Projektinhallinta it. lut

Esitys aiheesta: "Projektinhallinta it. lut"— Esityksen transkriptio:

1 010761001 Projektinhallinta http://www. it. lut
Projektinhallinta Luento 2 ja 3 Hanna-Kaisa Lammi LTY / Syksy 2003

2 Sisältö Projektitermistöä Projektin valinta yrityksessä
Projektinhallinnan tehtäviä Projektin aloitus Ryhmätyöskentely projektissa Palaverikäytännöt

3 Projekti: lähtee aina asiakkaan tarpeesta. Asiakas voi olla sisäinen tai ulkoinen ajallisesti rajoitettu, tietty lopputulos suunnitelmallisesti toteutettu organisaatio ja resurssit esim. projektinhallinta-kurssin suorittaminen jouluun mennessä mutta ei esim. verotuksen keventäminen

4 Ohjelmistoprojektin erityispiirteitä
Projektin lopputulos on abstrakti Lopputuloksen yksityiskohtainen määrittely projektin alussa on usein mahdotonta Kuva lopputuloksesta täsmentyy sen mukaan, kun projekti edistyy Ihminen on pääasiallinen toteutusresurssi Tuotteen laadunvalvonta on vaikeaa, koska lopputuloskin on abstrakti Projekti ei ole irrallinen, vaan se on riippuvainen useista eri tekijöistä (asiakas, toimittaja, alihankkijat, ympäristöt jne.)

5 Projektin elinkaari Esi- tutkimus Toteutettavuus- tutkimus Projektin toteutus & valvonta Lopetus- toimen- piteet Eri projektiosien väliset kestot vaihtelevat projektista toiseen.

6 Tuotteen tai palvelun elinkaari
tuote pois käytöstä Idea Proto Rel 1 Rel 1.1 Rel 2 Rel 3 Projektit Tuotetuki Tuotteen tai palvelun elinkaari

7 Millaisia projekteja on olemassa?
määrittelyprojekti tuotekehitysprojekti tutkimusprojekti toiminnan kehittämisprojekti toimitusprojekti markkinointiprojekti henkilöstön kehittämisprojekti

8 Millaisia projekteja on olemassa?
koulutusprojekti käyttöönottoprojekti hankintaprojekti laatujärjestelmän käyttöönottoprojekti jne. tarvittaessa jako aliprojekteihin asiakasprojekti vs. tuotekehitysprojekti

9 Mihin projekteja tarvitaan?
vaatimukset kasvavat: kilpailu kiristyy työssä on mukana useita osapuolia, kuten alihankkijoita, toimittajia mahdollisesti vielä fyysisestikin eri maissa tiedonkulku monimutkaistuu tietojärjestelmät kehittyvät voimakkaasti laatujärjestelmät asettavat vaatimuksia

10 Mikä on prosessi? Prosessi on jatkuvaa toimintaa, esim.
tuotekehitysprosessi toimitusprosessi osto- ja logistiikkaprosessi tuotehallintaprosessi johtamisen prosessi tuotantoprosessi

11 Projekti vs. prosessi Tuotteen myynti
Uuden tuotteen markkinointikampanja Tuotteen valmistus linjalla Tuotantolinjan rakentaminen Laadun parantaminen Laatujärjestelmän kehittäminen ja käyttöönotto Prosessi Projekti

12 Sisältö Projektitermistöä Projektin valinta yrityksessä
Projektinhallinnan tehtäviä Projektin aloitus Ryhmätyöskentely projektissa Palaverikäytännöt

13 Strategiasta projektinvalintaan
Asiakkaan tarpeet Osaaminen Tietotaito Teknologia- strategia Liiketoiminta- Kaupalliset tekijät Kehitys- projektit

14 Tuotekehitysprojektin valinta
asiakkaan tarve tärkein näkökohta ”Tärkeämpää kuin tehdä asioita oikein, on tehdä oikeita asioita.” (Peter Drucker) kilpailijoiden toimenpiteet yhteiskunnan ja ympäristön muutokset uudet innovaatiot ja teknologiat tuotteen ominaisuudet, kustannukset, tuotekehitykseen menevä aika sekä kustannukset

