittaessa Tarkistamaan jäsenhakemukset ja arkistoimaan ne Lähettämään uusien jäsenten tiedot LCI:hin Tilaamaan klubitarvikkeita ja palkintoja LCI:sta tai paikallisesta toimittajalta Klubisihteerin koulutus

72 Virkavuoden suunnittelu
Vaalien jälkeen sinä: Vaalien aikaan Lähetät Klubivirkailijoiden raportin (PU-101) Saat ja lähetät tietoa moninkertaispiirin/piirin ja kansainvälisestä vuosikokouksesta Haet LCI:sta ja piiristä jäsenten palkinnot Klubisihteerin koulutus

73 Toimivuoden päättyessä
Virkavuoden suunnittelu Olet päättämässä kauttasi klubisihteerinä. Sinulla on tärkeä rooli klubin tulevassa menestyksessä kun suunittelette tehokkaan viransiirtämisen. Toimivuoden päättyessä Tarkista jäsenten 100%:n osallistumis- ja `palveluvuodet` -palkinnot Laadi uusi osallistumislista seuraavaa vuotta varten Valmistele vuosiraportti aktiviteeteista, lahjoituksista, tunneista, jne. vuoden lopun juhlaan tai kokoukseen Varmista, että klubin tiedostot ovat ajan tasalla ja valmiina siirrettäväksi seuraavalle sihteerille Tapaa tuleva sihteeri ja käy läpi arkisto ja avoinna olevat asiat Klubisihteerin koulutus

74 Virkavuoden suunnittelu
Mitä tavoitteita toivot saavuttavasi virkakauden aikana? Listaa niitä työkirjan sivulle 13. Klubisihteerin koulutus

75 Virkavuoden suunnittelu
Lionien oppimiskeskus tarjoaa ilmaisia verkkokursseja auttamaan jäseniä kehittämään heidän johtajamistaitojaan. Ennen kuin lopetamme … Muita resursseja Harkitse seuraavien kurssien suorittamista: Henkilökohtaisen toiminta-ajatuksen kirjoittaminen Tavoitteiden asettaminen Muutoksen hallitseminen Lisää tietoja Lionien oppimiskeskuksesta löytyy täältä. Klubisihteerin koulutus

76 Tervetuloaa osaan 5: Resurssit Katso työkirjan sivua 14.
Klubisihteerin koulutus

77 Klubisihteerin vuoden alkaessa on paljon muistettavaa.
Voit koska tahansa käydä tämän koulutuksen uudelleen tai katsoa vain jotain tiettyä osaa. Klubisihteerin koulutus

78 Resurssit Seuraavilta Lions Clubs Internationalin nettisivuilta löydät lisätietoja, kun tutustut niillä oleviin dokumentteihin ja koulutusmateriaaleihin. Nettisivut: MyLCI Klubivirkailijoiden perehdytys Johtajaresurssikeskus Lionien oppimiskeskus Lionsklubien jäsenresurssit Klubin hoitaminen Klubisihteerin koulutus

79 Resurssit MyLCI:n videotutoriaalit: MyLCI-palvelun esittely Julkaisut:
MyLCI-sivuston käyttäminen Julkaisut: Sääntö ja ohjesäännöt LA-1 – Kansainvälinen LA-2 – Klubin LA-4 – Piirin Klubivirkailijatiimin käsikirja Tunnustuksen antamisen taito Klubisihteerin koulutus

80 Olemmeko päässeet tavoitteisiimme? Tässä moduulissa olemme:
Tutkineet klubin tarkoitusta ja klubin tärkeää asemaa Lions Clubs Internationalin organisaatiossa Tehneet yhteenvedon klubisihteerin monista tehtävistä Annettu linkkejä muihin hyödyllisiin resursseihin Klubisihteerin koulutus

81 Onneksi olkoon tämän ensimmäisen osan suorittamisesta Klubisihteerin koulutuksessa.
Seuraava vaihe on suorittaa klubisihteerin koulutus piirin tasolla. Siellä tulet saamaan tärkeää tietoa ja mahdollisuuden keskustella klubivirkailijoiden tiimityöstä, tavoitteiden asettamisesta ja toimintasuunnitelmien laatimisesta. Klubisihteerin koulutus

82 Kiitos osallistumisesta. Jos sinulla on kysyttävää, otathan yhteyttä:
Klubisihteerin koulutus