Riskienhallintajärjestelmän (HUS-Riskit) käyttöönotto HUS -konsernissa https://3ts3.kase.fi/hustest/login.php Kati Ekholm, Susanna Puumi

Järjestelmähankinnan tausta ja tavoite HUS Riskienhallintapolitiikan linjaukset (hallitus 4.9.2007) ja konsernijohdon asettamat tavoitteet Kokonaisturvallisuuden, riskienhallinnan menetelmien ja varautumisen tehostaminen Varautumisen ja riskienhallinnan tavoite- ja toimenpideohjelma sekä työ-ohjelma 2008-2010. Tj:n päätös 26.6.2009 sähköisen varautumis- ja riskienhallintajärjestelmän hankkimisesta Järjestelmä on tarkoitettu palvelemaan kaikkia HUS:n toimintayksiköitä ja liikelaitoksia. HUS:n henkilökunta käyttää järjestelmää pääasiassa ilmoitus-, raportointi- ja oppimistyökaluna. Järjestelmän käyttö edesauttaa: Viranomaissäädösten ja määräysten noudattamista Johtamista, päätöksentekoa, ohjausta ja toiminnansuunnittelua Eri toimijoiden välistä turvallisuusyhteistyötä, kokonaisuuden hallintaa Poikkeama- ja ongelmatilanteiden sekä riskien hallintaa ja ennaltaehkäisyä Riskienhallinnan systemaattisuutta ja riskienhallintaprosessin läpikäymistä Seuranta- ja raportointimenettelyitä Järjestelmällä ei käsitellä potilaan hoitoprosessiin liittyviä hoitovirheitä tai vahinkoja vaan pyritään edesauttamaan ja turvaamaan häiriötön toimintaympäristö!

HUS-Riskit päätoiminnallisuuksia 1. Poikkeamaraportointi, tapahtumailmoitukset (tapaturmat, biologiset altistumiset, tapahtumaraportit, lääkintälaitehäiriöt, laatupoikkeamat, ympäristöpoikkeamat) 2. Riskikartoitukset ja analyysit (työsuojelun riskien arviointi sekä kokonaisriskien hallinta; riskit tunnistetaan ja analysoidaan ja niistä raportoidaan systemaattisesti) 3. Turvallisuusauditoinnit (kokonaisturvallisuus), työturvallisuuskierrokset (turvallisuuden omavalvonta) 4. Dokumenttien hallinta (käyttöturv.tiedotteet, palotarkastusptk:t, työsuojeluviranomaisen tarkastukset, turvallisuus- ja valmiusohjeet) 5. Koontiraportit, tilastot, seuranta ja vertailu

Järjestelmän kontaktipinnat ja tietolähteet Konsernijohto, aluejohto, keskijohto Kokonaiskuva, seuranta, vertailu, painotukset Riskiprofiilit yhteenvetoraportit, (Eri tahojen hyödynnettävissä) HUS Kiinteistöt Turvallisuusasiantuntijat Työsuojelu Henkilöriskit, työn vaarojen arviointi Ympäristöturvallisuus HUS -Riskit Kiinteistö- ja tilaturvallisuus, HUS tilakeskus, HUS kiinteistöt Laitehäiriöt, laatuilmoitukset Väkivalta- ja vaaratilanne-, turvallisuuspoikkeama- ilmoitukset Tietoturva-asiat Vahinkotapahtumat, tapaturmat, vakuutusyhteyshenkilöt Laadunhallintaorganisaatio/ HAIPRO/ yhteistyön mahdollisuus Valmiusorganisaatiot varautuminen

Esimerkki prosessista: Tapahtumaraportti

Esimerkki prosessista: Tapaturmailmoitus

Esimerkki prosessista: Laatuilmoitus

Käyttäjähallinta Koko henkilöstön käytössä, helppokäyttöinen, ei vaadi erillistä kirjautumista Järjestelmä ohjaa käyttäjää, manuaali myös intrassa Linkki järjestelmään kirjautumiseen intran etusivulla Käyttäjäroolit: Peruskäyttäjä User; ilmoituksen laatija (koko hlöstö) Tutkijahenkilö (erikseen määritelty) Vastuuhenkilö (pääsääntöisesti lähiesimies) Systeemin pääkäyttäjä SystemAdmin (yleishallinnon ja juridiikan ryhmä) Yksikön pääkäyttäjä EnterpriceAdmin (henkilöstöpäälliköt ja työsuojelupäälliköt) Osaston pääkäyttäjä – toistaiseksi ei oteta käyttöön Opetus- ja tutkimustyöstä sopimus Helsingin yliopiston kanssa. Opetus- ja tutkimustyöhön sairaala saa erityisvaltionosuutta (EVO). Se on suuruudeltaan noin 230 milj. mk/v. Muun terveydenhuoltoalan koulutuksesta tehty sopimukset 15 eri oppilaitoksen kanssa. Oppilaitos maksaa sairaalalle 230,- mk/opintoviikko. Lisäksi oppilaitos maksaa 23,- mk suojavaatekorvausta/vko/opiskelija. Klinikat laskuttavat opintoviikot ao. koululta. Kokonaistulot ovat noin 2 milj. mk.

Pääkäyttäjien tehtäviä Oikeus muuttaa oman alueensa määrittelyjä (esim vastuuhenkilöt, tutkinnat) Oikeus avata jo suljettuja tapauksia Oikeus antaa ulkoisia käyttäjätunnuksia (esim alihankkijoille, muille ulkopuolisille yhteistyökumppaneille) Käyttäjien opastus

Lähiesimiesten tehtäviä vastuuhenkilöroolissa (paitsi biologiset altistumiset ja lääkintälaitehäiriöt) saa aina tiedon kaikista omassa yksikössä tehdyistä poikkeamailmoituksista tutkii poikkeaman ja tutkinnan päätyttyä sulkee ilmoitusprosessin voi luoda raportteja oman yksikön tiedoista

Tutkintahenkilön tehtäviä saa tiedon erikseen määriteltyjen prosessien mukaan ilmoituksista tutkii poikkeamia ja tarvittaessa ehdottaa korjaavia toimenpiteitä voi luoda raportteja käyttäjäoikeuksiensa puitteissa

Järjestelmän käyttöönotto Käyttöönottoa valmistelemaan nimetty ohjausryhmä ja projektiryhmä Järjestelmän pilotointi toteutetaan loka-marraskuussa 2010 (valitut yksiköt) Koulutus ja tiedottaminen erillisen koulutus- ja viestintäsuunnitelman mukaan Yleisinfot koko henkilöstölle marras-joulukuussa Pääkäyttäjäkoulutukset marras/joulukuu Tutkintahenkilö-koulutukset joulukuu koulutuksia jatketaan lisätoiminnallisuuksien osalta alkukeväästä Koko konsernissa käyttöön vaiheittain 1.1.2011 alkaen (1 toiminnallisuus; poikkeamaraportointi)

LISÄTIETOJA: Ilkka Kauppinen, konsernin hallintojohtaja; projektin omistaja. Kati Ekholm, konsernin riskienhallinta, 47171233, 0505148366 Pekka Koskinen, konsernin varautuminen, 47171211, 0500474969 Varautuminen ja riskienhallinta/PL 440, 00029 HUS riskienhallinta@hus.fi Projektipäällikkö Susanna Puumi, 050427 0260 susanna.puumi@hus.fi HUS Intra -> konsernin yhteiset -> varautuminen ja riskienhallinta -> riskienhallintajärjestelmä