kehittäminen HUS-Kuvantamisessa Lean-menetelmiä Käyttäen Jyrki Putkonen

yli 50 Toimipistettä HUS:n alueella ja uudenmaan kunnissa 3.4.2017 HUS-Kuvantaminen

OSAAVA JA MOTIVOITUNUT HENKILÖSTÖ Hoitohenkilökunta 634 Lääkärit 243 Erityistyöntekijät 33 Muu henkilökunta 233 Yhteensä 1 143 3.4.2017 HUS-Kuvantaminen

Lean Arvovirtoja ymmärtämällä ja toimintaa kehittämällä tuotetaan jatkuvaa parantamista koko henkilöstön voimalla. ”genchi genbutsu” Oikea paikka, oikea tapahtuma. Mene ja näe itse.

Lean toiminnan kehittämisessä Lean on johtamistapa, jossa identifioidaan vähiten hukkaa aiheuttava tapa, jolla voidaan tuottaa laadukkaampaa ja turvallisempaa hoitoa, ilman tarpeettomia viivästymisiä, pienemmillä kustannuksilla. Lean-projekteissa tarkastellaan tietoon perustuen, objektiivisin silmin ja yhdessä työntekijöiden kanssa nykyistä toimintatapaa ja etsitään yhdessä parempaa tapaa toimia, jolla kehitetään hoidon laatua, saatavuutta, potilasturvallisuutta ja henkilöstön tyytyväisyyttä. Yksi tärkeimmistä tarkastelukohdista on läpimenoaika. Kun tavoitellaan lyhyempää läpimenoaikaa tulevat toiminnassa olevat "hukat" esille.

Pyri täydellisyyteen Tavoitetila Asiakas ensin Esimiesvalmennus II. 13.10.2011 Pyri täydellisyyteen Tavoitetila Asiakas ensin Odottaminen ei ole hyväksyttävää Virheettömät prosessit Ei uusia resursseja Vähennetään hukkaa Ongelmat tuodaan näkyviin Minimoidaan kapasiteetin kustannukset Suunnitellaan tulevaisuus Prosessien johtaminen Tekijät = kehittäjät Virtaustehokkuus HUS

Lean periaatteet – 7 hukkaa Potilas odottaa seuraavaa tutkimus- tai hoitotapahtumaa Henkilökunta odottaa seuraavaa tehtävää Henkilökunta odottaa epätäydellisen palvelupyynnön vuoksi Kalliin laitteiston alhainen käyttöaste Odotus Varasto Turhat varastointikustannukset (ylisuuri varasto tarpeeseen nähden, siirtokustannukset, vanheneminen, tilat) Käsittelyjono, esim. ylläpidossa Virheellinen palvelu Puuttuva tai virheellinen tieto (raportointivirhe) Käytetään aikaa väärään tekemiseen, virheiden selvittelyyn ja korjaamiseen Toimitusajan pettäminen Yliprosessointi Tehdään potilaalle arvoa tuottamatonta työtä (esim. tarpeeton tietojen kirjaaminen, tupla raportointi, ylimääräinen tutkimus) Liian aikainen palvelupyynnön toteutus Kuljetukset Potilaiden, materiaalien näytteiden yms. tarpeeton siirtäminen paikasta toiseen (lisä tarkastus, hyväksyminen, ...) Siirretään ”puolivalmisteita” paikasta toiseen Tulostus ja kopiointi Tehdään enemmän kuin mitä potilas tarvitsee tai liian aikaisin tarpeeseen nähden Tarkastukset Tarpeeton toiminnallisuus Täytetyöt Ylituotanto Liike Työntekijöiden tarpeeton liikkuminen (etsitään tietoa, tarvikkeita, työkaluja,...) Vaikeat työasento, kurotus, kääntyminen, noutaminen, ... Potilaiden juoksuttaminen luukulta toiselle

Lean kehitystyö – Arvon määrittely Analysoi ja kehitä Ymmärrä nykytila Mittaa Jatkuva parantaminen Arvon määrittely Ymmärrä kuka asiakas on; sisäinen ja ulkoinen Ymmärrä arvo, jota tuotat Tuota asiakkaille juuri sitä mitä he haluavat, silloin kun he sitä tarvitsevat, siellä missä he sitä tarvitsevat Vähennä ongelmien määrää Älä hukkaa asiakkaiden aikaa

