Projektinhallinta Luento 2 Projektien peruskäsitteet Jarmo Toivanen, Erkki Rämö

2. Projektinhallinnan peruskäsitteet Projektisopimuksista Projektin organisointi ja käynnistys Projektisuunnitelma Projektin vaiheistus ja ositus Aikaohjaus

Toteutusvaiheet ja tietoalueet Projektin toteutus Aloitus ja määrittely Suunnit- telu Toteutus Päättä-minen Ohjaus Kokonaisuuden hallinta (projektin alussa ja projektin aikana) Laajuuden hallinta Aikataulun ja resurssien hallinta Kustannusten hallinta Hankintojen hallinta Project management usually covers project planning project execution and closure Not pre- or post project activities. Yet, these have a significant impact on how the project (and project organization) succeeds. Riskienhallinta Laadunhallinta Viestintä ja tiedonhallinta Artto&al:Projektiliiketoiminta

Strategiasta projektiksi Strateginen suunnittelu 3-5 vuotta Taktinen suunnittelu 1-3 vuotta Priorisointi  Projektiohjelma 1-3 vuotta  Projektisalkku Vaiheistus Projektisuunnitelmat < 1 vuosi  Työsuunnitelmat 1-2 kuukautta Lähde: Project Directors Oy

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Vaihtoehtotilanteita Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Valintaryhmä Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Projektisopimukset Toimitusprojektissa projektia edeltää tarjous- ja sopimusvaiheet Tärkeää on rajata tarkoin projektin lopputulos Projektilla on tiukat aikataulu- ja kustannusraamit

Projektin rajaus Tavoitteesta johdettu työkokonaisuus = mitä päätetään tehdä ei liikaa asioita yhdellä kertaa kaikki osapuolet allekirjoittavat ennen töiden aloittamista Sopusoinnussa toiminnan kokonaistavoitteiden kanssa aikaan ja voimavaroihin nähden Rajaus tarkentuu, mutta se ei saa muuttua Lopputulokselle on määriteltävä todennettavissa olevat valmistumiskriteerit heti projektin alussa. Jos asioista ei sovita nyt, niistä sovitaan koko ajan. Lähde: Project Directors Oy

”If the target is not clear, you can’t hit it clearly” Aika Raha Deadline Hinta Sisältö Lähde: Project Directors Oy

Artto&al:Projektiliiketoiminta

Projektin kuvaus, esitys ja suunnitelma Projektin toteutus Aloitus ja määrittely Suun-nittelu Toteutus Päättä- minen Ohjaus Projekti-kuvaus Projekti-esitys Päivite-tyt versiot Projekti-suunni-telma Artto&al:Projektiliiketoiminta

Projektisopimusvaiheessa tiedettävä Tarjouksessa määriteltyjen asioiden lisäksi: Projektin käynnistäminen Projektin avainhenkilöt ja johtoryhmän kokoonpano Aika jolloin yksityiskohtaiset aikataulut ja määrittelyt kuten projektisuunnitelma on toteutettu Aikataulujen tarkkuus, tietosisältö, aikataulutekniikka, käytettävät projektinhallintamenetelmät Käytettävät raportointitavat, raporttien sisältö Kokoukset, osallistujat ja asialistat Hyväksymis- ja luovutusmenettely Sopimusrikkeet, myöhästymissakot, poikkeukset

Projektin organisointi ja käynnistys Tilaaja Projekti- päällikkö Projekti- ryhmä Käyttäjät JOHTO- RYHMÄ Asiantuntijat Toimittaja Osa- projekti Projektin valvoja Projekti- päällikkö Tuki- henkilöt Projektiryhmä Projektiryhmä Projektiryhmä Ali- hankkijat Projektiorganisaatio (tilaaja-toimittaja-alihankkija)

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Projektiorganisaation tehtävät Projektin asettaja: Päättää projektin käynnistämisestä ja toimii projektin rahoittajana (toimitusprojektissa projektin rahoittajana toimii tilaaja) Päättää keskeyttämisestä ja päättämisestä Nimeää projektin johtoryhmän oman organisaation osalta Vastaa viimekädessä siitä, että projektilla on käytettävissä tarvittavat resurssit Ratkaisee mahdolliset projekti- ja linjaorganisaation väliset kiistat Tilaajan edustaja projektin johtoryhmässä edustaa projektin asettajaa

Keskustelutehtävä Miettikää projektin johtoryhmän tehtäviä

Projektiorganisaation tehtävät Projektin johtoryhmä Osallistuu projektin johtoryhmän työskentelyyn Määrittää projektin ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavoitteet Nimeä projektipäällikön Hyväksyy projektipäällikön laatiman projektisuunnitelman Antaa projektille sen tarvitsemat henkilö- ja muut resurssit Tekee projektin kannalta keskeiset päätökset Hyväksyy projektin tulokset Päättää projektin päättämisestä

Projektiorganisaation tehtävät Projektipäällikkö Laatii projektisuunnitelman tai johtaa sen laatimista Käynnistää projektiryhmän työskentelyn ja ohjaa ryhmää Johtaa projektin toimeenpanoa ja tehtävien antoa sekä valvoo työn edistymistä Varustaa projektiryhmän tarvittavilla tiedoilla ja koulutuksella Huolehtii projektin dokumentoinnista ja arkistoinnista Laati projektin loppuraportin ja suorittaa projektin päättämisen SEKÄ YHTEISTYÖSTÄ LINJAORGANISAATION KANSSA!

