Hankkeiden talouden seuranta ja maksatukset VaSiTe, OPEDA, Huippu 24.3.2011

Projektipäätös, rahoituspäätös Hallinnollinen päätös Sitoo myös päätöksen antajaa Voidaan poiketa vain uudella, muutospäätöksellä Määrittelee rahoituksen ehdot Liitteet

Projektin taloushallinto Yleistä: Moitteettoman varainhoidon periaate Tarkastustoimenpiteillä rahoittaja varmistaa Euroopan lainsäädännöstä johtuvien velvollisuuksien ja moitteet-toman varainhoidon vaatimusten noudattamisen hankkeen taloushallinnossa Rahoituspäätöksessä ja hyväksytyssä projektisuun-nitelmassa on hyväksytty hankkeen kokonaiskustan-nukset ja rahoitus Rahoituspäätöksessä on asetettu hankkeen toteut-tamisen ja rahoituksen maksamiseen liittyvät ehdot Rahoituspäätös liitteineen on projektihenkilöstön, myös taloushallintoa hoitavien käytettävissä Rahoituspäätöksen tiedot ovat budjettitietoja

Mitä on sovittava heti projektin alkuvaiheessa? Erilliskirjanpito osana hallinnoijan kirjanpitoa (=projektilla on oltava oma kohdenumero sekä hankkeen toteuttajan että osatoteuttajan virallisessa kirjanpidossa), oma talousraportti Talousraportin kustannusjaottelu (kustannuslajit) tulee olla maksatushakemuksen kanssa yhteensopivat Kustannuslajien ja projektikirjanpidon tilien sisältö tulee säilyä samana koko projektin toteutusajan ja esitetään samalla kustannuslajilla (jatkuvuus ja vertailtavuus rahoituspäätökseen) Projektikohtainen kirjanpidon ote kustannus-, rahoitus-, tulo- ja mahdollisesti taseeseen kirjatuista eristä tulee olla saatavissa Laskujen hyväksymiskäytänne sovitaan (dokumentointi) Laskujen selvityksistä tulee käydä ilmi, miten kustannus liittyy projektin toimintaan (kuka, mitä, missä, milloin ja miksi ja projektikoodi )

Työaikakirjanpito ja palkkojen kohdentaminen Työaikakirjanpidon tulee täsmätä palkkakirjanpitoon ja edelleen pääkirjanpitoon Projektin toteuttajan omat työajanseurantalomakkeet käyvät ehdolla, että niissä on samat tiedot kuin rahoittajan vaatimissa lomakkeissa (huom allekirjoitukset, ei sähköinen hyväksyntä riitä) Aiheuttamisperiaatteen mukainen kohdennus Asetuksen tasolla on säädetty pakollinen työajankirjanpito osa-aikaisesti projektille työskenteleville (projektityö + muu työ = kokonaistyöaika) Valtioneuvoston asetus rakennerahastoista osarahoitettavien menojen tukikelpoisuudesta 1079/2007, 4 §-palkkamenot

Erikseen raportoitavien kustannusten kirjanpito Eivät tule toteuttajaorganisaation viralliseen kirjanpitoon Näiden erien tositteita ja kirjanpitoa koskee samat vaatimukset tarkkuuden, selkeyden ja säilyttämisen osalta kuin virallista kirjanpitoakin Erikseen raportoitavat kustannukset tulee voida todentaa kolmannen osapuolen kirjanpidosta (todellisiin ja maksettuihin kustannuksiin perustuvat tiedot, esim. palkkakirjanpito) Projektin tositeaineisto sisältää kaikki erikseen raportoitaviin kustannuksiin liittyvät allekirjoitetut keräilylomakkeet ja kustannusten yhteenvetolomakkeet maksatusjaksoittain ja asianmukaisesti allekirjoitettuina

Tukikelpoiset kustannukset Tarkoituksenmukaisuus ja kohtuullisuus Projektille välttämättömiä Vain projektin toteutusajalta Tosiasialliset maksut Rahoituspäätöksessä hyväksytyt kululajit Kustannuksilla tulee olla suora yhteys projektiin Kaikki kulut tulee voida todentaa luotettavilla kirjanpito-dokumenteilla Alv tukikelpoinen, jos lopullinen kustannus Tukikelpoisuusasetus 1079/2007, Hallintoviranomaisten ohjeet, laki julkisista hankinnoista 348/2007