15 Projektien valintaryhmän tehtävät
hyväksyä käynnistettävät tehtävät selvittää projektien sopivuus yrityksen strategiaan asettaa projektin liiketoiminnalliset tavoitteet nimetä projektipäällikkö valvoa projektia tai nimetä valvontaryhmä suorittaa kehitysprojektien välinen priorisointi

16 Sisältö Projektitermistöä Projektin valinta yrityksessä
Projektinhallinnan tehtäviä Projektin aloitus Ryhmätyöskentely projektissa Palaverikäytännöt

17 Project Management: The 4 P’s
People — the most important element of a successful project Product — the software to be built Process — the set of framework activities and software engineering tasks to get the job done Project — all work required to make the product a reality

18 Projektin kulku Projekti Seuranta ja ohjaus Linjaorganisaatio
Suunnittelu Käynnistäminen Seuranta ja ohjaus Päättäminen Projektisuunnitelma* ja muu projektiin liittyvä materiaali Loppuraportti Lähtötiedot: tavoitteet, reunaehdot, rajoitteet... Linjaorganisaatio Projektiorganisaatio Tuote Seurantaraportit Ohjaus Päätösraportti * Huom! Projektisuunnitelman aloitus voidaan tehtä linjaorganissa, mutta viimeistellään yleensä projektiorganisaatiossa.

19 Linjajohdon henkilöstötehtävät
Päättää seuraavista työntekijän asioista: nimike ja ylennykset organisaatiossa palkka bonukset ylityöt vastuut työtehtävät Projektipäälliköllä ei siis ole vastuuta näistä!

20 Projektiorganisaatio
TOIMITTAJA TILAAJA ALI- HANKKIJAT Linja- johto Projekti- päällikkö JOHTO- RYHMÄ Projekti- ryhmä Käyttäjät Osa- projekti 2 projekti N projekti 1 Projektiryhmä Projektin valvoja Tuki- henkilöt Projektiryhmä

21 IT-projektiorganisaatio
Arkkitehti (eli tekninen pp) Projektin asettaja Osaprojekti- päällikkö 1 Suunnittelija Testaaja Projektin valvoja tai ohjausryhmä Projekti- päällikkö Osaprojekti- päällikkö 2 Dokumentoija Tukitoiminnot asiantuntijat laatuinsinööri konfiguraation hallintainsinööri muut tarvittavat erikoisroolit Projekti- sihteeri Osaprojekti- päällikkö N

22 Projektinhallinnan tehtävät
projektin laatu projektin riskit projektimittarit kustannusten arviointi projektin aikataulu kommunikointi ja raportointi projektin henkilöresurssit projektin muut resurssit projektin etenemisen seuranta

23 Projektipäällikkö Projektipäällikköä voidaan verrata pienen yrityksen toimintajohtajaan: motivaatio saada projekti onnistuneesti toteutetuksi projektiryhmän sitouttaminen tavoitteen saavuttamiseksi projektille voidaan järjestää tulospalkkausjärjestelmä

24 Projektipäällikön tehtävät
Laatia projektisuunnitelma yhteistyössä projektiryhmän kanssa Käynnistää projektiryhmän työskentely ja ohjata ryhmää Johtaa projektin toimeenpanoa, tehtävien antoa ja valvoa työn edistymistä Varustaa projektiryhmä tarvittavilla tiedoilla ja koulutuksella Laatia projektin loppuraportti ja suorittaa projektin päättäminen

25 Projektipäällikön on…
tunnettava projektin johtamis- ja ohjausmenettelyt tehtävä päätöksiä jämäkästi tunnettava projektin tehtäväalue ja käytettävät tekniikat nautittava luottamusta ja avustettava projektihenkilöstöä pyrittävä ennaltaehkäisemään riskejä ja ongelmia ja hallita muutoksia

26 Projektiryhmän jäsenen tehtävät
osallistua projektisuunnitelman laatimiseen ainakin oman työnsä osalta huolehtia omista tehtävistään laadullisesti hyvin niin nopeasti kuin mahdollista raportoida työn edistymisestä pp:lle dokumentoida työnsä tulokset noudattaa päätettyjä teknisiä standardeja kehittää omaa ammattitaitoaan ja työmenetelmiä