Keskustelutehtävä Mieti projektiryhmän jäsenen tehtäviä

Projektiorganisaation tehtävät Projektiryhmän jäsen: Osallistuu projektisuunnitelman laatimiseen oman tehtäväalueensa osalta Tehtävän sisältö Työmäärä Aikataulu Huolehtii tehtävistään laadittujen suunnitelmien mukaisesti Raportoi työn edistymisestä Dokumentoi työn tulokset Noudattaa annettuja teknisiä standardeja

Projektiorganisaation tehtävät Projektisihteeri/projektiassistentti: Projektimanuaalin laadinta ja ylläpito Projektin dokumenttien luokittelu, arkistoinnin suunnittelu ja dokumenttihallinta Aikataulujen laadinta ja seuranta Projektin eri osaprojektien ja organisaatioiden projektiaikataulujen koordinointi Projektibudjetin laatiminen yhteistyössä eri vastuuhenkilöiden välillä Tarjouskyselyjen laadinta Toimittajien valvonta Kustannusseuranta ja ennusteiden laadinta Kokousjärjestelyt Suuressa projektissa projektin erityistehtävät voidaan jakaa edelleen: Kustannusinsinööri Sopimusinsinööri Aikatauluvalvoja

Projektin käynnistäminen Projektin käynnistämisellä luodaan pohja projektiryhmän yhtenäisyydelle, tiedonkululle ja käytettäville työtavoille Käynnistämistoimenpiteitä ovat: Tavoitteiden määrittely Projektiryhmän tehtävien ja vastuiden määrittely Ryhmän yhteistyöilmapiirin luominen Projektihallintamenettelyjen suunnittelu Projektisuunnitelman laatimisen käynnistys Käynnistysseminaarin järjestäminen

Käynnistysseminaari eli Kick-off tehtävät Perehdyttää projektiryhmä projektin tavoitteisiin ja sisältöön Määrittää projektiryhmän tehtävien jako ja saada eri osapuolet sitoutumaan heille suunniteltuihin tehtäviin Tutustua Työskentelytapojen ja sääntöjen selvittäminen (menetelmät, laadunvalvonta, kokoukset, dokumentointi, tiedottaminen, jne..) Antaa projektin suunnittelussa ja ohjauksessa tarvittavat tiedot Käynnistää projektiryhmän työ

PROJEKTISUUNNITELMA

Esimerkki yksinkertaisesta työsuunnitelmasta Kehittämis- ohjelma 2007 Tietohallinto- strategia 2007 Tavoitetila ulkoinen verkkoviestintä, hyödyt, muutokset Kehittämis- ohjelma Päätöksen- teko Aloitus- kokous Haastattelut, 10 henkilöä Nykytila, haastattelujen purku Mahdollisuudet, hyöty- potentiaali Tavoitetila sisäinen verkkoviestintä, hyödyt, muutokset Tavoitetila järjestelmät, hyödyt, muutokset 3 htp 8 htp 3 htp 3 htp 4 htp 4 htp 5 htp 5 htp 5 htp Työmääräarvio = 40 htp marraskuu joulukuu tammikuu helmikuu 2008

Projektisuunnitelma Vastaa kysymyksiin: Kuka? Mitä? Milloin? Miten? Minkä verran?

Muutosten kustannusvaikutus Muutoksen kustannusvaikutus Projektin tuloksena toteutettavan tuotteen muutoksen kustannus Such milestones and important decisions as SCOPE APPROVAL in INVESTMRNT DECISION and PROCUREMENT cause the rapid decrease of project control influence. Major costs are COMMITTED at this early phase although those costs are not incurred until much later (at later phases). It is worth noting that the number NUMBER OF DECISIONS is low at the early phases. The number of decisions increases rapidly during the project execution; However, THE SIGNIFICANCE OF AN AVERAGE DECISION (and RISK IMPACTS related to it) decreases at the same time in a steeply manner. Ideointi, mahdollisuuksien kartoitus ja valmistelu Projektin toteutus Projektin tulosten käyttö ja käytön tukeminen Artto&al:Projektiliiketoiminta

Miksi suunnitella? Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Projektisuunnitelma: esimerkki 1. Määrittelyt 1.1 Johdanto ja taustat Kuvaa syy ja taustatekijät, jotka ovat johtaneet projektin perustamiseen Mitä tutkimuksia ja selvityksiä on olemassa Kohteen nykytilanne 1.2 Projektin tulostavoitteet (tavoitteet ja tehtävät) Aikatavoite Kustannustavoite Tulostavoite Tuotanto- ja kapasiteettitavoite Tekniset tavoitteet ja laatu Ympäristö- ja turvallisuustavoitteet 1.3 Rajaus ja liittymät Projektin ulkopuolelle jäävät osat kohdealueesta Rajoittavat ulkopuoliset tekijät Rinnakkaiset projektit ja projektiin liittyvät tehtävät > ympäristökuvaus

