* Hyvä henkilöstö-johtaminen muutoksessa kesäkuu 2007 Nina Kurola PwC Kirkon hallintovirkamiehet ry. kevätkokous Date * Hyvä henkilöstö-johtaminen muutoksessa kesäkuu 2007 Nina Kurola *connectedthinking PwC

Muutosesteiden tunnistaminen Johdanto Muutosesteiden tunnistaminen Tärkeimmät askeleet onnistuneen muutoksen toteuttamiseen Yhteenveto Muutos on pysyvää, ja projektien määrä ja tyypit kompleksikoituvat. Muutoshaasteet ja esteet ja sitä kautta hyötyjen realisoinnin riskit kasvavat. Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Muutoksen suuntaa… vauhti, määrä ja koko kasvavat Ajurit ’Kilpailu’ jäsenistä Toimintojen keskittäminen ja yhdistäminen Yhteistyön tiivistyminen Asiakaslähtöisemmät palvelut Kansainvälistyminen Kulttuurin ja toiminnan uudistaminen Kulttuurien kohtaaminen Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Muutosesteiden tunnistaminen Johdanto Muutosesteiden tunnistaminen Tärkeimmät askeleet onnistuneen muutoksen toteuttamiseen Yhteenveto Suuri osa hankkeista epäonnistuu hyötyjen realisoimisessa, eikä vastaa johdon odotuksiin. Useimmat riskit ja menestystekijät liittyvät siihen, kuinka henkilöstön ja organisaation muutosta hallitaan. Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Tutkimusten osoittamat seikat eivät ole yllätys… Yleisimmät syyt muutoshankkeiden epäonnistumiseen: Huono johtamistyyli Riittämätön kommunikaatio Puutteelliset resurssit Puutteelliset taidot (PM ja CM) Työntekijöiden vastustus Epäselvät vastuut Riittämätön koulutus Strategian puute Ei kunnollista projektisuunnitelmaa Henkilöstövaikutukset aliarvioidaan Riittämättömät systeemit Vision puute Palkitsemisjärjestelmät eivät tue projetin tavoitteita Järjestöjen vastustus Kompetensseja ei kehitetä vastaamaan uusia tavoitteita Lähde: Managing best practise: Change Management, Industrial Society (Survey of 578 companies) Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Syy: Ihmiset saavat aikaan muutoksen, mutta transformaatio aiheuttaa aina epäjatkuvuuskohdan Vain harva henkilö on niin tottunut muutoksiin, ettei kokisi epäjatkuvuuden tunnetta, ja etteikö kysymyksiä ja huoli omasta tulevaisuudesta ja asemasta nousisi esiin. Mitä suurempi organisaatio, sitä enemmän tämä kertaantuu. Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Epävarmuus ja sekaannus johtavat suorituskyvyn laskuun Organisaation Suorituskyky Korkeat odotukset Valoa tunnelin päässä Haasteiden tajuaminen Aika Sekaannus ja hämmentynyt johto Moraalin lasku Tavoitteiden epäselvyys Avainhenkilöiden menetys Palvelutason lasku Asiakkaiden luottamuksen menetys Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Muutosesteiden tunnistaminen Johdanto Muutosesteiden tunnistaminen Tärkeimmät askeleet onnistuneen muutoksen toteuttamiseen Yhteenveto Muutoshallinta on paljon muutakin kuin kommunikointia. Riittävän kattavilla aktiviteeteillä edesautetaan henkilöstön ja uuden organisaation nopeaa sopeutumista ja suorituskyvyn ylläpitoa (ja kasvua). Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Muutosvalmiuden kartoittaminen jo aikaisessa vaiheessa Date Muutosvalmiuden kartoittaminen jo aikaisessa vaiheessa Henkilöstön muutosvalmiuden tunnistaminen on tärkeä tehdä mahdollisimman aikaisin. Tarvittavat muutos- ja henkilöstöhallinnan aktiviteetit tulee integroida kiinteäksi osaksi integraatio-/implementointisuunnitelmaa Saavutettavat hyödyt Vision, strategian ja suunnitelmien selkeys, toimeenpano ja hallinta Sitouttaminen ja kommunikoinnin tehokkuus Muutosjohtamisen tehokkuus Organisaation ja roolien selkeys Toimintatapojen ja kulttuurin yhdenmukaisuus Tarvittavat osaamiset & osaajat Tarvittavat korjaustoimenpiteet Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Sidosryhmien asennoituminen/tulokset Pysyvä muutos vaatii toteutuakseen riittävästi aikaa – tietoisuus ja ymmärrys luovat perustan muutoksille Positiivisuus Parempi kuin aikaisemmin Tuloksia alkaa näkyä Korkeat odotukset Valoa tunnelin päässä Haasteiden tajuaminen Sidosryhmien asennoituminen/tulokset Muutosten toteuttaminen Ei-johdettu muutos Johdettu muutos Epätoivo Negatiivisuus TIETOISUUS YMMÄRRYS HYVÄKSYMINEN SITOUTUMINEN Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Yksilö kohtaa muutospaineen, kun muutos on suurempi kuin henkilökohtainen käsittely- ja vastaanottokyky Oireita Seuraus Aggressiivisuus Sairaudet Sabotaasi Juoruilu Huoli omasta asemasta Taistelu Luottamuksen puute Vetäytyminen Stressi Energian suuntautuminen sisäänpäin Moraalin lasku Työkyvyn lasku Työyhteisön negatiivinen kehitys Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Muutosvastarinnan muodot Aktiivinen vastustus