Aluehallintovirastojen hallinnollisten tehtävien kokoaminen Ministeri Virkkusen johtoryhmä 20.5.2014 Neuvotteleva virkamies Anu Nousiainen

Projektin tausta ja lähtökohdat Valtioneuvoston selonteko Eduskunnalle aluehallintouudistuksen toimeenpanosta ja toteutumisesta: Toimivaltaa koskevat kehittämistarpeet: AVIen hallinnollisten tehtävien hoitaminen ja niihin liittyvät erikoistumisyksiköt tulisi koota yhden AVIn alaisuuteen henkilöstön kuitenkin työskennellessä alueellisesti hajautettuna. ELY-keskusten osalta käynnissä on vastaava hanke (KEHA) Kunta- ja aluehallinto-osasto 14.5.2014

Tausta: Mahdollisuudet ja tavoitteet Turvata hallintopalvelujen hyvä saatavuus ja laatu sekä asiantuntemus Mahdollistaa resurssien nykyistä joustavamman käytön ja työn tasaamisen Lisätä toiminnan yhdenmukaisuutta Vähentää päällekkäistä työtä Kehittää hallintopalvelujen prosesseja ja toimintatapoja Parantaa hallintopalvelujen kustannustehokkuutta ja tuottavuutta Resurssien ja asiantuntemuksen turvaaminen tiettyjen priorisoitujen ja kriittisten tehtävien hoitamiseen Kansalaisten yhdenvertaisuuden edistäminen Projektin tavoitteena on, että tehtävien kokoamisella voidaan vähentää henkilöstötarvetta hallinnollisissa tehtävissä ja yhtenäistää toimintaa palvelujen laatu ja saatavuus turvaten. Kunta- ja aluehallinto-osasto 14.5.2014

HALKO-projekti Projektin määräaika 1.11.2013-31.12.2014 Projektin tehtävänä on tehdä esitys aluehallintovirastojen hallinnollisten tehtävien (hallintopalvelut ja erikoistumisyksiköt) kokoamiseksi vuoden 2015 alusta lukien yhden aluehallintoviraston alaisuuteen henkilöstön kuitenkin työskennellessä alueellisesti hajautettuna. Projektin tuli antaa työstään 11.4.2014 mennessä väliraportti, joka sisältää ehdotuksen tehtävien kokoamiseksi ja vaikutusarviot Lisäksi projektin tehtävänä on valmistella muutoksen toimeenpano siten, että toiminta voi käynnistyä vuoden 2015 alusta lukien.  Kunta- ja aluehallinto-osasto 14.5.2014

Henkilöstötiedot (htv, 2013) AVIen henkilöstö 1204 htv Hallintohenkilöstö (hallintopalvelujen vastuuyksiköt ja erikoistumisyksiköt/-tehtävät) 167 htv Eläköityviä / 64 ikävuotta saavuttavia 2014-2017 33 htv HTV-säästötavoite 2014-2017 30 htv Vastuualueiden hallintotehtäviä avustava henkilöstö 41 htv Hallintopalvelujen vastuuayksiköiden koko suhteessa koko AVIn henkilöstömäärään 8-19 % Lähde:AVIen henkilöstösuunnitelmat Kunta- ja aluehallinto-osasto 14.5.2014

Hallintotehtävät Projektissa määritelty ja laadittu ehdotus kootusti hoidettavista tehtävistä ja virastokohtaisesti hoidettavista tehtävistä Pääsääntönä on tehtävien kokoaminen, tehtävät hoidetaan alueilla henkilöstön sijoittuessa alueellisesti hajautetusti Joidenkin tehtävien hoidon organisointi jää selvitettäväksi jatkotyössä Kunta- ja aluehallinto-osasto 14.5.2014

Organisointi AVIen hallinto- ja kehittämispalvelut –vastuualue VM OHJAA Organisointi Hallintojohtaja Tietoyksikkö Viestintäyksikkö Henkilöstöyksikkö Talousyksikkö Yleishallinto Toimitila- ja materiaalihallinto-yksikkö Hallinnolliset tehtävät kootaan hoidettavaksi yhden AVIn alaisuuteen AVIen hallinto- ja kehittämispalvelut –vastuualue Henkilöstö työskentelee alueellisesti hajautettuna Vastuualueella olisi oma johtoryhmä Vastuualueen yksiköillä olisi päälliköt Tarkoituksena on, että vastuualue toimisi tehtäviä hoitaessaan itsenäisesti suhteessa sen AVIn johtoon, johon vastuualue sijoittuu Sisäinen tarkastus Kunta- ja aluehallinto-osasto 14.5.2014