Ympäristökuvaus: tunnista projektin liittymät ARKKITEHTI- SUUNNITTELU RAKENNE- SUUNNITTELU LVI- SUUNNITTELU LAITTEISTO- SUUNNITTELU TEHDAS- PROJEKTI SÄHKÖ- SUUNNITTELU PROSESSI- SUUNNITTELU LAITE- VALMISTAJAT RAHOITUS JA JOHTO

Projektisuunnitelma: esimerkki 2. Organisaatio 2.1 Projektiryhmä 2.2 Johtoryhmä 2.3 Yhteyshenkilöt 2.4 Alihankkijat

Projektisuunnitelma: esimerkki 3. Toteutussuunnitelma 3.1 Ositus ja toteutusvaiheet Tehtäväluettelot tai osakokonaisuudet 3.2 Aikataulut 3.2.1Määrittely, suunnittelu ja toteutus 3.2.2 Hankinta 3.2.3 Rakennus ja asennus 3.3 Resurssisuunnitelma 3.4 Riskien kartoitus 3.5 Muut Ympäristövaikutukset Työturvallisuus Suunnittelumenetelmät

Projektisuunnitelma: esimerkki 4. Budjetti 4.1 Kustannusarvio ja budjetti 4.2 Rahoitus ja maksuaikataulu 4.3 kustannusraportointi ja ohjaus 5. Dokumentointi ja tiedonhallinta 6. Ohjaussuunnitelma 6.1 Projektikokoukset ja katselmukset 6.1 Tiedottaminen 6.2 Valvonta ja raportointi 6.4 Koulutussuunnitelma 6.5 Laadunvarmistus ja muut käytetyt standardit 7. Toimintaohjeet 7.1 Muutosmenettely 7.2 Hyväksymismenettelyt 7.3 Tarkastukset ja vastaanotto

Projektisuunnitelman vaiheet TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN PROJEKTIN ORGANISOINTI PROJEKTIN OSITTAMINEN AIKASUUNNITTELU RESURSSISUUNNITTELU KUSTANNUSSUUNNITTELU OHJAUSJÄRJESTELMÄN SUUNNITTELU PROJEKTISUUNNITELMA

PROJEKTIN VAIHEISTUS JA OSITUS

Projektin vaiheistuksen ja osituksen tavoite WBS = Work Breakdown Structure Projektiositus vaiheistaa projektin Kussakin projektin vaiheessa ositus voi olla erilainen Projektiositus jakaa projektin organisatorisesti selviin vastuukokonaisuuksiin ja osaprojekteihin Projektiositus jakaa projektin aikataulut erilaisiksi osa-aikatauluiksi, joihin on merkitty niiden keskinäiset riippuvuussuhteet Projektiositus luo puitteet kustannusohjaukselle määrittämällä seurattavat kustannuskohteet (ns. työpaketit) Projektiositus antaa projektin työlle hierarkkisen jäsentelyn ja koodauksen Projektiosituksen avulla voidaan integroida ajallinen ja taloudellinen suunnittelu ja ohjaus

Osituksen menetelmät Vaiheittainen ositus Järjestelmiin osittaminen Rakenteellinen ositus Työlajin mukainen ositus WBS-taso 1 = koko projekti koodi 0.000 WBS-taso 2 = osa projekti koodi 1.000 WBS-taso 3 = edellisen osat koodi 1.100 WBS-taso 4 = edellisen osat koodi 1.110

Vaiheittainen ositus Tarkoitetaan projektin jakamista peräkkäisiin vaiheisiin Ajallisesti rajattu Itsenäiset osat

Esimerkki - Investointiprojekti Esiselvitykset Esisuunnittelu Perussuunnittelu Yksityiskohtainen suunnittelu Hankintavaihe INVESTOINTI- PROJEKTI Rakennus- ja asennusvaihe Käyttöönotto Ja käynnistys Takuuaika

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Järjestelmiin osittaminen Eritellään systeemeittäin Systeemi on itsenäinen kokonaisuus, joka liittyy poikittaisesti projektin rakenteisiin Teollisuuslaitos Tietoverkko Materiaalin käsittely Kaukolämpö Vesi- järjestelmä Turva- Tuotannon ohjaus TASO 1 TASO 2

Rakenteellinen ositus Projekti pilkotaan fyysisiin osiin Muistuttaa osaluettelon laatimista Aina perustana projektin osituksessa Teollisuuslaitos Vesilaitos Lämpokeskus Konttori Teollisuus- rakennus Korjaamo Varasto TASO 1 TASO 2 TASO 3 Prosessi Sähkö Rakenne LVI Autom. …

