isännöintipalvelujen sopimushallinnan työkalut KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Kiinteistönhoito- ja isännöintipalvelujen sopimushallinnan työkalut kevät 1998 - alkuvuosi 2000

KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Tavoite Projektin tavoitteena oli selkeiden työkalujen kehittäminen kiinteistönhoito- ja isännöinti-palvelujen tilaajien ja tuottajien välille. Tavoitteena oli myös, että kehitystyö tukee kiinteistötiedon hallintaa, huoltokirjan käyttöönottoa ja tehokasta hyödyntämistä sekä alan palautejärjestelmän kehittämistä.

KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Tutkimuksen toteutus projekti toteutettiin kiinteistönhoidon ja isännöinnin työryhmissä mallit sekä asuin- että toimitilakiinteistöille ohjausryhmässä YM, Tekes, KIHO, UAY, RAKLI, ASRA, IL, IYL, Kuntaliitto ja SKL SKL koordinoi

Projektin sisältö KH & I YSE 2000 KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Projektin sisältö KH & I YSE 2000 Tuotekirjasto: rakenne, nimikkeet, kuvaukset Vastuunjako ja -rajat Kiinteistöstrategia, ylläpitotason määrittely Sopimusohjelma Palvelutuottajan valintamenettely Tarjouspyyntö, tarjous, sopimus Esimerkit

KIINTEISTÖNHOIDON JA ISÄNNÖINNIN SOPIMUSPROSESSI YLLÄPITOTASON MÄÄRITTELY PALVELUPAKETIN LAADINTA SOPIMUSOHJELMAN LAADINTA PALVELUTUOTTAJAN VALINTAKRITEERIEN ASETTAMINEN TARJOUSPYYNNÖN LAADINTA JA LÄHETTÄMINEN SOPIMUSNEUVOTTELUJEN KÄYMINEN TARJOUKSEN LAATIMINEN JA JÄTTÄMINEN KIINTEISTÖSTRATEGIAN LAADINTA SOPIMUKSEN LAADINTA JA ALLEKIRJOITUS TILAAJA TOIMEKSISAAJA TILAAJA JA KIINTEISTÖNHOIDON JA ISÄNNÖINNIN SOPIMUSPROSESSI

Asumisen, omistamisen ja ylläpidon tavoitteet KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Asumisen, omistamisen ja ylläpidon tavoitteet Miten valistunut ja aikaansa seuraava asunto-osakeyhtiön osakkeenomistaja haluaisi, että yhtiössä hallinto, talous, asuminen ja kiinteistön ylläpito on hoidettu silloin, kun se on hoidettu parhaalla mahdollisella tavalla?

Ylläpitotason määrittely KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Ylläpitotason määrittely Päätetään eri ylläpidon osille tasot kiinteistöstrategian mukaisesti Kootaan tasojen mukaisesti palvelupaketit Tuotteiden valitut tasot voivat vaihdella kunhan kokonaisuus säilyy valitulla tasolla

KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Ylläpitotasot

Palvelupaketin laadinta KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Palvelupaketin laadinta Tuotekirjasto Esimerkkipaketit Valittu ylläpitotaso Vastuurajaukset Nimikkeet ja/tai tuotekuvaukset

Kiinteistönpidon tehtävä- ja tuoteluettelo KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Kiinteistönpidon tehtävä- ja tuoteluettelo Kiinteistönpidon tuotenimikkeistö Sopimuskohtainen palvelupaketti Palveluryhmät Isännöinti Hallinto Taloudenhoito . Teknisten järjes- telmien hoito Lumityöt jne. ISÄNNÖINTI- SOPIMUS Kunnossapito ja korjausrakentaminen Tukipalvelut Hoito ja huolto Ulkoalueiden hoito KIINTEISTÖNHOITO- SOPIMUS Siivous Jätehuolto Vartiointi Muut

KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Vastuunjako ja -rajat Työnjako isännöitsijän, kiinteistö- palveluyrityksen ja tilaajan välillä Palvelupaketin kattavuus Muut toimijat

Sopimusohjelma Kiinteistönomistajan tahdonilmaus Kuvaa kauppatapaa KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Sopimusohjelma Kiinteistönomistajan tahdonilmaus Kuvaa kauppatapaa Kirjataan keskeiset tavoitteet Kuvataan yhteistoiminnan pelisäännöt Laaditaan tarjouspyynnön liitteeksi Käytetään kaikissa sopimuksissa