27 Projektin asettajan tehtävät
päättää projektin aloittamisesta, keskeyttämisestä ja päättämisestä nimeää projektin johtoryhmän vastaa viimekädessä, että projektilla on käytettävissä tarvittavat resurssit ratkaisee mahdolliset projekti- ja linjaorganisaation väliset kiistat

28 Johtoryhmän tehtävät määrittää projektin ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavoitteet nimetä projektipäällikkö: paras valinta on henkilö, jolla on kokemusta, toimialaosaamista ja tunneälyä hyväksyä projektipäällikön laatima projektisuunnitelma antaa projektille sen tarvitsemat resurssit tehdä projektin kannalta keskeiset päätökset hyväksyä projektin tulos päättää projektin lopettamisesta

29 Projektijohtamiskulttuuri 1/2
Projektien itsenäisyyttä ja omajohtoisuutta tuetaan Projektipäälliköille annetaan riittävät valtuudet ja toimintaedellytykset Projektit perustuvat strategisiin suunnitelmiin ja toteuttavat niissä asetettuja tavoitteita Käytetään projektinhallinnan menetelmiä

30 Projektinjohtamiskulttuuri 2/2
Tulosjohtaminen on viety projektitasolle Projektien ohjaukseen on yhteiset toimintamallit ja pelisäännöt Henkilöstö on koulutettu projektitoimintaan Projektipäällikölle on suunniteltu urakehitys

31 Nelostie Oy (1/2) Valtatie 4 rakennettiin projektimaisesti. Nelostie Oy rakensi tien ja vastaa sen ylläpidosta vuoteen 2012 saakka, jolloin valtio saa tien omakseen. Nelostie Oy saa 2,5 euroa jokaisesta autosta, joka ajaa Järvenpäästä Lahteen. Koska automaksut alkoivat vasta kun tie valmistui, oli projektin nopea toteutus rahallisesti merkittävää.

32 Nelostie Oy (2/2) Tie valmistui marraskuussa 1998 vuoden aikataulustaan edellä! On arvioitu, että kustannukset ovat 15-20% pienemmät, kun rahoitus järjestetään koko projektille kerrallaan sen sijaan, että rahat jaetaan vuosittain lisätietoja:

33 Sisältö Projektitermistöä Projektin valinta yrityksessä
Projektinhallinnan tehtäviä Projektin aloitus Ryhmätyöskentely projektissa Palaverikäytännöt

34 Projektisopimukset toimitusprojekteja edeltää tarjous- ja sopimusvaiheet, joissa määritellään projektin aikataulu- ja kustannusraamit projektisopimus tehdään jokaiselle projektille erikseen lisäksi osapuolilla voi olla keskenään puitesopimus, jossa sovitaan jokaisen projektin yleiset reunaehdot

35 Tärkeimmät asiat it-projektisopimuksessa
mitä tehdään ja kuinka se toimitetaan aikataulu ja budjetti osapuolten vastuut raportointikäytännöt toimenpiteet ongelmatilanteissa projektin ja tuotteen hyväksymiskriteerit tuotteen takuu lisätietoja Pelin kpl 4.5

36 Projektin organisointi ja käynnistys
Projektin aloituksen tulee olla hyvin suunniteltu ja jämäkkä. Aikaa tullaan tarvitsemaan ennalta-arvaamattomiin tehtäviin! Aloitukseen sisältyy projektin ohjaukseen liittyviä asioita. Työtä voidaan tehdä ennen muuta projektia tai yhtä aikaa esitutkimuksen kanssa

37 Projektin käynnistystehtävät
projektin tavoitteiden määrittely projektiryhmän jäsenten tehtävien määrittely ryhmä yhteistyöilmapiirin luominen projektisuunnitelman laatimisen aloitus käynnistysseminaarin (”kickoff:n”) järjestäminen: pienimuotoinen esitutkimusprojektin alussa, suurempi toteutuksen alussa tai tarpeen mukaan