Työlajin mukainen ositus Eritellään työlajien mukaisesti Esim. Suunnittelutyö Teollisuuslaitos TASO 1 TASO 2 Suunnittelu Projekti- hallinto Rakennustyöt Asennustyöt Käyttöönotto Hankinnat Prosessisuun. Sähkösuun. Rakennesuun. LVI-suun. Autom. suun. … Perussuunnittelu Sähkönjakelu Prosessisähköistys Rakennussähkö Dokumentointi … TASO 3 TASO 4

Projektiosituksen merkitys Projektiositus ja aikataulut Projektiositus paloittelee projektissa laadittavat aikataulut hierarkkiseksi aikataulujärjestelmäksi Projektiositus ja kustannusohjaus Projektiosituksen avulla projektista saadaan eri tasoilla vaadittavia kustannusyhteenvetoja Projektiositus ja organisaatio Projektiositus liittyy organisaatioon siten, että kullekin WBS-elementille on yksiselitteinen vastuuorganisaatio tai vastuuhenkilö

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

PROJEKTIN AIKAOHJAUS

Ajallisen ohjauksen merkitys Projektien aikataulun pitäminen keskeinen tavoite projekteissa Investointiprojekteissa pyrkimys mahdollisimman lyhyeen toteutukseen johtuen sitoutuneiden pääomien suuruudesta ja investoinnin tulevan tuoton arvosta Tuotekehitysprojekteissa tuotteet on saatava ennen kilpailijoita markkinoille

Keskustelutehtävä Mieti aikaohjauksen merkitystä projektille

Ajallisen ohjauksen merkitys Myöhästymissakot Esim 0,5% viikossa, max 7,5% Sidotun pääoman korko Projektiin investoidut laitteet ja työ Välilliset kustannukset (tilat työmaajärjestelyt, kone- ja laiteresurssit) Tuotto projektin tuloksesta Projektin valmistuminen ennakkoajassa Menetetty tuotto Huoltoseisokki, esim. Paperikone 7000€/tunti Markkinaetu - Time to Market Tuotteen kermankuorintahinta Maine luotettavana toimittajana

Heikkouksia aikataulussa Karkeat tehtäväerittelyt, aikataulussa kuukausien, jopa vuosien pituisia jonoja Riippuvuudet puuttuvat tehtävien välillä, vain pelkistettyjä janakaavio- esityksiä Pelivaroja ei tunneta Tehtäväjanaan sisältyy piilopelivaraa eli janan pituus ei kuvaa tehtävän yhtäjaksoista suoritusta Resursseja ei ole merkitty aikatauluihin tai määritelty tarkasti projektisuunnitelmaan Aikataulut sanellaan, ei tehdä osapuolten yhteistyönä (alihankkijat) Aikatauluja ei ylläpidetä, sekaannusta projektin aikajaksotuksessa Aikataulu on vaikeaselkoinen Aikataulusta puuttuu tehtäviä, (Ei noin pieniä jaksettu merkitä!) Henkilöstön motivaatio aikasuunnitteluun on heikko Käytetään projektinhallintaohjelmaa, mutta seuranta ei toimi Toteutuneet / toteutumattomat tunnit - valmiusaste????

Case: Olkiluoto Olkiluodon ydinvoimalaitos Investoinnit 2003-2011 (-2012)   Milj. € Korkokulut (10%) 2011 Vuosi 1 100 135.8 159.4 Vuosi 2 114.4 Vuosi 3 150 142.3 171.5 Vuosi 4 200 154.3 189.7 Vuosi 5 122.1 Vuosi 6 300 139.2 183.2 Vuosi 7 400 132.4 350 162.4 Vuosi 8 363.0 250 332.8 Vuosi 9 25.0 52.5 Yhteensä 2000 1328.5 Vuosi 10 10.0 1551.6 2011 Ylimääräinen korkokulu: 223.1

Aikataulun laadinta Tehtäväluettelon laatiminen Tehtävien työmäärien ja kestojen arviointi Tehtävien suoritusjärjestyksien ja riippuvuuksien selvittäminen Resurssien allokointi tehtävälle Aikataulun piirtäminen/atk-käsittely Aikataulun ja resurssien analysointi Aikataulun hyväksyntä ja sitoutuminen

Aikataulun laadinta Yleisaikataulu 90 päivän aikataulu Koko projekti mukana. Sisältää eri osapuolten päätehtävät, sopimuspisteet ja keskinäiset liittymät 90 päivän aikataulu Päivätarkkuudella laadittu aikataulu noin kolme kuukautta eteenpäin Viikkoaikataulu (seuraavat kaksi viikonloppua) Yksityiskohtainen aikataulu /tehtäväluettelo Yhteensovittamiskysymykset Työmaajärjestelyt Tarkistetaan työmaan viikkopalaverissa

Tehtäväluettelon laadinta Epämääräinen tehtävä: Seinät Asennus Dokumentointi Laitetoimitukset Täsmällisesti kuvattu: Seinien tasoitus LVI-asennus Käyttöohjeen A laadinta Koneen A toimitus Tehtäväluettelon laadinnassa on otettava mukaan kaikki ajallisesti vaikuttavat tehtävät, myös: Viranomaisten luvat Hyväksymiset Laitetoimitusajat Kuljetukset Pakolliset seisonta-ajat Päätökset, päätöspisteet (milestones)

