Tilojen hankinnan ja käytön periaatteet Kaupunginhallituksen tila - ja asuntojaosto

Toimitilajohtamisen yleiset tavoitteet Toteuttaa kaupungin strategiasta johdettuja tavoitteita Toiminnalla tuetaan elinvoimaisen ja kilpailukykyisen kaupungin kehitystä toteuttamalla julkiseen käyttöön kustannustehokkaita ja laadukkaita rakennushankkeita. Toiminnalla tuetaan palvelujen järjestämistä, lähtökohtana palveluverkko 2020 konseptin tavoitetila Toteuttaa toimitilojen investointiohjelmassa olevia toimialojen uudis- ja peruskorjaushankkeita Ohjaa tilojen käyttöä käytön seuranta ja arviointi (esim. kustannukset, käyttöasteet, energiakulutus, tilojen vapautuminen, arvio tulevista tilatarpeista) Rakennetun omaisuuden arvon säilyttäminen ja kehittäminen Jatkuvan kehityksen varmistaminen 2 Tilakeskus

Toimitilajohtamisen yleiset tavoitteet Kaikkien tilahankkeiden lähtökohtana on käyttäjän perustelema ja hyväksytty tarve Tilat toteutetaan tarkoituksenmukaisilla hankinta- ja toteutustavoilla tavoitteena tila- ja kustannustehokkuus, joustavuus sekä palvelujen kehittäminen ja parantaminen yli toimialarajojen Terveelliset ja turvalliset tilat sekä asiakastyytyväisyys Tilojen hankinnan ja käytön periaatteet sekä roolit ja vastuut kuvattu toimitilakäsikirjassa 3 Tilakeskus

Tilojen hankinnan periaatteet –Rakentaminen Tilakeskuksen taseeseen Oma pitkäaikainen käyttötarve Rahoitetaan talousarvion investointiosasta Tilojen käyttöaika vähintään 20 vuotta – Yhtiömuotoinen hanke Oma pitkäaikainen tai muu käyttötarve Tavoitteena rahoituksen ja ylläpidon joustavuus Rahoitetaan kaupungin takaamilla pitkäaikaisilla lainoilla –Vuokraus Lyhytaikainen tai nopeasti syntynyt käyttötarve Pääosin toimistotyyppistä tilaa Kohteissa, joissa palveluverkon kannalta edullisin toteutusmuoto Joustavuus käyttötarpeen lakkaamisen näkökulmasta –Leasing Väliaikainen tarve kuten siirtokelpoiset rakennukset; ei pysyvää rakennuslupaa Kiireelliset hankkeet joissa muuta vaihtoehtoista hankintatapaa ei ole 4 Tilakeskus

Tilojen hankinnan periaatteet –Tilojen ostaminen Poikkeuksellinen hankintatapa Strategiset näkökulmat mm. kaupunkikehitys Maan hankinnan ’sivutuotteena’ –Elinkaarimalli Strateginen valinta, jonka perusteena on ollut mm. investointiohjelman nopeutustarve sekä hyvän laadun ja asiakastyytyväisyyden varmistaminen Elinkaarihankkeen toteuttajan pitkäaikainen kokonaisvastuu tekemästään rakennuksesta Hankinta- ja toteutusmuodosta riippumatta tilahankkeiden hankinta- ja valmisteluvastuu on Tilakeskuksella! 5 Tilakeskus

Tilojen jakauma Omat, vuokra- ja osaketilat Tilakeskus

Tilapankki Tilakeskus 7

Tilojen hankinnan vaiheet toimitilakäsikirjan mukaan TAVOITE- AIKA 1-3 kk2-6 kk 8-14 kk kk Tarveselvitys TARPEEN MÄÄRITTÄMINENKäyttäjä (korjaushanke TIKE) VASTUUTilakeskus OSALLISTUUKäyttäjä VALMISTELEEToimitilaryhmä (TORY) KÄSITTELEE HYVÄKSYYKäyttäjälautakunta Hankesuunnitelma VASTUUTilakeskus OSALLISTUUKäyttäjä LAUSUNNOTKäyttäjälautakunta KÄSITTELEEToimitilaryhmä (TORY) KÄSITTELEE(mikäli muutoksia)Strateginen toimitilaryhmä (KAJO) HYVÄKSYYKunnanvaltuusto (TIKEJK->KH->KV) Suunnittelun ohjaus ja valvonta VASTUUTilakeskus OSALLISTUUKäyttäjä,palveluntuottajat SUUNNITTELIJOIDEN VALINTA LAUSUNNOT LUONNOKSISTAViranomais- sekä käyttäjä-palveluntuottaja lausunnot LÄUSUNNOT PÄÄPIIRUSTUKSISTAKäyttäjälautakunta (Ei SOTET) PÄÄPIIRUSTUSTEN (LUONNOSTEN) HYVÄKSYMINENTilakeskuksen toimistusjohtaja RAKENNUSLUPArak. valvonta viranomainen ( 1200m2) Rakennuttaminen (toteutusvaihe) VASTUUTilakeskus OSALLISTUUKäyttäjä,palveluntuottajat URAKOITSIJOIDEN VALINTAToimialajohta > 5 miljE, TikeTj 0,5-5 miljE Talop 0,2-0,5 miljE RAKENTAMINENToimitilakäsikirjan mukaan VASTAANOTTOTilakeskus vastaa apuna käyttäjät sekä palveluntuottajat TAKUUAIKATilakeskus vastaa apuna käyttäjät sekä palveluntuottajat 8 Tilakeskus

Tilojen käytön periaatteet ja vastuunjako Toimiala vastaa kuntalaispalvelujen tuottamisesta sekä tilojen asianmukaisesta käytöstä Tilakeskus edustaa omistajaa, toimien kaupungin edunvalvojana vuokra- ja osaketilakohteissa Lähtökohtana on, että kaikkien tilojen vuokrauksesta on sovittu toimialojen ja Tilakeskuksen välillä Omien tilojen ylläpidossa tavoitteena on monituottajamalli. Tällä hetkellä palvelut tuottaa Palveluliiketoimen liikelaitokset Tilojen käyttöasteita pidetään hyvänä Energian säästöön kannustetaan, kulutusta ja energiatehokkuustavoitteita seurataan Kaupungin omat tilat eivät kaikilta osin vastaa käyttötarpeita (mm. ikä, kunto ja laajuus) 9 Tilakeskus

Kaupunki vuokranantajana ulkopuolisille asiakkaille Tavoitteena on omistaa vain omassa käytössä olevia tiloja ja rajoittaa ulkopuolisten vuokralaisten tilojen määrää Kuntien välisiä ja/tai valtion toimintaan liittyviä sopimuksia. Kuntayhtymät tai valtionhallinto käyttäjinä Ylimääräiset rakennukset ja tilat pyritään myymään tai purkamaan, mahdollisuus kaavakehitykseen 10 Tilakeskus

Tiloista luopuminen Tavoitteena on myydä, vuokrata tai purkaa ilman viivytyksiä kaupungille tarpeettomaksi käyneet kohteet Huonokuntoisten rakennusten purkamista on alettu nopeuttamaan 11 Tilakeskus