SUUNTA työkalu toiminnan suunnittelun ja suunnitelman arvioinnin tueksi Tämä on SUUNTA-työkalun käyttöön opastava diaesitys Mikäli haluat, voit täyttää tähän pohjaan oman suunnitelmasi ja tallentaa esityksen itsellesi jatkokehittämistä varten. Huomaa kuitenkin, että tässä esityksessä SUUNTA-kuviossa on tilan rajallisuuden vuoksi vain pieni määrä esimerkiksi tavoite-laatikoita, joita voit täyttää. Käytännössä voit tehdä näitä täyttöohjeita noudattaen itsellesi sopivan kokoisen ja näköisen SUUNNAN esimerkiksi Excel-ohjelmaa hyödyntäen. SUUNTA-työkalu ei aseta rajoitteita esimerkiksi tavoitteiden tai keinojen määrälle. Esityksessä kunkin laatikon sisällä on teksti, joka kuvaa sitä, mitä laatikkoon tulisi täyttää. Esityksen kunkin dian muistiinpano-osuudessa Sinua ohjeistetaan vaihe vaiheelta kirjoittamaan oma ajatuksesi/ideasi/suunnitelmasi auki ja sitten arvioimaan kirjoittamaasi kriittisesti. Näin syntyy looginen suhde kunkin suunnitelman osan välille. Suunta Terveyden edistämisen keskus 14.4.2011 1

SUUNTA työkalu toiminnan suunnittelun ja suunnitelman arvioinnin tueksi Tarve Päämäärä Tavoite 1 Tavoite 2 Alatavoite 1 Alatavoite 2 Alatavoite Keino Keino Keino Keino Prosessi Prosessi Prosessi Prosessi Tehtävät Tehtävät Tehtävät Tehtävät Kysymys toiminnan logiikan (syy-seuraussuhteiden) kirjoittamisesta auki: Pystytään hahmottamaan onko tavoitteiden saavuttamiseksi asetettu realistiset keinot ja prosessit? onko prosessien toteuttajat, aikataulu jne. mietitty kunnolla, jotta tavoitteet saavutetaan? mitä tuloksia toimenpiteiden jälkeen tulisi saavuttaa? Varmistetaan, että ei aseteta tavoitteita, joita varten ei ole suunniteltu toimenpiteitä. ei luvata tuotoksia/tuloksia, joita varten ei ole asetettu toimenpiteitä. Tuotokset ja tulokset Tuotokset ja tulokset Tuotokset ja tulokset Tuotokset ja tulokset Onnistumisen kriteerit Onnistumisen kriteerit Onnistumisen kriteerit Onnistumisen kriteerit Suunta Terveyden edistämisen keskus 14.4.2011 2

 Käsitteenä lähellä missiota tai visiota SUUNTA Tarve Tarve voidaan nähdä nykytilan kuvauksena, johon halutaan muutos  ts. havaittu (yhteiskunnallinen) tarve Päämäärä Päämäärä on jotain, mitä kohti ollaan menossa ja mitä halutaan saavuttaa, mutta mitä ei välttämättä esimerkiksi yhden hankekauden aikana vielä saavuteta.  Käsitteenä lähellä missiota tai visiota SUUNNAN TÄYTÖN LÄHTÖKOHTA: Vaiheen 1 ja 2 tarkoitus: ensin kirjataan ajatus/idea ylös, sen jälkeen arvioidaan sitä  suunnitelman arviointi on ikään kuin ”ohjelmateorian” luomista eli tehdään perusteltuja päätelmiä siitä, mitä tehdään  laatikoihin tulee tehdä tiivistystä, mutta kirjalliseen toimintasuunnitelmaan/hankesuunnitelmaan tai vast. on hyvä kirjata auki enemmän sisältöjä. TARVE: Vaihe 1: suunnitelman kirjoittaminen Minkälaisen tarpeen organisaatiosi on huomannut? Mikä on se asia tai ilmiö, johon halutaan tarttua? Vaihe 2: suunnitelman arviointi Miksi juuri tämä asia kiinnitti huomiosi? Miten tarve ilmenee yhteiskunnallisesti? Miten siihen on yritetty vaikuttaa? Osaatko määritellä ilmiön sisältöjä ja merkityksiä? PÄÄMÄÄRÄ: Mikä on toimintasi/hankkeesi päämäärä? Mitä haluatte saavuttaa? Miksi organisaatiosi haluaa työskennellä juuri tämän päämäärän saavuttamiseksi? Onko päämäärä asetettu suhteessa tarpeeseen? Mikä on oman organisaatiosi panos tämän päämäärän saavuttamisessa? Minkä tietoperustan (kokemuksen, tutkimuksen tms.) pohjalta päämäärä on määritelty? Minkälaiset arvot ovat päämäärän taustalla? Suunta 1/4 Terveyden edistämisen keskus 14.4.2011 3

