Sopimusohjausjärjestelmä ja tuottajan näkökulmaa KOUVOLAN MALLI Sopimusohjausjärjestelmä ja tuottajan näkökulmaa 15.10.2008 Konsernihallinto/strategiat ja kehittäminen Riku Rekonen

Esityksen aihealueet Kuntarakenteen muutos: pienistä suuri Toimintamallin muutos: sopimusohjaus Sopimusohjausjärjestelmä: ”Kouvolan malli” Palvelutuotanto: kunta järjestää palvelut Palveluiden järjestäminen: tuottajan asemoituminen Kehittäminen: perusta, suunta ja vauhti www.kouvola2009.fi

Kuusi kuntaa yhdistyy yhdeksi Kouvolaksi Valkeala 1004 km² asukkaita n. 11 500 Jaala 563 km² asukkaita n. 2 000 Kouvola 45 km² asukkaita n. 31 000 Kuusankoski 114 km² asukkaita n. 20 000 Elimäki 391km² asukkaita n. 8 400 Anjalankoski 752 km² asukkaita n. 17 000 www.kouvola2009.fi

Uuden kunnan toimintamalli Hallinnon järjestäminen sekä toiminnan ja talouden ohjaaminen perustuu tilaaja-tuottaja-toimintatavan mukaiseen ohjausjärjestelmään eli sopimusohjaukseen. Organisaatio jaetaan tilaajaorganisaatioon (toimialat) sekä tuottajaorganisaatioon (palvelusektorit). Toimintaa ohjataan tilaajaorganisaation ja tuottajaorganisaation kesken tehtävillä palvelusopimuksilla. Lautakunta edustaa poliittista ohjausta ja johtokunta liiketoiminnallista osaamista. www.kouvola2009.fi

Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Kouvola2009 konserni- ja organisaatiorakenne Keskusvaali- lautakunta Kaupunginvaltuusto Tarkastus- lautakunta Kaupunginhallitus Maaseutu- lautakunta Elinkeinojaosto Konsernijaosto Henkilöstö- lautakunta Kaupunginjohtaja Elinkeinotoimen kaupunginjohtaja Tilaajaorganisaatio Konsernihallinto Opetus- kasvatus- lautakunta Perusturva- Lautakunta Yksilö- jaosto Tekninen lautakunta Omistaja- ohjaus ja maa- politiikka Johtaja Hallinto Johtaja Strategiat ja talous Johtaja Henki- löstö Johtaja Kulttuuri- ja kirjastolautakunta Rakennus- ja ympäristö- lautakunta Liikunta- ja nuoriso- lautakunta Sivistyksen toimiala Tilaajajohtaja Tilaajatoimisto Perusturvan Toimiala Tilaajajohtaja Tilaajatoimisto Teknisen toimen toimiala Tilaajajohtaja Tilaajatoimisto Elinkeinot ja innovaatiot- toimiala Esikunta Palvelu- sopimukset Palvelu- sopimukset Palvelu- sopimukset Palvelu- sopimukset Palvelu- sopimukset Tuottajaorganisaatio Sivistys- palvelujen johtokunta Perusturva- palvelujen johtokunta Teknisten palvelujen johtokunta Kouvola Innovation Oy Yritys- magneetti Oy Kuusankosken kehitys Oy Talous- ja henkilöstö- palvelut Pohjois- Kymen Tieto Energiayhtiöt Kunta- yhtymät Palvelu- sopimukset Tuotantojohtaja Palvelualueet Palveluyksiköt Tuotantojohtaja Palvelualueet Palveluyksiköt Tuotantojohtaja Palvelualueet Palveluyksiköt Tilaliikelaitos Vesihuolto- laitos Asuntoyhtiöt Osakkuus- yhtiöt ja -yhteisöt sekä säätiöt KUNTALAISET, ASIAKKAAT, YRITYKSET JA SIDOSRYHMÄT 3.4.2017 Sivu 5 5

Kilpailu kehittämisen välineenä Uuden toimintamallin yksi keskeinen elementti on markkinoilla toimivan kilpailun hyödyntäminen julkisessa organisaatiossa. Kunta on markkinahakuinen, mutta kilpailu nähdään ensisijaisesti kunnan omaa palvelutuotantoa kehittävänä voimavarana, ei tavoitteena siirtää palvelutuotantoa yksityiselle sektorille. Kunta nähdään palveluiden järjestäjänä, ei tuottajana.

