Johtamisen tieto- ja talousjärjestelmät 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Johdon haasteet tiedon saannissa ja päätöksenteossa Ongelma ei ole datan (tiedon) puute, usein Modernit toiminnanohjausjärjestelmät ja automatisoidut kirjausmenetelmät suoltavat suunnattoman määrän dataa Dataa on liikaa Data on väärässä muodossa Kaikki data ei ole oleellista päätöksenteolle Oleellinen tieto hukkuu datamassaan Tarpeellisen datan poiminta ETL-prosessi (Extract-Transform-Load) Vapaasti suomennettuna: Poimi-Muunna-Tallenna Datan analysointi -> Tieto Operatiivisia järjestelmiä (esim.): Integroitu järjestelmä – ERP (Enterprise Resource Planning) eli Toiminnanohjausjärjestelmä Asiakkuudenhallintajärjestelmä - CRM (Customer Relationship Management) Henkilöstöhallinto - HRM (Human Resource Management) Toimitusketjunhallinta - SCM (Supply Chain Management) Järjestelmien tuottajia: SAP Oracle Microsoft (Dynamics AX - aiemmin Axapta) erityisesti pk-yrityksille Operatiiviset järjestelmät eivät sisällä tietoa, ainoastaan ”datapalasia” jotka kuvaavat yksittäistä asiaa. Dataa yhdistelemällä, muokkaamalla ja analysoimalla saadaan aikaiseksi tietoa. ETL: Poimitaan haluttu data operatiivisista järjestelmistä, muunnetaan se haluttuun muotoon, varmistaen datan eheys, ja tallennetaan esimerkiksi Data Warehouseen. Datan muunto on tukijärjestelmien kannalta kriittinen vaihe: Virhe konversiossa -> virhe analyysissa. 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Miksi tietoa kerätään Johtamisen apuvälineeksi Päätöksenteon tueksi 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Kuka tietoa tarvitsee Yrityksen johto Ylin johto (hallitus ja toimitusjohtaja) Operatiivinen johto Myynti Tuotanto Talous Hallinto 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Mitä tietoa ylin johto tarvitsee Markkinoista Kilpailijoista Alan suurista investoinneista Alan kehitystrendeistä Oman yrityksen taloudellisesta tilanteesta Kannattavuudesta Taseasemasta Rahoitusasemasta Kehitystrendistä Budjeteista / ennusteista 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Mitä tietoa operatiivinen johto tarvitsee (osa 1) Tarjouskannasta Tilauskannasta Myynnistä Valmistuksesta Varastosta Ostoista ja hintojen kehityksestä 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Mitä tietoa operatiivinen johto tarvitsee (osa 2) Toimittajista Kustannusten kehityksestä Tuloksesta Maksuvalmiudesta Taseasemasta Henkilöstöstä 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Mistä tietoja saadaan (osa 1) Alan kehityksestä ja kilpailijoista Alan julkaisuista ja muista tiedotusvälineistä Internetistä Toimintakertomuksista Sidosryhmiltä Kavereilta Internetin merkitys on kokoajan kasvussa tälläkin saralla. 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Mistä tietoja saadaan (osa 2) Omasta yrityksestä Liikekirjanpidosta (ulkoinen) Yrityksen muista tietojärjestelmistä Budjeteista ja ennusteista Sidosryhmiltä (Internetistä) 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Perinteinen johdon käytössä oleva taloustieto Liikekirjanpito on perinteinen taloudellisen informaation tietolähde, joka on oltava jokaisessa yrityksessä Tuloslaskelma ja tase Tulos (kannattavuus) Taloudellinen asema (rahoitusrakenne) Tieto on kirjanpitolain määräämässä muodossa Historiantietoa Numerotarkkuus suurta Harvoin johdon ainoana tietolähteenä 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Tuloslaskelma Liikevaihto (myynti- alv- korjauserät) Myyntikate Tavaroiden ja palveluiden ostot Muuttuvat henkilöstökulut Myyntikate Kiinteät henkilöstökulut Liiketoiminnan muut kulut Käyttökate Poistot Liikevoitto Rahoituskulut/ -tuotot Verot Tilikauden tulos (voitto) Tuloslaskelma kertoo tietyn jakson tuottojen ja tuottojen hankintaan käytettyjen kustannusten erotuksena syntyvän tuloksen 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Tase Vastaavaa (rahojen käyttö) Vastattavaa (rahojen lähteet) Omaisuus Velat Aineettomat oikeudet Sijoitukset Maa-alueet Rakennukset Koneet ja kalusteet Varastot Saamiset Rahat Omapääoma (velka omistajille) (osakepääoma + voittovarat) Vieras pääoma (korolliset ja korottomat velat) Tase vastaa kysymykseen, mitä yritys tiettynä päivänä omistaa ja miten se on rahoitettu omistajien ja muiden rahoittajien kesken. 