Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö Sähköistämisen merkitys vaihtoon haussa Kirsi Korpela

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö Vaihto-opiskelijoiden tietokanta: Väinö vaihto-opiskelijoiden tietokanta hakujärjestelmä hallinnollisia työkaluja yhteys opiskelijarekisteriin Väinö 10 vuotta

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö Tekniikkaa… Tarvitsen Remote Desktop Connection –ohjelman koneelleni. Uusi käyttäjä Mikrotukihenkilö Tulen asentamaan Asennusohjeet ovat julkisella www-sivulla. Linkki ohjeeseen löytyy Väinön käyttöohjeesta verkkolevyltä.

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö Väinön osat verkkolevy palvelin (mm. automaattinen varmuuskopiointi) käyttäjän oma kone tietokannat: varsinainen tietokanta, arkistotietokanta, kehitysversio ja 'leikkikenttä' VainoFAQ.mdb – FAQ-tietokanta paljon tekstitiedostoja – sisältävät Väinön ja Opsun välillä siirrettävät tiedot

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö Kehitys Tuotanto VäinöLeikkikenttä VainoData LeikkikenttaData FAQData Arkisto ArkistoData Väinö, Väinö; missä sä oot ? Opsu

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö hakijoiden sähköiset hakemukset tiedot kaikkien käyttäjien hyödynnettävissä Väinön sisältämiä tietoja voi lajitella raportteina ja työkalut helpottavat vaihto- opiskelijoiden hakemusprosessia. Väinö-tietokanta

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö Käyttäjäryhmät: Hallinto-käyttäjät voivat katsella ja muuttaa kaikkea Väinön sisältämää tietoa. Tiedekunta-käyttäjät voivat katsella kaikkea Väinön sisältämää tietoa ja muuttaa omaan tiedekuntaan kuuluvia tietoja. Väinö-tietokanta

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö ns. perustietoraportti maittain ja korkeakouluittain saapumisaika ja tiedot ohjelmittain alakoodeittain apurahan saajat naapurikorkeakouluihin hakeneet opiskelijat, joilta puuttuu liitteitä Raportit työkaluina

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö opiskelijat tiedekunnittain oppiaineittain opiskeluoikeuksittain: sama kuin oppiaineittain, mutta mukana ovat vain opiskeluoikeuden saaneet. opiskelijat, jolla ei vielä tiedekuntaa lista opiskelijoista aineineen Raportit työkaluina

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö opiskelijoiden tuutorit: lista opiskelijoista ja heidän tuutoriensa tiedot ECTS-learning agreementin 'tila' hyväksyntätiedot (ilman peruuttaneita) opiskelijat, joiden infopaketissa puutteita tuutorin tiedot ja ns. perustiedot Raportit työkaluina

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö liitepyyntökirje tai vahvistuskirje tuutorikirje opiskelijalle tuutorikirje tuutorille tuutoritodistukset ECTS-kiertokirje hyväksymistodistus läsnäolotodistus englanniksi ja suomeksi Kirjeet ja asiakirjat

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö Muut työkalut osoitetarrat (opiskelijat ja tuutorit) vapaa kirje FAQ-kirje: kirje, jossa on vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin. Kirjeestä tarjotaan sekä sähköposti- että paperiversiot. postilista

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö FAQ-kirjeen aiheet

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö hakulomakkeiden seurantajärjestelmä työkaluja haun seurantaan: laajennus tiedekuntiin työkalujen kehittäminen ja elektroninen haku uudet kehittämissuunnitelmat Väinö kehittyy ja kasvaa

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö v uudistus käsi kädessä hallinnollisten järjestelyjen kanssa – vaikutus prosesseihin v työkalujen ja elektronisen hakulomakkeen kehittäminen käyntiin v elektroninen hakulomake käyttöön v – työkalujen jatkuva kehittäminen - uudet haasteet: sopimukset, yhdyshenkilöt, opintosuunnitelmien elektronisoiminen jne. Turun yliopistoon vaihtoon: Väinö-tietokanta

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö vaihe: mappi väärässä paikassa, kuka meille onkaan hakenut, missä vaiheessa hakemus on, ovatko kaikki hakijat meillä 'hanskassa' ? 2. vaihe: - hallinnolliset muutokset -aikataulu (hallinnon pullonkaula) -työkalujen kehittämistarpeet -pyrkimys elektroniseen hakuun Syitä järjestelmän kehittämiseen

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö Hakemuksen käsittely ja hyväksyminen tiedekunnassa nopeutuu. - Suurempien 'massojen' tehokas käsittely mahdollistuu. -Tarjoaa työkaluja: valmiit kirjeet, vastaukset, hyväksymistodistukset, listaukset seurantaan viestien yhtenäisyys -aikaisemmin hyväksyminen useaan tiedekuntaan – nyt ei välttämättä tarvita prosessien ja työnjaon selkiyttäminen Sähköistämisen tuomia etuja

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö Opiskelija ei osaa lähettää hakemustaan oikeaan paikkaan. -Miten ratkaistaan moni-alaiset hakemukset. -Hakemusten keskittyminen suuriin tiedekuntiin: ruuhkautuminen -Siirtyvä työmäärä vs. ohjelman hyödyt (tietojen tallentaminen, tuutorien jakaminen, infopakettien postittaminen Mahdollisia ongelmakohtia

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö Sähköistäminen vaatii myös työkulttuuurin ja –tapojen sekä prosessien muutosta, järjestelmän tehokas käyttö -Vaatii koulutusta, palautetta ja kehittämisehdotuksia eri tason käyttäjiltä. muutosvastarinnasta hyödyntämiseen Sähköistäminen prosessina

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö vaihe: Ulkopuolinen henkilö yhteistyössä kv- henkilöstön kanssa: useita eri versioita. Ongelmana muutosten ja kehittämisen kalleus ja hankaluus. 2.vaihe: ATK-keskuksen suunnittelija ja kv- suunnittelija, toimistosihteerit, palaute tiedekunnilta. 3.Kehittäminen jatkuu: yhdyshenkilöt, sopimukset, elektroninen learning agreement yms. Toteuttaminen

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö elektroninen haku ja tietokanta haun hallinointiin -toteutus nopealla aikataululla hakemisen helpottaminen, työkalujen luominen, massojen käsittelyn mahdollistaminen -hakemusten määrä tuplaantui -keskitetty liitteiden vastaanotto ja skannaus Tutkinto-opiskelijoiden järjestelmä

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö vaihtoehtoina joko uuden tietojärjestelmän ostaminen tai luominen -järjestelmän yhteensopivuus Väinö-tietokannan, vaihtosuhteiden tietokannan sekä netti-Opsu- järjestelmän kanssa -mukana hakuvaihe, hakemuksen käsittely ja raportointi -osana opiskelija-järjestelmän ja elektronisen opinto-opaan yms. palveluiden kehittämistyötä Vaihtoon hakeutuminen Turun yliopistosta

Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö Siis mikä Väinö?