38 Projektin alussa olevia mahdollisia ongelmia
projektin tavoitteet eivät ole selviä projektiryhmällä ei ole kokemusta projektityöskentelystä ja menetelmistä henkilöt eivät tunne toisiaan ja projektiryhmän hengen luomiseen menee aikaa motivaatiot, tavoitteet ja työtavat voivat olla erilaisia projektipäälliköltä kuluu aikaa henkilöiden opastamiseen ja projektin aloitus venyy

39 Kickoff:n tehtävät perehdyttää projektiryhmä projektin tavoitteisiin ja sisältöön määrittää tehtäväjako ainakin karkealla tasolla (roolit) projektiryhmän jäsenten keskinäinen tutustuttaminen työskentelytapojen ja sääntöjen selvittäminen käynnistää projektiryhmän työ

40 Projektin määrittelyvaiheen tehtävät
tehtävän tuotteen toteutettavuuden selvittäminen ja kuvaaminen projektisuunnitelman tekeminen aikataulu- ja kustannustavoitteet riskit tekniset määrittelyt tiedot lähde- ja viiteaineistosta, esim. patentit projektiorganisaation kuvaaminen kokonaisvastuu projektipäälliköllä, työ yhdessä määrittelyvaiheen projektiryhmän kanssa

41 Sisältö Projektitermistöä Projektin valinta yrityksessä
Projektinhallinnan tehtäviä Projektin aloitus Ryhmätyöskentely projektissa Palaverikäytännöt

42 Tiimirooleja Tiedustelija Arvioija Diplomaatti Keksijä Tekijä Takoja
Kokooja Viimeistelijä

43 Ryhmätyöskentely projektissa
Hyvä tulos syntyy aina teknisen ja inhimillisen osaamisen yhteisvaikutuksesta Hyvä itsetuntemus, empaattisuus, tilanneherkkyys, hyvä henkinen tasapaino, terve itsearvostus ovat ryhmätilanteessa tärkeämpiä kuin tekninen osaaminen Ryhmä kehittyy yhteistyöhön ajan myötä

44 Projektiryhmän onnistumisen edellytykset
Työskentelytavat on suunniteltava Tavoitteet on oltava selvillä ja tavoitetta tulee matkan varrella tarkastaa Johtamistapa on harkittava etukäteen ryhmä huomioonottaen Ryhmän henkilöiden työmäärä on suhteutettava projektissa käytettävissä olevaan aikaan Käytettyjen seuranta- ja palautemenettelyjen tulee olla kaikille selviä

45 Ihmisten johtaminen (1/2)
Yksilön ja ryhmän tavoitteiden tulee olla samansuuntaisia Ihmiset tarvitsevat onnistumisen kokemuksia Johtaminen on helppoa niin kauan kun asiat menevät hyvin Asiat, joita seurataan, tehdään hyvin Asiat, joista palkitaan, tehdään hyvin Vakiinnuta pelisäännöt ja tee ne kaikille selviksi Ole avoin uusille asioille – etsi positiiviset puolet ensin

46 Ihmisten johtaminen (2/2)
Kuuntele muita, ole aidosti kiinnostunut Muista, että ihmiset eivät kerro mielellään huonoja uutisia Sitoudu yhteisiin päätöksiin (vaikka olisitkin eri mieltä) Salli erilaisuus Karta turhaa muodollisuutta ja byrokratiaa Leadership vs. Management: molempien oltava kunnossa Muista positiivinen palaute (se ei maksa mitään) Pohdi (epä)onnistumisen syitä.

