AUDITOINTI JA KANSAINVÄLISET ASIAT - HYÖDYLLINEN HARJOITUS VAI PALJON PORUA, MUTTA VÄHÄN VILLOJA? CASE: KUOPION YLIOPISTON LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄN AUDITOINTI JOULUKUUSSA 2005 Kansainvälisten asioiden hallinnon kevätpäivät Sessio Anitta Etula Kansainvälisten asioiden päällikkö Kuopion yliopisto

I LAATUTYÖSTÄ KUOPION YLIOPISTOSSA JA KANSAINVÄLISTEN ASIOIDEN OSASTOSSA II KORKEAKOULUJEN ARVIOINTINEUVOSTON AUDITOINTI KANSAINVÄLISTEN ASIOIDEN OSASTON NÄKÖKULMASTA III ”HYÖDYLLINEN HARJOITUS VAI PALJON PORUA, MUTTA VÄHÄN VILLOJA?” Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

I LAATUTYÖ KUOPION YLIOPISTOSSA Rehtori Ossi V. Lindqvist, 1996 : ”Kuopion yliopisto laatuyliopistoksi.” Laatupäällikkö aloitti vuonna Syksyllä 2003 tiedekunnat valitsivat vuoden, jolloin laatujärjestelmä on valmis. Valittiin ISO 9001:2000 –standardi yliopiston dokumentoidun laadunvarmistusjärjestelmän perustaksi. Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

ISO 9001:2000 standardin periaatteet Asiakaskeskeisyys Johtajuus Henkilöstön ja opiskelijoiden osallistuminen Prosessimainen toimintamalli Järjestelmällinen johtamistapa Jatkuva parantaminen Tosiasioihin perustuva päätöksenteko Molempia osapuolia hyödyntävät suhteet toimituksissa Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

Laatutyön koko kuva KuYssa Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

Laatutyö kansainvälisten asioiden osastossa Laatukäsikirjan valmistaminen aloitettiin vuoden 2003 alussa. Ensimmäinen versio valmistui syksyllä Aloitettiin ydinprosessien kuvaamisella. Käsikirjan rakenneohjeistus saatiin yliopiston laatupäälliköltä. Kansainvälisten asioiden osaston sisäinen auditointi tapahtui keväällä Osastolla on laatuvastaava, joka on koulutettu sisäinen auditoija. Laatukäsikirjaa päivitetään tarvittaessa ja noin kerran vuodessa. Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

II KORKEAKOULUJEN ARVIOINTINEUVOSTON AUDITOINTI KANSAINVÄLISTEN ASIOIDEN OSASTON NÄKÖKULMASTA Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

Auditoinnin tavoitteet Arvioidaan, miten laadunvarmistusjärjestelmä toimii laadunhallinnan ja kehittämisen välineenä. Arvioidaan laadunvarmistusjärjestelmää suhteessa auditointikriteereihin : vahvuudet, hyvät käytänteet ja kehittämiskohteet. Auditoidaan laadunvarmistuksen prosessit ja menettelytavat, eivät kv-osaston omat tavoitteet tai tulokset. Edellytetään konkreettista näyttöä toimivuudesta, vaikuttavuudesta ja avoimuudesta. Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

Auditoijat ja auditoinnit Professori Tauno Kekäle, Vaasan yliopisto Kehittämisjohtaja Mirja Toikka, Kymeenlaakson AMK Lehtori Nina Katajavuori, Helsingin yliopisto Projektisuunnittelija Kati Isoaho, Korkeakoulujen arviointineuvosto Yo Antti Ilolakso, Suomen ylioppilaskuntien liitto Auditointivierailut Informointi yliopiston edustajille auditointi, 3 pv Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

Auditoinnin kohteena olleet yksiköt ja eri toimijaryhmien edustajat yliopiston johto dekaanit opettajat opiskelijat 2 tiedekuntaa 2 muiden tiedekuntien laitosta tuki- ja palveluyksiköt –opintoasioiden osasto –koulutus- ja kehittämiskeskus –kansainvälisten asioiden osasto sidosryhmien edustajat Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