Lean kehitystyö – Ymmärrä nykytila Arvon määrittely Analysoi ja kehitä Ymmärrä nykytila Mittaa Jatkuva parantaminen Ymmärrä nykytila: Tietojen kerääminen: työvaiheet, vastuut, tiedonhallinta jne. Nykytilan kuvaaminen: alku ja loppu, vaiheet, päätöksentekopisteet jne. Tavoitteena yhteisen ja todenmukaisen kuvan rakentaminen nykyisestä toiminnasta ja sen kehityskohteista. Perusta nykytilan kuvaus todellisen toiminnan havainnointiin, oikeassa paikassa.

Lean kehitystyö – Ymmärrä nykytila Arvon määrittely Analysoi ja kehitä Ymmärrä nykytila Mittaa Jatkuva parantaminen 1. Arvovirran kuvaus

Lean kehitystyö – Ymmärrä nykytila 2. Spagettikaavio Arvon määrittely Analysoi ja kehitä Ymmärrä nykytila Mittaa Jatkuva parantaminen

Lean kehitystyö – Ymmärrä nykytila Rakenna toimintaa kuvaavat mittarit Arvon määrittely Analysoi ja kehitä Ymmärrä nykytila Mittaa Jatkuva parantaminen Kysyntä Toteuma

Lean kehitystyö – Analysoi ja kehitä Arvon määrittely Analysoi ja kehitä Ymmärrä nykytila Mittaa Jatkuva parantaminen Analysoi ja kehitä Kuvaa organisaation muutosmahdollisuus Muodosta visio optimaalisesta tavoitetilasta Toimintasuunnitelma, ratkaise perussyyt Kaizen –ryhmä, Try-storm; tee välittömiä korjauksia, älä odota turhaan Käytetään osin samoja työkaluja kuin nykytilan määrittämisessä Varastot ja työpisteet: Työpisteiden tarkoituksen mukainen järjestys ja ylläpitäminen 5S työkalut (Selvitä, Sijoita, Siisti, Sovi pelisäännöt ja Sisäistä/ylläpidä) KanBan – visuaalinen tapa imeä työtä edeltävistä prosessin vaiheista Standardi työ: Yhtenevät työtavat, jotka on kaikkien hyväksymiä ja kaikille opastettu Jatkuva virtaus: Työt etenevät suunnitelmallisesti, saatetaan yksittäiset työtehtävät valmiiksi ja annetaan ne seuraavalle. Ei kerätä töitä eriksi. Arvovirta, Spagettikaavio, Standardityö, tahtiaika, vaihdot, Poka-Yoke

Esimiesvalmennus II. 13.10.2011 Rakenna mittarit muutoksen seuraamiseksi Johda mitattujen tosiasioiden perusteella... älä tee päätöksiä arvioiden perusteella Jatkuvan parantamisen malli. Rakenna oppiva organisaatio... tee jokaisesta henkilöstä ”ongelmanratkaisija” Yhtenevät toimintatavat / itsekuri Ylläpidä prosessia asiakaslähtöisesti, läpimenoaika & prosessin tunnusluvut Arvon määrittely Ymmärrä nykytila Analysoi ja kehitä Mittaa Mittaa & Jatkuva parantaminen (Kaizen) & Vakiinnuta Jatkuva parantaminen V K V K K = Kaizen V =Vakiinnuta Toiminnan taso V K V K K K Aika Yhteinen ymmärrys tavoitteista, nykytilasta ja suoriutumisesta kaikilla tasoilla. HUS

Tarve Lean-kehitystyölle HUS Muut YO-sh piirit

Tuloksia Lean-kehitystyöstä, käyttöaste HUS

KFI Meilahti PET-tutkimusten kehitys Työryhmä Kim Bergström, kemisti Antti Loimaala, osastonylilääkäri Outi Sipilä, ylifyysikko Inkeri Sippo-Tujunen, fyysikko Raisa Hietala-Nortia, laboratoriohoitaja Lauri Karhumäki, osastonylilääkäri Henna Lähdeniemi, röntgenhoitaja Heidi Anttila, projektisuunnittelija Esko Korhonen, projektipäällikkö

