TÖIDEN PRIORISOINTI JA AJAN HALLINTA Toimintaryhmien ja TE-keskusten hyviä käytäntöjä Koulutus Manner-Suomen maaseutuohjelman hanketukien sisällöstä ja valtioneuvoston asetuksesta, Vantaa 27.-28.8.2007 27.-28.8.07, Vantaa

Töiden järjestelytaito. Millä käytännön keinoilla ajan voi saada riittämään? Mitä käytännön keinoja on ajan hallintaan? Stressiä sopiva määrä. Etukäteen asioiden suunnittelu, ENNAKOINTI, etukäteen mietitty asia on helpompi toteuttaa ja samalla kiireelliset ajankohdat on tiedossa. Töiden järjestelytaito. Työsuunnitelmaa pitää tarkistaa jos tulee muutoksia. On myös etukäteen hyvä miettiä hetket milloin tarkistukset tekee. Hyvä työnjako Työtavat -> uusien työtapojen kehittäminen (motivaatio siihen). Työnhallinta ja kontrolli Tiedostaa aikavarkaat -> silloin voi työstää niitä ja päästä niistä eroon. 27.-28.8.07, Vantaa

Jokaisella ihmisellä on erilainen tapa hallita aikaa ja työtapojaan. Millä käytännön keinoilla ajan voi saada riittämään? Mitä käytännön keinoja on ajan hallintaan? Panostaa asiakirjojen (sähköinen ja paperit) järjestyksessä pitämiseen ja siisteyteen. Itsekuria. Ajanhallintaa riittää tavallinen kalenteri! Ja yllättäville asioille kannattaa varata aikaa. Raportoinnin suunnittelu ja miettiä etukäteen minkälaisiin asioihin joutuu vastaamaan. Kirjoittaa raporttia heti hankkeen / raportointiajan alusta lähti. Päivittää raporttia esim. kuukausittain. Jokaisella ihmisellä on erilainen tapa hallita aikaa ja työtapojaan. Tekee asiat kerralla kunnolla. 27.-28.8.07, Vantaa

Tekee asiat kerralla kunnolla. Ei pyöritellä papereita edes takaisin. Millä käytännön keinoilla ajan voi saada riittämään? Mitä käytännön keinoja on ajan hallintaan? Tekee asiat kerralla kunnolla. Ei pyöritellä papereita edes takaisin. Ajattelee yhtä asiaa ja huolta kerrallaan Ei häiritse työkaveriaan ainakun jotain tulee mieleen, vaan kerää ne käy yhdellä kerralla läpi. Minimoida koulutusten ja kokousten määrä. Kokoukset tiiviinä. Kalenteri kannattaa täyttää vain puoliksi. Vähintään yksi päivä viikossa pitäisi olla "vapaana" tehdä esim. yllättäviä töitä. 27.-28.8.07, Vantaa

Miten käytännössä voi priorisoida työtehtäviä? Tavoitteiden priorisointi ja koko tiimin työn ennakointi. Tavoitteet selkeät. Esimies auttaa töiden priorisoinnissa. Itsekuria töiden tekemiseen prioriteetti järjestyksessä... ettei ala tehdä vain mukavia asioita. Tekee ensimmäisenä hankalimmat hommat, ettei jää roikkumaan keskeneräisiä töitä. Ettei turhaan lykkää niitä. Rajaa "turhat" asiat suoraan pois. Heti roskiin. Osaa sanoa EI, turhille ja ehkä joskus jopa tärkeillekin asioille. Katsotaan säännöllisesti koko tiimin hommat ja ajankohtaiset asiat läpi esim. viikkopalaverissa. 27.-28.8.07, Vantaa

Miten toiminnanjohtaja, hankesihteeri, muut työntekijät ja hallitus voivat auttaa ajan hallinnassa? Mitä muuta hallituksen jäsenet voisivat tehdä kokousten ulkopuolella. Hallituksen kokoukset napakoita ja aikataulut etukäteen mietitty -> niistä pidetään kiinni. Siellä missä hallituksen jäsenet muutekin ovat mukana, kertovat toimintaryhmästä pienen esittelyn. Hallitus osallistuu tärkeimpien asioiden priorisointiin. Hallituksen puheenjohtajan ja toiminnanjohtajan tulee huolehtia mm. selvistä tehtävänkuvista, työssä jaksamisesta ja hyvinvoinnista jne... 27.-28.8.07, Vantaa

Miten toiminnanjohtaja, hankesihteeri, muut työntekijät ja hallitus voivat auttaa ajan hallinnassa? Etukäteen hallitukselle ja kunnille lista tapahtumista ja muista tilaisuuksista. Eri toivijat voivat ennakoida tulevia asioita ja tietävät myös kokonaisuuden. Hallituksen jäsenet käy esim. ohjausryhmissä / jakaa työtä TE-keskuksen ja työntekijöiden kanssa. Hallituksen jäsenet hoitavat mm. kuntakierrosten ja aktivointitilaisuuksien järjestelyyn ja osallistumiseen. Kunnan "maaseutu" vastaa auttaa myös niissä. 27.-28.8.07, Vantaa