Projektinhallinta it. lut

Esitys aiheesta: "Projektinhallinta it. lut"— Esityksen transkriptio:

1 010761001 Projektinhallinta http://www. it. lut
Projektinhallinta Luento 1 Sami Jantunen (Kalvot: Hanna-Kaisa Lammi)

2 Mitä on projektin hallinta?
PROJEKTI (project): Projekti on se työ, joka tehdään määritellyn kertaluonteisen tuloksen aikaansaamiseksi. HALLINTA (management): valvoa ja tehdä päätöksiä, pitää projekti kelvollisena käyttäen parhaita kykyjä, onnistua tarkoituksessaan

3 Sisältö Yleistä kurssista Projektitermistöä

4 Näkökulmia Tavoitteena on käydä asioita läpi pääasiassa tietojärjestelmäprojektin projektipäällikön näkökulmasta Muita näkökulmia ovat mm. projektiryhmän jäsen, asiakas ja projektin ohjausryhmän jäsen

5 Kurssin tavoitteet Perehdyttää opiskelija tietojärjestelmän rakentamisessa työn organisointiin, suunnitteluun, ohjaamiseen ja ryhmätyöhön liittyviin ongelmiin ja niiden ratkaisumenetelmiin. Harjoitella projektityöskentelyä käytännössä.

6 Luennoilla käsiteltäviä asioita 1/3
Projektin määritelmä ja tyypit Projektiroolit Projektin aloitus Resurssointi Henkilöjohtaminen, motivointi, jne.

7 Luennoilla käsiteltäviä asioita 2/3
Projektisuunnitelma, esim. kommunikointisuunnitelma riskikartoitus työmäärien arviointi, aikataulutus kustannuslaskelmat Katselmoinnit

8 Luennoilla käsiteltäviä asioita 3/3
Projektin etenemisen seuranta ja tarvittavat korjaavat toimenpiteet Ongelmatilanteita Laatuasiat ja mittarit Tuotekehitysprojekti asiakkaan ja ohjausryhmän silmin Ohjelmistotuotannon erityispiirteet Projektin päättäminen CASE-tapauksia yritysmaailmasta??

9 Kurssin suoritustapa 14 h luentoja: Maanantaisin klo 10-12 14 x 3 h harjoituskertaa Harjoitustyö Tentti

10 Kurssimateriaali Kurssin kotisivut: Hanna-Kaisa Lammin tekemät materiaalit Katsokaa kurssin kotisivut aikaisemmilta vuosilta Kirjat: Pelin, R.: Projektihallinnan käsikirja Whitten, N.:Managing Software Development Projects Murch, R.: IT-projektinhallinta Ruuska, K.: Projekti hallintaan Ei opintomonistetta

11 Kurssiarvosanan muodostuminen
Kurssiarvosana muodostuu tentin ja harjoitustyön keskiarvosta. Molemmat vaikuttavat siis 50%. Sekä tentistä että harjoitustyöstä on saatava hyväksytty arvosana kurssin läpäisemiseksi

12 Tentti Tenttipäivät: ??? Materiaali: (Pelinin kurssikirja) Sähköinen materiaali kurssin kotisivulla luennoilla ja harjoituksissa esitetty materiaali sisältäen mahdolliset artikkelit

13 Harjoitustyö Perinteisesti: Harjoitustyöaiheet valmistellaan ensimmäisissä harjoituksissa Harjoitustyötä viedään eteenpäin harjoitusten yhteydessä viikoittain. Tehdään oikea projekti Seuratkaa kurssin kotisivuja harjoitusten / harjoitustyön osalta!

14 Käytännön asioita Vastaanottoaika ke 14-15 Luentomateriaali ja harjoitusohjeet tulevat kurssin kotisivulle.

15 Sisältö Yleistä kurssista Projektitermistöä

16 Projekti: Lähtee aina asiakkaan tarpeesta. Asiakas voi olla sisäinen tai ulkoinen Ajallisesti rajoitettu, tietty lopputulos Suunnitelmallisesti toteutettu Organisaatio ja resurssit Esim. projektin hallinta-kurssin suorittaminen jouluun mennessä Mutta ei esim. verotuksen keventäminen

17 Ohjelmistoprojektin erityispiirteitä
Projektin lopputulos on abstrakti Lopputuloksen yksityiskohtainen määrittely projektin alussa on usein mahdotonta Kuva lopputuloksesta täsmentyy sen mukaan, kun projekti edistyy Ihminen on pääasiallinen toteutusresurssi Tuotteen laadunvalvonta on vaikeaa, koska lopputuloskin on abstrakti Projekti ei ole irrallinen, vaan se on riippuvainen useista eri tekijöistä (asiakas, toimittaja, alihankkijat, ympäristöt jne.)

18 Eri projektiosien väliset kestot vaihtelevat projektista toiseen.
Projektin elinkaari Esi- tutkimus Toteutettavuus- tutkimus Projektin toteutus & valvonta Lopetus- toimen- piteet Eri projektiosien väliset kestot vaihtelevat projektista toiseen.

19 Tuotteen tai palvelun elinkaari
tuote pois käytöstä Idea Proto Rel 1 Rel 1.1 Rel 2 Rel 3 Projektit Tuotetuki Tuotteen tai palvelun elinkaari

20 Millaisia projekteja on olemassa?
Määrittelyprojekti Tuotekehitysprojekti Tutkimusprojekti Toiminnan kehittämisprojekti Toimitusprojekti Markkinointiprojekti Henkilöstön kehittämisprojekti

21 Millaisia projekteja on olemassa?
Koulutusprojekti Käyttöönottoprojekti Hankintaprojekti Laatujärjestelmän käyttöönottoprojekti jne. Tarvittaessa jako aliprojekteihin Asiakasprojekti vs. tuotekehitysprojekti

22 Mihin projekteja tarvitaan?
Vaatimukset kasvavat: kilpailu kiristyy työssä on mukana useita osapuolia, kuten alihankkijoita, toimittajia mahdollisesti vielä fyysisestikin eri maissa tiedonkulku monimutkaistuu tietojärjestelmät kehittyvät voimakkaasti laatujärjestelmät asettavat vaatimuksia

23 Mikä on prosessi? Prosessi on jatkuvaa toimintaa, esim. tuotekehitysprosessi toimitusprosessi osto- ja logistiikkaprosessi tuotehallintaprosessi johtamisen prosessi tuotantoprosessi

24 Uuden tuotteen markkinointikampanja Tuotteen valmistus linjalla
Projekti vs. prosessi Tuotteen myynti Uuden tuotteen markkinointikampanja Tuotteen valmistus linjalla Tuotantolinjan rakentaminen Laadun parantaminen Laatujärjestelmän kehittäminen ja käyttöönotto Prosessi Projekti

25 Sisältö Projektin valinta yrityksessä Projektin hallinnan tehtäviä Projektin aloitus Ryhmätyöskentely projektissa Palaverikäytännöt

26 Strategiasta projektinvalintaan
Asiakkaan tarpeet Osaaminen Tietotaito Teknologia- strategia Liiketoiminta- Kaupalliset tekijät Kehitys- projektit

27 Tuotekehitysprojektin valinta
Asiakkaan tarve tärkein näkökohta ”Tärkeämpää kuin tehdä asioita oikein, on tehdä oikeita asioita.” (Peter Drucker) Kilpailijoiden toimenpiteet Yhteiskunnan ja ympäristön muutokset Uudet innovaatiot ja teknologiat Tuotteen ominaisuudet, kustannukset, tuotekehitykseen menevä aika sekä kustannukset

28 Projektien valintaryhmän tehtävät
Hyväksyä käynnistettävät tehtävät Selvittää projektien sopivuus yrityksen strategiaan Asettaa projektin liiketoiminnalliset tavoitteet Nimetä projektipäällikkö Valvoa projektia tai nimetä valvontaryhmä Suorittaa kehitysprojektien välinen priorisointi

29 (T&K) Projektin rahoitus
Asiakasprojektissa asiakas maksaa Sisäisessä tuotekehitysprojektissa mukana TEKES, KERA EU Yliopistojen tutkimusprojektien rahoittajat TEKES Firmat

30 Rinnakkainen tuotekehitys
Tuoteprojektin kaikissa vaiheissa alusta alkaen on mukana Markkinointi Tuotekehitys Materiaalitoiminnot Valmistus Projektin jokaisen vaiheen yhteydessä arvioidaan kaikki osa-alueet ja päätetään jatkosta.