Tilaaja−tuottaja-malli on markkina-hakuisuuden soveltamisen väline Luodaan markkinoiden toimintaa jäljittelevä organisaatiorakenne eli näennäismarkkinamalli. Toteutetaan erikoistuminen eli muodostetaan tilaajia ja tuottajia sekä näitä tukevia rooleja. Edellytetään yksiköiden toimivan roolien edellyttämällä tavalla. Erikoistuneiden toimintayksiköiden välistä yhteistyötä ja yhteistyön verkostoa johdetaan sopimuksilla.

1.1.2009 käynnistyvä Kouvolan malli on tilaaja−tuottaja-mallin sovellus Tilaajaorganisaatio hankkii tarvittavat palvelukokonaisuudet omalta palveluorganisaatiolta tai ulkopuolisilta palvelu-tuottajilta palvelusopimusten mukaisesti. Tuottajaorganisaatio vastaa palvelukokonaisuuksien tuottamisesta palvelusopimusten mukaisesti. Tilaajan ja tuottajan välillä siirrytään perinteisestä hierarkkisesta suhteesta erilaisiin vuorovaikutussuhteisiin, joita koordinoidaan ja hallitaan palvelusopimusten avulla. Konsernihallinto varmistaa kaupungin kokonaisedun toteutumisen.

Sopimusohjaus on ohjausjärjestelmä Sopimusohjaus on strategian toteuttamista sopimusten avulla. Sopimusohjaus ei siis ole palvelusopimusten allekirjoittamista, vaan koko organisaation leikkaava ja kaikkiin toimintoihin vaikuttava ohjausjärjestelmä. Sopimusohjaus muuttaa koko toiminnan logiikan, päätöksenteon luonteen ja mm. henkilöstön osaamisvaatimukset.

Palvelusopimus on mallin ydin Palveluiden järjestäminen perustuu strategisiin päätöksiin ja niistä johdettuihin vaikuttavuustavoitteisiin. Valtuusto jakaa määrärahat tilaajalautakunnille ja esittää vaatimukset siitä, mitä rahoilla pitäisi saada aikaan. Tilaaja- ja tuottajaorganisaatio neuvottelevat palvelusopimuksen, jonka mukaisesti palvelut tuotetaan eli vaikuttavuustavoitteet toteutetaan käytännössä. Tuottaja vastaa taloudellisesta tehokkuudesta. Mikäli palvelua halutaan muuttaa, niin on muutettava palvelusopimusta. Palvelusopimus on siis väline, jonka avulla palvelutuotantoa johdetaan = sopimusohjausta.

Tuotteistaminen on sopimuksen ydin Asiakastarpeiden tunnistaminen Prosessit, palvelu-/tuotekuvaukset Vakiointi Konkretisointi Kustannuslaskenta Arviointi ja jatkuva kehittäminen Tilaaminen Sopimus Tuottaminen Kilpailu, kumppanuus Tarjouspyyntö Tuote, palvelu Tuotteistaminen Kaupungin strategia Palveluiden järjestämis-ohjelma

Tilaaja ja tuottaja Tilaajaorganisaatioon kuuluvat toimialat: perusturva, sivistys, tekninen ja ympäristö sekä elinkeino. Elinkeinotoimen toimialajohtaja on elinkeinotoimen kaupunginjohtaja. Muiden toimialojen toimialajohtajina ovat tilaajajohtajat. Tuottajaorganisaatioon kuuluvat palvelusektorit: perusturvapalvelut, sivistyspalvelut ja tekniset palvelut sekä muut palveluntuottajat. Palvelusektoreita johtavat tuotantojohtajat. Palvelusektorit jakautuvat palvelualueiksi ja palvelualueet palveluyksiköiksi. Palvelualuetta johtaa palvelujohtaja ja palveluyksikköä yksikön päällikkö. Palvelujohtajan määrää saman toimialan johtokunta ja palveluyksikön päällikön saman toimialan tuotantojohtaja.