AVIen johdon tuki -toiminto Jokaiseen virastoon perustettaisiin johdon tuki –toiminto, nykyiset hallintopalvelujen vastuuyksiköt lakkautettaisiin Johdon toimintaedellytysten turvaaminen ja varmistaminen Ylijohtajan avustaminen ja tuki, joihin kuuluvat mm. ylijohtajan sihteerin tehtävät ja ylijohtajan määräämät viraston johtamista ja toiminnan kehittämistä tukevat tehtävät Strategisen tulossopimuksen valmistelu, koordinointi ja seuranta sekä tuloksellisuusraportointi Toimintaympäristön analysointi Alueellinen ja sidosryhmäyhteistyö, erityisesti lakisääteiset aluekehitystehtävät ja tulossopimuksessa edellytetty viranomaisyhteistyö Lausuntojen koordinointi ja valmistelu Sisäiseen turvallisuuteen ja varautumiseen liittyvät tehtävät Viraston sisäisen valvonnan koordinointi Tukitoiminnon resurssiksi esitetään AVI-kohtaisesti 2-3 htv:tä. Resurssista sovittaisiin vuosittain strategisissa tulossopimuksissa. Lisäksi on turvattava viraston johdon tueksi riittävä juridinen tuki. Kunta- ja aluehallinto-osasto 14.5.2014

Vastuualueen sijoittaminen Vastuualue sijoittuisi yhden AVIn alaisuuteen henkilöstön työskennellessä alueellisesti hajautettuna. VM tekee sijoittamisselvityksen 31.8. mennessä Vastuualueen sijoituspaikkavaihtoehdoista vertailu, jossa huomioidaan: toiminnalliset, taloudelliset, henkilöstöpoliittisesti ja alueelliset vaikutukset Esitetään, että selvitys tehdään kaikkien kuuden AVIn päätoimipaikoista Asia käsittelyssä alueellistamisen koordinaatioryhmässä 15.5.2014 Kunta- ja aluehallinto-osasto 14.5.2014

Henkilöstövaikutuksista Hallinto- ja kehittämispalvelut -vastuualueelle siirtyisi henkilöstöä AVIen hallintopalvelujen vastuuyksiköistä ja erikoistumistehtävistä noin 140-160 htv:tä. Määrään vaikuttaa johdon tuki –toimintojen suuruus. Tarkoittaa siirtyvälle henkilöstölle työnantajaviraston muuttumista Siirtyvien henkilöiden virkasuhde jatkuu keskeytyksettä uudessa virastossa. Koska sekä luovuttavassa että vastaanottavassa virastossa on käytössä sama palkkausjärjestelmä, ei siirtymisestä aiheudu palkkatason turvaamiseen liittyviä toimenpiteitä. Työssäkäyntialueen muutoksia ei tehtävien kokoamisesta pääsääntöisesti aiheudu. Tavoite edistää henkilöstön mahdollisuuksia kehittää ja syventää asiantuntemustaan ja osaamistaan hallinnollisissa tehtävissä. Kunta- ja aluehallinto-osasto 14.5.2014

Taloudellisia vaikutuksia Henkilöstötarpeen väheneminen Noin 30 htv:tä eli n. 1,6 milj. euroa Säästöillä katetaan osaltaan AVI:ille kehyksissä 2014-2017 tehdyt vähennykset Pidemmällä aikavälillä tavoitteena saada säästöjä toimitilakuluissa sekä prosesseja ja toimintaa kehittämällä Toimeenpano- ja käynnistymisvaiheessa syntyy kertaluontoisia kuluja Projektihenkilöstö, tietojärjestelmämuutokset, henkilöstön koulutuskuluja (mm. etätyömenetelmät, videoneuvottelut) Muutoksen tukityöhön haetaan KAIKU-työelämän kehittämisrahaa Kunta- ja aluehallinto-osasto 14.5.2014

Riskejä / asioita, jotka tulee varmistaa valmistelussa Tehtävien ja työnjaon selkeys Toiminta- ja palvelumallien toimivuus Työprosessien toimivuus Johtaminen ja esimiestyö monipaikkaisessa organisaatiossa Yhteistyön toimivuus vastuualueen sisällä ja suhteessa AVI:ihin Alueen ja virastotuntemuksen säilyminen Viestintä uuden vastuualueen sisällä ja suhteessa AVI:ihin Kunta- ja aluehallinto-osasto 14.5.2014

Toimeenpanosuunnitelmasta Väliraportin lausuntokierros päättyi 9.5.2014 - Ahvenanmaan valtionvirastolle annettu jatkoaika Lausuntopalautteen huomioiminen jatkotyössä Projektin asettamispäätöstä on tarve täydentää tehtävien ja organisoinnin osalta Päätoimiset projektipäälliköt (2 hlöä) 1.7.-31.12.2014 Palkat maksetaan AVI-momentilta Alatyöryhmät toiminnoittain Kunta- ja aluehallinto-osasto 14.5.2014