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Taloudellinen tilanne / kannattavuus Liikevaihto Paljonko toiminta tuottaa tulosta Kustannusrakenne Kasvu verrattuna edelliseen kauteen Vakavaraisuus Rahoitustilanne / likviditeetti Omistajille ja johdolle välttämätöntä tietoa, syyt ja taustat eivät selviä aina perinteisin keinoin Nopea ja luotettava tulosraportointi on oleellisen tärkeää liiketoiminnan ohjauksessa Välitilinpäätös on tehtävä kuukausittain Ei tarvita samaa tarkkuutta kuin vuositilinpäätöksessä Pääasiat ja merkittävät odotettavissa olevat asiat oltava mukana 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Segmentointi Pelkkä tilinpäätöstieto koko yrityksestä ei ole riittävää Usein riittää, että vain myynti ja mahdollisesi laskennallinen standardikustannus jaetaan osa-alueisiin Järjestelmät ja seurantaraportointi on järjestettävä niin, että tuotot ja kustannukset aiheuttamisperiaatteella voidaan pilkkoa osa-alueisiin, joita ovat esimerkiksi Tuoteryhmät Maantieteelliset alueet Tuotanto-osastot tai –linjat tai toimipaikat Asiakasryhmät ja yksittäisen asiakkaat Kaikkia kiinteitä kustannuksia ei koskaan voida kohdistaa tarkkaan, yksityiskohtaiset ja työläät jakosäännöt eivät tuo lisäarvoa ja hämärtävät tunnusluvun käyttöä. Myös IAS/IFRS edellyttää segmenttikohtaista tietoa julkisilta yhtiöiltä 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Toiminnan kehitystrendit / muutossignaalit Ei riitä, että johto tietää missä ollaan tänään, pitää olla selvillä Miksi olemme nyt tässä tilanteessa Mikä tai mitkä tekijät ovat muuttuneet tai muuttumassa Mitä tapahtuu, jos nykyinen muutos jatkuu Miten löydät trendit mahdollisemman aikaisin Trendien havaitseminen perinteisistä tulosraporteista erittäin vaikeaa tai ei laisinkaan mahdollista Muutokset ja kehitystrendit voidaan havaita aikaisemmin tiettyä asiaa ja muutostekijää kuvaavilla tunnusluvuilla Hetkelliset heilahdukset ja kausivaihtelut eivät vaikuta tunnuslukuihin, kun pohjana käytetään 12 kuukauden liukuvia lukuja (tuloserät kumulatiivinen, tase-erät kk-lukujen keskiarvo) 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Tulevaisuuteen vaikuttavia tunnuslukuja Tarjouskannan muutos Tilauskannan muutos 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Toiminnan laajuutta kuvaavia tunnuslukuja Liikevaihto ja liikevaihdon muutos-% Henkilökunta keskimäärin Jalostusarvo ja jalostusarvon muutos-% Jalostusarvo 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Kannattavuutta kuvaavia tunnuslukuja 12 kk liukuva myynti, myyntikate, myyntikate-% 12 kk liukuva myynti, käyttökate, käyttökate-% Liikevoitto Rahoitustulos Rahoitustulos-% Sijoitetun pääoman tuotto Oman pääoman tuotto-%  Kokonaispääoman tuotto-% 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Vakavaraisuutta kuvaavia tunnuslukuja Omavaraisuusaste Velkaantumisaste 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Rahoituksen riittävyyttä kuvaavia tunnuslukuja Nettorahoituskulut, % Quick  ratio Current ratio 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Muita toimintaa kuvaavia tunnuslukuja Myyntisaamisten  kiertoaika Ostovelkojen kiertoaika Varaston kiertoaika 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Tuottavuuden tunnuslukuja Liikevaihto / henkilö Jalostusarvo / henkilö Jalostusarvo / kaikki henkilökulut Henkilökulut / henkilö Henkilöstökulut, % liikevaihdosta Nettotulos / henkilö 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Budjetointi / ennustaminen Vuosittain toistuva seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja tulosarvio Budjetti voidaan tehdä ylhäältä ohjattuna (top down) Vastuuhenkilöiden näkemysten mukaisesti (bottom up) Parhaimmillaan