Kustannusten seurantavelvollisuus Hankkeen tulee seurata menolajien kertymää ja reagoida ajoissa, mikäli jokin menolaji uhkaa ylittyä, lääninhallitus hyväksyy 10 % ylityksen menolajissa, mikäli kokonais-kustannukset eivät ylity Seuraa kuukausittain kustannusten toteutumista projektin kirjanpidossa ja vertaa budjettiin Hyväksyttyä kokonaisbudjettia ei voi ylittää Menolajeja seurataan sentin tarkkuudella (budjetti euron tarkkuudella) Seuraa kuukausittain projektihenkilöstön työajanseu-rantojen raportointia

Tukikelpoiset kustannukset

Aineet, tarvikkeet ja tavarat Projektin työntekijöiden tarvitsemat perustyövälineet Eriteltävä, kenelle ja mihin käyttöön Kohdistettava oikean käytön mukaisessa suhteessa (laskelmat, perusteet) Pienhankinnat: ESR-hankkeissa TEM ohjeissaan suosittelee hankintojen rajaksi 1 000 € (alv 0%), sen ylimenevät hankinnat on tehtävä poistojen kautta Projektisuunnitelman mukaiset hankinnat

Henkilöstökustannukset Projektisuunnitelmassa hyväksytyn henkilöstön kohtuul-liset palkkakustannukset lakisääteisine sivukuluineen (työnantajan maksama osuus) Projektihenkilöstöstä kirjalliset ja allekirjoitetut toimen-kuvat, joista selviää tehtävä työ (osa-aikaisella projekti-työntekijällä myös toiminta organisaatiossa pitää näkyä toimenkuvauksessa, kokoaikaisella vain tehtävä projektissa) Selvitys projektihenkilöstön työajoista ja maksetuista palkoissa, huom selvityksen sisältyvä vakuutus lomakkeella Osa-aikaisesti projektissa työskentelevien henkilöstö-kustannukset on kohdistettava hankkeelle tehdyn työn mukaisessa suhteessa (päiväkohtainen kokonaistyö-ajanseuranta, informatiiviset selitteet) Johdon palkkakustannukset hyväksyttäviä, kun työ liittyy substanssin osalta hankkeeseen

Henkilöstökustannukset ….. Maksetuista lomapalkoista/-lomarahoista tulee antaa selvitys. Kokonaispalkan sisälle kuuluvan lomapalkka-varausten laskemistapa Jos varauksia on käytetty tulee toimittaa rahoittajalle selvitys välittömästi kun lomapalkka on maksettu Lomakorvaukset ja loma-ajan palkka; Samassa suhteessa kuin henkilö tehnyt työtä projektille Vain projektin toteutusaikana kertyneet Tukikelpoisia aktivoituessaan Opetus-, koulutus- ja tukihenkilöstölle, jotka eivät kuulu projektin vakituiseen henkilöstöön maksettavat palkkiot/ korvaukset (ohjausryhmäpalkkiot, palkkioiden kohtuullisuus) Opiskelijoiden hankkeessa tekemä työ ei saa kerryttää heille opintopisteitä

Henkilöstökustannukset ….. Hankkeen kohderyhmälle ei saa maksaa palkkaa HUOM! Oppisopimusopiskelijoiden ja työllistettyjen palkkakustannukset eivät ole tukikelpoisia Päiväkohtaiset KOKONAISTYÖAJANSEURANNAT Poikkeus voi olla esim: Jos tekee kertaluonteisesti hankkeelle töitä alle 10 h kuukaudessa, ei tarvitse työajanseurantaa, toimenkuva oltava, (projektin aloituskokouksessa rahoittajan kanssa sovittava ?) EI TUKIKELPOISIA: tavanomaisen palkan lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut ja vastaavat palkanlisät

