prePETS SIHTEERIN TEHTÄVÄT

Esitys aiheesta: "prePETS SIHTEERIN TEHTÄVÄT"— Esityksen transkriptio:

1 prePETS 2018 - SIHTEERIN TEHTÄVÄT
ROTARYPIIRI 1420 6.2., ja Draft

2 Klubisihteerin tehtäviä
prePETS 2018 Klubisihteerin tehtäviä Tuki presidentille Raportit Ajantasainen jäsenrekisteri Maksut; yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa Kokoussihteerin tehtävät Arkistointi ja jatkuvuuden turvaaminen

3 Tuki presidentille prePETS 2018
Sihteerin tehtävänä on auttaa presidenttiä klubin johtamisessa ja käytännön rutiineissa Presidentti ja sihteeri voivat sopia tehtävien jaosta keskenään Tehtäviä voi delegoida myös muille, esimerkiksi klubimestarille, rahastonhoitajalle tai nettivastaavalle Tee itsellesi toimenpidelista - ennakoi

4 Raportointi Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmään
prePETS 2018 Raportointi Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmään Läsnäolot (kuukausiraportti) kunkin kuun 15 päivään mennessä Seuraavan kauden presidentin ja sihteerin tiedot (toimihenkilöt) Klubi- ja jäsentietojen päivitys (oltava ajan tasalla 1.1. ja 1.7.) Rotary Internationalin edellyttämien raporttien laatiminen ja lähettäminen Puolivuotisraportointi SAR (Semi-Annual Report) ja tähän liittyvät maksut heinäkuussa ja tammikuussa. Raportti tehdään sähköisessä muodossa Suojatut jäsensivut => SR jäsentietojärjestelmä. Päivitykset, kun muutoksia on tapahtunut Klubi- ja jäsentietojen (Matrikkeli) tulee olla päivitettyinä maaliskuun puoliväliin mennessä

5 Maksut; rahastonhoitaja hoitaa, sihteeri varmistaa
prePETS 2018 Maksut; rahastonhoitaja hoitaa, sihteeri varmistaa Suomen Rotarytoimistolle ja Rotary Internationaalille ajallaan Heinäkuu: RI:n SAR-raportointi ja per capita –maksut Lokakuu: 1. maksuerä SR:lle ja piirille Tammikuu: RI:n ja SAR-raportointi ja per capita –maksut Maaliskuu: 2. maksuerä SR:lle ja piirille Laskujen välittäminen rahastonhoitajalle ja maksujen suorittamisen seuranta Laskutus perustuu 1.1. ja 1.7. tietoihin

6 Jäsenpäivitykset prePETS 2018
Ilmoita uudet jäsenet, jotka ovat liittyneet klubiin ennen tai viimeistään 1. tammikuuta, sekä ne jäsenet, jotka ovat eronneet klubista viimeistään 1.1. Ajantasaiset yhteystiedot klubin toimihenkilöistä (postiosoite, s-postiosoite, puhelin ja mahdollinen faksi) rotarypiirille. Ilmoita klubin pysyvä s-posti- ja postiosoite (jos sellainen on) Jäsenpäivitykset tehdään juoksevasti SR:n jäsentietojärjestelmään. Varmista aika ajoin MyRotary tilin kautta, että tiedot ovat ajan tasalla

7 Lehtitilaukset prePETS 2018
Päivitä lehtitilaukset. Tarkista The Rotarian lehden tilaukset ja vahvista tilaustilanne SR:n jäsentietojärjestelmään, jossa oletuksena on ei-tilaaja. Epäselvissä tapauksissa voit ilmoittaa havaintosi osoitteella: Huom! Rotary Norden –lehden kohdalla tavoitteena on siirtyä lukemaan verkkolehteä

8 Kokoussihteerin tehtävät
prePETS 2018 Kokoussihteerin tehtävät Kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosikokous, vaalikokous ja erityiskokoukset Viikkokokousten valmistelu yhteistyössä muiden toimihenkilöiden kanssa Normaalien yhdistyksen sihteeritehtävien hoitaminen (esityslistat, pöytäkirjat jne.) Netti- ja some-sivujen (Facebook, Twitter jne.) ylläpito ja päivitys sopimuksen mukaan, jos klubilla ei ole erillistä nettivastaavaa.

9 Arkistointi ja jatkuvuus
prePETS 2018 Arkistointi ja jatkuvuus Vuosittaisen tehtäväkierron takia kaikki klubivirkailijat siirtävät olennaisen tiedon ja materiaalin seuraajilleen ja antavat neuvoja tarvittaessa Keskeistä tämä on sihteerin tehtävissä, sillä suurin osa klubin materiaalista ja tiedosta on hänellä Sihteerin pitää myös ylläpitää tai tarvittaessa laatia arkistointijärjestelmä, jossa … … historiikkien ym. tarpeiden kannalta olennainen tieto säilyy tallessa

10 prePETS 2018 KIITOS