Konsernijaosto, demokratiatyöryhmä 23.4.2012/MT Poliittisen päätöksenteon vaihtoehtoja sekä sopimusohjausmallin kertausta: Konsernijaosto, demokratiatyöryhmä 23.4.2012/MT

Poliittisen organisaation malleja ja vaihtoehtoja Kuntalain 17 §:n mukaan: Kunnan toimielimiä ovat valtuuston lisäksi kunnanhallitus, lautakunnat ja johtokunnat, niiden jaostot sekä toimikunnat. Perinteinen lautakuntamalli Lautakunnalla tarkoitetaan toimielintä, joka toimii kunnanhallituksen alaisena ja hoitaa niitä pysyväisluonteisia tehtäviä, joita valtuusto kunnan hallinto-organisaatiosta sekä toimivallan jaosta ja tehtävistä päättäessään on sille antanut. Perinteisellä lautakuntamallilla tarkoitetaan sektorikohtaista (substanssi) lautakuntamallia. Valiokuntamalli Lautakunnat ovat ainoastaan valtuutetuista koostuvia valiokuntia. Valiokunnilla rooli valtuuston päätösten valmistelussa. Malli korostaa valtuutettujen roolia kunnan kehittämisessä ja ohjauksessa. Esim. Kempeleen malli.

Ministerimalli Kaupunginhallituksen jäsenet toimivat myös lautakuntien puheenjohtajina. Esim. Paltamo malli HUOM! Edellä esitetyt mallit voivat olla kunnassa käytössä myös samanaikaisesti. Hallintosäännössä voidaan säätää, että hallituksen jäsenet/osa jäsenistä ovat lautakuntien puheenjohtajia ja kaikki lautakuntien jäsenet ovat valtuutettuja.

Luottamushenkilöorganisaation perusmallit: Perinteinen lautakuntamalli Valiokuntamalli Ministerimalli Keskeinen periaate Korostaa laajaa poliittista osallistumista toiminnan perustasolla Korostaa valtuutettujen vastuuta ja roolia kunnan kokonaisjohtamisessa Korostaa kunnanhalli-tuksen valmistelu- ja ohjausvastuuta Organisaationäkemys Hierarkkisuus Järjestelmäkeskeisyys Sektorikohtaisuus Joustavuus Tehtäväkeskeisyys Toiminnan ohjattavuus Asioiden valmistelu Laaja-alaisuus Korostaa viranhaltijoiden valmistelu- ja esittelytehtävää On järjestettävissä eri tavoin Tukee luottamushenkilöiden osallistumista valmisteluun Korostaa hallituksen ja lautakuntien puheen-johtajien roolia valmistelun ohjaamisessa Päätöksentekonäkemys Moniportaisuus Edellyttää suurta delegointiastetta Tehokkuus Korostaa hallituksen roolia suhteessa lautakuntiin Suhde kuntalaisiin Lautakuntien jäsenet kuntalaisten edustajina Valtuutetut kuntalaisten edustajina Lautakuntien jäsenet kuntalaisten edustajia

Luottamushenkilöorganisaation perusmallit: Perinteinen lautakuntamalli Valiokuntamalli Ministerimalli Strategiaohjaus Hajautettu strategiatehtävä Korostaa valtuuston roolia Korostaa hallituksen/ valtuuston roolia Luottamushenkilö-rooli Substanssiasiantuntijuus korostuu edustuksellisuuden rinnalla Korostaa osallistumista kunnan kokonaiskehit-tämiseen Korostaa poliittista vastuuta edustukselli-suuden rinnalla Ongelmakohtia Jäykkyys Tehottomuus Poliittisen vastuun hämärtyminen Vaikea hallittavuus Kuormittaa valtuutettuja Keskittää tehtäviä Valiokuntien ja hallituksen välinen työnjako Kuormittaa hallituksen jäseninä toimivia lauta-kuntien puheenjohtajia Hallituksen sisäiset ristiriidat Ristiriidat lautakuntien puheenjohtajien ja esittelijöiden välillä Uudistusnäkökulma Lautakuntamallissa on mahdol-lista rikkoa sektorikohtaisuus Mahdollistaa valtuusto-työn uudistamisen ja valtuutettujen uuden roolin Mahdollistaa parlamenta-rismin kokeilun kunnalli-sessa päätöksenteossa

