Jarmo Toivanen ja Erkki Rämö Projektitoiminta TUOL0006 Luento 6, Projektin muutosten ohjaus ja riskien hallinta Jarmo Toivanen ja Erkki Rämö
Projektin sisällön hallinnan merkitys Määritellyn mukaisen työn aikaan saaminen Varmistaa, ettei ylimääräisiä töitä tehdä Tehty työ edesauttaa projektin päämäärän ja liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamista
Syitä muutoksiin projektissa Markkinatilanteen muutokset Uudet innovaatiot Kilpailijoiden toimenpiteet Asiakkaan täsmentyneet tarpeet Ulkoiset muutokset Viranomaiset Lait Organisaatiomuutokset Toiset kehitysprojektit
Muutoksenhallinnan vaiheet Muutosehdotuksen laatiminen ¨Muutoksen vaikutusten arviointi Asiantuntija lausunnot Muutoksen käsittely: Hyväksyminen / hylkääminen Muutoksen suoritus Muutoksen dokumentointi Tiedottaminen muutoksesta
Muutoksenhallinnan vaiheet Muutos- ehdotus Muutosten vaikutusten arviointi Muutos- ehdotus Muutos- ehdotus Muutos- ehdotus Muutos- ehdotus Asiantuntijalausunnot Päästös Muutoksen hylkääminen Muutoksen dokumen- tointi Muutoksen hyväksyminen Muutoksen toteuttaminen
Muutosehdotus
Projektitoiminta TUOL0006 Luento 7, Projektin riskien hallinta Jarmo Toivanen
Mahdollinen negatiivinen poikkeama projektin tavoitteista. Riskin määritelmä: Mahdollinen negatiivinen poikkeama projektin tavoitteista. Tunnista riskit !
Projektin riskit Tekniset riskit Aikataulun riskit Taloudelliset riskit Organisaatio, henkilöt, tiedonkulku Ulkopuoliset hankinnat, toimittajat Asiakkaaseen liittyvät riskit Ympäristötekijät, luonnonolosuhteet Sopimukseen liittyvät riskit Tuotevastuuriskit (T&K projektit) Vientiprojekteissa kohdemaahan liittyvät riskit (lainsäädäntö, poliittiset, sotilaalliset riskit, korruptio)
Tuntiharjoitus: ryhmätyö Olette järjestämässä Tuotantotalouden seminaaria, jonne tavoittelette puhujiksi alan ehdotonta kärkeä. Minkälaisia riskejä voi tilaisuuden järjestelyissä esiintyä. Käyttäkää ajattelun pohjana tunnilla esitettyä seminaarin järjestämisen lohkokaaviota. Määrittele yksittäiset riskit ja niihin varautuminen. Keskustelkaa ryhmässä n. 15 minuuttia ja kirjatkaa ylös.
Kriittiset alueet Käytettävissä oleva aika on aina rajallista ja riskien arviointi tulisi kohdistaa oikeisiin alueisiin projektissa. Ensi vaiheena tunnistetaan kriittiset alueet: Aikataulun kriittinen polku ja lähes kriittiset polut Uusi teknologia Avoimet vastuukysymykset Avainresurssien kuormitus Organisaatiorajat
Riskien tarkastusluettelot (esimerkki) Asiakkaaseen liittyvät riskit Toimenpide Maksuvaikeudet Luottotietojen selvittäminen Lisävaatimukset Sopimuksen yksiselitteisyys Asiakkaan heikko Sovitaan kulutuksesta asiantuntemus Tiedonsiirto Tiedotussuunnitelma, menetelmät, sähköposti
Riskien analysointi projektisuunnitelman mukaisessa järjestyksessä Projektin tavoitteeseen ja rajaukseen liittyvät riskit Avoimet määrittelyt-laajuuden muutokset-epäselvät rajaukset Projektiorganisaatioon liittyvät riskit Tehtävien ja vastuunjaon selkeys-avoimet tehtävät Vastuunjako rajapinnat-henkilöstön kuormitus-vaihtuvuus Aikataulun riskit Kriittinen polku-epävarmat työmääräarviot-ulkoiset toimittajat teknisesti mutkikkaat tehtävät-päätökset Taloudelliset riskit Kustannustason muutokset-maksuvaikeudet-valuuttariskit 5. Ohjaukseen ja kommunikointiin liittyvät riskit Tiedonkulku-valvonta-työtavat-etäisyydet
Riskienhallinnan vaiheet Projektisuunnitelma systemaattinen analysointi ja riskien tunnistaminen 2. Riskien luokittelu 3. Riskien torjunnan suunnittelu 3.1 Riskin poisto 3.2 Todennäköisyyden pienentämien 3.3 Riskin siirto 3.4 Projektisuunnitelman muuttaminen 3.5 Riskin hyväksyntä 3.6 Riskiin varautuminen Riskien valvonta 4.1 Vastuiden määrittely 4.2 Hälytin 4.3 Varasuunnitelma 4.4 Korjaustoimenpiteet
Riskien luokittelu
Riskien torjunta Riskien ja potentiaalisten ongelmien ennakointi on suunnitelmallista tulevien työvaiheiden läpikäyntiä Ongelmien kartoittamista Toiminnan etukäteen varmistamista
Riskien torjunnan toimenpiteitä Poistetaan riski valitulla toimenpiteellä Syy-seuraus analyysillä arvioidaan riskin mahdolliset syyt ja poistetaan syistä mahdollisimman monta. Näin pienennetään riskin ilmaantumisen todennäköisyys Riskin siirto. Sopimusteknisillä ja muilla keinoilla siirretään riski toiselle osapuolelle. Projektisuunnitelman muuttaminen riskialtiin kohdan suhteen Riskin hyväksyntä ilman mitään ennakkotoimenpiteitä Riskin toteutumisen varalle tehtävät toimenpiteet ja varautumissuunnitelma Jatkuva valvonta!