010761001 Projektinhallinta http://www. it. lut 010761001 Projektinhallinta http://www.it.lut.fi/kurssit/04-05/010761001/ Luento 2 Kalle Ikkelä

Sisältö Projektin valinta yrityksessä Projektin hallinnan tehtäviä Projektin aloitus Ryhmätyöskentely projektissa Palaverikäytännöt

Strategiasta projektinvalintaan Asiakkaan tarpeet Osaaminen Tietotaito Teknologia- strategia Liiketoiminta- Kaupalliset tekijät Kehitys- projektit

Tuotekehitysprojektin valinta Asiakkaan tarve tärkein näkökohta ”Tärkeämpää kuin tehdä asioita oikein, on tehdä oikeita asioita.” (Peter Drucker) Kilpailijoiden toimenpiteet Yhteiskunnan ja ympäristön muutokset Uudet innovaatiot ja teknologiat Tuotteen ominaisuudet, kustannukset, tuotekehitykseen menevä aika sekä kustannukset

Projektien valintaryhmän tehtävät Hyväksyä käynnistettävät tehtävät Selvittää projektien sopivuus yrityksen strategiaan Asettaa projektin liiketoiminnalliset tavoitteet Nimetä projektipäällikkö Valvoa projektia tai nimetä valvontaryhmä Suorittaa kehitysprojektien välinen priorisointi

(T&K) Projektin rahoitus Asiakasprojektissa asiakas maksaa Sisäisessä tuotekehitysprojektissa mukana TEKES, KERA EU Yliopistojen tutkimusprojektien rahoittajat TEKES Firmat

Rinnakkainen tuotekehitys Tuoteprojektin kaikissa vaiheissa alusta alkaen on mukana Markkinointi Tuotekehitys Materiaalitoiminnot Valmistus Projektin jokaisen vaiheen yhteydessä arvioidaan kaikki osa-alueet ja päätetään jatkosta.

Sisältö Projektin valinta yrityksessä Projektinhallinnan tehtäviä Projektin aloitus Ryhmätyöskentely projektissa Palaverikäytännöt

Project Management: The 4 P’s People — the most important element of a successful project Product — the software to be built Process — the set of framework activities and software engineering tasks to get the job done Project — all work required to make the product a reality

Projektin kulku Projekti Seuranta ja ohjaus Linjaorganisaatio Suunnittelu Käynnistäminen Seuranta ja ohjaus Päättäminen Projektisuunnitelma* ja muu projektiin liittyvä materiaali Loppuraportti Lähtötiedot: tavoitteet, reunaehdot, rajoitteet... Linjaorganisaatio Projektiorganisaatio Tuote Seurantaraportit Ohjaus Päätösraportti Huom! Projektisuunnitelman aloitus voidaan tehtä linjaorganissa, mutta viimeistellään yleensä projektiorganisaatiossa.

Linjajohdon henkilöstötehtävät Päättää seuraavista työntekijän asioista: nimike ja ylennykset organisaatiossa palkka bonukset ylityöt vastuut työtehtävät Projektipäälliköllä ei siis ole vastuuta näistä! Vai onko?

Projektiorganisaatio TOIMITTAJA TILAAJA ALI- HANKKIJAT Linja- johto Projekti- päällikkö JOHTO- RYHMÄ Projekti- ryhmä Käyttäjät Osa- projekti 2 projekti N projekti 1 Projektiryhmä Projektin valvoja Tuki- henkilöt Projektiryhmä

IT-projektiorganisaatio Arkkitehti (eli tekninen pp) Projektin asettaja Osaprojekti- päällikkö 1 Suunnittelija Testaaja Projektin valvoja tai ohjausryhmä Projekti- päällikkö Osaprojekti- päällikkö 2 Dokumentoija Tukitoiminnot asiantuntijat laatuinsinööri konfiguraation hallintainsinööri muut tarvittavat erikoisroolit Projekti- sihteeri Osaprojekti- päällikkö N

Matriisiorganisaatio Projektijohtamisorganisaatio muodostuu usein matriisiorganisaation tyyppiseksi Soveltuu jos organisaatiossa on yli 100 henkilöä ja projekteja yli 10 Matriisiorganisaatiossa osaaminen jakautuu kolmeen toiminta-alueeseen Tulosyksikön johto Projektien johto Asiantuntijat

Matriisiorganisaatio Projekti 1 Projekti 2

Matriisiorganisaation edut Ammatillinen erikoistuminen voidaan viedä pitkälle Työkuormitus saadaan tasaiseksi, kun heitä voidaan ”joustavasti” siirtää projektien välillä Yhdessä projektissa opittu siirtyy muille projekteille Johdolla paremmat mahdollisuudet ohjata resurssien käyttöä ja priorisoida projekteja Matriisiorganisaatio voi poistaa päällekkäistä kehitystyötä ja siten alentaa kustannuksia Asiantuntijoiden linjaesimies pysyy samana vaikka projekti vaihtuu

Matriisiorganisaation haitat Päätöksenteko monimutkaistuu Projektien väliset kiistat resursseista ovat yleisiä Organisaatio voi byrokratisoitua Matriisiorganisaatio vaatii luotettavasti toimivaa projektien aika- ja resurssisuunnittelua Mikäli resurssi ei vapaudu suunnitellusti saattaa toinen projekti myöhästyä

Projektinhallinnan tehtävät projektin laatu projektin riskit projektimittarit kustannusten arviointi projektin aikataulu kommunikointi ja raportointi projektin henkilöresurssit projektin muut resurssit projektin etenemisen seuranta

Projektipäällikkö Projektipäällikköä voidaan verrata pienen yrityksen toimintajohtajaan: motivaatio saada projekti onnistuneesti toteutetuksi projektiryhmän sitouttaminen tavoitteen saavuttamiseksi projektille voidaan järjestää tulospalkkausjärjestelmä

Projektipäällikön tehtävät Laatia projektisuunnitelma yhteistyössä projektiryhmän kanssa Käynnistää projektiryhmän työskentely ja ohjata ryhmää Johtaa projektin toimeenpanoa, tehtävien antoa ja valvoa työn edistymistä Raportointi Varustaa projektiryhmä tarvittavilla tiedoilla ja koulutuksella Laatia projektin loppuraportti ja suorittaa projektin päättäminen

Projektipäällikön on… Tunnettava projektin johtamis- ja ohjausmenettelyt Tehtävä päätöksiä jämäkästi Tunnettava projektin tehtäväalue ja käytettävät tekniikat Nautittava luottamusta ja avustettava projektihenkilöstöä Pyrittävä ennaltaehkäisemään riskejä ja ongelmia ja hallita muutoksia

Projektiryhmän jäsenen tehtävät Osallistua projektisuunnitelman laatimiseen ainakin oman työnsä osalta Huolehtia omista tehtävistään laadullisesti hyvin niin nopeasti kuin mahdollista Raportoida työn edistymisestä pp:lle Dokumentoida työnsä tulokset Noudattaa päätettyjä teknisiä standardeja Kehittää omaa ammattitaitoaan ja työmenetelmiä

Projektin asettajan tehtävät Päättää projektin aloittamisesta, keskeyttämisestä ja päättämisestä Nimeää projektin johtoryhmän Vastaa viimekädessä, että projektilla on käytettävissä tarvittavat resurssit Ratkaisee mahdolliset projekti- ja linjaorganisaation väliset kiistat

Johtoryhmän tehtävät Määrittää projektin ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavoitteet Nimetä projektipäällikkö: paras valinta on henkilö, jolla on kokemusta, toimialaosaamista ja tunneälyä Hyväksyä projektipäällikön laatima projektisuunnitelma Antaa projektille sen tarvitsemat resurssit Tehdä projektin kannalta keskeiset päätökset Hyväksyä projektin tulos Päättää projektin lopettamisesta

Projektien sudenkuoppia 1/2 Kaikkea mahdollista nimitetään projekteiksi Puhutaan projekteista, mutta asioita ohjaavat linjapäälliköt Projekti annetaan henkilöille ”muiden töiden ohella” Ei osata käyttää projektin ohjauksen menetelmiä Suunnitelmallisuus ja valvonta puuttuu

Projektien sudenkuoppia 2/2 Ei ole projektiohjeistoa, kukin toimii miten parhaaksi näkee Asenteet ”Ei minun työtäni voi aikatauluttaa” Johdon informaatiojärjestelmät puutteellisia, ei tunneta projektien tilannetta tai henkilöstön kuormitusta Projektien aloitus ja lopetus lipsuvia Ammattitaitoisten projektipäälliköiden puute

Projektijohtamiskulttuuri 1/2 Projektien itsenäisyyttä ja omajohtoisuutta tuetaan Projektipäälliköille annetaan riittävät valtuudet ja toimintaedellytykset Projektit perustuvat strategisiin suunnitelmiin ja toteuttavat niissä asetettuja tavoitteita Käytetään projektinhallinnan menetelmiä

Projektinjohtamiskulttuuri 2/2 Tulosjohtaminen on viety projektitasolle Projektien ohjaukseen on yhteiset toimintamallit ja pelisäännöt Henkilöstö on koulutettu projektitoimintaan Projektipäällikölle on suunniteltu urakehitys

Nelostie Oy (1/2) Valtatie 4 rakennettiin projektimaisesti. Nelostie Oy rakensi tien ja vastaa sen ylläpidosta vuoteen 2012 saakka, jolloin valtio saa tien omakseen. Nelostie Oy saa 2,5 euroa jokaisesta autosta, joka ajaa Järvenpäästä Lahteen. Koska automaksut alkoivat vasta kun tie valmistui, oli projektin nopea toteutus rahallisesti merkittävää.

Tie valmistui marraskuussa 1998 vuoden aikataulustaan edellä! Nelostie Oy (2/2) Tie valmistui marraskuussa 1998 vuoden aikataulustaan edellä! On arvioitu että kustannukset ovat 15-20% pienemmät kun rahoitus järjestetään koko projektille kerrallaan, sen sijaan että rahat jaetaan vuosittain lisätietoja: www.nelostie.net