Salon kaupungin hankintastrategia 8.2.2017

1.1 Hankintastrategia ja hankintapoliittinen ohjelma Hankintapoliittisen ohjelman perusta on Salon kaupungin kaupunkitason strategiassa Hankintapoliittinen ohjelma määrittelee tavoitteet ja päämäärät kaupungin hankintatoiminnalle, sen kehittämiselle ja toteuttamiselle Hankintapoliittisen ohjelman keskeisinä tavoitteina on hankintojen strategisen johtamisen vahvistaminen, hankintaosaamisen tunnistaminen ja lisääminen sekä hankintojen suunnitelmallisuuden toteuttaminen kaikissa kaupungin hankinnoissa. Hankintaprosessin eri vaiheisin, kuten kilpailutukseen, tarjouspyyntöön ja sopimukseen liittyvät, menettelyohjeet määritellään kaupungin hankintaohjeessa Ohjelmakausi on vuosille 2016-2019 Etunimi Sukunimi 30.9.2017

1.2 Toimintaympäristön muutokset ja haasteet Sote-uudistus Julkisen sektorin ja etenkin kuntien heikko taloudellinen tilanne Julkisen sektorin tehostamisvaatimusten ohella julkisilta hankinnoilta vaaditaan kuitenkin entistä enemmän parempaa laatua yhteiskunnallista vastuuta, kuten harmaan talouden torjuntaa kotimaisuuden ja paikallisuuden painottamista Hankintojen tekeminen ja toteuttaminen on tasapainoilua ja kompromisseja näiden vaatimusten saavuttamiseksi. Hankinnoissa on olennaista pohtia, mikä on paras ratkaisu kaupungin ja sen toiminnan kannalta Ymmärrys julkisista hankinnoista ja sen prosessista lisää myös yritysten kilpailukykyä alueellisesti ja valtakunnallisesti Etunimi Sukunimi 30.9.2017

2. Nykytilan kuvaus Hankintojen kokonaismäärä on 72 miljoonaa euroa, eli noin 22 % kaupungin ulkoisista menoista Mikäli kaupungin hankintojen kokonaismäärään lisätään sairaanhoitopiirin osuus sekä sisäisesti ostetut palvelut, hankintojen osuus kaikista ulkoisista menoista on noin 40-50 % Investointihankinnat erikseen (noin 14 milj. Euroa) Vuosittain Salon kaupungissa kilpailutetaan noin 30 kynnysarvot ylittävää hankintaa ja noin 20 pienhankintaa (kynnysarvot alittavaa hankintaa) Salon kaupungin hankintojen paikallisuusasteen määrittely on hyvin vaikeaa mikä on paikallinen hankinta tai yritys? Etunimi Sukunimi 30.9.2017

3. Linjaukset ja tavoitteet Suunnitelmallisuus ja taloudellisuus Salon kaupungin kaikki hankinnat tehdään suunnitelmallisesti ja ennakoidusti Hankinta- ja osto-osaamisen lisääminen ja tunnistaminen Hankintojen seuranta Volyymihankintojen keskittäminen Yritysmyönteisyys ja elinvoimaisuus Markkinavuoropuhelujen lisääminen Säännöllinen vuorovaikutus sekä Salon että alueelliseen yrityskenttään. Järkevät hankinnat ja toimivat markkinat Tarjoajien aito mahdollisuus osallistua kilpailutuksiin Puitejärjestelyjen lisääminen Etunimi Sukunimi 30.9.2017

3. Linjaukset ja tavoitteet 3. Innovatiivisuus ja kokeilevuus Sähköisen hankintaprosessin lisääminen Uusia ratkaisuja ja kokeilevuutta edistävät hankinnat Uusien hankintatapojen lisääminen Digitalisaation edistäminen hankinnoilla 4. Vastuullisuus Salon kaupungin hankinnat tukee sosiaalista vastuuta Resurssiviisaiden ja energiatehokkaiden hankintojen jatkaminen/lisääminen Kaupungin hankinnoissa tehostetaan harmaan talouden torjuntaa Vastuulliset elintarvikehankinnat Etunimi Sukunimi 30.9.2017

