Avainvapaaehtoisten polku Projekti 2013-2014. Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Projektin tarkoitus Selkeyttää ja parantaa Suomen Punaisen Ristin avainvapaaehtoisten.

Esitys aiheesta: "Avainvapaaehtoisten polku Projekti 2013-2014. Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Projektin tarkoitus Selkeyttää ja parantaa Suomen Punaisen Ristin avainvapaaehtoisten."— Esityksen transkriptio:

1 Avainvapaaehtoisten polku Projekti 2013-2014

2 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Projektin tarkoitus Selkeyttää ja parantaa Suomen Punaisen Ristin avainvapaaehtoisten polkua kehittämällä ja yhtenäistämällä tukemisen tapoja vapaaehtoisen polkua seuraten. Varmistaa tuen laatu ja jatkuvuus niin keskustoimiston kuin piirienkin osalta selkeytämällä tarpeet, sekä kirkastamalla työntekijöiden vastuualueet ja tehtäväjaot. Opas vapaaehtoisten tukemiseen toimii ty ö skentelyn ohjenuorana.

3 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Tavoitteet Vapaaehtoisten tukemisen oppaan sisältämien prosessien parantaminen sopimalla yhteisistä toimintatavoista ja vastuista Oppaan julkaisu sähköisesti Avainvapaaehtoisten polkujen kuvaaminen Perehdytyspaketit verkkoon kaikille avainvapaaehtoisille 2013 Vuonna 2014 järjestää täydennyskoulutustapahtuma osastojen vastuuhenkilöille. Jatkossa kerran 3:ssa vuodessa. Oppaan kirjoittaminen osastoille? Muuta?

4 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Työskentelytapa Oman kohderyhmän/vastuualueen tarkastelu yhteisen prosessin pohjalta. Vapaaehtoisten tukemisen toimenpiteiden tarkastelu ja tarkentaminen perustuen vapaaehtoisten tukemisen oppaaseen. Yhtenäisten käytäntöjen vahvistaminen ja tuen takaaminen kaikille avainvapaaehtoisryhmille. Yhdessä työstämistä ja välitehtäviä oman viiteryhmän kanssa. Esim. yksi piirin työntekijä ja yksi vapaaehtoinen.

5 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Viestintä: Miten materiaalit olisivat helposti löydettävissä? Vapaaehtoisille RedNet-sivu ja projektille oma RedNet-sivu, johon kerätään kaikki projektin materiaalit

6 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Projektin arviointi ja seuranta: Yhteiset tavoitteet, joilla vapaaehtoisen polun toteutumista seurataan. Raportointi järjestöjohtajalle ja jäsen- ja vapaaehtoistoiminnan valiokunnalle. Kiinteäksi osaksi laajennetun johdon työskentelyä. Hallitus seuraa työskentelyä

7 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Kotitehtävät työpari jostakin piiristä + vapaaehtoinen tehtävät 1. ja 2. RedNetiin Haasteet suhteessa yhteiseen polkuun muut viestit laajennettuun johtoon Brieffatkaa ne, jotka ei päässeet mukaan Mahdolliset kommentit projektisuunnitelmaan Örkki perustaa projektille RedNet-ryhmän ja kutsuu kaikki mukaan. Pekka laittaa matskut ryhmään Lisätehtävä: matriisin kommentointi

8 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Välityöskentely Mitä on tapahtunut viime kerran jälkeen? Onko tullut uusia tarpeita? Haasteet suhteessa yhteiseen polkuun?

9 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Tehtävä 1: Keitä ovat avainvapaaehtoiseni? Kohderyhmän ja tuen kartoitus Kuvaus avainvapaaehtoisryhmästä/vastuualueesta Kohderyhmän tukiverkko

10 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Vapaaehtoisen polun vastuumatriisi Täydentäminen ja kommentointi Vastuumatriisi

11 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Rekrytointi Me tarvitsemme toimijoita: jäsenet toimivat vapaaehtoisina. vaikuttajia: jäsenet ovat järjestön päätöksentekijöitä. tukijoita: jäsenmaksuilla katetaan toiminnan kuluja. puolestapuhujia: Punaisen Ristin painoarvo yhteiskunnallisena vaikuttajana.