Pelisäännöt Yhteistyö Sopimusohjelma KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Sopimusohjelma 1. Tilaajan tavoitteet ja yhteistyö 2. Sopimusaika 3. Sopimustehtävien suorittaminen 4. Toimeksisaajan resurssit 5. Tilaajan organisaatio 6. Vakuutukset 7. Tilaajan myötävaikutusvelvollisuus 8. Sopimushinnat ja maksaminen 9. Sopimuksenaikainen toiminta 10. Erimielisyydet 11. Tarjous Pelisäännöt Yhteistyö

Palvelutuottajan valintamenettely KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Palvelutuottajan valintamenettely Valintakriteerien määrittely Kartoita kyvykkäät ja luotettavat palveluntuottajat Lähetä tarjouspyyntö valitsemillesi tuottajille - rajoitettu kilpailu Vertaile ja arvioi riskit Tee perusteltu päätös Kyvykkyys Luotettavuus

Kriteerien asettaminen KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Kriteerien asettaminen Päätöksen tarkoitus Valintakriteerien tunnistaminen Karsinta- ja vertailukriteerien luokittelu Tärkeimmän vertailukriteerin tunnistaminen Vertailukriteerien painottaminen Kriteeristön oikeellisuuden tarkistaminen

Tarjouspyynnön liitteet KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Tarjouspyynnön liitteet Kiinteistönpidon strategiset tavoitteet Kiinteistön perustiedot, yhtiöjärjestys Tehtävät, palvelu- ja laatutasokuvaukset Vastuunjako ja -rajat Sopimusohjelma Valinnan kriteerit Tarjouslomake Sopimusluonnos

Tarjous Tarjouskirje Tarjouksen hintaerittelyt Tarjottu palvelupaketti KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Tarjous Tarjouskirje Tarjouksen hintaerittelyt Kokonaishinta ja yksikköhintaluettelo Tarjottu palvelupaketti

Tarjouksen antaminen Aina tarjouspyynnön mukainen KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Tarjouksen antaminen Aina tarjouspyynnön mukainen Vaihtoehtotarjous erikseen Verot, eläkevakuutukset, ennakon-pidätykset, arvonlisäverovelvollisuus Sopimusohjelmassa ohjeet Asiakaspalvelut, omistussuhteet, henkilöstö, tietojärjestelmät, referenssit, tilinpäätöstiedot, alihankkijat

Sopimusneuvottelut Kokouksen avaus ja järjestäytyminen KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Sopimusneuvottelut Kokouksen avaus ja järjestäytyminen Läsnäolijoiden toteaminen Todistukset, jos eivät olleet tarjouksen liitteenä Tarjousaineisto ja sen täsmennykset Palvelukokonaisuuden tavoitteet Kiinteistönhoitokokonaisuudet Vastuurajat Veloitusperiaatteet Lisä- ja muutostyöperiaatteet Yhteistyön periaatteet Laadunvarmistusmenettelyt Palvelutuottajan resurssit ja aikataulu Sopimusluonnos Kiinteistökäynti Kokouksen päättäminen

Sopimus Sopimuskohde Sopimuksen osapuolet Toimeksiannon sisältö KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Sopimus Sopimuskohde Sopimuksen osapuolet Toimeksiannon sisältö Sopimuksen voimassaolo Maksuperuste ja sopimushinta Maksuehdot Hinnantarkistusmenettely Sopimusasiakirjat ja pätevyysjärjestys Allekirjoitukset

KH & I YSE 2000 KH-YSE 1991 Uuden ja vanhan YSE:n eroja KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Uuden ja vanhan YSE:n eroja Rakennusurakan YSE 1998 Isännöinti ja kiinteistönhoito yhdessä Tavoitteellinen sopimussuhde Ympäristö ja laadunvarmistus Irtisanomisaika 3 kk Sopimuksen siirtoa helpotettu Alihankkijoiden käyttöä selvennetty Sopimuksen muuttaminen joustavampaa Sopimussuhteen päättämistä täydennetty Erimielisyydet ensisijaisesti neuvotteluteitse KH & I YSE 2000 KH-YSE 1991

Yleiset sopimusehdot KH & I YSE 2000 KIINTEISTÖNHOITO- JA ISÄNNÖINTIPALVELUJEN SOPIMUSHALLINNAN TYÖKALUT S. Äijälä Yleiset sopimusehdot KH & I YSE 2000 1§ Soveltamisala 2§ Tavoitteellinen sopimussuhde 3§ Sopimustehtävien suorittaminen 4§ Toimeksisaajan laadunvarmistus 5§ Sopijapuolten myötävaikutusvelvollisuus 6§ Sopimuksen siirto 7§ Alihankkijan käyttö 8§ Sopimushinnan maksaminen 9§ Sopimuksen muuttaminen 10§ Hinnantarkistus 11§ Sopimuksen päättäminen 12§ Ylivoimainen este 13§ Sopijapuolten vastuu 14§ Erimielisyydet 15§ Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys