010761000 Projektityöskentely Luento 2 Hanna-Kaisa Lammi hanna-kaisa 010761000 Projektityöskentely Luento 2 Hanna-Kaisa Lammi hanna-kaisa.lammi@lut.fi

Aiheet Projektin ja tuotteen elinkaari Projektien valinta organisaatiossa Projektisopimukset Projektiorganisaation muodostaminen Projektin aloittaminen Ryhmätyöskentely projektissa

Projektin elinkaari Esi- tutkimus Toteutettavuus- tutkimus Projektin toteutus & valvonta Lopetus- toimen- piteet Eri projektiosien väliset kestot vaihtelevat projektista toiseen.

Tuotteen tai palvelun elinkaari tuote pois käytöstä Idea Proto Rel 1 Rel 1.1 Rel 2 Rel 3 Projektit Tuotetuki Tuotteen tai palvelun elinkaari

Ohjelmistoprojektin erityispiirteitä Projektin lopputulos on abstrakti Lopputuloksen yksityiskohtainen määrittely projektin alussa on usein mahdotonta Kuva lopputuloksesta täsmentyy sen mukaan, kun projekti edistyy Ihminen on pääasiallinen toteutusresurssi Tuotteen laadunvalvonta on vaikeaa, koska lopputuloskin on abstrakti Projekti ei ole irrallinen, vaan se on riippuvainen useista eri tekijöistä (asiakas, toimittaja, alihankkijat, ympäristöt jne.)

Strategiasta projektinvalintaan Asiakkaan tarpeet Osaaminen Tietotaito Teknologia- strategia Liiketoiminta- Kaupalliset tekijät Kehitys- projektit

Tuotekehitysprojektin valinta asiakkaan tarve tärkein näkökohta ”Tärkeämpää kuin tehdä asioita oikein, on tehdä oikeita asioita.” (Peter Drucker) kilpailijoiden toimenpiteet yhteiskunnan ja ympäristön muutokset uudet innovaatiot ja teknologiat tuotteen ominaisuudet, kustannukset, tuotekehitykseen menevä aika sekä kustannukset

Projektien valintaryhmän tehtävät hyväksyä käynnistettävät tehtävät selvittää projektien sopivuus yrityksen strategiaan asettaa projektin liiketoiminnalliset tavoitteet nimetä projektipäällikkö valvoa projektia tai nimetä valvontaryhmä suorittaa kehitysprojektien välinen priorisointi

Projektisopimukset toimitusprojekteja edeltää tarjous- ja sopimusvaiheet, joissa määritellään projektin aikataulu- ja kustannusraamit projektisopimus tehdään jokaiselle projektille erikseen lisäksi osapuolilla voi olla keskenään puitesopimus, jossa sovitaan jokaisen projektin yleiset reunaehdot

Tärkeimmät asiat it-projektisopimuksessa mitä tehdään ja kuinka se toimitetaan aikataulu ja budjetti osapuolten vastuut raportointikäytännöt toimenpiteet ongelmatilanteissa projektin ja tuotteen hyväksymiskriteerit tuotteen takuu lisätietoja Pelin kpl 4.5

Projektin organisointi ja käynnistys Projektin aloituksen tulee olla hyvin suunniteltu ja jämäkkä. Aikaa tullaan tarvitsemaan ennalta-arvaamattomiin tehtäviin! Aloitukseen sisältyy projektin ohjaukseen liittyviä asioita. Työtä voidaan tehdä ennen muuta projektia tai yhtä aikaa esitutkimuksen kanssa

Projektiorganisaatio TOIMITTAJA TILAAJA ALI- HANKKIJAT Linja- johto Projekti- päällikkö JOHTO- RYHMÄ Projekti- ryhmä Käyttäjät Osa- projekti 2 projekti N projekti 1 Projektiryhmä Projektin valvoja Tuki- henkilöt Projektiryhmä

Linjajohdon henkilöstötehtävät Päättää seuraavista työntekijän asioista: nimike ja ylennykset organisaatiossa palkka bonukset ylityöt vastuut työtehtävät Projektipäälliköllä ei siis ole vastuuta näistä!