Toimeenpanosuunnitelmasta Tehtävät täsmentää tarvittavilta osin tehtäväjakoa kootun hallinnon ja virastokohtaisen hallinnon välillä 31.8.2014 mennessä kehittää toiminta- ja palvelumallia ja kuvata keskeiset hallinnon prosessit tunnistaa ja arvioida toimintojen kokoamiseen liittyvät keskeiset riskit (mm. vaarallisten työyhdistelmien muodostuminen) sekä täsmentää vaikutusarvioita täsmentää kootun hallinnon ohjauksen menettelytavat ja hallinnon johtamisrakenne tehdä selvityksiä asiakirjahallinnon osalta Lisäksi joitakin alatyöryhmäkohtaisia muita tehtäviä selvittää sisältävätkö ehdotukset sellaisia hallinto- ja kehittämispalvelutyyppisiä tehtäviä, joiden kokoamisesta ei voida säätää valtioneuvoston asetuksella vaan toimivalta on ao. ministeriöllä 31.8.2014 mennessä avustaa valtiovarainministeriötä sijoittamisselvityksen tekemisessä, määräaika 31.8.2014 valmistella säädösmuutokset siten, että asetusluonnos voidaan lähettää lausunnoille syyskuun 2014 aikana. Kunta- ja aluehallinto-osasto 14.5.2014

Lausuntopalaute VM lähetti 14.4.2014 HALKO-projektin väliraportin AVIen hallinnollisten tehtävien kokoamisesta lausuntokierrokselle. Lausunnot pyydettiin 9.5.2014 mennessä. Lausuntoja saatiin 18. Ahvenanmaan valtionvirastolle on annettu jatkoaika. Lausunnon antoivat kaikki AVIt. Virastoja ohjaavista viranomaisista lausunnon antoivat OKM, STM, YM ja Evira sekä kaikki kolme henkilöstöjärjestöä. Myös VM:n osastoista BO ja HO antoivat lausunnon.

Keskeinen lausuntopalaute Hallintotehtävien kokoamista ja projektia pidettiin pääasiallisesti tarpeellisena ja kannatettavana, tiettyjä varauksia esitettiin. Mm. seuraavia näkökohtia ja jatkotyössä selvitettäviä ja täsmennettäviä asioita tuotiin esille: Ei saa johtaa hallintotehtävien siirtymiseen vastuualueille, pitäisi vähentää vastuualueiden hallinnollista työtä Varmistettava virastojen ja vastuualueiden hallintopalvelujen sujuva ja viiveetön saanti ja hallinnon tuki, toiminta ei saa vaarantua tukitoimintoja uudelleen järjestettäessä Tehtävä- ja työnjakojen (vastuunjakotaulukot) täsmentäminen Toiminta- ja palvelumallin täsmentäminen Prosessien kuvaaminen Vaikutusarvioiden täsmentäminen, erit. toiminnalliset hyödyt

Keskeinen lausuntopalaute Johdon tuki –toiminto resursointi: 2-3 htv ei ole riittävä ja toisaalta ei saisi vielä määritellä liian tarkasti tehtäviä pidetään perusteltuina (yksittäisiä muita huomioita) Uuden vastuualueen johtamisjärjestelmän täsmentäminen Uuden vastuualueen osallistuminen virastojen johtoryhmätyöskentelyyn Tulosohjauksen (menettelytapojen) täsmentäminen Ei tarkkaa yksikkörajausta vielä tässä vaiheessa, joustavuuden säilyttäminen Tarkoituksenmukainen yksikköjako: asiakirjahallinnon sijoittuminen – esitetään sijoittumista tietoyksikköön

Keskeinen lausuntopalaute Asiakirjahallinto Ympäristöluvat: kirjaajaresurssien siirto ei saa vaikuttaa lupakäsittelyä hidastavasti (YM); ympäristölupavastuualueet suhtautuvat varauksellisesti (kielteisesti) asiakirjahallinnon tehtävien kokoamiseen Työsuojeluvastuualueet pitävät tärkeänä asiakirjahallinnon säilymistä vastuualueilla Palkeet –yhteistyön lisääminen Virkamiehille riittävä esimiestuki eri keinoja käyttäen, johtaminen ja työn sujuvuus / miten varmistetaan monipaikkaisen johtamisen edellyttämän osaamisen kehittäminen Mielekkäät tehtäväkuvat Muutoksen hallinta; muutosviestintä ja muutoskeskustelut sekä YT-menettely Kaksikielinen vastuualue Valmisteluun kytketään vastuualueiden edustus mukaan

Keskeinen lausuntopalaute Hallintotehtävien kokoaminen tulisi tehdä aluehallinnon rakenneuudistuksen yhteydessä (4) Yksi hallinto AVI:ille ja ELY-keskuksille (1) Itsenäinen organisaatio kuten KEHA-mallissa (1) Lisäksi lausunnoissa esitettiin näkemyksiä ja kommentteja moniin muihinkin yksittäisiin asioihin ja yksityiskohtiin, jotka tullaan huomioimaan/käsittelemään jatkovalmistelussa.