Vaski-strategiatyöpaja 19.8.2010 Turku Janne Marniemi Net Effect Oy

Tilaisuuden tavoitteet Käydä läpi strategiatyön taustat ja Vaski- yhteistyön visio ja tavoitteet Selvittää, miten Asiakkaan kirjasto -projektilla saadaan toteutettua Vaskin yhteisiä tavoitteita Laatia Asiakkaan kirjasto-projektissa toteutettavat osatehtävät Nimetä työryhmät toteuttamaan valittuja tehtäviä

Vaski-strategiaprosessin sisältö, aikataulut, vastuut ja resursointi (1/2) Mitä tulisi tehdä? Miten tehdään? Aikataulu Vastuu Resurssi 1. Toimintaympäristön sisäinen ja ulkoinen analyysi: 1.1. Tehdä perusselvitys PARAS-hankkeen pohjalta myös niistä kunnista, jotka eivät olleet siinä mukana, ml. kirjastopalveluiden tulevaisuus, eläköityminen ja työn houkuttelevuus 1.2. Olemassa olevien strategioiden analysointi ja hyödyntäminen  asiakirja-analyysi 1.3. ”Ongelma-analyysin” tekeminen Vaski-tilanteesta 1.4. Asiakastarveanalyysi (nykyiset ja potentiaaliset, ml. monikulttuurinen näkökulma  asiakassegmentointi) 1.5. ”Verkko-maailma-analyysi”, ml. henkilökunnan osaamishaasteet ja järjestelmäasioihin liittyvien aikataulujen päivittäminen 1.6. Kokoelmatyöhön liittyvien tulevien muutoksien määrittäminen 1.7. Strategisen osaamismääritelmän tekeminen 1.8. Muutosmatkan tiedostaminen, ”mitä jo olemme tehneet ja mitä on edessä” 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Perinteisten tapojen lisäksi asiakkaiden osallistaminen uusilla tavoilla, korkeakouluyhteistyö, päivän kysymykset , myös eri foorumeilla jne.… 1.5. Vaski- IT-työryhmän hyödyntäminen ja päivittäminen tässä yhteydessä 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.1. 1.1. 1.3. 1.4. 3

STRATEGIATYÖN TAUSTAT

Seudullinen kirjastoyhteistyö 2010 Uudet Vaski-kunnat (Kaarina, Kustavi, Laitila, Pyhäranta, Uusikaupunki, Vehmaa) Uusi laajennettu johtoryhmä aloitti työskentelynsä 27.4.2010 Ensimmäinen strategiatyöpaja pidettiin 6.5.2010 Vaski-järjestelmä Uusitaan tuotantojärjestelmä ja asiakaskäyttöliittymä 2010-11 Turku pilotoi KDK-asiakasliittymää ja Axiell Aurora-tuotantojärjestelmää Määritellään Turun kaupunginkirjaston osuus järjestelmän tuessa ja ylläpidossa sekä kustannusten jakoperusteet Vaski-strategia Laaditaan seudullinen kirjastostrategia Seudullinen kirjastoyhteistyö organisoidaan uudelleen Asiakkaan kirjasto –hankkeessa kehitetään Vaski-kirjastojen palveluja asiakaslähtöisesti (OPM-rahoitus) Strategiatyön taustalla vuonna 2009 tehty Turun seutukirjastoselvitys Ehdotukset mm.: Laajennetaan Vaskia Uudistetaan kirjastojärjestelmää Laaditaan seudullinen strateginen yhteistyösuunnitelma, johon sisällytetään konkreettinen toimenpidesuunnitelma nelivuotiskaudeksi Suunnitelma käsitellään kunnissa 2011 ja yhteistoimintaa suunnitellaan jatkossa sen perusteella ☺ ☺ ☺