IT-projektiorganisaatio Arkkitehti (eli tekninen pp) Projektin asettaja Osaprojekti- päällikkö 1 Suunnittelija Testaaja Projektin valvoja tai ohjausryhmä Projekti- päällikkö Osaprojekti- päällikkö 2 Dokumentoija Tukitoiminnot asiantuntijat laatuinsinööri konfiguraation hallintainsinööri muut tarvittavat erikoisroolit Projekti- sihteeri Osaprojekti- päällikkö N

Projektin asettajan tehtävät päättää projektin aloittamisesta, keskeyttämisestä ja päättämisestä nimeää projektin johtoryhmän vastaa viimekädessä, että projektilla on käytettävissä tarvittavat resurssit ratkaisee mahdolliset projekti- ja linjaorganisaation väliset kiistat

Johtoryhmän tehtävät määrittää projektin ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavoitteet nimetä projektipäällikkö: paras valinta on henkilö, jolla on kokemusta, toimialaosaamista ja tunneälyä hyväksyä projektipäällikön laatima projektisuunnitelma antaa projektille sen tarvitsemat resurssit tehdä projektin kannalta keskeiset päätökset hyväksyä projektin tulos päättää projektin lopettamisesta

Projektipäällikön tehtävät Laatia projektisuunnitelma yhteistyössä projektiryhmän kanssa Käynnistää projektiryhmän työskentely ja ohjata ryhmää Johtaa projektin toimeenpanoa, tehtävien antoa ja valvoa työn edistymistä Varustaa projektiryhmä tarvittavilla tiedoilla ja koulutuksella Laatia projektin loppuraportti ja suorittaa projektin päättäminen

Projektipäällikön on… tunnettava projektin johtamis- ja ohjausmenettelyt tehtävä päätöksiä jämäkästi tunnettava projektin tehtäväalue ja käytettävät tekniikat nautittava luottamusta ja avustettava projektihenkilöstöä pyrittävä ennaltaehkäisemään riskejä ja ongelmia ja hallita muutoksia

Projektiryhmän jäsenen tehtävät osallistua projektisuunnitelman laatimiseen ainakin oman työnsä osalta huolehtia omista tehtävistään laadullisesti hyvin niin nopeasti kuin mahdollista raportoida työn edistymisestä pp:lle dokumentoida työnsä tulokset noudattaa päätettyjä teknisiä standardeja kehittää omaa ammattitaitoaan ja työmenetelmiä

Projektin käynnistystehtävät projektin tavoitteiden määrittely projektiryhmän jäsenten tehtävien määrittely ryhmä yhteistyöilmapiirin luominen projektisuunnitelman laatimisen aloitus käynnistysseminaarin (”kickoff:n”) järjestäminen: pienimuotoinen esitutkimusprojektin alussa, suurempi toteutuksen alussa tai tarpeen mukaan

Projektin alussa olevia mahdollisia ongelmia projektin tavoitteet eivät ole selviä projektiryhmällä ei ole kokemusta projektityöskentelystä ja menetelmistä henkilöt eivät tunne toisiaan ja projektiryhmän hengen luomiseen menee aikaa motivaatiot, tavoitteet ja työtavat voivat olla erilaisia projektipäälliköltä kuluu aikaa henkilöiden opastamiseen ja projektin aloitus venyy

Kickoff:n tehtävät perehdyttää projektiryhmä projektin tavoitteisiin ja sisältöön määrittää tehtäväjako ainakin karkealla tasolla (roolit) projektiryhmän jäsenten keskinäinen tutustuttaminen työskentelytapojen ja sääntöjen selvittäminen käynnistää projektiryhmän työ

Projektin määrittelyvaiheen tehtävät tehtävän tuotteen toteutettavuuden selvittäminen ja kuvaaminen projektisuunnitelman tekeminen aikataulu- ja kustannustavoitteet riskit tekniset määrittelyt tiedot lähde- ja viiteaineistosta, esim. patentit projektiorganisaation kuvaaminen kokonaisvastuu projektipäälliköllä, työ yhdessä määrittelyvaiheen projektiryhmän kanssa

Ryhmätyöskentely projektissa Hyvä tulos syntyy aina teknisen ja inhimillisen osaamisen yhteisvaikutuksesta Hyvä itsetuntemus, empaattisuus, tilanneherkkyys, hyvä henkinen tasapaino, terve itsearvostus ovat ryhmätilanteessa tärkeämpiä kuin tekninen osaaminen Ryhmä kehittyy yhteistyöhön ajan myötä

Projektiryhmän onnistumisen edellytykset Työskentelytavat on suunniteltava Tavoitteet on oltava selvillä ja tavoitetta tulee matkan varrella tarkastaa Johtamistapa on harkittava etukäteen ryhmä huomioonottaen Ryhmän henkilöiden työmäärä on suhteutettava projektissa käytettävissä olevaan aikaan Käytettyjen seuranta- ja palautemenettelyjen tulee olla kaikille selviä

Ryhmän johtaminen Luova prosessi: ei selkeää kaavaa kuinka aina voisi toimia Hyvä neuvottelu- ja keskustelutaito sekä tilannetaju on tarpeen Tapapuolisuus ja erilaisten ihmisen hyväksyntä on välttämätöntä Itsetunnon ja itseluottamuksen aikaansaanti ja ylläpitäminen auttavat sekä ryhmän johtajaa että koko ryhmää

Projektiryhmän toiminta Projektiryhmän viikkopalaverit: seurataan tilannetta ja keskustellaan ongelmista ja tulevan viikon töistä. Palaverien tavoite, käsiteltävät asiat ja osallistujat oltava selvillä. Turhat palaverit vievät työaikaa ja turhauttavat osallistujia. Normaalia kanssakäymistä projektiryhmän sisällä on tapahduttava päivittäin.