47 Omat työtapasi Seuraa ajankäyttöä ainakin ajoittain tarkasti, tulevaisuuden suunnittelu helpottuu Varaa kalenteriin aikaa pikku hommille ja yllättäville tehtäville Realismi: kaikkia tehtäviä ei ehdi tekemään Priorisoi tehtävät; valitse tehtävät prioriteettijärjesteyksessä, älä mielihyväohjautuvasti – yritä tehdä ikävät työt ensin Minimoi keskeytykset, lyhyimpääkin hukkautuu 15 min Estä keskeytykset, sulje ovi, pane lappu luukulle Tee mahdollisimman pitkään samaa asiaa, älä hypi tehtävästä toiseen Aloita aikaisemmin Delegoi Pysähdy välillä miettimään, mitä voit oppia lähihistoriasta Mieti omat keinosi tunnistaa stressitilanteet ja hallita niitä

48 Ryhmän johtaminen Luova prosessi: ei selkeää kaavaa kuinka aina voisi toimia Hyvä neuvottelu- ja keskustelutaito sekä tilannetaju on tarpeen Tapapuolisuus ja erilaisten ihmisen hyväksyntä on välttämätöntä Itsetunnon ja itseluottamuksen aikaansaanti ja ylläpitäminen auttavat sekä ryhmän johtajaa että koko ryhmää

49 Projektiryhmän toiminta
Projektiryhmän viikkopalaverit: seurataan tilannetta ja keskustellaan ongelmista ja tulevan viikon töistä. Palaverien tavoite, käsiteltävät asiat ja osallistujat oltava selvillä. Turhat palaverit vievät työaikaa ja turhauttavat osallistujia. Normaalia kanssakäymistä projektiryhmän sisällä on tapahduttava päivittäin.

50 Tehtäväjako projektissa
Vastuut projektiryhmän sisällä on määriteltävä Jokaisen tulisi osallistua omien tehtävien lisäksi projektin ryhmätehtäviin ja päätöksentekoon. Tarkoituksena on lisätä motivaatiota projektin suorittamiseksi!

51 Projektin me-hengen luominen
Seuraavat asiat auttavat hengen luomiseen Tunne ryhmäsi Tunne henkilöiden vahvuudet ja heikkoudet, tue jälkimmäisiä Huomaa, mitä ryhmä osaa yhdessä ja mihin se pystyy venymään Mitä uutta pitää opetella projektin onnistumiseksi ja kuinka paljon opetteluun tarvitaan aikaa

52 Palautteen antaminen ja käsittely
Palautetta voi antaa sekä yksittäiselle ryhmän jäsenelle että koko ryhmälle Yksilöpalautetta voi antaa esim. työnjakohetkellä tai tehtävän suorituksen jälkeen sekä päivittäin tarvittavissa tilanteissa Positiivinen palaute vs. kehitystarve tai -ehdotus (eli ei puhuta negatiivisesta palautteesta) Projektin johtoryhmä voi antaa palautetta edistymisraporttien tai johtoryhmän kokousten yhteydessä

53 Ryhmän kehitysprosessi
Ryhmän yhteistyön kehittyminen vaikuttaa huomattavasti työn tehokkuuteen ja tulostuksellisuuteen Kehitysprosessi vaiheet: muotoutuva ryhmä joukkue-vaihe itsenäistyvä ryhmä luopuva ryhmä

54 Seurattavat asiat kehitysprosessin aikana
Halu kuunnella, ymmärtää ja osallistua ryhmän toimintaa Ttapa keskeyttää ja puhua toisten päälle sekä inttää tarpeettomasti Asennoituminen muihin jäseniin Mielipiteisiin vaikuttaminen Muiden ajatusten kehittäminen Yleinen rooli ryhmässä: määräilevä, alistuva vai myötäilevä

55 Muotoutuva ryhmä Organisaation muodostaminen ja sopivan ryhmän jäsenten etsintä Mahdollisia ongelmia: Viestintä niukkaa Jäsenet epävarmoja rooleistaan sekä omista ja toisten odotuksista Älä kiirehti eteenpäin, jollei ryhmä ole valmis!

56 Joukkue-vaihe Ryhmä on innostunut: puhutaan paljon ja kuunnellaan vähän Projektin alussa ideoiva vaihe Sisältöön liittyvät ratkaisut määritellään ja projektiryhmän jäsenten vuorovaikutus on merkittävä. Ryhmähenki lujittuu: ”Tämä on meidän homma!”

57 Itsenäistyvä ryhmä Toteutus ja tekniset ratkaisut määritelty  painopiste siirtyy tehokkaaseen yksilötyöskentelyyn Kullakin on oma toimenkuvansa. Projektiryhmän työskentely ryhmänä vähenee

58 Luopuva ryhmä Miten projektiryhmä puretaan
milloin yksittäiset resurssit voidaan vapauttaa? jos henkilöitä annetaan liian aikaisin muihin tehtäviin, voi tulla ongelmia toisaalta liian myöhään vapautetut resurssit aiheuttavat kustannuksia Projektiryhmä on projektin lopulla tiukoilla: miten ryhmä puretaan seuraavia projekteja varten?

59 Sisältö Projektitermistöä Projektin valinta yrityksessä
Projektinhallinnan tehtäviä Projektin aloitus Ryhmätyöskentely projektissa Palaverikäytännöt

60 Syitä tehottomiin palavereihin
Palaveriin ei oltu valmistauduttu kunnolla Keskustelu harhautui asiasta Palaverin kestoa pitkitettiin turhaan Joku poistui ennen kokouksen päättymistä Joku poistui välillä hoitamaan asioitaan tai vastasi kännykkään Joku ulkopuolinen häiritsi kokousta Kokouksen tarkoitus ja tavoitteet eivät olleet selvillä Kokous alkoi myöhässä Kaikia asioita ei ehditty käsittelemään Kokouksessa ei ollut henkilöitä, joilla olisi ollut valtuuksia tehdä päätöksiä Kokouksen tekemiä päätöksiä ei oltu toteutettu

61 Palaverit tehokkaammiksi (1/3)
Mieti, onko kokous välttämätön vai voidaanko asia hoitaa muuten Optimoi osallistujien määrä Mieti palaverin tavoite, tarkoitus ja käsiteltävät asiat etukäteen Valitse sopiva aika ja paikka Varmista että kokoukseen on valmistauduttu Tiedota ajoissa, aloita ajoissa, lopeta ajoissa Laita tärkeät asiat esityslistan alkuun Varmista, että joku tekee muistion

62 Palaverit tehokkaammiksi (2/3)
Varmista, että päätöksentekovalta on kunnossa Valitse asioiden käsittelytapa tavoitteen mukaan (ideointipalaveri vs. päätöksenteko) Tee yhteenvetoja: aluksi, lopuksi, tarvittaessa välilläkin Pysy asiassa, keskeytä pitkät kaksinpuhelut Huolehdi tavoitteen saavuttamisesta Varmista osallistujien sitoutuminen päätöksiin, esitä tarvittaessa provosoivia kysymyksiä.

63 Palaverit tehokkaammiksi (3/3)
Varmista päätösten toteutumisen seuranta Kertaa lopuksi johtopäätökset ja toimeksiannot sekä kirjaa ne ylös Pidä kokous tilassa, jossa ei ole tuoleja ("stand-up meeting") Jokainen kännykkään saapunut puhelu aiheuttaa 1 euron maksun kahvikassaan Pullia yksi vähemman kuin osallistujia?

64 Jotta projektisi onnistuisi
sovi yhteistyömenetelmät sovi ohjauskäytännöt laadi projektisuunnitelma kerro tavoitteet projektiryhmälle sekä se, miten ryhmä palkitaan, mikäli tavoitteisiin päästään huolehdi tarvittavista resursseista pyri luomaan yhteishenkeä tiedota kaikesta tarpeellisesta valmistele loppuraportti ja käy se läpi yhdessä projektiryhmän kanssa hoida sovitut palkitsemiset

65 Projektitoiminnan ongelmia (1/2)
Kaikkea mahdollista nimitetään projekteiksi Puhutaan projekteista, mutta asioita ohjaavat linjapäälliköt Projekti annetaan henkilöille ”muiden töiden ohella” Ei osata käyttää projektin ohjauksen menetelmiä Suunnitelmallisuus ja valvonta puuttuu

66 Projektitoiminnan ongelmia (2/2)
Ei ole projektiohjeistoa ja kukin toimii miten parhaaksi näkee Asenteet: ”ei minun työtäni voi aikatauluttaa” Johto ei tunne projektien tilannetta ja henkilöstön kuormitusta Projektin aloitus ja lopetus lipsuvia Osaavien projektipäälliköiden puute