Palvelujen ostot Hankkeen toteuttajan ja osatoteuttajan ulkopuolelta ostetut, esim koulutus-, asiantuntija- ja suunnittelupalvelut Ostettava palvelu on aina kilpailutettava (hankintalaki) ja kilpailutus dokumentoitava (hankintaselvitys) Hankkeen osatoteuttaja ei voi osallistua hankittavan palvelun tarjouskilpailuun, mikäli on ollut suunnittelemassa hanketta Tiedotus- ja markkinointikulut kuuluvat yleensä tähän menolajiin; Mallikappale tai valokuva liitteeksi Vaadittavat logot Tositekopiot rahoittajalle Muut rahoitussuunnitelmassa olevat palvelujen ostot

Matkakustannukset Projektisuunnitelmassa hyväksytyn henkilöstön matka-, majoitus- ja päivärahakulut Matkojen tulee liittyä oleellisesti projektin toimintaan Matkakulun tukikelpoisuuden perusteena on, että matka-päivä on merkitty kokonaistyöajanseurantaan hankkeen työpäiväksi, poikkeuksena ohjausryhmän sekä hankkeen toteuttajien ulkopuolelta tulevien matkakulut (esim. luennoitsijat, kouluttajat jne) Koulutustilaisuuksien/seminaarien ohjelmat tulee lähettää maksatushakemuksen yhteydessä, myös lista osallistujista, mikäli matkalle osallistuu useita henkilöitä Ohjausryhmän jäsenten matkakulut ovat tukikelpoisia, mikäli heidän taustayhteisönsä ei maksa niitä Kaikki matkakuluihin liittyvät tositteet on lähetettävä rahoittajalle

Muut kustannukset Tilavuokrat/leasingkulut tulee kohdentaa hankkeelle työajan suhteessa Laitteen vuokraus tulee johtua hankkeen tarpeesta Laskelma poistoista (ESR-hankkeissa alv:ton hinta 1000 € tai enemmän) Lähtökohtana on, että ohjausryhmän ja projektiryhmän kahvitus on tukikelpoinen kustannus. Samoin kyseisille ryhmille voi tarjota kohtuuhintaisen ruokailun, mikäli kokous kestää matkoineen koko päivän. Myös kokopäivän kestävien tilaisuuksien kohtuuhintainen tarjoilu on hyväksyttävä kustannus, mutta tämä ei tarkoita kohderyhmille järjestettyjen kurssien ruokailu

Muut kustannukset … Kaikki tarjoilut käsitetään edustuskuluiksi. Edustuskuluista on kaikista lähetettävä tositteiden kopiot, lisäksi edustustositteiden liitteenä on toimitettava osallistuja-luettelo ja ohjelma. Tarjoilun suhteen on tositteesta tultava ilmi, keille on tarjottu ja mitä, mikä tilaisuus, kuinka liittyy hankkeeseen.

Arvonlisävero Ei omaa menolajia, vaan sisällytetään kuhunkin menolajiin Rahoituspäätöksen mukaisesti Lopulliseksi kustannukseksi jäävät arvonlisäverot ovat tukikelpoisia Osatoteuttajan arvonlisävero on tukikelpoinen, mikäli arvonlisävero jää osatoteuttajan lopulliseksi kustannukseksi

Maksatushakemus

Maksatushakemuksen laatimisessa tarvittavat asiakirjat: Rahoituspäätös (hyväksytty kustannusarvio ja rahoituksen käytölle asetettavat ehdot) Rahoituspäätöksessä hyväksytyt liitteet, täsmennykset, erityisvaatimukset, projektisuunnitelma Suljetun kirjanpidon raportti, maksatusjakson ajalta Maksatushakemuslomakepohja Rahoittajan ohjeistus Ensimmäisen maksatushakemuksen liitteeksi tulee toimittaa Dokumentit, joista nimikirjoitusoikeus voidaan todentaa. Mikäli nimenkirjoittajat muuttuvat, tiedot tulee toimittaa uudelleen Selvitys yleiskustannusten laskentaperusteista Projektihenkilöstön toimenkuvat.

