Oulun yliopiston apurahaohje Apuraha-asioita Oulun yliopiston apurahaohje Juhani Lehtimäki 11.11.2009 1
Apurahalla tehtävä tutkimustyö Apuraha on vastikkeeton rahasuoritus, jonka julkisyhteisö tai yksityinen yhteisö myöntää henkilölle tieteen tai taiteen harjoittamista tai opiskelua varten. Apurahan myöntäminen ei tuota maksajalle taloudellista tai muutakaan hyötyä. Yliopisto voi myöntää apurahoja vain yliopiston perus- ja jatkotutkinto-opiskelijoille ja omalle henkilökunnalleen. Apurahojen tulee olla yleisesti haettavana ja niistä on tiedotettava riittävän laajasti. Apurahaa tulee hakea kirjallisesti ja hakemukseen on liitettävä kuulutuksessa mainitut asiakirjat. Muuhun tarkoitukseen kuin opintoja, tieteellistä tutkimusta tai taiteen harjoittamista varten myönnetyt apurahat ovat saajalle veronalaista tuloa myöntäjästä riippumatta. Apurahalla työskentely ei muodosta palvelussuhdetta eivätkä virka- ja työsuhdelain säädäntöön tai -sopimuksiin perustuvat etuudet koske sitä. Apurahan saaja ei voi koskaan jakaa saamaansa apurahaa edelleen apurahana.
Apurahatyöskentely vs. palvelussuhde (1) Tutkimustyötä tehdään sekä palvelussuhteessa (virka-/työsuhde) että apurahoilla. Apuraha on vastikkeeton rahasuoritus, jonka julkisyhteisö tai yksityinen yhteisö myöntää henkilölle tieteen tai taiteen harjoittamista tai opiskelua varten. Apuraha on maksajan kannalta suoritus, jonka myöntämisestä ei aiheudu maksajalle taloudellista tai muutakaan hyötyä. Palvelussuhteessa henkilö sitoutuu tekemään työtä työnantajalle tämän johdon ja valvonnan alaisena palkkaa tai muuta vastiketta vastaan. Palvelusuhteessa ja apurahalla tehtävän tutkimustyön välinen raja on usein vaikeasti määriteltävissä.
Apurahatyöskentely vs. palvelussuhde (2) Arvioitaessa sitä, onko kysymyksessä itsenäinen tieteellisen tutkimustyön tekeminen vai toisen lukuun tehtävä työ, tulee kiinnittää huomiota mm. seuraaviin seikkoihin: onko apuraha ollut yleisesti haettavana onko apurahan myöntämiseen liitetty erityisiä ehtoja onko apuraha vastiketta toiselle tehdystä työstä tehdäänkö tutkimus maksajan aloitteesta tai ohjauksessa onko maksajana oma työnantaja Huom! Takuupalkkaoikeudessa palvelussuhteen keskeytyksenä ei pidetä sellaista katkosta, joka kestää enintään 180 päivää tai 6 kalenterikuukautta, mikäli kysymyksessä on yliopistossa tapahtuviin jatko-opintoihin, tai tutkimustyöhön taikka taiteelliseen työhön liittyvä apurahakausi. Tällaisten keskeytysten aikaa ei kuitenkaan lueta palvelussuhteeksi.
Apurahatyöskentely vs. palvelussuhde (3) Jos rahoittaja on määritellyt tutkimuskohteen yksityiskohtaisesti, tulosten omistus-, käyttö- ja immateriaalioikeudet on pidätetty maksajalle tai apurahaan liittyy opetus- tai muita työvelvoitteita, kyseessä ei ole apuraha vaan palvelussuhteessa tehtävä työ. Maksettava korvaus on tällöin palkkaa. Apurahoihin ei saa sisällyttää vastikkeellista työsuoritusta eikä apurahan saajalle saa muodostua palvelussuhdetta. Muuhun tarkoitukseen kuin opintoja, tieteellistä tutkimusta tai taiteen harjoittamista varten myönnetyt apurahat ovat veronalaista tuloa myöntäjästä riippumatta. Esimerkiksi oppimateriaalin valmistamista varten ei voida myöntää apurahaa, joten sen valmistamista on tuettava muilla keinoin.