Lautakunnan yleiset tehtävät Lautakunnan yleisenä tehtävänä on suunnitella, ohjata ja valvoa tehtäväalueittensa palvelujen järjestämistä sekä vastata siitä, että palvelut järjestetään valtuuston hyväksymien tavoitteiden, palvelun järjestämistä koskevien periaatteiden ja määrärahojen puitteissa, vastata viranomaistoiminnasta ja kansalaisten perusoikeuksien toteutumisesta, määrittää tarvittavat palvelut ja niiden laatutaso sekä määrätä palveluiden tuotannon arviointikriteerit ja mittarit, hankkia asukkaiden tarvitsemat palvelukokonaisuudet joko kaupungin omalta palveluorganisaatiolta tai ulkopuoliselta palvelutuottajalta neuvoteltuaan ensin oman palvelutuotannon kanssa. Palvelukokonaisuuden sisältämistä tukipalveluista vastaa palvelun tuottaja,

Lautakunnan yleiset tehtävät vastata palveluverkon kehittämisestä, raportoida kaupunginhallitukselle palveluiden ja viranomaistehtävien tavoitteiden toteutumisesta, arvioida toiminnan vaikuttavuutta, vastata kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksista sekä kehittää asiakaslähtöisyyttä palvelujen järjestämisessä, vastata sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta, edistää toiminnallaan eri väestöryhmien hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen toteutumista, hoitaa muut toimialaansa liittyvät tehtävät.

Lautakunta hyväksyy palveluiden tuottajat ja palvelusopimukset, hyväksyy muut toimialansa koskevat sopimukset, päättää avustusten jakoperusteista ja jakamisesta toimialallaan, laatii ja hyväksyy hankkeiden tarveselvitykset sekä hanke- ja toteutussuunnitelmat, päättää palveluverkosta johtokuntaa kuultuaan, päättää maksuista.

Johtokunnan yleiset tehtävät Tuottajaorganisaation johtokunta tuottaa tai hankkia ostopalveluina ne palvelut, jotka tilaajaorganisaation lautakuntien ja palvelujohtokunnan kanssa tehdyissä palvelusopimuksissa on sovittu, vastaa palvelusopimusten mukaisesti asiakaspalautteen keräämisestä ja raportoi palautteesta tilaajaorganisaatiolle, vastaa käyttäjädemokratiaan pohjautuvan asiakasosallistumisen ja – yhteistyön kehittämisestä, vastaa palvelutuotannon tuottavuuden ja laadun kehittämisestä, vastaa palvelutuotannon arvioimisesta ja kehittämisestä kilpailukyvyn edistämiseksi palvelumarkkinoilla, vastaa sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta, hoitaa muut toimialaansa kuuluvat tehtävät.

Johtokunta hyväksyy palvelusopimukset, hyväksyy muut toimialaansa koskevat sopimukset, päättää palvelujen ja tuotteiden hinnoitteluperusteista.

Tilaaja ja tuottaja tai tuottajat Strategia Tavoitteet Allokaatio TILAAJAORGANISAATIO Tilaaja Sopimus Sopimussalkku Sopimus Sopimus Sopimus Sopimus Sisäinen konserni Ulkoinen konserni Tuottaja-yhteisöt Markkinoilla toimijat Tuottajat Asiakas-omistaja HALUTTU VAIKUTTAVUUS www.kouvola2009.fi