Valmistautuminen kansainvälisten asioiden osastossa Laatupäällikkö luki ja kommentoi laatukäsikirjan. Sisäisessä auditoinnissa esiin tulleet asiat oli korjattu ja dokumentoitu käsikirjaan. Lisättiin poikkeamien käsittelyä koskeva osuus käsikirjaan ja stilisoitiin tekstiä. Osaston laatupäällikkö ja kv-päällikkö osallistuivat tiedekunnille suunnattuun briifaukseen. Keskeistä on, että kaikki laatukäsikirjaan kirjattu toiminta voidaan tarvittaessa dokumentoida. Lähetettiin etukäteen pyydetty materiaali KKAhan, KV-osastolta laatukäsikirja. Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

Auditointitapahtuma kansainvälisten asioiden osastossa Yksi auditoijista tuli extempore kv-osastolle. Haastatteli kv-päällikköä ja laatuvastaavaa, yhteensä noin puoli tuntia. Laatuvastaava: Yllättävän helppoja kysymyksiä. Mitä tapahtuu, jos opiskelija valittaa jostakin päätöksestä? Ei ole tapahtunut. Käännytään lakimiehen puoleen. KV-päällikkö: Hyvin konkreettisia arkipäivän toimintaan liittyviä kysymyksiä, joihin tietää vastauksen. Tärkeää on, että tarvittaessa pystyy dokumentoimaan. Anitta Etula Kuopion yliopisto Sessio

Auditoinnin jälkeen Saatiin raportti: ei mainintaa kansainvälisten asioiden osaston toiminnasta. Koko yliopistolle kohdennetusta loppuinfotilaisuudesta saatiin eväitä jatkoon. Laatutyö on jatkuva prosessi. Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

III HYÖDYLLINEN HARJOITUS VAI PALJON PORUA, MUTTA VÄHÄN VILLOJA? Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

Auditoinnin hyödyt Sisäiset ja ulkoiset auditoinnit ovat laatujohtamisen eri vaiheita. Laatutyöstä on pelkästään hyötyä. Laatutyö on strategisen johtamisen väline. Laatutyö ryhdittää kv-osaston toimintaa. Kansainvälinen toiminta läpäisee koko yliopistoa, joten yliopiston hyväksytty auditointi on osoitus myös kv-toiminnan laadunvarmistusjärjestelmän tasosta. Organisaation image paranee onnistuneen auditoinnin myötä. KuYlla on saanut myös opetuksen laadunhallintajärjestelmän sertifikaatin Pohjoismaiden ensimmäisenä yliopistona(2006). Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

Hyödyllinen harjoitus vai paljon porua, mutta vähän villoja? Hyödyllinen harjoitus. Vähän porua. Vähän villoja tästä yksittäisestä tapahtumasta, mutta laatuprosessin osana villoja on jo mukavasti. Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

Evästystä auditointiin Laatukäsikirjan tulee olla selkeä ja totuuden mukainen. Kannattaa panostaa työaikaa käsikirjan rakentamiseen. Se varmistaa auditoinnin onnistumista ja poistaa paineita. Varautukaa dokumentoimaan kaikki mitä käsikirjassa lupaatte. Tarvittaessa harjoitelkaa keskenänne muutamilla kysymyksillä. Perusajatus: kaikkien asiakkaiden hyvä palvelu (oikeusturva, yhdenmukainen kohtelu, kriisitilanteet). Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

Lisäinformaatiota laatutyöstä Kuopion yliopistossa Kuopion yliopiston laadunhallinta: Kansainvälisten asioiden osaston laatukäsikirja: Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto

Kiitoksia mielenkiinnostanne ja Menestystä laatutyöhön Sessio Anitta Etula Kuopion yliopisto