1. Tehtäväluettelo (esimerkki)

Tehtäväluettelo - yhteenveto Tehtävillä on oltava selkeä mitattava alku ja loppu Jos tehtävän suorittaja vaihtuu, erittele tehtävä uudestaan Ota mukaan myös keskeiset toimitukset, pitkän toimitusajan omaavat koneet, laitteet ja materiaalit Myös lyhyt, mutta kriittinen toimitus voidaan ottaa mukaan Aikataulujen ja tehtäväluettelon jakaminen hierarkkisiksi systeemeiksi Kukin vastuuhenkilö vastaa oman alueensa tehtäväluettelosta Suurimmat aikatauluvirheet aiheutuvat kokonaan pois unohdetuista tehtävistä

Keskustelutehtävä Mieti syitä tehtävien työmäärien virhearvioille

Tehtävien työmäärän arviointi Virheelliset työmääräarviot: Projektin sisällön laajentuminen, muutokset määrittelyssä Heikosti määritelty projektin tavoite ja sisältö Ympäristötekijöiden muutokset (organisaatio muuttuu, määräykset tai lait muuttuvat, tilajärjestelyt, jne.) Arvioiden tekijöiden kokemattomuus Arviointi tehty liian suurena kokonaisuuksina Kokemusperäinen tieto puuttuu Henkilöstön vaihtuvuus Ylhäältä sanellut arviot Lepsu projektin johtaminen

Tehtävien työmäärän arviointi Kesto= työmäärä : resurssimäärä Esim, yksi täyspäivänen suorittaja Työmäärä: 12 päivää Resurssi 60% käytettävissä Työaika 12 : 0,6 = 20 päivää

Tehtävien työmäärän arviointi - menetelmiä Paloittelu mahdollisimman pieniin osiin Projektin / työn jakaminen vaiheisiin Esim ohjelmistoprojekti: Suunnitteluvaihe 40% Toteutusvaihe 60% 7% tietokantojen suunnittelu 38% ohjelmien suunnittelu ja toteutus 6% systeemi ja käyttäjätestit 4% käyttöohjeiden laadinta 5% tuotantoon siirto + projektihallinto 10% projektin kokonaiskustannuksista

Tehtävien työmäärän arviointi - menetelmiä Projektin / työn jakaminen vaiheisiin Esim rakennusalalla betonityöt: 20% raudoitus rakennettu 65% laudoitus tehty 75% betoni valettu ja kuivunut 90% laudoitus purettu 100% viimeistelytyöt tehty Nyrkkisäännöt (kokemusperäisiä laskentakaavoja) Prosessiautomaatio suun. 100h/säätöpiiri Instrumenttiasennus 140h/säätöpiiri Logiikkaohjelmointi 10 käskyä/päivä Dokumentointi 4h / A4-sivu Tilastot ja taulukot (RT-kortti)

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Tarkentuva arviointijärjestelmä TYÖMÄÄRÄ- TIEDOT TYÖMÄÄRÄ- ARVIOINTI ARVIOINTI MENETELMÄT TOTEUTUNEIDEN TYÖMÄÄRIEN RAPORTOINTI ANALYSOINTI- MENETELMIEN KEHITTÄMINEN VERTAILU ARVOIHIN POIKKEAMIA ON POIKKEAMIEN JA SYIDEN ANALYSOINTI EI VAHVISTUS ARVIOILLE

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Tehtävien riippuvuudet Looginen riippuvuus Tehtävät suoritetaan tietyssä työjärjestyksessä Limitysriippuvuus Tehtävän aloittaminen riippuu toisen tehtävän tietystä valmiusasteesta (esim. suunnittelun lähtötiedot) Viiveriippuvuus Tehtävä alkaa tietyn ajan kuluttua edellisen tehtävän loppumisesta Kalenteririippuvuus Vuosihuolto Riippuvuus eri vuodenajoista Ei suoranaista riippuvuutta Irrallisia tehtäviä, jotka voidaan sijoittaa sopivasti esim. kuormitustilanteen mukaan

Aikataulutekniikat Janakaavio (esim. MS-project) Tapahtumakaavio Tehtävien nimet vasemmassa reunassa Jokaisella tehtävällä oma nimi Tehtävän rivillä on jana, joka kuvaa alkamisajan, keston ja päättymisajan Työn edistymistä kuvataan janan värillä, tms. Tapahtumakaavio Kuvaa projektin etapit (milestones)

Aikataulutekniikat Toimintaverkkomenetelmät (Esim. PERT) Kuvataan tarkasti tehtävät Alkamis- ja päättymisaika Resurssit Valmiusaste PUTKITYÖT Start: 10.10.06 ID: 4 Finnish: 31.10.06 Dur: 13 Days Res:

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Maalausurakka Maalausurakka Kriittinen polku Lohkoverkko Maalausurakka Maalausurakka Kriittinen polku kuvaa tehtävien välistä ehdotonta riippuvuutta määrää projektin lyhimmän läpimenoajan. Lähde:Project Directors Oy

Lohko- l. tehtäväverkko Tehtävä A Tehtävä B Tehtävä D Tehtävä C The following presentation is based on James P. Lewis: Fundamentals of Project Management. CPM (Critical Path Method); developed in late 50’s and easrly 60’s by du Pont PERT (Program Evaluation and Review Technique; Probabilities included); developed by the Navy and the Booze, Allen and Hamilton consulting group. PDM (Precedence Diagramming Method) / Wysocki et. al. “Project management is not just scheduling.” “Today’s scheduling software handles resource allocation fairly well” James P. Lewis (p. 54) about optimization of resource use: “One company found that when it stopped having people work on multiple projects, their productivity doubled!” Vrt. IVO International -convention. Artto&al:Projektiliiketoiminta

Artto&al:Projektiliiketoiminta

Tehtäväverkon erilaisia riippuvuuksia Tehtävä A Tehtävä B LA = Lopusta alkuun Tehtävä A Tehtävä B LL = Lopusta loppuun Tehtävä A Tehtävä B AA = Alusta alkuun The following presentation is based on James P. Lewis: Fundamentals of Project Management. LAG VARIABLES: “we may introduce pauses or delays between activities through the use of LAG VARIABLES” (Wysocki et. al.) Tehtävä A Tehtävä B AL = Alusta loppuun Artto&al:Projektiliiketoiminta

Tehtävään kirjattavat tiedot T = Tehtävä K = Kesto PV = Pelivara AA = Aikaisin aloitus AP = Aikaisin päättäminen MA = Myöhäisin aloitus MP = Myöhäisin päättäminen AA AP MA MP T K PV The following presentation is based on James P. Lewis: Fundamentals of Project Management. LAG VARIABLES: “we may introduce pauses or delays between activities through the use of LAG VARIABLES” (Wysocki et. al.) Artto&al:Projektiliiketoiminta

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Janakaavio ja tilanneviiva Maalausurakka Tilannekatsaus - keskiviikko: - Suunnitelman mukaan paitsi pintojen puhdistus –1 ja muu kunnostus +2. Lähde:Project Directors Oy

Janakaavio rakennusprojektista Kantavat rakenteet Ulkoseinät LVIS-läpimenot Muuratut väliseinät Pintabetonilattiat Kattorakenteet Vesikatto Ikkunat Tasoitetyöt Alakatot LVIS-työt Kevyet väliseinät Sisäovet Välitarkastus 10 20 30 40 50 60 70 Päivää Artto&al:Projektiliiketoiminta

Janakaavio, kriittiset tehtävät, pelivarat Kantavat rakenteet Ulkoseinät LVIS-läpimenot Muuratut väliseinät Pintabetonilattiat Kattorakenteet Vesikatto Ikkunat Tasoitetyöt Alakatot LVIS-työt Kevyet väliseinät Sisäovet Välitarkastus 10 20 30 40 50 60 70 Päivää Tehtävä jolla on pelivaraa. Kriittinen tehtävä Artto&al:Projektiliiketoiminta

Kuva 38 Aika Aika Alustava janakaavio ja kokonaisaikataulu Janakaavio ja kokonaisaikataulu, kun tehtäviä ajoitetaan rinnakkain Aika Artto&al:Projektiliiketoiminta

Virstanpylväskaavio=päätöksentekopisteet Valmistelut tehty Raivaustyöt ja perustukset tehty Runko- ja täydentävät rakenteet tehty Pinnat, varusteet ja konetekniset työt tehty Tammi Huhti Elo Tammi Touko Aika (kk) Artto&al:Projektiliiketoiminta

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Keskustelutehtävä Mieti mahdollisuuksia projektin keston lyhentämiseen

Projektin keston lyhentäminen Vaihe 1 Selvitetään kriittiset ja lähes kriittiset tehtäväketjut Vaihe 2 Tarkistetaan kriittisen polun loogiset riippuvuudet. Voidaanko riippuvuuksia muuttaa siten, että tehtävät tulevat rinnakkain tai limittyvät? Vaihe 3 Etsitään tehtävät, joissa on huomattavaa lyhentämispotentiaalia Vaihe 4 Tarkastellaan resurssimäärien muutosmahdollisuuksia. Voidaanko kriittiselle polulle lisätä resursseja? Vaihe 5 Onko tehtäviä, joita voidaan lyhentää ilman lisäkustannuksia. Kokeneempi suunnittelija, urakoitsija Vaihe 6 Voidaanko kriittisille tehtäville siirtää resursseja niistä tehtävistä, joilla on runsaasti pelivaraa Vaihe 7 Haetaan ne kriittiset tehtävät, jotka antavat suurimman ajallisen säästön suhteessa lyhentämisestä aiheutuviin lisäkustannuksiin Panos / Tuotos suhde oltava <1