Maksatushakemuksen laatimisessa tarvittavat asiakirjat … Jokaisen maksatushakemuksen liitteeksi Tositekohtainen suljetun kirjanpidon ote, lopullinen pääkirja, maksatusjakson kirjanpidosta vastaavan allekirjoittamana Pääkirjan avain mikäli kustannuksia ei pääkirjan otteelta voida riittävästi avata Tositekopiot: Matkustuskustannukset (Lisättävä selvitys ja perusteet oman auton tai taksin käytölle jokaiseen tositeeseen) Tarjoilu- ja tiedotuskustannukset, huom. osallistujalistat, ohjelmat Yli 500 € (alv 0%) suuruisista kuluista Palkkaselvityslomake/erittely maksetuista palkoista ja palkkioista lakisääteisine sivukuluineen henkilöittäin palkkahallinnon henkilön allekirjoittamana

Maksatushakemuksen laatimisessa tarvittavat asiakirjat … Osa-aikaisesti projektille työskentelevien henkilöiden päiväkohtainen kokonaistyöajanseuranta Tiivistelmä maksatuskauden toiminnasta Hankintaselvityslomake täytetään kaikista hankinnoista projektivastaavan allekirjoittama Hankintojen kilpailutus Kilpailutusasiakirjojen/hankinta-asiakirjojen säilytys Pienhankinnat alle 2000 €, 2000 €-15000 € toimitettava hankintasopimukset, yli 15000 € kaikki hankinta-asiakirjat Suorahankinnasta perustelut

Maksatushakemuksen laatimisessa tarvittavat asiakirjat … Selvitykset erikseen raportoitavista kustannuksista allekirjoitettuina Laskelma poistoista Mahdolliset muut liitteet Huom. Jokaiselta projektihenkilöltä pitää löytyä toimenkuva Yleisesti: hakemukset ja muut lomakkeet ja raportit tulee olla nimenkirjoitusoikeuden omaavien henkilöiden allekirjoittamia ja ne päivätään

Maksatushakemus ja sen liitteet Maksatushakemuksen ja sen liitteiden tulee vastata toisiaan Esim. pääkirjan loppusumman ja maksatushakmeuksen loppusumman tulee täsmätä toisiinsa. Mikäli hankkeessa on yhteistyökumppaneita, pääkirjojen loppusummat voi koota esim. excel-taulukolle ja sen taulukon loppusumman tulee vastata maksatushake-muksen loppusummaa Esim. maksatushakemuksen henkilöstökulujen ja palkkaselvitysliitteen yhteensä summan tulee vastata toisiinsa Kaikilta yhteistyökumppaneilta vaaditaan kaikki samat tiedot kuin päähakijalta

Arkistointi Arkistointi 31.12.2025 saakka Varmistettava, että sähköisesti käsiteltävät esim kulu- ja matkalaskut ovat tarkastuksen tai varmennuksen yhteydessä tulostettavissa tai muuten todennettavissa myös vuonna 2025. Tositteista pitää selvitä tiliöinti, miten liittyy projektiin, hyväksyjät yms. Arkistointi koskee kaikkea projektin tuottamaa materiaalia, muistioita, pöytäkirjoja, tiedotusmateriaalia yms mikä liittyy projektiin Arkistointiohje koskee myös yhteistyökumppaneita Sovittava missä aineisto säilytetään ja tieto ilmoitettava rahoittajalle

Tärkeitä internet-osoitteita www.rakennerahastot.fi Työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä kattava Internet-sivusto rakennerahastoasioista. Sivustolta löytyy projektien toteuttajille oma sivustokokonaisuus ”Hakijalle ja toteuttajalle” www.oph.fi/esr Opetushallituksen ESR-sivut www.eura2007.fi Projektien hallinnointiin tarkoitettu selainpohjainen tietojärjestelmä, jossa hoidetaan mm. projektihakemusten, maksatushakemusten, seurantatietojen ja loppuraporttien toimittaminen

Tarkastuksiin varautuminen Huolehdi projektista sääntöjen mukaisesti Toimi avoimesti ja rehellisesti Arkistoi kaikki asiakirjat järjestelmällisesti (”projektikansion ylläpito”) Säilytä asiakirjat

Hyvin hoidettu hanke on ehjä kokonaisuus Projektin taloushallinto on vain yksi osa hanketta Projektin sisällöllinen toteutus ja tavoitteiden saavuttaminen ovat yksi osa hanketta TÄRKEINTÄ hyvän lopputuloksen saavuttamiseksi on kaikkien osien saumaton yhteenkuuluminen ja yhteistoiminta sekä jokaisen osa-alueen huolellinen hoitaminen = projekti on ehjä kokonaisuus, jonka kaikki osat ovat yhtä tärkeitä