Apurahansaajan sosiaaliturva Apuraha ei muodosta palvelussuhdetta eikä apurahan saajaa näin koske palvelussuhteeseen yleisesti perustuva vakuutusturva. Hänelle eivät myöskään kuulu työterveyshuollon palvelut tai muut työ- ja virkaehtosopimuksiin kuuluvat etuudet. Yliopisto ei myöskään peri apurahoista ammattijärjestöjen jäsenmaksuja. Apurahan saajan on itse huolehdittava vakuutusturvansa järjestämisestä ja mahdollisesti huomioitava sen kustannukset apurahahakemuksessa. Apurahan saajan sosiaaliturva hoidetaan maatalousyrittäjän eläkelain mukaisesti (1280/2006). Muutos tuli voimaan 1.1.2009. Yliopisto ilmoittaa myöntämistään apurahoista MELA:lle
Apurahat ja verotus (1) Apurahojen veronalaisuuden tulkitsee aina viimekädessä verottaja. Ratkaisut tehdään aina tapauksittain. Perussäädökset ovat tuloverolain 82 §:ssä. Verovapaus edellyttää, että apuraha on saatu opintoja tai tieteellistä tutkimusta tai taiteellista toimintaa varten ja että se on ollut yleisesti haettavissa. Jos apurahan antaja on julkisyhteisö, verovapaus koskee sen koko määrää. Jos apurahan antajana on jokin muu kuin julkisyhteisö, se on veronalaista siltä osin kuin näiden ja julkisyhteisöjen antamat apurahat kulujen vähentämisen jälkeen ylittävät valtion taiteilija-apurahan vuotuisen määrän (vuonna 2009 verovapaa määrä on 1 525 euroa/kk – sis. MYEL maksun).
Apurahat ja verotus (2) Olennaista apurahan verottomuuden kannalta on myös se, onko apurahan saajan ja myöntäjän välillä palvelussuhde. Jos rahoituksen myöntäjänä on saajan työnantaja, niin suoritus on verottajan näkökulmasta useimmiten korvausta tehdystä työstä, vaikka se maksettaisiin apurahan nimellä. Apurahan ei siis saa olla vastiketta jostain työsuorituksesta, apurahan antaminen ei voi tuoda maksajalle taloudellista hyötyä. Apurahan saaja ei voi koskaan jakaa saamaansa apurahaa edelleen apurahana. Apuraha voidaan maksaa verottomasti vain, jos kaikki saajat on kirjattu apurahahakemukseen.
Tiedonkulku Yliopiston yksiköiden tulee olla tietoisia kaikista henkilöstönsä saamista apurahoista ja stipendeistä käyttötarkoituksesta ja rahallisesta määrästä riippumatta. Laitosten tulee ylläpitää rekisteriä henkilöstönsä ja muiden yksikössä työskentelevien apurahoista. Rekisteristä tulee käydä ilmi apurahan myöntäjä, käyttötarkoitus, määrä ja ajanjakso, jolle se on tarkoitettu Tiedekunnat/hallintopalvelut keräävät tarvittaessa nämä tiedot laitoksilta vuoden vaihteen KOTA–tiedustelun yhteydessä. Yliopiston palveluksessa oleva apurahaa saanut opettaja, tutkija tai muu virkamies on velvollinen ilmoittamaan saamistaan apurahoista yliopistolle (ks. opetusministeriön ulkopuolisen rahoituksen ohje, erityisesti luku 3., ks. http://www.minedu.fi/export/sites/default/OPM/Julkaisut/2001/liitteet/opm_512_yliopistorahoitus.pdf?lang=fi).
Apurahan muotoja Apurahan saajille suoraan maksettavat apurahat yliopiston ulkopuolinen myöntäjä Toimintamenoista maksettavat apurahat talouspalveluiden myöntämät apurahat rehtoraatti päättää myöntämisestä yksiköiden myöntämät apurahat dekaani/yksikön johtaja päättää myöntämisestä Rahastojen myöntämät apurahat Täydentävän rahoituksen apurahat yksikön johtaja/dekaani päättää myöntämisestä
Apurahojen hallinnointi (1) Yliopistoon palvelusuhteessa olevien tutkijoiden tai tutkimusryhmien yliopiston resursseja käyttäviin hankkeisiin tarkoitetut apurahat tulee pääsääntöisesti ohjata yliopiston pankkitilille, jolloin yliopisto hallinnoi varoja omassa kirjanpidossaan (sopimusmalli, ks. liite 2). Kun apurahalla työskentelevä tutkija tai tutkimusryhmä käyttää yliopiston resursseja (tilat, laitteet jne), tulee apurahan saajan sopia yliopiston ao. yksikön kanssa tutkimushankkeeseen liittyvistä oikeuksista ja velvoitteista (sopimusmalli, ks. liite 3). Apurahaa hakevan on ennen hakemuksen lähettämistä pyydettävä apurahalla harjoitettavaan toimintaan lupa yliopistolta (ao. laitos). Apurahan hakijan tulee kustannusarviossaan eritellä yliopistolle kohdistuvat yleiskustannukset, jolloin rahoittaja voi ottaa ne huomioon myöntöpäätöksessään.
Apurahojen hallinnointi (2) Oulun yliopisto veloittaa yliopiston hallituksen päätöksen mukaisesti ulkopuolisesta rahoituksesta 15 % käytettäväksi yleiskustannuksena (toimitilat, tietohallinto, hallinto, laitos). Pidätyksiä kohdistetaan apurahaan kuitenkin enintään rahoittajan myöntämän osuuden verran. Henkilökohtaisten pienten yliopiston resursseja vähäisesti tai ei ollenkaan käyttävien (elanto)apurahoja (< 5 000 €), niitä ei oteta yliopiston talousarvioon ja kirjanpitoon hallintokustannusten vuoksi. Mikäli apurahapäätökseen sisältyy esim. määräraha tarvikkeiden hankintaan, se siirretään yliopistolle.
Yliopiston myöntämät apurahat Toimintamenoja voidaan käyttää apurahoihin vain silloin, kun se on tutkimuksen kannalta tarkoituksenmukaista, esimerkiksi lopputyön tai väitöskirjatyön viimeistelyyn. Myös toimintarahasta myönnettävät apurahat julistetaan aina haettaviksi. Apurahakauden aikana työskentelyn tulee olla muuta kuin varsinaisen palvelusuhteen aikaiset työtehtävät (poikkeuksena tutkimustehtävät). Apurahatyöskentelyn osalta on ehdoton edellytys, että henkilö on yliopiston maksaman apurahakauden ajan virka-/työstävapaana varsinaisesta tehtävästään.
Apurahasta tiedottaminen Apurahat on julistettava yleisesti haettavaksi. Hakuilmoitukset julkaistaan riittävän laajasti siten, että kaikilla mahdollisilla hakijoilla on mahdollisuus saada tieto ilmoituksesta. Ilmoituksessa tulee näkyä apurahan suuruus. Hakuaika on vähintään kaksi (2) viikkoa. Kaikkia opiskelijoita koskevat hakukuulutukset tiedotetaan suuressa jakelussa ja ilmoitustauluilla. Tiedekunnat ja yksiköt julkaisevat omat hakukuulutuksensa vähintään yksiköiden ilmoitustauluilla. Apurahakuulutuksessa on mainittava apurahan käyttötarkoitus ja haettavana oleva määrä. Lisäksi hakukuulutuksessa on mainittava, mikäli apurahaan liittyy erityisiä ehtoja. Hakukuulutuksessa on myös mainittava, mitä tietoja hakijan tulee toimittaa kirjallisen hakemuksensa liitteenä. Liitteiden tulee olla riittävät, jotta niistä selviää apurahan käyttötarkoitus.
Apurahan myöntämispäätös Apurahan myöntämisestä tulee tehdä kirjallinen päätös. Päätöksessä tulee olla maininta apurahan saajasta, apurahan käyttötarkoituksesta sekä apurahan määrä. Lisäksi päätöksessä tulee olla mainittuna mahdolliset apurahaan liittyvät ehdot ja rajoitukset. Päätöksessä tulee mainita myös apurahan saajan velvollisuus antaa selvitys apurahan käytöstä ja siihen liittyvästä määräajasta, mikäli selvitys katsotaan tarpeelliseksi eikä apurahan käyttöä myönnettyyn tarkoitukseen voida muutoin selvittää. Mikäli henkilö on palvelussuhteessa yliopistoon, katsotaan yliopistolta saatu rahoitus yleensä palkkatuloksi. Apurahatyöskentelyn osalta on ehdoton edellytys, että henkilö on yliopiston maksaman apurahakauden ajan virka-/työstä-vapaana varsinaisesta tehtävästään. Virka-/työstävapauden kesto on suhteessa myönnetyn apurahan määrään ( esim. 3 600 euron apuraha edellyttää vähintään 2 kuukauden virkavapautta).