Tuottajan asema on ansaittava Sopimuskumppanin tulee pystyä yhteistyöhön kunnan kanssa ja sen tulee osoittaa kykynsä julkisten palvelujen tuottamiseen, koska julkisten palveluiden tuotteistamisen vaikeus heijastuu sopimuksen laatimisen vaikeudeksi. Palveluja tuottavan yrityksen on ymmärrettävä kunnan toimintakenttää ja toimintatapaa sekä pitkäjänteistä toiminnan luonnetta. Sopimuskumppanin taloudellinen asema on tärkeä kriteeri, koska taloudelliset ongelmat heijastuvat kaikkeen yhteistyöhön. Toiminnan intressin on oltava selkeä. Yrityksellä se on selkeä, mutta onko esimerkiksi kaikilla kolmannen sektorin toimijoilla. Kunta ei voi avustaa ja ostaa samaan aikaan. Mitä strategisempi palvelu, sitä vaikeampi tuottajaksi on päästä. www.kouvola2009.fi

Vaiheittainen käyttöönotto Järjestelytoimikunta on hyväksynyt Kouvolan mallin käyttöönoton periaatteet, jonka mukaan ” Tilaaja–tuottaja- perusteisen toimintamallin käyttöönottaminen edellyttää vaiheittaista etenemistä, toimintamallin tavoitteiden selkiyttämistä, toimijoiden roolien määrittelyä, mallin kytkemistä kaupungin ohjausjärjestelmään sekä käyttöönottamisen teknisten ja toiminnallisten edellytysten tunnistamista.”

Kehittämisen kaksi tavoitetta 1. Vuoden 2008 loppuun mennessä: kaupungilla on hyväksytty organisaatiorakenne, organisaation eri roolit on muodostettu ja määritelty, kaupungilla on tarpeelliset säännöt ja ohjeet, kaupungilla on riittävät ohjelmistot, henkilöstö on sijoitettu ja hyväksyy uuden toimintarakenteen, palvelutuotanto jatkuu keskeytyksettä siirtymävaiheesta huolimatta, uuden toimintamallin vaiheittainen kehitysprosessi on käynnistetty, kehitysprosessin edellyttämät keskeiset suunnitelmat on laadittu (koulutus, tuotteistaminen ja kustannuslaskenta) 2. Toteuttaa vuosien 2008–2112 aikana käyttöönottoprosessi, jossa vaiheittaisen kehittämisen keskeiset näkökulmat ovat: toimintamallin rakenteen selkiyttäminen, sääntöjen ja ohjeiden kehittäminen, talousarviorakenteen kehittäminen, palvelusopimustoiminnan kehittäminen – tuotteistaminen ja kustannuslaskenta, tekniset edellytykset, koulutus

Kehittämisen painopiste 2008 Tilaaja–tuottaja-asetelman sekä siihen liittyvien roolien ja tehtävien määrittäminen. Omistajaohjaukseen liittyvien peruslinjausten määrittäminen. Tarvittavien sääntöjen ja ohjeiden laatiminen sekä yhtenäistäminen. Palvelusopimusten sisältörakenteen suunnittelu. Ensimmäisen talousarvion laatiminen määräraha-tuloarviopohjaisena. Tuotteistamisen ja kustannuslaskennan suunnitelmien laatiminen. Taloushallinnon ja asiakirjahallinnon ohjelmistojen käyttöönottaminen. Perusosaamisen tason varmistaminen ja muutosvastarinnan hälventäminen koulutuksen avulla. Koulutussuunnitelman laatiminen.

Kaiken uudistumisen keskellä on kuitenkin hyvä pitää mielessä: ”Siinä tilanteessa kun joudutaan sen asian eteen, että palvelut on tuotettava ja toimitettava köyhimmällekin kuntalaiselle tai pienelle lapselle tai avuttomalle vanhukselle ja niin edelleen, niin silloin se ei saa olla niinku markkinakysymys.” (poliitikko*) www.kouvola2009.fi *Rekonen Riku (2007): Sopimuksilla johtaminen kunnissa. Pro gradu -tutkielma.

Kiitos! Konsernihallinto, talous ja strategiat Strategiat ja kehittäminen Riku Rekonen 040-5575291 www.kouvola2009.fi