Avainvapaaehtoisten polku Sole Projekti 2013-2014

Projektin tarkoitus Selkeyttää ja parantaa Suomen Punaisen Ristin avainvapaaehtoisten polkua kehittämällä ja yhtenäistämällä tukemisen tapoja vapaaehtoisen polkua seuraten. Varmistaa tuen laatu ja jatkuvuus niin keskustoimiston kuin piirienkin osalta selkeytämällä tarpeet, sekä kirkastamalla työntekijöiden vastuualueet ja tehtäväjaot. Opas vapaaehtoisten tukemiseen toimii työskentelyn ohjenuorana.

Tavoitteet Vapaaehtoisten tukemisen oppaan sisältämien prosessien parantaminen sopimalla yhteisistä toimintatavoista ja vastuista Oppaan julkaisu sähköisesti Keskeisten avainvapaaehtoisten polkujen kuvaaminen Perehdytyspaketit verkkoon kaikille avainvapaaehtoisille 2013 Vuonna 2014 järjestää täydennyskoulutustapahtuma osastojen vastuuhenkilöille. Jatkossa kerran 3:ssa vuodessa. Oppaan kirjoittaminen osastoille? Muuta? Sole

Työskentelytapa Oman kohderyhmän/vastuualueen tarkastelu yhteisen prosessin pohjalta. Vapaaehtoisten tukemisen toimenpiteiden tarkastelu ja tarkentaminen perustuen vapaaehtoisten tukemisen oppaaseen. Yhtenäisten käytäntöjen vahvistaminen ja tuen takaaminen kaikille avainvapaaehtoisryhmille. Yhdessä työstämistä ja välitehtäviä oman viiteryhmän kanssa. Esim. yksi piirin työntekijä ja yksi vapaaehtoinen. Sole

Päivän ohjelma Vapaaehtoisten tukemisen vastuumatriisin esittely Avainhenkilöiden tehtäväkuvat ja muutostarpeet Lounas Etappi 1: Rekrytointi, Kati Ketola Etappi 2: Vastaanotto, Örn Witting Kahvit ja pullat Etappi 3: Perehdytys, Ulla Rantanen Etappi 4: Viestintä, Anna Vuorinen Etappi 5: Koulutus, Sole Noranta Palaute, yhteenveto ja jatkotyöskentelystä sopiminen

Projektin eteneminen jatkossa: Tapaaminen ma 23.9. kello 9-16 Oppaan tarkennus tehtävien 3. ja 4. osalta Koulutuskartoitus -> ydinainesanalyysi -> perehdytyspakettien valmistelu   Tapaaminen 7.11. kello 9-16 Koulutuspakettien esittelyt 2014 Yhteinen jatko/täydennyskoulutustapahtuma

Vapaaehtoisen polun vastuumatriisi Vastuumatriisin esittely Vastuumatriisi Osaston avainhenkilöt, keitä/mitä ryhmiä he tukevat? Avainhenkilöiden tehtäväkuvat ja niihin kohdistuvat muutostarpeet.

Minkälainen tilanne osastoissa on perehdytyksen suhteen? Osastot merkitsevät jäsenmestarien yhteystiedot rekisteriin, mutta perehdytyksen suhteen heihin ei ole oltu yhteydessä. Kaikissa osastoissa ei ole. Osastojen käytännöt vaihtelevat suuresti. Palautetta on tullut, että potentiaaliset toimijat eivät pääse mukaan tai mikäli pääsevät, eivät saa perehdytystä.

Miten vapaaehtoiset perehdytetään tehtäviinsä? Kuka vastaa etapista osastossa? Vaihtelee. Ei selvästi vastuutettu kenellekään. Tehtävä sopisi esim. jäsenmestarille, jonka tehtäväkuvaa voisi laajentaa niin, että se kattaa sekä aktiiviset että passiiviset, uudet ja vanhat osaston toimijat. Mikä heidän roolinsa on osastossa? Roolia voisi laajentaa niin, että jäsenmestari huolehtii, että osaston kaikki osastoon liittyneet/ilmoittautuneet toivotetaan tervetulleeksi, saavat yhteyshenkilön ja perehdytyksen sekä Punaiseen Ristiin että tehtävään.