Luottamushenkilörakenteen pohdintoja: Päätöksenteon tehokkuus; Pienet luottamuselimet tehostavat päätösten tekemistä? Suuret luottamuselimet hidastavat päätöksentekoa? Lautakuntien jäsenmäärien optimikoko Imatran kaupungissa? Tulisiko lautakuntien jäsenmäärää vähentää 13 jäsenestä 11 jäseneen? Ohjauksen muodot; Tiivis organisaatiorakenne luo edellytyksiä päätösvallan delegoinnille ja toiminnan joustavuudelle. Osallistumisen laajuus; Osallistumispohjan laajentaminen (lautakuntien lukumäärän kasvattaminen) johtaa hajanaiseen rakenteeseen ja suuriin luottamuselimiin? Mikä on lautakuntien lukumäärän optimikoko Imatran kaupungissa? Nykyisin kolme ns. substanssilautakuntaa omassa organisaatiossa. Tuleeko lukumäärä pitää ennallaan?

Sopimusohjausmallin (Tiltu) -toimintatapa: Määritelmä: Tilaaja-tuottaja-toimintatavalla tarkoitetaan julkisten palveluiden järjestämisen organisoimista siten, että palvelun tilaajan ja tuottajan roolit erotetaan toisistaan. Tilaajana toimii julkinen taho, esimerkiksi kunta (johtosäännöllä päätösvalta delegoitu esim. lautakunnalle). Tuottaja voi toimia joko kunnan oma tai sen ulkopuolinen organisaatio. Tilaajan ja tuottajan välistä toimintaa ohjataan sopimuksilla.

Sopimusohjaus-/Tilaaja-tuottajamalli: Tilaaja-tuottaja –toimintatapa on organisaatioiden sisäinen tai useiden organisaatioiden välinen ohjausjärjestelmä, jossa palvelujen tilaamisesta ja tuottamisesta vastaavat erilliset yksiköt ja organisaatiot (=lautakunta tilaajalautakunta). Erillisenä näistä rooleista nähdään lisäksi kokonaisuuden omistajan ja rahoittajan roolit (=kaupunginvaltuusto ja –hallitus). Tilaajan ja tuottajan välistä toimintaa ohjataan keskinäisillä sopimuksilla. Tämä tarkoittaa kunnan sisällä siirtymistä hierarkkisesta määräysvaltaan perustuvasta ohjauksesta sopimusohjaukseen. Tilaajan ja tuottajan on toteutettava kaupungin etua eli niillä on yhteinen intressi! Huomioi! Imatralla ei ole sopimusohjausmallissa tuotannon puolella suoraa erillistä poliittista edustusta!

Sopimusohjaus –mallilla tavoitellaan: asiakaslähtöisyyttä (=välittömän asiakaspalautejärjestelmän kehittäminen tärkeää!) paremmin ja nopeammin reagoivaa palvelutuotantoa (=joustava palvelutuotanto!) jatkuvaa tuotekehitystä ja palvelutuotteiden arviointia oman palvelutuotannon johtamisen liiketoiminnallista otetta läpinäkyvyyttä poliittisen ohjauksen strategista otetta!

Tilaajan (lautakunnat) tehtävät: Ydintehtävä: Palvelutarpeen ja sen kehityksen arviointi sekä palvelujen hankinta ja kilpailuttaminen. Tilaamista johtavat luottamushenkilöt (=lautakunnat). Luottamushenkilöt määrittelevät mitä palveluita kunnan verotuloilla hankitaan. Tehtävät: ratkaista palvelukokonaisuudet, solmia sopimukset tuottajan kanssa, turvata, että palvelujen käyttäjät saavat määrällisesti ja laadullisesti sopivan palvelun, laadunvarmistus, järjestää tuottajien kilpailutus ja valita tuottaja, valvoa ja seurata tuottajan toimintaa, vastata arvioinnin kehittämisestä, vastata viranomaistoiminnan johtamisesta, palveluiden tarpeen arviointi ja kyky priorisoida, palveluverkko- ja investointisuunnittelu, vastuu alueen kokonaiskehittämisestä sekä ennaltaehkäisevän toiminnan ylläpitäminen, tilaajan on huolehdittava myös siitä, ettei huomio kiinnity vain toiminnan ohjaajan ja tuotannon ohjaajan väliseen suhteeseen, vaan palvelujen hankinnassa pitää tarkkailla myös palvelujen saajan ja palvelujen tarjoajan välistä suhdetta.