Tavoite 1 Keino Tavoite 2 Keino Tavoitteen tulisi olla johdettu päämäärästä, mutta silti konkreettinen, realistinen ja toteutettava toiminnan suuntaviitta. Alatavoite 1 Tavoitteet voivat olla eri tasoisia, esim. ylä- ja alatavoitteita ja rinnakkaisia Alatavoite 2 Keino Keinot ovat niitä konkreettisia asioita, joita tehdään tavoitteen toteutumiseksi -- ”väline”, ”asia”, ”toimintatapa”, esimerkiksi koulutus, tiedotus, sairauden hoito, tapahtumat jne. Tavoite 2 Tavoitteen tulisi olla johdettu päämäärästä, mutta silti konkreettinen, realistinen ja toteutettava toiminnan suuntaviitta. Alatavoite Tavoitteet voivat olla eri tasoisia, esim. ylä- ja alatavoitteita ja rinnakkaisia Keino Keinot ovat niitä konkreettisia asioita, joita tehdään tavoitteen toteutumiseksi -- ”väline”, ”asia”, ”toimintatapa”, esimerkiksi koulutus, tiedotus, sairauden hoito, tapahtumat jne. TAVOITTEIDEN TÄSMENTÄMINEN Vaihe 1: suunnitelman kirjoittaminen Mitä tavoitteita toiminnalle/hankkeelle on asetettu? Onko tavoitteet mahdollista toiminnassa saavuttaa? Vaihe 2: suunnitelman arviointi Vievätkö tavoitteet kohti asettamaasi päämäärä? Miksi olet valinnut juuri kyseiset tavoitteet? Mihin kokemukseen/uskomukseen ja/tai tietoon perustuu tavoitteiden valinta? Mitä resursseja (raha-, aika-, henkilö-, osaamis- ym.) sinulla on käytössäsi tavoitteiden saavuttamiseksi? Edellyttäisivätkö käytettävissä olevat resurssit tavoitteiden rajaamista tarkemmin? Onko tavoitteiden lukumäärä sopiva? Voiko tai pitäisikö niitä yhdistää tai pilkkoa? KEINOJEN JA PROSESSIEN VALINTA Minkälaisia prosesseja tarvitaan, jotta sinun kirjaamasi tavoite/tavoitteet on mahdollista saavuttaa? Kirjaa keinot ja edelleen prosessit tavoitteiden alle. Miksi toiminnassa kannattaa käyttää valitsemiasi keinoja? Miten perustelet niiden tarkoituksenmukaisuuden? Olisiko kenties muitakin keinoja käytettävissä? Millä resursseilla keinot toteutuvat? Mitä näiden keinojen toteuttaminen tulee maksamaan? Tarkista, vievätkö määrittelemäsi prosessit kohti tavoitetta? Muistitko kaikki prosessit, joita tarvitaan? Onko prosessien määrä oikea vai pitäisikö joitain prosesseja jakaa pienemmiksi tai yhdistää? Suunta 2/4 Terveyden edistämisen keskus 14.4.2011 4

Prosessi Tehtävät Prosessi Tehtävät Prosessit ovat keinon toteuttamisen vaiheita  prosessikuvaus siitä, mitä tehdään. Tehtävät Tehtävissä pilkotaan prosessit vielä pienempiin osiin  työsuunnitelma  kyse lähinnä aikatauluttamisesta ja vastuiden jakamisesta Prosessi Prosessit ovat keinon toteuttamisen vaiheita  prosessikuvaus siitä, mitä tehdään. Tehtävät Tehtävissä pilkotaan prosessit vielä pienempiin osiin  työsuunnitelma  kyse lähinnä aikatauluttamisesta ja vastuiden jakamisesta TEHTÄVIEN MÄÄRITTELY Vaihe 1: suunnitelman kirjoittaminen Mitä yksityiskohtaisia tehtäviä prosessit sisältävät (aikataulut, henkilöt jne.)? Voit kirjoittaa tehtävät sen mukaisesti kuin näet tarpeelliseksi. Jos tekstit eivät mahdu lokerikkoihin, on tärkeä kirjoittaa alustavat suunnitelmat erilliselle paperille. Muista kuitenkin tehtävälistalla seuranta. Vaihe 2: suunnitelman arviointi Vievätkö kirjaamasi tehtävät eteenpäin kaikkia valittuja prosesseja? Onko aikataulussa mahdollista pysyä? Onko tehtävälistalla määritelty riittävä dokumentointi eli miten toimintaa dokumentoidaan sen edetessä? Onko tehtäviksi kirjattu myös seuranta eli määritelty tarkistuspisteet sille, milloin toimintaa seurataan ja tarkastellaan, onko toiminta edennyt suunnitellulla tavalla tavoitteiden saavuttamiseksi? Millaisia menetelmiä aiot käyttää toiminnan seuraamiseksi (säännölliset palaverit, päiväkirjat, muistiot, ohjaus- ja johtoryhmätapaamiset tms.) Suunta 3/4 Terveyden edistämisen keskus 14.4.2011 5