12 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 1. Kiinnostus ja yhteydenotto Miten toiminnasta/tehtävästä saa tietoa? Miten hyödynnät nettiä ja RedNetiä kiinnostuksen herättämiseen? Mitä muita välineitä ja työkaluja on/tarvitaan? Mitä kampanjoita, tilaisuuksia, tapahtumia on tarjolla? Miten niitä voi hyödyntää? Miten toiminta näkyy tiedotusvälineissä? Millaisia vapaaehtoistehtäviä on tarjolla? Entä jos kiinnostunut on kiinnostunut jostain muusta? Miten autetaan osastoa innostumaan toiminnasta/tehtävästä? Miten vedetään sisään? Ketkä voisivat auttaa? Miten vapaaehtoiset otetaan vastaan? Kuka ottaa? Miten hänelle vastataan? Kiinnostuneiden rekisteröinti ja mukaanpääsyn seuranta? Miten säilytetään kiinnostus, jos haluttua tehtävää ei heti ole tarjolla?

13 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Tehtävä 2. Miten omat vapaaehtoiseni kiinnostuvat ja otetaan vastaan? Miten potentiaaliset kohderyhmän jäsenet saavat tietoa mahdollisuudesta toimia tehtävässä? Miten heidät rekrytoidaan tai miten he ilmoittavat kiinnostuksensa? Miten kiinnostuksensa osoittaneet otetaan vastaan? Miten heille esitellään Punaista Ristiä, toimintamahdollisuuksia ja toimimista Punaisen Ristin vapaaehtoisena?

14 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Vastuualueet ja henkilöt polun eri etapeilla ja järjestöportailla osasto/? piiri/ keskustoimisto/Kati Kohderyhmä/tuki eri järjestöportaillaREKRYTOINTI PUHEENJOHTAJAT osasto/? piiri/järjestöpäällikkö/tj keskustoimisto Erja/Ulla SIHTEERIT osasto/? piiri/järjestöpäällikkö/tj keskustoimisto Erja/Ulla RAHASTONHOITAJAT osasto/? piiri/järjestöpäällikkö/tj keskustoimisto Sarianne TILIN- JA TOIMINNANTARKASTAJAT osasto/? piiri/järjestöpäällikkö/tj keskustoimisto Jani EA-RYHMÄNJOHTAJAT osasto/? piiri/järjestöpäällikkö/tj keskustoimisto Niina ENSIAPUPÄIVYSTYSYHDYSHENKILÖ T osasto/? piiri/järjestöpäällikkö/tj keskustoimisto Niina JÄSENMESTARIT osasto/? piiri/järjestöpäällikkö/tj keskustoimisto Kati Yhteiset tarpeet Erityiset tarpeet

15 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Viisi tapaa liittyä jäseneksi Internetissä: www.punainenristi.fi/membership Lähetä tekstiviesti:JÄSEN NIMESI OSOITTEESI JA SYNTYMÄAIKASI (ppkkvvvv) numeroon 16499. Jäsenmaksu 20 e veloitetaan puhelinlaskullasi. Huom. Ainoastaan vuosijäsenille! Täyttämällä jäsenesitteen lomake ja postittamalla se. Maksamalla tilille: Nordea 221918- 67846. Muista ilmoittaa nimesi, osoitteesi ja syntymäaikasi. Kasvokkain paikallisissa tapahtumissa. Liittyä voi käteismaksulla.

16 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Pääsitkö mukaan vapaaehtoiseksi netin kautta 2012? 2730 halusi vapaaehtoiseksi punainenristi.fi:n kautta 2012. Pyynnöt välitetään automaagisesti suoraan piirien vastaaville. Piireissä pyynnöt välitetään eteenpäin, jokainen omalla tavallaan. Yli 700 vastasi kyselyyn.

17 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014

18 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Kuinka kauan kesti ennen kuin sinuun otettiin henkilökohtaisesti yhteyttä Punaisesta Rististä?