suunnittelu on jatkuva prosessi ja budjetti saadaan tästä prosessista 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Henkilökohtaisten tavoitteiden asettelu Johtajan on kyettävä asettamaan organisaatiolle ja avainhenkilöille tavoitteet Vuositavoitteet Bonuspalkkioiden perusteet Hyvät tavoitteet ovat Konkreettisesti ja luotettavasti mitattavia Saaja tuntee tavoitteet ja voi omalla panoksellaan vaikuttaa sen toteuttamiseen Yksinkertaiset laskentakaavat Koko yrityksen tulos on pilkottava osa-alueisiin, vastuuhenkilö saa siitä kontolleen vain konkreettisesti mitattavan ja vaikutuspiirissä olevan tavoitteen Koko yrityksen tulos voi vaikuttaa omien tavoitteiden saavuttamisesta maksettavaan tulospalkkioon 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Johdon tietojärjestelmät (osa 1) Liikekirjanpito ei tarjoa tietoa siinä muodossa, että se optimaalisesti tukisi johdon päätöksen tekoa Tietoa kerätään erilaisilla erilliskirjanpidoilla tai yritysjohdon tarpeisiin kehitetyillä tietojärjestelmillä 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Johdon tietojärjestelmät (osa 2) MIS (Management Information System) Toiminnan ja tilan reaaliaikainen seuranta (ei analysointia) DSS (Decision Support System) Päätöksenteon tukijärjestelmä Raportointi ja analysointi EIS (Executive Information System) ja ESS (Executive Support System) Ylimmän johdon järjestelmiä Pidemmän ajanjakson ennusteita kuin DSS -järjestelmän tuottamat analyysit BI (Business Intelligence) Sisältävät edellä mainittuja enemmän tietoa myös yrityksen ulkopuolelta, asiakkaista, sidosryhmistä ja kilpailijoista Konserniyhtiöissä tarvitaan lisäksi ohjelma tietojen yhdistämiseen (konsolidointiin) 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Tietovarasto (Data Warehouse) Data Warehouse on tietokanta, johon operatiivisista järjestelmistä kerätään säännöllisesti dataa (ETL-prosessi) esim. Myynnistä Tuotannosta DW:n avulla vältytään toiminnanohjausjärjestelmän turhalta rasitukselta Tietokannasta voidaan muodostaa raportteja halutuilla määritteillä Analysointi esim. poimimalla tietyn kriteerin ylittäviä / alittavia tekijöitä Mahdollisuus porautua alemmalle tasolle Tuoteryhmä -> tuoteperhe -> yksittäinen tuote Käyttäjän helppo muodostaa omia raportteja ja analyysejä Toimii pohjana myös graafisille esityksille 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Miten johto saa tietonsa Jokaisella johtajalla on omat periaatteet tiedon saannissa ja analysoinnissa Toinen johtajan haluaa tiedot paperilla, toinen pääsyn järjestelmiin Kokemus, periaatteet ja tekniset valmiudet ratkaisevat toimintatavat Modernit johdon tietojärjestelmät Helpottavat johdon tiedonsaantia ja päätöksentekoa Säästävät organisaation resursseja 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Omistajien ja rahoittajien tiedon tarpeet Omistajat ja rahoittajat vaativat tietoa yrityksen kannattavuudesta ja rahoitustilanteesta Tiedontarve vaihtelee yrityksen koon ja toimialan mukaan Pörssiyhtiön tiedottavat tuloksestaan kvartaaleittain, perheyhtiöt vuosittain Rahoittajat asettavat omia vaatimuksiaan ja ehtoja, ns. kovenantteja Kannattavuudesta Vakavaraisuudesta Investoinneista Osingonjaosta jne. 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Henkilöstötilinpäätös Listataan panostukset kuten koulutus, tavoitekeskustelut yms. Tulopuolella edut, joita on saavutettu kuten poissaolojen kehitys, hukka, laatu yms. Mitataan henkilöstöön tehtyjen panostusten tuotto Henkilöstön arvo taseessa? Ei mitattavissa Yrityskaupoissa arvo kauppahinnassa erityisesti tieto- ja palveluyrityksissä 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Ympäristötilinpäätös Listataan tehdyt ympäristötoimenpiteet Investoinnit Koulutus Toimintatapojen muutos Tulopuolella saavutetut säästöt Pienentynyt jätteiden määrä Pienentynyt raaka-ainekäyttö Ympäristön hoidolla on imagoarvo ja sillä voidaan säästää kustannuksia 12.4.2007 Rotarian Leadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy