Ajan ja arjen hallinta SiniBoss 8.6.2010 Raili Gothóni

Valmentava johtaminen edellyttää ajan hallintaa 1. Olennaisen erottaminen epäolennaisesta ja siihen sitoutuminen 2. Töiden ja vastuiden jakaminen jokaisen osaamisen mukaan 3. Johtajan on organisoitava oma ajankäyttönsä niin, että voi olla työntekijöiden tukena Raili Gothóni

Työyhteisön ajanhallintaa tukevia toimenpiteitä selkeät rajat milloin on saatavilla yhteisesti sovittu tiimiaika ja siitä kiinni pitäminen jokaisella organisaation tasolla myös yksilöaikaa Johtaja varmistaa työtiimien ajanhallintaa, esim. kokoukset valmistelu, toteutus, arviointi alaisilta edellytetään omien erityistaitojen käyttöä itseohjautuvasti ja johtajalta taitoa delegoida vaatii johtajan itsereflektointia eri taitojen arvostuksesta, jotta kaikkien taidot voi ottaa käyttöön Raili Gothóni

Sinut johtajuuden ja itsensä kanssa itsensä johtamisessa johtaja "hoitaa" myös omaa itseään; vapaa-aika, harrastukset, perhe, koulutukset saadakseen joukkue tekemään sovitulla/halutulla tavalla tavoitteisiin pääsemiseksi on johtajan oltava esimerkkinä hyväksyä johtajana oleminen ja siihen kuuluva kokonaisvastuu Raili Gothóni

Asenteet ajankäyttöön Oma ajankäyttö edellyttää itsearviointia Toimivan ajankäytön periaatteet: suunnitelmallisuus, ennakointi, priorisointi, keskittyminen, kalenteritekniikka ja vuosikello Yhteiset säännöt; varmistetaan onnistumisen kokemuksia kaikille ja vähennetään ongelmia Oman jaksaminen varmistaminen, itsetunnon ja itsensä johtamisen kehittäminen, nukkuminen on aivojen keino palautua Järjestys on ajanhallinnan menetelmän kulmakivi Raili Gothóni

Ajatteletko – kadutko - suunnitteletko Jos on kiire, pysähdy Kaduttaa, mitä tuli tehtyä, mitä jäi tekemättä? Mitä voisi oppia? Kun tietää mitä pitää tehdä, on hyvä tehdä se Suunnitelmallisuus vähentää kiirettä, auttaa näkemään ja huolehtimaan tarvittavista resursseista Tuloksellisuus ei ole yhtä kuin touhuilu Kaikki tämä aika, joka tuli ja meni oliko se minun elämäni? Tänään on elämä! Raili Gothóni

Vartti on eri pitkä eri ihmisille Yksilöiden välillä on suuria eroja siinä, mihin vuorokauden aikaan vaativa ajattelu luistaa liukkaimmin. Kiireen kokemiseen vaikuttaa myös yhtäaikainen osaamisvaatimusten ja työmäärän kasvu sekä yksilön vastuun ja vapauden lisääntyminen työn organisoinnissa työaika mukaan lukien. Erottaa toisistaan ne työt, jotka 1) on tehtävä, 2) jotka pitäisi tehdä ja 3) jotka olisi mukava tehdä. Välttämättömät rutiinityöt on hyvä niputtaa ja hoitaa alta pois, jolloin ne eivät häiritse vaativampaa ajattelua edellyttävää työtä. Jälkimmäiset kannattaa mahdollisuuksien mukaan ajoittaa oman rytminsä mukaan. Raili Gothóni

Tehtävät ovat eri tavoin tärkeitä Tärkeä vs. kiireellinen T Ä R K E Tehtävä työ Kriittinen työ Kyllä Ajanhukka työ Toisarvoinen työ Ei Ei Kyllä KIIREELLINEN 20 % tekijöistä muodostaa 80 % tuloksesta Raili Gothóni

Arviointia auttavia kysymyksiä Tulokset - mitkä ovat tavoitteeni, mitä pyrin saavuttamaan? Toiminta - mitä täytyy tehdä tulosten saavuttamiseksi? Prioriteetit - asioiden tärkeys- ja kiireellisyysjärjestys Ajankäytön arviointi - paljonko aikaa tarvitaan eri tehtäviin Aikataulut - Milloin teen eri tehtävät? Joustavuus - Kuinka paljon tarvitaan joustonvaraa yllätysten varalle? Raili Gothóni

Stressiä vähentäviä kysymyksiä Ei ja Kyllä -> miksi pitää ylipäätään tehdä tämä, onko se perustehtävän mukaista? -> eliminoi -> miksi juuri minä, olenko oikea henkilö tekemään, miten mahdollistan hyvän työnjaon -> delegoi -> miksi juuri nyt? -> aikatauluta, vuosikello -> miksi tässä muodossa -> arvioi ja sen jälkeen mahdollisesti järkeistä toiminta -> miksi annan ajanvarkaiden viedä aikaa? -> arvioi, mikä keskeyttää, mihin aika kuluu? Raili Gothóni

Kalenterisi on sinun – onko? Tärkeä kirjata heti suunnitellut toiminnat tulee pystyä katsomaan myös koko vuotta kalenterista tulee näkyä viikoittaiset rutiinit kirjaa toimet ja tapaamiset sekä arvioi jokaisen tehtävän vaatima aika Puskurivyöhyke: varaa aikaa odottamattomille ja spontaaneille asioille Priorisointi ja tehtävien delegointi Mahdollisuus todeta kohteliaasti, minulla on aikaa klo 11 ja sen jälkeen … - muistiinpanot: auttavat hahmottamaan kokonaisuuden Raili Gothóni

Aloittamisen ongelma johtaa kiireeseen Akuutit ratkaisutavat; miten saan itseni tekemään NYT Ennalta ehkäisevät ratkaisutavat; miten vältän jumitustilaan joutumista jatkossa Mikä on vaatimustasosi: yksi suurimpia itse aiheutettuja esteitä asioiden aloittamiselle on perfektionismi eli täydellisyyden tavoittelu Päätä etukäteen kiinteä, tekemisen ajanjakso Keskity siis aina seuraavaan askeleeseen Raili Gothóni

Sähköposti vie ajan Löydät aina tarvittaessa oleelliset sähköpostit Erotat saapuvista sähköposteista nopeasti ne, jotka ovat sinulle oleellisia Vastaat sähköposteihin nopeasti Tiedät aina mihin sähköposteihin odotat vastausta Sähköpostiohjelma ei hallitse työpäivääsi, ja sitä kautta sinua , ei tarvita hälytyksiä tulevista posteista Raili Gothóni

Vuosikello Budjetin suunnittelu, toimintasuunnitelma, koulutussuunnitelma Toimintakertomus, raportit Kehityskeskustelut, kehittämispäivät, arviointipaikat Toimintasuunnitelman mukainen toiminta Raili Gothóni