4. Hankintojen johtaminen Hankintojen johtamisella on merkitystä suoraan käytännön arjen toimintaan. Kaupungilla on useita palvelualueita ja työyksiköitä, jotka tekevät hankintoja. Määritelty eri tahojen roolit ja vastuut hankintojen johtamisessa ja hankinnoissa Määritelty sekä palvelualueiden että hankintapalvelujen tehtävät ja rooli hankintaprosessissa ja sen eri vaiheissa Tärkeintä strategisen johtamisen vahvistaminen ja hankintaosaamisen tunnistaminen Hankintavastaavat eri palvelualueille toimintamallin kehittäminen Etunimi Sukunimi 30.9.2017

4. Toteutus ja seuranta Ohjelman osioon otettu kohdan 3. tavoitteet ja määritelty niille toimenpide, mittari sekä vastuutaho Toimenpiteissä pyritty konkretiaan niin paljon kuin mahdollista: konkreettiset toimenpiteet ja vastuutaho nimetty, jos mahdollista Vastuutahot ohjelman toteutuksessa sekä hankintapalvelut että palvelualueet Ohjelman seuranta kolmannesvuosiraporteissa sekä erillinen seuranta kaupunginhallitukselle Arviointi syytä tehdä myös talousarvion tavoitteiden asettamisen yhteydessä, miten voidaan ottaa palvelualueiden tulevassa toiminnassa huomioon Kaupunginhallitukselle esitetään vuosittain talousarvion yhteydessä hankintojen vuosisuunnitelma, jossa on määritelty tulevat, vuosittaiset kilpailutukset Etunimi Sukunimi 30.9.2017

Hankintojen paikallisuus Paikallisuutta ei voi suoraan suosia hankinnoissa Kotimaisuus, etäisyydet ja välimatkat, verorahojen jääminen kuntaan yms. valintaperusteet kielletty Tarjouspyynnöt laaditaan siten, että paikallisilla yrityksillä on mahdollisuus tarjota Paikallisten toimijoiden tunnistaminen, onko niitä? Paikallisuus lähtee palvelun sisällön määrittelystä: ominaisuudet, kriteerit, aikamääreet, palveluajat Palvelun vasteaika: kopiokoneen huolto tilauksesta 1h Leipä paistettu toimitusvuorokauden puolella Etunimi Sukunimi 30.9.2017

Hankintojen paikallisuus Osatarjousten mahdollisuus Hankintojen määrittely sellaisiin osakokonaisuuksiin, että myös paikallinen voi tarjota Hankintamenettelyn valinta Puitejärjestely: useita toimittajia, esim. työkoneet, painatuspalvelut, Valintakriteerien valinta: hinnan ja laadun painoarvo Halvin hinta ei ole automaattisesti huonoa Erota pakolliset vaatimukset ja laatukriteerit Kohtuulliset kriteerit tarjoajan kannalta, laadun toteaminen Etunimi Sukunimi 30.9.2017

Tehtäväjako hankinnoissa Hankintapalvelujen tehtävä Avustaa ja opastaa kaupungin eri yksiköitä hankinnoissa ja hankintaprosessin eri vaiheissa Neuvoa, ohjata ja koordinoida, että kaupungin hankinnat tehdään hankintalain ja kaupungin hankintaohjeiden mukaisesti Tilaavan / hankkivan yksikön tehtävä Tietää, mitä ollaan ostamassa / hankkimassa ja mitä se maksaa Tuntea hankintojen markkinat eli kilpailutettava ala ja miten kannattaa kilpailuttaa Vastata tarjouspyynnön sisällöstä, tarkastaa tai tehdä tarjousten vertailu ja vastata hankintapäätöksestä sekä huolehtia sopimusseurannasta Etunimi Sukunimi 30.9.2017