31 Sisältö Projektin valinta yrityksessä Projektinhallinnan tehtäviä Projektin aloitus Ryhmätyöskentely projektissa Palaverikäytännöt

32 Project Management: The 4 P’s
People — the most important element of a successful project Product — the software to be built Process — the set of framework activities and software engineering tasks to get the job done Project — all work required to make the product a reality

33 Projektin kulku Projekti Seuranta ja ohjaus Linjaorganisaatio
Suunnittelu Käynnistäminen Seuranta ja ohjaus Päättäminen Projektisuunnitelma* ja muu projektiin liittyvä materiaali Loppuraportti Lähtötiedot: tavoitteet, reunaehdot, rajoitteet... Linjaorganisaatio Projektiorganisaatio Tuote Seurantaraportit Ohjaus Päätösraportti Huom! Projektisuunnitelman aloitus voidaan tehtä linjaorganissa, mutta viimeistellään yleensä projektiorganisaatiossa.

34 Linjajohdon henkilöstötehtävät
Päättää seuraavista työntekijän asioista: nimike ja ylennykset organisaatiossa palkka bonukset ylityöt vastuut työtehtävät Projektipäälliköllä ei siis ole vastuuta näistä! Vai onko?

35 Projektiorganisaatio
TOIMITTAJA TILAAJA ALI- HANKKIJAT Linja- johto Projekti- päällikkö JOHTO- RYHMÄ Projekti- ryhmä Käyttäjät Osa- projekti 2 projekti N projekti 1 Projektiryhmä Projektin valvoja Tuki- henkilöt Projektiryhmä

36 IT-projektiorganisaatio
Arkkitehti (eli tekninen pp) Projektin asettaja Osaprojekti- päällikkö 1 Suunnittelija Testaaja Projektin valvoja tai ohjausryhmä Projekti- päällikkö Osaprojekti- päällikkö 2 Dokumentoija Tukitoiminnot asiantuntijat laatuinsinööri konfiguraation hallintainsinööri muut tarvittavat erikoisroolit Projekti- sihteeri Osaprojekti- päällikkö N

37 Matriisiorganisaatio
Projektijohtamisorganisaatio muodostuu usein matriisiorganisaation tyyppiseksi Soveltuu jos organisaatiossa on yli 100 henkilöä ja projekteja yli 10 Matriisiorganisaatiossa osaaminen jakautuu kolmeen toiminta-alueeseen Tulosyksikön johto Projektien johto Asiantuntijat

38 Matriisiorganisaatio
Projekti 1 Projekti 2

39 Matriisiorganisaation edut
Ammatillinen erikoistuminen voidaan viedä pitkälle Työkuormitus saadaan tasaiseksi, kun heitä voidaan ”joustavasti” siirtää projektien välillä Yhdessä projektissa opittu siirtyy muille projekteille Johdolla paremmat mahdollisuudet ohjata resurssien käyttöä ja priorisoida projekteja Matriisiorganisaatio voi poistaa päällekkäistä kehitystyötä ja siten alentaa kustannuksia Asiantuntijoiden linjaesimies pysyy samana vaikka projekti vaihtuu

40 Matriisiorganisaation haitat
Päätöksenteko monimutkaistuu Projektien väliset kiistat resursseista ovat yleisiä Organisaatio voi byrokratisoitua Matriisiorganisaatio vaatii luotettavasti toimivaa projektien aika- ja resurssisuunnittelua Mikäli resurssi ei vapaudu suunnitellusti saattaa toinen projekti myöhästyä

41 Projektinhallinnan tehtävät
projektin laatu projektin riskit projektimittarit kustannusten arviointi projektin aikataulu kommunikointi ja raportointi projektin henkilöresurssit projektin muut resurssit projektin etenemisen seuranta

42 Projektipäällikkö Projektipäällikköä voidaan verrata pienen yrityksen toimintajohtajaan: motivaatio saada projekti onnistuneesti toteutetuksi projektiryhmän sitouttaminen tavoitteen saavuttamiseksi projektille voidaan järjestää tulospalkkausjärjestelmä