Passiivinen vastustus = MUUTOKSEN TESTAAMINEN Avarakatseinen kyseenalaistaminen Erimieltä oleminen Erilaisten ratkaisujen esittäminen ja lobbaaminen = SABOTAASI Poissaolo Kiire Vaihtoehtoisten palaverien järjestäminen Vaihtoehtoisten aloitteiden tekeminen Taktiikka Kuuntele Tue Haasta Taktiikka Ymmärrä Kohtaa Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Muutosvastarinnan taustalla useimmiten huoli omasta jaksamisesta, osaamisesta, kokemuksista ja ‘tiedon janosta’ Kohtaaminen, positiiviset ja negatiiviset sanktiot, neuvottelu Kohtaaminen Kuuntele Ymmärrä Vahvista Ideoi uusia vaihtoehtoja Halutto- muus Koulutus, tuki Kyvyttömyys Kommunikaatio Tietämättömyys Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Kykyä käsitellä muutoksia on entistä tärkeämpi henkilöstön osaaminen – ja sitä voi oppia Tavoitteen selkeys Itsetunto Organisointi Joustavuus Tukiverkko Toiminta Oppimishalu “Tiedän mitä haluan tältä muutokselta" “Saan, mitä haluan tältä muutokselta” “Tiedän, kuinka saada se aikaan" “Jos tämä ei onnistu, koetetaan jotain muuta" “Tiedän keneltä kysyä apua ja tukea" “Otan tarvittavat askeleet, priorisoin ne" “Muutos on uusi mahdollisuus oppia" Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Onnistuneen muutoshankkeen aktiviteettejä ovat mm Onnistuneen muutoshankkeen aktiviteettejä ovat mm. hyvä johtaminen, selkeät tavoitteet, viestintä ja koulutus Johdon sitoutuminen Ylimmän johdon ja esimiesten sitoutuminen ja osallistuminen Esimerkkinä toimiminen ja suunnan näyttäminen Jalkautuminen ja keskusteluyhteys henkilöstöön Selkeä visio ja tavoitteet Selkeä visio siitä mitä hankkeen seurauksena saadaan aikaan – millaiseksi muututaan? Muutostarpeen tunnistaminen – miksi pitää muuttua? Mitattavien tavoitteiden asettaminen ja toimenpiteiden suunnittelu – miten muutos toteutetaan ? Muutoksen aito johtaminen Esteiden, haasteiden ja muutoksen edistäjien tunnistaminen Muutosjohtamisen ammattitaitoinen suunnittelu (sitouttaminen, viestintä, koulutus jne.) Käytännön toimenpiteiden oikea-aikainen toteutus ja henkilöstön mukaan ottaminen Tehokas viestintä Selkeä viestintä muutostarpeista, tavoitteista ja muutoksen vaikutuksista Hyvin suunniteltu ja kohdennettu viestintä eri kanavien avulla Oikea viesti, oikeaan aikaan, oikealle kohderyhmälle Osaamisen kehittäminen Uusien roolien ja osaamisvaatimusten tunnistaminen ja määrittely Koulutusten ja valmennusten tehokas suunnittelu ja toteutus Asenne- ja prosessikoulutus olennaista, ei ainoastaan ’teknistä’ koulutusta Riittävät resurssit Resurssit ja budjetti ovat riittävät suhteessa hankkeen aikatauluun ja laajuuteen Sisäisten ja ulkoisten resurssien käyttö suunniteltu huolella Hankkeen avainresurssien sitouttaminen ja motivointi Muutosten varmistaminen Kannusta muutokseen ja tue muutosten toteuttamista Uudista palkitsemisjärjestelmä tukemaan muutosta Koordinoi ja valvo muutosten toteutumista – vaadi ja käske aina tarvittaessa Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Date Esimerkki muutosjohtamisen karkean tason suunnitelmasta –tarkka suunnitelma pohjautuu hankesuunnitelmiin Arviointi (Assess) Suunnittelu (Design) Toteutus (Construct) Implementointi (Implement) Muutosvision rakentaminen Muutosjohtamisen kokonaisuuden suunnittelu Muutosvision konkretisointi (vaikutusten ymmärtäminen) Sidosryhmien tunnistaminen Jatkuvan kehittämisen suunnittelu Johdon sitouttamisen suunnittelu Sitouttaminen ja muutososaamisen kehittäminen - johdon toiminnallistaminen (innostaminen, selkeyttäminen) Organisaation, roolien ja vastuiden suunnittelu Organisaation, roolien ja vastuiden rakentaminen ja toteuttaminen Viestinnän suunnittelu Ulkoisen ja sisäisen viestinnän toteuttaminen Koulutusten suunnittelu Koulutusten valmistelu ja toteuttaminen (hanketiimin koulutus, kouluttajien koulutus, loppukäyttäjäkoulutus) Suorituksen johtaminen (tavoitteet, mittarit, seuranta, palaute ja palkitseminen) Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Muutosesteiden tunnistaminen Johdanto Muutosesteiden tunnistaminen Tärkeimmät askeleet onnistuneen muutoksen toteuttamiseen Yhteenveto Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Ihmiset tekevät muutoksen! Kehitä johtajuutta Rakenna muutosvisio Sitouta ja osallista Sopeuta organisaatio ja kulttuuri Kehitä osaamista Hallitse ohjelma Hyvä henkilöstöhallinto muutoksessa

Muutoksesta tuloksiin! Date © 2007 PricewaterhouseCoopers. All rights reserved. “PricewaterhouseCoopers” refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited, each of which is a separate and independent legal entity. *connectedthinking is a trademark of PricewaterhouseCoopers LLP (US). PwC