Työelämän tekstejä sähköposti
Sähköpostin kirjoittaminen Sähköposti on suomalaisessa viestinnässä tosi tärkeä väline. Sähköposteja lähetetään jokaisessa työssä, joskus vain välitetään esim. raportteja liitteenä. Sähköpostin kirjoittamisessa tulee huomioida samat säännöt kuin muussakin tekstin tekemisessä: KENELLE kirjoitan / Kuka on vastaanottaja? Mikä on viestin tarkoitus? Sisältö täytyy rakentaa sen mukaan! Jos kirjoitat kaverille, viesti on erilainen kuin vaikka pomolle, jolta kysyt työpaikkaa!! Sähköposti on nopea. Joskus kirjoittaja kirjoittaa viestin niin nopeasti, ettei ajattele mitä ja miten kirjoittaa. Viestejä ei mietitä, ja vastaanottajaa ei huomioida. Sellainen viesti ei ole vastaanottajalle aina selkeä. Ja joskus se saattaa jopa johtaa ongelmallisiin tilanteisiin – vastaanottaja ymmärtää viestin täysin väärin. Loukkaaminen sähköpostilla on erittäin helppoa! On myös kohteliasta vastata viestiin mahdollisimman pian, jopa silloin, kun vastaaminen vaati selvityksiä ja lisäaikaa. Tässä tapauksessa voi kiittää viestistä ja kertoa palaavansa asiaan mahdollisimman pian.
Sähköpostin rakenne Mieti selkeä aihe/otsikko, jotta helpotat lukijan työtä. Aloita sopivalla tervehdyksellä, esim. Hei, Hei Pekka, Hyvä asiakkaamme. > Mieti kenelle kirjoitat!! Jos haet työpaikkaa, viestiä ei voi aloittaa ”moi”! Kerro asiasi selkeästi ja loogisesti hyvällä kielellä. Jos lähetät liitetiedoston, mainitse tekstissä, mitä se sisältää. Lopeta oikein: esim. Terveisin / Ystävällisin terveisin ja OMA NIMI!!! Tarkista viestisi ennen lähettämistä!
Eli ei näin:
Vaan esimerkiksi näin:
Mieti siis aina: Kenelle kirjoitat > Mikä tervehdys sopii ja mikä lopetus. Kirjoita AINA joku aloitus ja lopetus. Alkuun esim. HEI sopii kaikille ja loppuun tarvitaan vähintään oma nimi. Myös kun kirjoitat ystävälle tai opettajalle, muista aina oma nimi! Puhekieli vai kirjakieli? Riippuu kenelle kirjoitat. Muista aina myös AIHE. Mieti, millainen sähköpostiosoite sopii esim. työnhakuun. Esim. sexygirl123@yahoo.com tuskin sanoo pomolle, että olet hyvä työntekijä heidän firmaan. Muista myös, että monet sähköpostit ohjaavat suoraan roskapostiin viestejä, joissa on outo osoite. Mail.ru loppuiset osoitteet menevät valitettavasti myös usein suoraan roskapostiin. Muista, että sähköposti on kirjallinen dokumentti. Sitä voidaan käyttää sinun hyväksi ja sinua vastaan. Ajattele aina, mitä kirjoitat!