Työssä kirjoittaminen T010103 Puhe- ja kirjoitusviestintä Soili Fabritius 2011

Mitä pitäisi hallita tästä hetkestä eteenpäin mentäessä? ammatin kirjoittamistilanteet, vakiintuneet esitystavat (raportti, muistio, arkiviesti) tilanteeseen ja vastaanottajalle sopiva teksti ammattikieli oikeinkirjoituskäytänteet, asiatyyli ja viestin jäsentäminen (esim. myönteinen ja kielteinen viesti) rutiini tiimikirjoittaminen.

Mitä kirjoitetaan ja miksi? Eri tekstit työvälineiksi eri tilanteisiin: • tiedon säilyttäminen (raportti, muistio...) • tiedon välittäminen (sähköposti, kirje, muistio...) • tietojen vertailu (raportti...) • vaikuttaminen lukijan päätöksiin (aloite, lausunto, suunnitelma, raportti...) • ohjaaminen ja neuvominen (käyttöohje, reklamaation vastaus...) • asiakassuhteen ylläpito (sähköposti, suhdetoimintaviestit...).

Kenelle kirjoitetaan? • työkaverille, esimiehelle, alaiselle (työyhteisön sisällä yhteistä tietoa?) • asiakkaalle yhteistyökumppanille… Vastaanottajan lähtötiedot ja tavoitteet kannattaa selvittää tarkasti jo suunnitteluvaiheessa! Kuka on lukija? Mitä lukija tietää asiasta? Millaisia odotuksia hänellä on? Miten hän asennoituu asiaani? Mihin hän käyttää tekstiäni? Mitkä asiat ovat hänelle tärkeitä?

Yhteiskirjoittaminen tavallista… …esimerkiksi, kun • jatketaan toisen tekstiä (esityslista -> muistio, aloite -> sopimus, projektisuunnitelma -> raportti...) kirjoitetaan yhdessä (hankesuunnitelma, tuotteen määrittelydokumentti, käyttöohje...) annetaan ja saadaan palautetta teksteistä, muutetaan sen perusteella (esite, tuotteen dokumentaatio...) päivitetään edellisistä teksteistä uusia versioita (toimintaohje, tuotekuvaus, projektiraportti...).

Yhteiskirjoittamisen edut ja haitat + Kirjoittajat täydentävät toisiaan, ja tekstin sisältö on todennäköisesti parempi kuin yksin kirjoitettaessa. + Kirjoittajat toimivat samalla kriitikoina ja tekstin vastaanottajina. - Kirjoittajien työskentelytyylit ja tekstimieltymykset voivat olla erilaisia. - Teksti voi valmistua hitaammin.

Kappaleiden jäsentäminen Asiakokonaisuus = kappale. Olet onnistunut kirjoittamaan ehjän kappaleen, jos pystyt keksimään sille otsikon. Ei yhden virkkeen / yhden sivun kappaleita!

Idea- ja tukivirkkeet • Jokaisessa kappaleessa on oltava ideavirke. Ideavirke sisältää ydinajatuksen. Sijoitetaan useimmiten kappaleen alkuun, joskus myös loppuun (tai molempiin). •Tukivirkkeet perustelevat, selittävät, täsmentävät.

Virkerakenne Yksi virke = yksi asia Käytä vaihtelevasti Vältä pelkkien päälauseiden käyttöä: VÄLTÄ: Surureaktiot voivat olla voimakkaita. Ammattiapua voidaan hakea silloin. Perheenjäsenten ja ystävien tuki riittää monelle surevalle. SIDO: Jos surureaktiot ovat voimakkaat, niin on syytä hakea asiantuntija-apua. Kuitenkin monelle surevalle riittää perheenjäsenten ja ystävien tuki.

Sujuvan tekstin… tuntee siitä, että sanat ovat tuttuja sanat ovat lyhyitä virkkeet ovat lyhyitä (yli 15 sanan virke on liian pitkä). Esimerkki liian pitkästä virkkeestä: “Ongelma korostuu bioinformatiikkapalvelujen kohdalla, koska niitä kehittävät myös vähemmän ohjelmistokokemusta omaavat henkilöt, jotka eivät välttämättä hyödynnä ohjelmistokehitystyökaluja, joiden käyttö helpottaa huomattavasti määrittelyjen kanssa työskentelyä.”

Vältä rönsyilyä Tarkista sanojen tarpeellisuus. VÄLTÄ: Suru on yleismaailmallinen ilmiö. Se on kokemus, joka kohtaa ihmisen ennemmin tai myöhemmin. LYHENNÄ: Suru on kokemus, joka kohtaa ihmisen ennemmin tai myöhemmin. Turhat rönsyilyt pois. Aloitus ja lopetus ovat avainkohdat.

Lähteet Hopeavuori, Tuula 2010. Työssä kirjoittaminen. T010103 Puhe- ja kirjoitusviestintä 3 op. Opintojakson oppimateriaali syksyllä 2010. Oulu: Oulun seudun ammattikorkeakoulu, tekniikan yksikkö. Kauppinen, Anneli – Nummi, Jyrki – Savola, Tea 2009. Tekniikan viestintä. Helsinki: Edita Publishing. Paukkunen, Ulla 2011. Tekstin luettavuus. Oppimateriaali. Oulu: Oulun seudun ammattikorkeakoulu, sosiaali- ja terveysalan yksikkö.