Nykytilan kuvaus

Päivän kulku 02 & 03.04.2013 Kalibrointitodistus

PET, tutkimusten saatavuuden kehittyminen Helmikuu 2013 5,6/pv Vapaita aikoja 2 vko kuluttua. Tarjontaa +50% Vapaita aikoja heti 8,4 /pv +50% Syyskuu 2013 5,6/pv

Esimerkki radiologiasta, UÄ-prosessin kehitys Laajempi yhdessä ymmärretty tutkimusvalikoima

Esimerkki radiologiasta, UÄ-huone HUONE: UÄ5 10.3.2014

tutkimushuoneessa tehdyt muutokset Tilalle tuotiin huoneeseen paremmin sopiva työpöytä. Järjesteltiin kaapit uudelleen ja tavaroille merkittiin niiden paikat. Kaappien oviin kiinnitettiin valokuvat kaappien sisällöstä ja tarvikkeiden oikeista paikoista.

Varaston muutos 00-varasto Ennen Kaizenia Kaizenin jälkeen Toiminto Ongelma Tehty toimenpide Tulos Varaston seuranta, tilaus, hyllytys ja purkujätteen käsittely RTG:n henkilökunnan tehtävänä. tilaus 1 h/vko purku 2 h/vko varastonylläpito 1 h/vko HUS-Logistiikan täyttöpalvelu suunnittelu kertakustannuksena noin 2000,- € hyllytoimittaja tutustunut tiloihin Logistiikan veloitus 300,- €/kk viivakoodi laput tehty Tilantarve n. -30% Varastonarvo kalliit -50% suuret ±0% Siistimpi varasto Koodin vaihtuminen Logistiikan hallinnassa 00-varasto

Varasto 00-varasto Sähkökaapin edusta varastotilana. Paloturvallisuus. Ennen Kaizenia Kaizenin jälkeen Toiminto Ongelma Tehty toimenpide Tulos 00-varasto Sähkökaapin edusta varastotilana. Paloturvallisuus. Nimikkeille määritelty uudet sijainnit ja alue merkitty. Alue vapaa ja merkitty.

TT-käytävä TT- käytävä Ennen Kaizenia Kaizenin jälkeen Toiminto Ongelma Tehty toimenpide Tulos Käytävällä ylimääräistä tavaraa. Fyysikoiden arkisto siirrettiin käytävälle Vaatteet merkityille paikoille Varastopaikkojen merkkaus Käytävä siistimpi, tavaroille nimetyt paikat. ”Tosi hyvä” Materiaalitiimi sai siivoustilauksen. TT- käytävä

Opittua, materiaalitiimi Rajatut ja merkityt varastopaikat = visuaalinen ohjaus ohjaavat oikeaan toimintaan tilat pysyvät siistimpinä ja viihtyisimpinä siistinä pysyminen edellyttää yhteisiä sääntöjä ja kaikkien sitoutumista 3.4.2017

Lean jatkuva kehittäminen (Kaizen) Kehitetään joka päivä Jokainen kehittää Kehitetään kaikkialla Pienistä kehitysaskelista suuriin strategisiin muutoksiin

kiitos

Rakenna perusta kuntoon Esimiesvalmennus II. 13.10.2011 Lean -talo Heijunka Standardi työ Kaizen Jatkuva parantaminen Jidoka Poke Yoke 5 Why Henkilöstön ja koneiden tasapainotus Lean -talo Just In Time Takt Time Yhdenkappaleen virtaus Imuohjaus 5S Visuaalinen Ohjaus Kanban 3P TPM SMED Päivittäisen johtamisen malli Oikea-aikainen toiminta tahtiaika imuohjaus Pysäytä häiriössä virheiden estäminen poikkeamat esille Yhtenevät toimintatavat kehityksen perusta työhyvinvoinnin perusta Tasoitettu toiminta määrä jakautuma Pyritään täydellisyyteen määrä jakautuma Rakenna perusta kuntoon HUS