Tehtäväjako projektissa Vastuut projektiryhmän sisällä on määriteltävä Jokaisen tulisi osallistua omien tehtävien lisäksi projektin ryhmätehtäviin ja päätöksentekoon. Tarkoituksena on lisätä motivaatiota projektin suorittamiseksi!

Projektin me-hengen luominen Seuraavat asiat auttavat hengen luomiseen Tunne ryhmäsi Tunne henkilöiden vahvuudet ja heikkoudet, tue jälkimmäisiä Huomaa, mitä ryhmä osaa yhdessä ja mihin se pystyy venymään Mitä uutta pitää opetella projektin onnistumiseksi ja kuinka paljon opetteluun tarvitaan aikaa

Palautteen antaminen ja käsittely Palautetta voi antaa sekä yksittäiselle ryhmän jäsenelle että koko ryhmälle Yksilöpalautetta voi antaa esim. työnjakohetkellä tai tehtävän suorituksen jälkeen sekä päivittäin tarvittavissa tilanteissa Positiivinen palaute vs. kehitystarve tai -ehdotus (eli ei puhuta negatiivisesta palautteesta) Projektin johtoryhmä voi antaa palautetta edistymisraporttien tai johtoryhmän kokousten yhteydessä

Ryhmän kehitysprosessi Ryhmän yhteistyön kehittyminen vaikuttaa huomattavasti työn tehokkuuteen ja tulostuksellisuuteen Kehitysprosessi vaiheet: muotoutuva ryhmä joukkue-vaihe itsenäistyvä ryhmä luopuva ryhmä

Seurattavat asiat kehitysprosessin aikana Halu kuunnella, ymmärtää ja osallistua ryhmän toimintaa Ttapa keskeyttää ja puhua toisten päälle sekä inttää tarpeettomasti Asennoituminen muihin jäseniin Mielipiteisiin vaikuttaminen Muiden ajatusten kehittäminen Yleinen rooli ryhmässä: määräilevä, alistuva vai myötäilevä

Muotoutuva ryhmä Organisaation muodostaminen ja sopivan ryhmän jäsenten etsintä Mahdollisia ongelmia: Viestintä niukkaa Jäsenet epävarmoja rooleistaan sekä omista ja toisten odotuksista Älä kiirehti eteenpäin, jollei ryhmä ole valmis!

Joukkue-vaihe Ryhmä on innostunut: puhutaan paljon ja kuunnellaan vähän Projektin alussa ideoiva vaihe Sisältöön liittyvät ratkaisut määritellään ja projektiryhmän jäsenten vuorovaikutus on merkittävä. Ryhmähenki lujittuu: ”Tämä on meidän homma!”

Itsenäistyvä ryhmä Toteutus ja tekniset ratkaisut määritelty  painopiste siirtyy tehokkaaseen yksilötyöskentelyyn Kullakin on oma toimenkuvansa. Projektiryhmän työskentely ryhmänä vähenee

Luopuva ryhmä Miten projektiryhmä puretaan milloin yksittäiset resurssit voidaan vapauttaa? jos henkilöitä annetaan liian aikaisin muihin tehtäviin, voi tulla ongelmia toisaalta liian myöhään vapautetut resurssit aiheuttavat kustannuksia Projektiryhmä on projektin lopulla tiukoilla: miten ryhmä puretaan seuraavia projekteja varten?

Syitä tehottomiin palavereihin Palaveriin ei oltu valmistauduttu kunnolla Keskustelu harhautui asiasta Palaverin kestoa pitkitettiin turhaan Joku poistui ennen kokouksen päättymistä Joku poistui välillä hoitamaan asioitaan tai vastasi kännykkään Joku ulkopuolinen häiritsi kokousta Kokouksen tarkoitus ja tavoitteet eivät olleet selvillä Kokous alkoi myöhässä Kaikia asioita ei ehditty käsittelemään Kokouksessa ei ollut henkilöitä, joilla olisi ollut valtuuksia tehdä päätöksiä Kokouksen tekemiä päätöksiä ei oltu toteutettu