Jäsenmestarin tehtävä perehdytyksessä Vastaa siitä, että osasto järjestää itse, osastojen yhteistyönä tai yhteistyössä piirin kanssa Yhteisen lipun alla - vapaaehtoisena Punaisessa Ristissä –kurssin kolmen kuukauden kuluessa, sekä kutsuu kaikki osaston uudet tulokkaat koulutukseen. Huolehtii, että toimijat saavat osastossa yhteyshenkilön, joka perehdyttää tulijan toimintamuotoon. Mikäli jostakin syystä osasto ei pysty vastaanottamaan uusia jäseniä/vapaaehtoisia, hän ilmoittaa asiasta viipymättä piiriin. Jäsenmestari seuraa tulijoiden pääsemistä mukaan toimintaan ja pitää hallituksen ajan tasalla asiasta. Huolehtii, että osastossa on saatavilla perehdytysmateriaalia ja muut avainhenkilöt tuntevat osaston perehdytyskäytännöt

Tukiverkko Osasto: hallitus Piirit:järjestösihteerit tai päälliköt/tj. varaa tarvittavat välineet ja budjetin, sekä seuraa aktiivisesti uusien tulijoiden mukaan pääsyä. Piirit:järjestösihteerit tai päälliköt/tj. pitää säännöllisesti yhteyttä ja perehdyttää uudet jäsenmestarit esimerkiksi ohjaamalla heidät perehdytysaineistoon ja kannustaa täydennyskoulutukseen. kannustaa pieniä osastoja järjestämään perehdytystilaisuuksia yhteistyössä ja auttaa järjestämään tarvittaessa kouluttajan. huolehtii, että osastolla on käytössään tarpeeksi vapaaehtoisen oppaita uusille jaettavaksi.

Tukiverkko Keskustoimisto: VANU, järjestökehityssuunn. ylläpitää perehdytysaineistoja, kuten perehdytyspassia, Yhteisen lipun alla –koulutuksen materiaaleja ja vapaaehtoisen opasta sekä tuottaa muita tarvittavia materiaaleja, kuten perehdytyksen tsekkilista. Joka kolmas vuosi järjestetään valtakunnallinen koulutustilaisuus jäsenmestareille. Kaikki vapaaehtoiskouluttajat koulutetaan vetämään Yhteisen lipun alla –kurssia. Toimittaa jäsenlistat uusista jäsenistä?

Erityiset tarpeet Yhteiset tarpeet Vastuualueet ja henkilöt polun eri etapeilla ja järjestöportailla osasto/? piiri/ keskustoimisto/Kati Kohderyhmä/tuki eri järjestöportailla REKRYTOINTI PUHEENJOHTAJAT   piiri/järjestöpäällikkö/tj keskustoimisto Erja/Ulla SIHTEERIT RAHASTONHOITAJAT keskustoimisto Sarianne TILIN- JA TOIMINNANTARKASTAJAT keskustoimisto Jani EA-RYHMÄNJOHTAJAT keskustoimisto Niina ENSIAPUPÄIVYSTYSYHDYSHENKILÖT JÄSENMESTARIT keskustoimisto Kati Erityiset tarpeet Yhteiset tarpeet

Tehtäväkohtainen perehdytys Osasto: toiminnan yhdyshenkilö Huolehtii, että omat vapaaehtoiset saavat perehdytyksen toimintaan Piiri: toimialavastaava kaikki avainhenkilöt saavat tehtävän vaatiman perehdytyksen Kaikki toimintamuotojen vapaaehtoiset saavat tehtävän vaatiman perehdytyksen Ktsto: Avainhenkilöryhmästä vastaava huolehtii Tehtävään liittyvistä perehdytysmateriaaleista ja tavoista, sisällyttää promokoulutukseen tehtäväkohtaiset perehdytysasiat