43 Projektipäällikön tehtävät
Laatia projektisuunnitelma yhteistyössä projektiryhmän kanssa Käynnistää projektiryhmän työskentely ja ohjata ryhmää Johtaa projektin toimeenpanoa, tehtävien antoa ja valvoa työn edistymistä Raportointi Varustaa projektiryhmä tarvittavilla tiedoilla ja koulutuksella Laatia projektin loppuraportti ja suorittaa projektin päättäminen

44 Projektipäällikön on…
Tunnettava projektin johtamis- ja ohjausmenettelyt Tehtävä päätöksiä jämäkästi Tunnettava projektin tehtäväalue ja käytettävät tekniikat Nautittava luottamusta ja avustettava projektihenkilöstöä Pyrittävä ennaltaehkäisemään riskejä ja ongelmia ja hallita muutoksia

45 Projektiryhmän jäsenen tehtävät
Osallistua projektisuunnitelman laatimiseen ainakin oman työnsä osalta Huolehtia omista tehtävistään laadullisesti hyvin niin nopeasti kuin mahdollista Raportoida työn edistymisestä pp:lle Dokumentoida työnsä tulokset Noudattaa päätettyjä teknisiä standardeja Kehittää omaa ammattitaitoaan ja työmenetelmiä

46 Projektin asettajan tehtävät
Päättää projektin aloittamisesta, keskeyttämisestä ja päättämisestä Nimeää projektin johtoryhmän Vastaa viimekädessä, että projektilla on käytettävissä tarvittavat resurssit Ratkaisee mahdolliset projekti- ja linjaorganisaation väliset kiistat

47 Johtoryhmän tehtävät Määrittää projektin ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavoitteet Nimetä projektipäällikkö: paras valinta on henkilö, jolla on kokemusta, toimialaosaamista ja tunneälyä Hyväksyä projektipäällikön laatima projektisuunnitelma Antaa projektille sen tarvitsemat resurssit Tehdä projektin kannalta keskeiset päätökset Hyväksyä projektin tulos Päättää projektin lopettamisesta

48 Projektien sudenkuoppia 1/2
Kaikkea mahdollista nimitetään projekteiksi Puhutaan projekteista, mutta asioita ohjaavat linjapäälliköt Projekti annetaan henkilöille ”muiden töiden ohella” Ei osata käyttää projektin ohjauksen menetelmiä Suunnitelmallisuus ja valvonta puuttuu

49 Projektien sudenkuoppia 2/2
Ei ole projektiohjeistoa, kukin toimii miten parhaaksi näkee Asenteet ”Ei minun työtäni voi aikatauluttaa” Johdon informaatiojärjestelmät puutteellisia, ei tunneta projektien tilannetta tai henkilöstön kuormitusta Projektien aloitus ja lopetus lipsuvia Ammattitaitoisten projektipäälliköiden puute

50 Projektijohtamiskulttuuri 1/2
Projektien itsenäisyyttä ja omajohtoisuutta tuetaan Projektipäälliköille annetaan riittävät valtuudet ja toimintaedellytykset Projektit perustuvat strategisiin suunnitelmiin ja toteuttavat niissä asetettuja tavoitteita Käytetään projektinhallinnan menetelmiä

51 Projektinjohtamiskulttuuri 2/2
Tulosjohtaminen on viety projektitasolle Projektien ohjaukseen on yhteiset toimintamallit ja pelisäännöt Henkilöstö on koulutettu projektitoimintaan Projektipäällikölle on suunniteltu urakehitys

52 Nelostie Oy (1/2) Valtatie 4 rakennettiin projektimaisesti. Nelostie Oy rakensi tien ja vastaa sen ylläpidosta vuoteen 2012 saakka, jolloin valtio saa tien omakseen. Nelostie Oy saa 2,5 euroa jokaisesta autosta, joka ajaa Järvenpäästä Lahteen. Koska automaksut alkoivat vasta kun tie valmistui, oli projektin nopea toteutus rahallisesti merkittävää.

53 Tie valmistui marraskuussa 1998 vuoden aikataulustaan edellä!
Nelostie Oy (2/2) Tie valmistui marraskuussa 1998 vuoden aikataulustaan edellä! On arvioitu että kustannukset ovat 15-20% pienemmät kun rahoitus järjestetään koko projektille kerrallaan, sen sijaan että rahat jaetaan vuosittain lisätietoja: