010761000 Projektityöskentely Luento 3 Hanna-Kaisa Lammi hanna-kaisa 010761000 Projektityöskentely Luento 3 Hanna-Kaisa Lammi hanna-kaisa.lammi@lut.fi

Aiheita Kokouskäytäntöjen tehostaminen Ihmisten ja itsensä johtaminen Projektin suunnittelu Projektisuunnitelmassa esiintyvät asiat

Palaverit tehokkaammiksi (1/3) Mieti, onko kokous välttämätön vai voidaanko asia hoitaa muuten Optimoi osallistujien määrä Mieti palaverin tavoite, tarkoitus ja käsiteltävät asiat etukäteen Valitse sopiva aika ja paikka Varmista että kokoukseen on valmistauduttu Tiedota ajoissa, aloita ajoissa, lopeta ajoissa Laita tärkeät asiat esityslistan alkuun Varmista, että joku tekee muistion

Palaverit tehokkaammiksi (2/3) Varmista, että päätöksentekovalta on kunnossa Valitse asioiden käsittelytapa tavoitteen mukaan (ideointipalaveri vs. päätöksenteko) Tee yhteenvetoja: aluksi, lopuksi, tarvittaessa välilläkin Pysy asiassa, keskeytä pitkät kaksinpuhelut Huolehdi tavoitteen saavuttamisesta Varmista osallistujien sitoutuminen päätöksiin, esitä tarvittaessa provosoivia kysymyksiä.

Palaverit tehokkaammiksi (3/3) Varmista päätösten toteutumisen seuranta Kertaa lopuksi johtopäätökset ja toimeksiannot sekä kirjaa ne ylös Pidä kokous tilassa, jossa ei ole tuoleja ("stand-up meeting") Jokainen kännykkään saapunut puhelu aiheuttaa 1 euron maksun kahvikassaan Pullia yksi vähemman kuin osallistujia?

Ihmisten johtaminen (1/2) Yksilön ja ryhmän tavoitteiden tulee olla samansuuntaisia Ihmiset tarvitsevat onnistumisen kokemuksia Johtaminen on helppoa niin kauan kun asiat menevät hyvin Asiat, joita seurataan, tehdään hyvin Asiat, joista palkitaan, tehdään hyvin Vakiinnuta pelisäännöt ja tee ne kaikille selviksi Ole avoin uusille asioille – etsi positiiviset puolet ensin

Ihmisten johtaminen (2/2) Kuuntele muita, ole aidosti kiinnostunut Muista, että ihmiset eivät kerro mielellään huonoja uutisia Sitoudu yhteisiin päätöksiin (vaikka olisitkin eri mieltä) Salli erilaisuus Karta turhaa muodollisuutta ja byrokratiaa Leadership vs. Management: molempien oltava kunnossa Muista positiivinen palaute (se ei maksa mitään) Pohdi (epä)onnistumisen syitä.

Omat työtapasi Seuraa ajankäyttöä ainakin ajoittain tarkasti, tulevaisuuden suunnittelu helpottuu Varaa kalenteriin aikaa pikku hommille ja yllättäville tehtäville Realismi: kaikkia tehtäviä ei ehdi tekemään Priorisoi tehtävät; valitse tehtävät prioriteettijärjesteyksessä, älä mielihyväohjautuvasti – yritä tehdä ikävät työt ensin Minimoi keskeytykset, lyhyimpääkin hukkautuu 15 min Estä keskeytykset, sulje ovi, pane lappu luukulle Tee mahdollisimman pitkään samaa asiaa, älä hypi tehtävästä toiseen Aloita aikaisemmin Delegoi Pysähdy välillä miettimään, mitä voit oppia lähihistoriasta Mieti omat keinosi tunnistaa stressitilanteet ja hallita niitä

Jotta projektisi onnistuisi sovi yhteistyömenetelmät sovi ohjauskäytännöt laadi projektisuunnitelma kerro tavoitteet projektiryhmälle sekä se, miten ryhmä palkitaan, mikäli tavoitteisiin päästään huolehdi tarvittavista resursseista pyri luomaan yhteishenkeä tiedota kaikesta tarpeellisesta valmistele loppuraportti ja käy se läpi yhdessä projektiryhmän kanssa hoida sovitut palkitsemiset

Projektin suunnittelu, miksi? ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” Jokainen tietää omat vastuunsa projektissa Jokainen tuntee projektin tavoitteet Tiedetään, kuinka projektia seurataan ja etenemisestä raportoidaan Pystytään vertaamaan edistymistä suunnitelmiin ja sitä kautta arvioimaan projektin lopetusajankohta ja lopullinen hinta

Huonosti suunnitellussa projektissa… tehtävät ovat jatkuvasti myöhässä on jatkuva kiire ja ylityötarve joudutaan toimittamaan asioita asiakkaalle keskeneräisinä tarvittavia resursseja ei ole käytössä oikeaan aikaan aikatauluja joudutaan muuttamaan tiheästi törmätään ongelmiin, jotka olisi voinut ennakoida ja ehkäistä

Projektisuunnitelman koko KESKISUURET ISOT PROJEKTIT PROJEKTIT PIENET PROJEKTIT PROJEKTIKORTTI Projekti: Proj. no: Tekstiä: PROJEKTISUUNNITELMA PROJEKTI SUUNNITELMA PROJEKTIKORTTI LIITTEINEEN

Projektisuunnitelman sisältö Määrittelyt (johdanto ja tausta, projektin tulostavoitteet, rajaus ja liittymät) Organisaatio (projektiryhmä, johtoryhmä, yhteyshenkilöt) Toteutussuunnitelma (ositus ja toteutusvaiheet, aikataulu, tehtäväluettelo, resurssisuunnitelma, riskien kartoitus) Budjetti (projektibudjetti, kustannusseuranta) Ohjaussuunnitelma (kokoussuunnitelma, tiedottaminen, valvonta ja raportointi, koulutussuunnitelma, laaduinvarmistus) Ruuska s. 98

Projektisuunnittelun vaiheet Projektin tavoitteiden asettaminen Aika- suunnittelu Projektin osittaminen organisointi Resurssi- suunnittelu Ohjaus- järjestelmän Kustannus- Projektisuunnitelma

1. Projektin määrittelyt Johdanto ja tausta miksi projekti perustettiin? mitä tutkimuksia ja selvityksiä on olemassa? mikä on kohteen nykytilanne? Projektin tulostavoitteet määritellään projektin tavoitteet ja tehtävä määrätään aika-, kustannus- ja tuotantotavoitteet sekä laatu Rajaus ja liittymät rajataan projektin pelikenttä ja kuvataan liittymät muihin projekteihin tai tehtäviin

2. Organisaatio Henkilöluettelo tai organisaatiokaavio henkilön nimi ja yritys/yksikkö vastuualueet pääpiirteissään aikavaraus ja kuormitus projektille sähköpostiosoite puhelinnumero Lisäksi voidaan tehdä erillinen lista, johon merkitään henkilöiden lomat ja muut ennalta suunnitellut poissaolot

3. Toteutussuunnitelma Tehtäväluettelot, työmääräarviot, aikataulut, välitarkastuspisteet, resurssisuunnitelmat. Tähän laitetaan yleensä vain yhteenvedot, tarkemmat suunnitelmat tehdään usein projektinhallintaohjelmistolla Riskien ja ongelmien kartoituksen tulokset Projektin toimituslista: mitä toimitetaan missäkin projektin vaiheessa

4. Budjetti Budjettiarvio ja perusteet arviosta Miten kustannusseuranta suoritetaan Maksuaikataulu, mikäli sitä ei ole jo puitesopimuksessa määritelty Mahdolliset ulkopuoliset rahoituslähteet ja rahoituksen maksuperusteet (esim. Tekes) Kustannusraportointijärjestelmän esittely, mikäli tarpeen

5. Ohjaussuunnitelma Miten tiedotetaan projektista eri sidosryhmille (projektiryhmä, ohjausryhmä, alihankkijat) Projektin raportointitavat ja ajankohdat

Projektisuunnitelman katselmointi ja hyväksyntä Projektisuunnitelma voidaan ensin katselmoida projektin sisäisesti: projektin henkilöstö sitoutuu suunnitelmiin Lopullisessa katselmoinnissa on mukana asiakkaan edustajan lisäksi esim. kokenut projektipäällikkö Katselmoinnissa voidaan käyttää apuna tarkistuslistaa Projektin johtoryhmä hyväksyy projektisuunnitelman

Projektisuunnitelman hyväksynnän jälkeiset tehtävät Suunnitelman toteutumisen seuranta Suunnitelman päivittäminen sopivin väliajoin, esim. jokaisessa suuremmassa tarkistuspisteessä tai parin kuukauden välein Projektin raameihin liittyvät muutokset on raportoitava projektin johtoryhmälle ja hyväksytettävä ne.

Projektidokumentointi Minimissään: projektisuunnitelma määrittelydokumentti suunnitteludokumentti testausraportti loppuraportti Usein kirjataan myös muita tärkeitä asioita projektista ja sen tuloksista