Aikataulun valvonta Toteuttaminen Edistyksen arviointi Aikataulun päivitys Poikkeamien analysointi Korjaus- toimenpiteet

Edistymisen arviointi Arvioinnissa on selvitettävä Mitkä tehtävät ovat valmiit Mikä on jäljellä olevien tehtävien kestoaika Tietojen keruu Käynti paikanpäällä Toisen käden tieto Kirjalliset tilanneraportit Valvontakokoukset Tietojärjestelmä ERP (resurssienhallinta) Suunnittelujärjestelmät, visualisointi Projektihallintajärjestelmät

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Edistymisen arviointi – mittarit Työaika Tehtävää käytetty työaika / työkustannus Toteutunut työaika : arvioitu työaika Kustannukset Käytetyt materiaalit Ulkoiset laskut Laitekustannukset Määrät Kappaleet, massat (Kg, m2, m3) Yksiköt, alueet Dokumenttien lukumäärä Resurssien käytettävyys Saavutetut etapit ja katselmukset Ilmaantuneet muutokset

Lähde: Projektihallinnan käsikirja

Projektiverkosto (tehtäväverkko) Menetelmiä ja taustoja Kriittisen polun menetelmä – Critical Path Method (CPM) Program Evaluation and Review Technique (PERT): CPM + todennäköisyyksiä ja ajankohtajakaumia Precedence Diagramming Model (PDM) eli Activity-on-node -verkko käyttävät (nuoli)diagrammeja toimintojen keskinäisten riippuvuuksien tarkasteluun

Projektiverkko verkkodiagrammi määritelmiä projektin tehtävien loogisten riippuvaisuuksien skemaattinen kuvaus määritelmiä työ – task: hyvinmääritely, diskreetti toimenpide tehtävä – activity: voi koostua useammasta työstä kriittinen tehtävä: tehtävä joka on saatava valmiiksi tiettyyn ajankohtaan mennessä; tehtävä jossa ei ole pelivaraa kriittinen polku: niiden tehtävien ketju jotka määräävät projektin aikaisimman mahdollisen päättymisajankohdan pelivara – float: aika jonka tehtävä voi lykkääntyä ilman että projekti kokonaisuudessaan lykkääntyy

Tehtävien väliset riippuvuudet FS: Finish-to-start kun A päättyy, B voi alkaa FF: Finish-to-finish kun A päättyy, B voi päättyä SS: Start-to-start kun A alkaa, B voi alkaa SF: Start-to-finish: kun A alkaa, B voi päättyä

Riippuvuuksien kuvaus activity-on-node –diagrammeissa ES EF FS = Finish to start Tehtävä A Tehtävä B Tehtävä Kesto LS LF FF = Finish to Finish Tehtävä A Tehtävä B ES = Earliest Start EF = Earliest Finish SS = Start to start Tehtävä A Tehtävä B LS = Latest start LF = Latest Finish SF = Start to Finish Tehtävä A Tehtävä B

Projektiverkon rakentaminen lähtökohtana työn ositus (WBS) määritellään työpakettien riippuvuudet määritellään työpakettien kestot lasketaan ns. aikainen aikataulu (early schedule ja myöhäinen aikataulu (late schedule) lasketaan tehtävien pelivarat identifioidaan kriittiset tehtävät, ts. tehtävät joiden pelivara = 0

Aikaisen aikataulun laskeminen ns. forward pass computation tehtävän aikaisimmaksi mahdolliseksi alkamisajankohdaksi valitaan myöhäisin sitä loogisesti edeltävien tehtävien aikaisimmista päättymisajankohdista ES(i+1) = max(EF(i)) EF(i) = ES(i) + DU(i)

Aikainen aikataulu EF=30 ES=0 Tehtävä i Kesto=30 LS LF ES=30 EF=45

Myöhäisen aikataulun laskeminen ns. backward pass computation tehtävän viimeinen mahdollinen päättymisajankohta on aina aikaisin sitä loogisesti seuraavien tehtävien myöhäisimmistä alkamisajankohdista LF(i) = min(LS(i+1)) LS(i) = LF(i) – DU(i)

Myöhäinen aikataulu ES=15 EF=45 Tehtävä i+1 Kesto=30 LS=15 LF=45 ES=0

Pelivaran laskeminen ja kriittiset tehtävät pelivara = LS – ES tai LF – EF kriittisellä tehtävällä pelivara = 0 kriittinen polku on siis niiden (kriittisten) tehtävien sekvenssi, joiden pelivara = 0 kriittinen polku on samalla projektin kokonaiskesto annetuissa ajallisissa puitteissa kriittisen tehtävän myöhästyminen johtaa koko projektin myöhästymiseen

Pelivara, kriittiset tehtävät ja kriittinen polku ES=15 EF=45 Tehtävä i+1 Kesto=30 LS=15 LF=45 ES=0 EF=15 pelivara = 45 – 45 = 0 Tehtävä i LF=45 Kesto=15 LS=0 LF=15 ES=15 EF=30 pelivara = 15 – 15 = 0 Tehtävä i+1 Kesto=15 LS=30 LF=45 pelivara = 45 – 30 = 15