Maakunnallinen Vaski-yhteistyö MAAKUNNALLINEN VISIO: Jokaisella varsinaissuomalaisella on käytettävissään laadukkaat, jatkuvasti uudistuvat ja kustannustehokkaat kirjastopalvelut . Kirjaston käyttäjät ovat mukana palveluiden kehittämisessä ja rikastuttavat toimintaa omalla asiantuntemuksellaan. Kirjastohenkilökunnalle Varsinais-Suomen kirjasto on Ammatillinen yhteisö, joka kannustaa uudistumiseen. VASKI-YHTEISTYÖN VISIO: Jokaisella varsinaissuomalaisella on käytettävissään laadukkaat, jatkuvasti uudistuvat ja kustannustehokkaat kirjastopalvelut. Kirjastohenkilökunnalle Varsinais-Suomen kirjaston on ammatillinen yhteisö, joka kannustaa uudistumiseen. MAAKUNNALLISET TAVOITTEET: 1. Palvelujen kehittäminen: a) verkkopalveluiden kehittäminen, b) palvelutuotannon koordinointi 2. Osaamisen ja uudistumisen tukeminen: a) kehitystrendien ja valtakunnallisten hankkeiden esille tuominen, b) osaamisen kehittämisen koordinointi, c) palvelujen itsearvioinnin ja asiakaskyselyjen koordinointi, 3. Varsinais-Suomen kirjastojen aseman vahvistaminen: a) maakunnan erityispiirteiden esille tuominen valtakunnallisesti, b) linkki valtion organisaatioon VASKI-YHTEISTYÖN TAVOITTEET: Asiakaslähtöinen ja kustannustehokas toiminta ja tasalaatuinen palvelu: 1. Yhteisen kirjastojärjestelmän, kokoelma- ja tietokantayhteistyön ja yhteisen asiakkuuden luominen 2. Yhteisten toimintaperiaatteiden ja toimintatapojen sekä yhtenäisten palvelutuotteiden luominen 3. Yhteiskäyttöinen ja yhteisin periaattein luotu kokoelma 4. Yhteinen logistiikka ja hankintayhteistyö 5. Kirjastojen yhteiskunnallisen hyödyn esille tuominen 6. Resurssien harmonisointi MAAKUNNALLINEN TOIMINTA: 1. Palvelujen kehittäminen 1. 1 Maakuntakirjaston suunnittelu, raportointi, tiedotus ja tilastointi ml. katsausten tekeminen, 1.2. Maakunnan yhteisten verkkopalveluiden kehittäminen 1.3 E-aineistojen yhteishankintojen koordinointi 1.4 Tieto- ja kaukopalvelun tuottaminen 1.5 Maakuntakokoelman hoitaminen (digitointi) 2. Osaamisen ja uudistumisen tukeminen 2. 1 Henkilöstön osaamisen kehittäminen, koulutusten järjestäminen ja koordinointi 2.2 Tiedottaminen 3. Varsinais-Suomen kirjastojen aseman vahvistaminen: 3.1 Maakunnan edustaminen 3.2 Varsinais-Suomen kirjastojen logistiikkapalveluiden organisointi VASKI-TOIMINTA: 1. Järjestelmän uudistaminen: 1.1 Kansallisen digitaalisen kirjaston asiakasliittymän pilotointi 1.2 Asiakasliittymän hankkiminen 1.3 Tuotantojärjestelmän uusiminen ja käyttöpalvelujen hankkiminen Yhtenäinen asiointialue 2. Yhteiset toimintaperiaatteet ja toimintatavat...: 2.1 Kts. järjestelmän uusiminen 2.2 Prosessien kuvaaminen, käyttösääntöjen laatiminen (tehty!) ja arviointi sekä päällekkäisyyksien poistaminen jne. 2.3 Palvelutuotteiden yhdenmukaistaminen (best practises) 3. Yhteiskäyttöinen ja yhteisin periaatteiden luotu kokoelma: 3.1 Vaski-kokoelmaselvityksen tekeminen 3.2 Yhteisten kokoelmalinjausten laatiminen 3.3 Kokoelmavastuujanon tekeminen 4. Yhteinen logistiikka ja hankintayhteistyö: 4.1 Nykytilan arviointi ja uuden mallin suunnittelu 4.2 Laajentuneen Vaski-alueella logistiikkakilpailutus 4.3 Aineistojen yhteiskilpailutus 5. Kirjastojen yhteiskunnallisen hyödyn esille tuominen 5.1 Kirjastojen verkostojen aktivointi (3. sektori jne.) 5.2 Vaski-tulosten markkinointi 6. Resurssien harmonisointi: 6.1 Kirjasto- ja henkilöstömenot 6.2 Aineistomäärärahat 6.5. ensimmäisen strategiatyöpajan jälkeen on Jannen johdolla pienemmässä työryhmässä mietitty maakunnan ja Vaskin yhteistä visiota ja tavoitteita ja lähdetty purkamaan niitä toimintaehdotuksiksi. Työryhmässä todettiin, että yhteinen visio näyttäisi toteutuvan ehdotetuilla toimenpiteillä Vaskissa mutta maakunnan puolella viimeinen kohta jää toteutumatta: Kirjastohenkilökunnalle Varsinais-Suomen kirjasto on ammatillinen yhteisö, joka kannustaa uudistumiseen.

VASKI-YHTEISTYÖN TAVOITTEET: Asiakaslähtöinen ja kustannustehokas toiminta ja tasalaatuinen palvelu Yhteisen kirjastojärjestelmän, kokoelma- ja tietokantayhteistyön ja yhteisen asiakkuuden luominen Yhteisten toimintaperiaatteiden ja toimintatapojen sekä yhtenäisten palvelutuotteiden luominen Yhteiskäyttöinen ja yhteisin periaattein luotu kokoelma Yhteinen logistiikka ja hankintayhteistyö Kirjastojen yhteiskunnallisen hyödyn esille tuominen Resurssien harmonisointi Seuraavaksi lähdettiin katsomaan, miten Vaski-yhteistyölle asetettu tavoite () saadaan toteutettua erilaisilla projekteilla.

