Liiketoimintaprosessit ja MS Visio 2013 Tommi Turunen
Opittavat asiat Liiketoimintaprosessin jäsentäminen ja mallintaminen Visio 2013 -työkalun perusteet ja käyttäminen Vision lisäominaisuuksia (pikaohje suluissa) Uuden uimaradan lisääminen (Quick Shapes > Swimlane) Uuden sivun lisääminen (Cross-Functional Flowchart > Page) Muotojen siirtäminen toiselle sivulle (Valitse alue > Cut > Paste) Viittaus toiselle sivulle (Basic Flowchart Shapes > Off-page reference) Ylä- ja alatunniste (File > Print > Edit Header & Footer) Kuvien, tekstien muotoilut ja teemat (Home –välilehti; Design –välilehti > Themes) Visio-kuvan kopioiminen Word’iin tai PowerPoint’iin (Kakkospainikkeella piirroksen päällä > Copy) Tommi Turunen
Miksi prosessien kuvauksia tarvitaan? Yrityksen eri toimijoiden yhteistoiminnan hallintaan prosessiajattelu ylittää funktionaaliset osastot piirroksessa hahmottuu kokonaisuus epäloogisuudet toiminnassa ovat löydettävissä paremmin Lähtökohta jatkuvalle kehittämiselle Työntekijöiden kouluttamiseen ERP- ja muiden tietojärjestelmähankkeiden määrittely- ja koulutusvaiheissa Tommi Turunen
Prosessitasot kuvaamistaso Arvoketju Joissain organisaatiossa Työnkulku Toimintamalli Toiminto Joissain organisaatiossa käytetään myös termiä ydinprosessit tai prosessikartta Prosessien väliset vaikutussuhteet kuvaamistaso Tommi Turunen
Prosessinomistaja Osastorajat ylittäville prosesseille määrätään omistajat, jotka vastaavat koko prosessin suorituskyvystä ja kehittämisestä. Prosessinomistajan tehtäviä: prosessin suunnittelu ja määrittely prosessin tuloksen varmistaminen prosessin osallistuvien nimitys ja henkilöstön tehokas toiminta prosessin ylläpito. Tommi Turunen
Prosessien mallintaminen Kuvaukset eroavat toisistaan kuvaustekniikasta riippuen Hyvä prosessikuvaus on riittävän yksinkertainen: sisältää prosessin kannalta olennaiset asiat; henkilöt, järjestelmät, asiakkaat, tavarat, tiedon, tehtävät esittää tapahtumien väliset riippuvuudet auttaa ymmärtämään kokonaisuutta ja henkilöstön roolia edistää yhteistyötä antaa mahdollisuuden toimia joustavasti tilanteen mukaan 10 – 20 vaihetta sopiva määrä/prosessi Kuvataan vain vaiheet, jotka lisäävät arvoa, liikuttavat työtä eteenpäin tai aiheuttavat viiveen Tommi Turunen
Microsoft Visio 2013 ”Soveltuu työkaluna IT-alan ja liiketoiminnan ammattilaisille, joiden tarvitsee visualisoida järjestelmiä, prosesseja ja muita tietoja niistä paremman käsityksen saamiseksi ja tiedonvälityksen parantamiseksi.” (www.microsoft.fi) Malliluokkia on useita, joista tässä keskitytään liiketoimintaprosessien kuvaamiseen. Asennettu koulun koneisiin; ei kuulu Office-kotiversioihin (erillinen tuote) Tommi Turunen
Käytännön vinkkejä Prosessi kannattaa ensin kirjoittaa tekstinä paperille. Myös piirrosta voi olla hyvä hahmotella ensin paperilla. Tietotekniikka hyvä viimeistelyapuväline sitten, kun prosessi on jo hahmotettu ja kuvattu paperille Prosessin nimeäminen; viestinnällistä roolia kannattaa miettiä; kenelle prosessi tuottaa jotakin? Prosessin nimen tulee kuvata sitä, mitä siinä suoritetaan. Prosessien kuvaamisen tasoa tulee arvioida; ei liian tarkka tai yksityiskohtiin menevä. Prosessikuvaus kannattaa testata läpi sekä kokonaisuutena että uimaradoittain; onko se luettavissa, looginen ja totuudenmukainen? Kuka prosessin omistaa? Kenen on vastuu prosessin kehittämisestä edelleen? Tommi Turunen