19 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Kun sinuun otettiin yhteyttä, tarjottiinko sinulle vapaaehtoistehtävää?

20 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Oletko nyt mukana vapaaehtoistoiminnassa?

21 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Kuinka todennäköistä on, että suosittelisit Suomen Punaisen Ristin vapaaehtoistoimintaa ystävällesi?” Suosittelijaluku on meillä – 5%; eli tällä hetkellä tuotamme negatiivista mainetta…

22 Miten vapaaehtoinen pääsee mukaan webin kautta?

23 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Näin se toimii teoriassa

24 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Näin sen tulisi siis tapahtua: 1 Vapaaehtoinen valitsee webissä mihin toimintaan haluaa mukaan Hänen hakemuksensa siirtyy automaagisesti piriin jossa nimetty vastaanottaja. 2 Piirissä nimetty työntekijä päättää postinumeron ja toiveiden perusteella mihin osastoon vapaaehtoinen sijoitetaan. - Hänen hakemuksensa siirtyy sähköpostilla osastoon ennalta sovitulle henkilölle (Kopio keskustoimistoon ja lukukuittaus) 3. Osastossa vastaanottava vapaaehtoinen ottaa yhteyden hakemuksen tehneeseen vapaaehtoiseen joko sähköpostilla tai puhelimitse ja tarjoaa vapaaehtoistehtävää. (Kopio piiriin ja lukukuittaus) Jos osastossa ei ole toivottua toimintaa, osaston vapaaehtoinen ohjaa eteenpäin. Kontrolli: Hakemuksen tehnyt vapaaehtoinen saa 3 kuukauden sisällä kyselyn sähköpostilla jossa kysytään ”pääsitkö mukaan”

25 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Kohta 1) Lomake 2011 saatujen hakemusten perusteella lomaketta muutettiin yksinkertaisemmaksi. Samalla siirto tuli automaagiseksi. Lomake löydetään hyvin (90%) ja sitä pidetään muutoksen jälkeen selvänä Parannusehdotuksia:

26 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Kohta 2 Piierissä nimetyt vastaanottajat. Jokaisella piirillä oma tapa toimia osastoihin lähetyksessä. Toivotaan 3 päivän sisällä siirtoa osastoon, 7 päivää ehdoton takaraja. Mallikirje on olemassa, ja se on kauan sitten lähetetty piireille (HUP:in malli) Jokaisen piirin kanssa tulisi käydä tilanne läpi sen omien prosessien suhteen. Mikä on kummien rooli?

27 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Kohta 3 Osastoissa tulisi olla nimetyt ja varmistetut vastaanottajat. Osastoille ei ole luotu mitään mallikirjettä Jokaisella osastolla oma tapa toimia. Toivotaan 3 päivän sisällä sähköpostia, 7 päivää olisi ehdoton takaraja. Jokaisen osaston kanssa tulisi käydä tilanne läpi sen omien prosessien suhteen. Olisiko Promoilla rooli?

28 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Seuranta Seuranta tapahtuu keskustoimiston toimesta kvartaaleittain. Pääsitkö Mukaan? kysely Seurannassa henkilöt jotka ovat pyytäneet uutta kontaktia otetaan eritystarkkailuun. - Osastoille tulisi tehdä sama seuranta: Pääsikö mukaan? – Mutta onko se piirin tehtävä?

29 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Tehtävä 3. Miten omat vapaaehtoiseni löytävät tehtävän ja sitoutuvat? Minkälaisen perehdytyksen kohderyhmän vapaaehtoiset saavat? Kuka auttaa alkuun toiminnassa? Miten kiinnostuneet saadaan tulemaan uudestaan? Miten ja mihin vapaaehtoiset rekisteröidään yhteydenpitoa varten?

30 Avainvapaaehtoisten polku 2013-2014 Kotitehtävät Siirrä aikaisemmat tehtävät RedNetiin. Käy läpi piiri- ja osastoyhteytesi kanssa tehtävä 3. tehtävän löytyminen ja sitoutuminen Toimintamuotojen ja vapaaehtoistehtävien määrittely ja tarkastus/päivitys