Vaski-ohjelmallisen ajattelun perusrakenne YHTEINEN PÄÄMÄÄRÄ Asukkailla on käytettävissä laadukkaat, jatkuvasti uudistuvat ja kustannustehokkaat kirjastopalvelut. Kirjaston käyttäjät ovat mukana palveluiden kehittämisessä ja rikastuttavat toimintaa omalla asiantuntemuksellaan. Kirjastohenkilökunta muodostaa ammatillisen yhteisön, joka kannustaa uudistumiseen. Muu maakuntakirjastotoiminta Vaski Varsinais-Suomen kirjasto Asiakkaan kirjasto Projektit ja erillisrahoitus Projektit ja erillisrahoitus Lyhytaikaiset projektit V-S kirjastot näkyväksi verkossa Kirjastojärjestelmän uudistaminen =VaskIT 2007 käynnistyi V-S kirjasto ja 2008 V-S kirjastot näkyväksi verkossa (maakuntatasoisia) Uusina projekteina VaskIT ja Asiakkaan kirjasto (vaski-tasoisia) OPM-rahoitus Perinteinen maa-kuntakirjastotoiminta Maakunta-aineiston digitointi Maakuntakirjastotehtävä ja -avustus 8

VASKI-TOIMINTA JA ASIAKKAAN KIRJASTO –PROJEKTI

VASKI-TOIMINTA: 1. Järjestelmän uudistaminen: 1.1 Kansallisen digitaalisen kirjaston asiakasliittymän pilotointi 1.2 Asiakasliittymän hankkiminen 1.3 Tuotantojärjestelmän uusiminen ja käyttöpalvelujen hankkiminen 1.4 Yhtenäinen asiointialue 2. Yhteiset toimintaperiaatteet ja toimintatavat: 2.1 Kts. järjestelmän uusiminen 2.2 Prosessien kuvaaminen, käyttösääntöjen laatiminen (tehty!) ja arviointi sekä päällekkäisyyksien poistaminen jne. 2.3 Palvelutuotteiden yhdenmukaistaminen (best practises) 3. Yhteiskäyttöinen ja yhteisin periaatteiden luotu kokoelma: 3.1 Vaski-kokoelmaselvityksen tekeminen 3.2 Yhteisten kokoelmalinjausten laatiminen 3.3 Kokoelmavastuujaon tekeminen 4.0 Yhteinen logistiikka ja hankintayhteistyö: 4.1 Nykytilan arviointi ja uuden mallin suunnittelu 4.2 Laajentuneen Vaski-alueella logistiikkakilpailutus 4.3 Aineistojen yhteiskilpailutus 5. Kirjastojen yhteiskunnallisen hyödyn esille tuominen 5.1 Kirjastojen verkostojen aktivointi (3. sektori jne.) 5.2 Vaski-tulosten markkinointi 6. Resurssien harmonisointi: 6.1 Kirjasto- ja henkilöstömenot 6.2 Aineistomäärärahat Yhteinen järjestelmä takaa aidon yhteisen asiakkuuden, alueellisen loggistiikan ja erikoistumisen Tärkeitä: Yhteinen järjestelmä Yhteinen kokoelmapolitiikka Palvelutuotteiden yhdenmukaistaminen

Asiakkaan kirjasto-projektin tavoitteet Uuden teknologian monipuolinen hyödyntäminen (esim. mobiilipalvelut) Kirjastojen laatukriteerien määrittäminen (ns. kirjastojen konseptointi) Vuorovaikutteisten ja monipuolisten verkkopalvelujen edelleen kehittäminen Yhteisen kokoelmapolitiikan laatiminen järjestelmäyhteistyön puitteissa Kirjastopalvelujen markkinoinnin tehostaminen Kuljetusten optimoiminen Projekti on alkanut 1.5. ja kestää vuoden 2011 loppuun. Nimetty projektipäällikkö ja projektisuunnittelija Mace Ojala 1.10. lähtien Tarkoituksena tuottaa elävät ja aktiiviset kirjastopalvelut asiakaslähtöisesti Kirjastojen konseptointi= määritellään eri kokoisten kirjastojen aukioloajat, palvelut tilat ja varustus ja tehdään aikataulu niiden harmonisoimiseksi pysyä mukana kustannusalan ja verkkomaailman muutoksissa ja viedä kirjasto sinne missä kansalaiset ovat (= vuorovaikutteisten ja monipuolisten verkkopalveluiden edelleen kehittäminen) Markkinoinnin tehostaminen ja kustannustehokkuus

PROJEKTISSA TOTEUTETTAVAT TEHTÄVÄKOKONAISUUDET JA OSATEHTÄVÄT