Työn ositus ja aikataulutus I –työvaihdeiden keston arviointi ”G” Suunnittelu Toteuttaminen Tulkitseminen Aiheen valinta 1 Tutkimus-kysymysten asettaminen 1 Aineiston keruu 4 Tulosten tulkinta 2 Yhteenvedon laadinta 2 Tausta-tutkimus 4 Aineiston käsittely 1 Aineiston valinta 1 Menetelmän valinta 1 Aineiston analyysi 2

Työn ositus ja aikataulutus II – työvaiheiden järjestyksen arviointi Tausta-tutkimus 4 Aineiston keruu 4 Tutkimus-kysymysten asettaminen 1 Aineiston käsittely 1 Tulosten tulkinta 2 Yhteenvedon laadinta 2 Aiheen valinta 1 Aineiston valinta 1 Menetelmän valinta 1 Aineiston analyysi 2

Työn ositus ja aikataulutus III – aikaisen aikataulun laskeminen 0 + 1 = 1 1 5 6 10 Tausta-tutkimus 4 Aineiston keruu 4 5 6 6 7 10 12 12 14 1 1 2 Tutkimus-kysymysten asettaminen 1 Aineiston käsittely 1 Tulosten tulkinta 2 Yhteenvedon laadinta 2 Aiheen valinta 1 Aineiston valinta 1 1 2 6 8 Menetelmän valinta 1 Aineiston analyysi 2

Työn ositus ja aikataulutus IV – myöhäisen aikataulun laskeminen 1 5 6 10 Tausta-tutkimus 4 Aineiston keruu 4 6 10 1 5 5 6 6 7 10 12 12 14 1 1 2 Tutkimus-kysymysten asettaminen 1 Aineiston käsittely 1 Tulosten tulkinta 2 Yhteenvedon laadinta 2 Aiheen valinta 1 Aineiston valinta 1 9 10 4 5 10 12 12 14 1 5 6 1 2 6 8 Menetelmän valinta 1 Aineiston analyysi 2 14 – 2 = 12 4 5 8 10

Työn ositus ja aikataulutus V – kriittisen polun laskeminen 1 5 6 10 10 = 10 Tausta-tutkimus 4 Aineiston keruu 4 6 10 1 5 5 6 6 7 10 12 12 14 1 1 2 Tutkimus-kysymysten asettaminen 1 Aineiston käsittely 1 Tulosten tulkinta 2 Yhteenvedon laadinta 2 Aiheen valinta 1 Aineiston valinta 1 8 10 4 5 10 12 12 14 1 5 6 1 2 6 8 7  10 Menetelmän valinta 1 Aineiston analyysi 2 8  10 4 5 8 10

Todellinen kriittinen polku: speksinäytelmä Kapellimestarin valinta –3 kk Käsikirjoitusryhmän valinta –7 kk Käsikirjoitus valmis –3 kk Laulujen sanoitus –2 kk Laulujen sovitus –6 vko Tuottajan valinta –8 kk Ohjaajan valinta –5 kk Improvisaatio- kurssin alku –4 kk Näyttelijöiden valinta –2 kk Laulujen treenaus –6 vko Kenraali- harjoitus –1 pvä Ensi- ilta 0-hetki PR-materiaalin tuottaminen –3 kk Mainostamisen aloitus –2 kk Lipunmyynnin aloitus –1kk Lipunmyynnin järjestäminen –3 kk Tilavaraus –12 kk

Projektin nopeuttaminen, tiivistäminen tai tehostaminen concurrent engineering projektin ja tehtävien vuorovaikutuksen suunnittelu siten, että loogisesti toisiaan seuraavia tehtäviä voidaan toteuttaa päällekkäisesti fast tracking samoja piirteitä kuin CE:ssä tavoitteena kuitenkin projektin keston tiivistäminen kaikin mahdollisin keinoin tehtävien aikataulutus päällekkäisiksi vaikka ne normaalisti toteutettaisiin sekvenssissä motivaationa korkeat pääomakustannukset projektin loppupuolella, joita näin saadaan vähennettyä molemmat lisäävät kriittisten tehtävien määrää ja siten myöhästymisriskiä

Projektin nopeuttaminen, pelivara projektin loppuun normaalisti pelivara kussakin tehtävässä tehtävät syövät pelivaransa hitaassa aloituksessa otetaan pelivara pois ja siirretään siitä ½ projektin loppuun projekti valmistuu aikaisemmin ja vielä jää aikaa viimeistelyyn! toimiikohan tämä oikeasti????

Projektiaikataulun ja resurssien yhteys projektien aikataulu suunnitellaan tyypillisesti siten, että keskitytään ensiksi tehtävien loogisiin yhteyksiin ja oletetaan rajattomat resurssit varsinainen resurssitarpeiden arviointi alkaa usein vasta projektiaikataulun alustavan suunnittelun jälkeen resurssitarpeita ovat: ihmiset  erityisosaamistarpeet tilat laitteistot raha materiaali