Työskentely apurahakaudella Apurahakauden aikana työskentelyn tulee olla muuta kuin varsinaisen palvelusuhteen aikaiset työtehtävät (poikkeuksena tutkimustehtävät). Virka-/työstävapauden aikana on sallittua ainoastaan saattaa päätökseen sellainen sivutoiminen tuntiopetus, joka on alkanut ennen apurahakauden alkua ja jonka keskeyttäminen tai uudelleen järjesteleminen aiheuttaisi kohtuutonta haittaa kyseisen yksikön toiminnalle. Sivutoimisen opetuksen enimmäismäärän tulisi tällöinkin rajoittua enintään 48 tuntiin lukukauden mittaisen apurahakauden aikana.
Apurahan palauttaminen - takaisin perintä Apurahan saaja on velvollinen ilmoittamaan apurahan käyttötarkoituksen muutoksesta apurahan myöntäjälle. Apurahan myöntäjä on velvollinen valvomaan apurahan käyttöä. Selvitystä koskevat ehdot mainitaan myöntämispäätöksessä. Apurahan saajan tulee viipymättä palauttaa virheellisesti, liikaa tai perusteettomasti saamansa apuraha. Apurahan myöntäjän on päätöksellään määrättävä apurahan takaisin perittäväksi, mikäli apurahan saaja on käyttänyt apurahan olennaisesti muuhun tarkoitukseen kuin se on myönnetty tai mikäli apurahan saaja on antanut apurahan myöntäjälle väärää tai harhaanjohtavaa tietoa apurahahakemuksessaan tai antamissaan selvityksissä.
Apurahan maksamismenettely ja käytettävissä olevat määrärahat Tieteelliseen tutkimustyöhön ja opiskeluun myönnettävät apurahat maksetaan palkkajärjestelmän kautta. Apurahat maksetaan yhdessä erässä, vuotuiset apurahat maksetaan kahdessa erässä. Toimintarahasta voidaan maksaa tutkimusapurahoja. Maksullisen palvelutoiminnan tileiltä ja yhteisrahoitteisen sopimustutkimuksen tileiltä voidaan maksaa apurahoja keräilyprojekteilta projektin päätyttyä. Kansainväliseen vaihtoon tarkoitetuista varoista (esim. Erasmus, Leonardo, Nordplus) voidaan maksaa apurahoja projektin keston ajan. Lahjoituksista voidaan maksaa apurahoja, ellei lahjoittaja ole sitä rajoittanut. Suomen Akatemian määrärahoista voidaan maksaa apurahoja, yliopiston omien määräysten mukaisesti (lähinnä matka-apurahoja). Mikäli apuraha aiotaan maksaa toisen tiliviraston osoittamasta rahasta, on rahoittajalta tarkistettava, voidaanko määrärahasta myöntää apurahoja.
Yliopiston jakamat tunnustuspalkinnot Yliopisto ja sen yksiköt jakavat vuosittain jonkin verran rahamääräisiä tunnustuspalkintoja ansiokkaasta toiminnasta. Tunnustuspalkintojen veronalaisuuden periaatteet ovat samat kuin apurahojenkin. Verovapaan tunnustuspalkinnon edellytyksenä on, että se on annettu tieteellisen, taiteellisen tai yleishyödyllisen toiminnan tunnustukseksi (TVL 82 §). Tunnustuspalkinto annetaan jälkikäteen, kun stipendi ja apuraha annetaan yleensä etukäteen. Verottajan ohjeiden ja verotuskäytännön perusteella oman työnantajan jakamat palkinnot liittyvät useimmiten palvelussuhteeseen ja ovat siksi aina veronalaista tuloa. Siksi yliopiston ja sen yksiköiden omalle henkilöstölleen jakamat tunnustuspalkinnot käsitellään palkanluontoisena verollisena suorituksena.
Apurahatyöskentely henkilö ei ole palvelussuhteessa yliopistoon ei esimiestä työaikaa työterveyshuoltoa virkamatkoja laitos voi sopia tilojen ja tietojärjestelmien käytöstä eläkevakuutus (MELA) vakuutusvelvollisuus koskee kaikkia niitä Suomessa asuvia apurahansaajia, jotka ovat saaneet Suomesta myönnetyn työskentelyapurahan vuonna 2009 tai sen jälkeen apurahan tulee olla tarkoitettu vähintään neljän kuukauden työskentelyyn Suomessa ja euromäärältään vähintään 1 093,49, mikä vastaa vuosiansiona 3 280,47 euroa (vuoden 2009 tasossa) tietyin edellytyksin vakuuttamisen piiriin kuuluvat myös ulkomailla tapahtuva apurahatyöskentely ja ulkomaalaisen Suomessa tekemä apurahatyö