Tuottajan tehtävät: Palvelun tuottaja päättää, miten sovitut palvelut tuotetaan ja siten keskittyy selkeästi sovittujen palvelujen tuotantoprosessien hallintaan. Tuottaja vastaa tilatun palvelun laadusta tilaajalle ja tuottajalle. Tehtävät: hankkia palvelun tuottamiseen tarvittavat tuotannontekijät (pääoma, työvoima, toimitilat), vastata tuotannontekijöiden kunnossapidosta ja kehittämisestä, laatia tarjouksia ja solmia sopimuksia, seurata toiminnan tehokkuutta ja tuotantotaparatkaisujen hyötysuhteita, tuotteistaa palvelut ja toimittaa sovitut palvelut tilaajalle, laatia oma talousarvio ja käyttösuunnitelma, laskuttaa tilaajaa sopimuksen mukaan tuottamistaan palveluista sekä vastata sopimuksen ja talousarvion toteutumisesta, tuotantoprosessien kuvaaminen, palvelujen tuotteistaminen ja hinnoittelu, jatkuva tuotekehittely, kustannustehokkuuden hallinta ja laadun järjestelmällinen ylläpitäminen, tilausten ”kannattavuus” ja lisätilausten jatkuvuuden turvaaminen, informoida tilaajaan tuottajan kompetenssista ja havaitsemistaan uusista palvelutarpeista/palveluista.

Omistajan rooli (kaupunginvaltuusto ja –hallitus) Ohjaa ja johtaa sekä tilaaja- että tuottajapuolta. Tuottajalle omistaja asettaa tehokkuus- ja taloudellisuustavoitteita. Omistajan on kannettava huolta tuottajan toimintakyvystä ja pyrittävä myötävaikuttamaan tuotantotoimintaan siten, että tehokkuusvaatimukset saavutetaan. Omistaja ratkaisee myös sellaiset kysymykset, joissa tilaaja ja tuottaja eivät pääse sopimukseen tai joissa syntyy epäselvyyksiä.

Tilaajan ja tuottajan välinen ohjaussuhde: Menestyksekäs toimintatavan hyödyntäminen edellyttää, että sopijapuolilla on riittävä itsenäisyys toiminnassaan. Sisäiset sopimukset syntyvät pitkälle ”kumppanuusneuvottelujen” kautta. Huomioitava, että viime kädessä vastuun ja riskit kantaa tilaaja ja tilaajalle suunnattujen resurssien kautta kaupunginvaltuusto – ja hallitus omistajan ja rahoittajan rooleissaan.

Sopimusohjausmallin haasteita: Tilaajatoiminta edellyttää korostunutta poliittista näkemystä ja vallankäyttöä. Tilaajalautakunnan toimintaa ohjaa strategiat, talous, tilaukset ja sopimukset. Tilaajalautakunnan toiminnan ei tule kohdistua liiaksi tuotannon päätösvaltaan kuuluviin asioihin! Tilaajan osaaminen oltava riittävällä tasolla. Tilaajalautakuntien luottamushenkilökoulutukseen panostettava.

Lähteet: Suomen Kuntaliitto; Kehittyvät tilaaja-tuottajamallit suomalaisissa kaupungeissa 2010 FCG-koulutus; Luottamushenkilöorganisaation uudistaminen 13. – 14.3.2012 (osia koulutusmateriaalista) Mallikuntia; Hämeenlinna, Kempele ym.