Onnistumisen kriteerit Onnistumisen kriteerit Tuotokset ja tulokset Tuotokset ovat yksittäisiä, toteutuneita toimenpiteitä, suoritteita ja usein tuloksiin suhteutettuna välineellisiä. Esim. organisoitu koulutustilaisuus tai julkaisu. Tulosta tarkastellaan jo suhteessa asetettuun tavoitteeseen, ”Mikä on odotettu tulos?” Onnistumisen kriteerit Onnistumisen kriteereiden asettaminen on toiminnan arvottamista  Milloin voimme sanoa onnistuneemme? – ”riittävän hyvä” Tuotokset ja tulokset Tuotokset ovat yksittäisiä, toteutuneita toimenpiteitä, suoritteita ja usein tuloksiin suhteutettuna välineellisiä. Esim. organisoitu koulutustilaisuus tai julkaisu. Tulosta tarkastellaan jo suhteessa asetettuun tavoitteeseen, ”Mikä on odotettu tulos?” Onnistumisen kriteerit Onnistumisen kriteereiden asettaminen on toiminnan arvottamista  Milloin voimme sanoa onnistuneemme? – ”riittävän hyvä” TUOTOKSIEN JA TULOSTEN KUVAUS Vaihe 1: suunnitelman kirjoittaminen Mieti nyt, mitä voidaan odottaa tapahtuvaksi, kun hanke etenee. Mitä tuotoksia on tarkoitus saada aikaiseksi? Mitä tuloksia on tarkoitus saada aikaiseksi? Mitä muutoksia pyritään saamaan aikaan? Odotettua muutosta tarkastellaan usein suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Yritä olla kuvauksissa mahdollisimman yksiselitteinen ja tarkka. Ilmaisut ”vaikutetaan kohderyhmän asenteisiin” tai ”järjestetään erilaisia tilaisuuksia…” ovat liian epämääräisiä. Kerro, mitä tulee tapahtumaan, mitä sisältää ja miten ilmenee todellisuudessa. Vaihe 2: suunnitelman arviointi Onko realistista olettaa, että kuvaamasi tuotokset ja tulokset saavutetaan toiminnan/hankkeen seurauksena? Muistitko eritellä kaikki syntyvät tuotokset ja tulokset? Entä tahattomat tulokset? TOIMINNAN ONNISTUMISEN KRITEEREIDEN MÄÄRITTÄMINEN Jokaisella toiminnalla on tarkoitus ja tavoitteena saada aikaan muutoksia. Viimeistään siinä vaiheessa, kun toiminta on suunniteltu ja suunnitelma arvioitu, on olennaista miettiä, mikä kertoo toiminnan onnistumisesta tai epäonnistumisesta. Tässä kohtaa voidaan puhua myös onnistumisen kriteereiden määrittämisestä. Toiminnan kuluessa ja etenkin sen lopussa huomataan, ollaanko onnistuttu tai epäonnistuttu, ollaanko ”maalissa” vai onko jotain vielä tehtävä. On hyvä määritellä, mikä on riittävän hyvä. Tällaisen tason määrittely on kriteerien rakentamista. Onnistumisen kriteereiden asettaminen on toiminnan arvottamista. Sen tarkastelu, miten asetetut kriteerit lopulta saavutetaan, on erittäin keskeistä. Onnistumisen kriteereiden määrittäminen: Mitkä ovat onnistumisen kriteerit toiminnallesi/hankkeellesi? Mitä pitäisi vähintäänkin olla tapahtunut, jotta voit todeta toiminnan olevan onnistuneen? Tarkastele kirjoittamiasi tavoitteita, prosesseja, tuotoksia ja tuloksia. Johda kriteerit edellä olevan esimerkin mukaisesti niistä. Suunta 4/4 Terveyden edistämisen keskus 14.4.2011 6