Palkanlaskennan perusteet Raija Niemelä

Palkkahallinto  Palkkahallinnon tehtävänä on taata lakien, asetusten ja sopimusten noudattaminen sekä palkkojen maksaminen työntekijöille oikean suuruisina ja oikea-aikaisesti.  Palkkahallinnon työtehtäviin kuuluu mm.  sopimusten tulkintaa  palkkojen määrittämistä, laskemista ja maksamista  palkkojen tilastointia ja tarvittavien tietojen arkistointia  palkkahallinnon tehtävien ohjeistamista  työnjohdon ja johdon avustamista

Henkilöstöhallinto  palkkauksen suunnittelu  työvoiman koulutus  työlainsäädännön tuntemus  TES  työsuojelu  työsuhde  työterveyshuolto  henkilöstösuunnittelu  eläke- ja sairausvakuutus Taloushallinto  palkkakustannusten seuranta  tilasto  budjetointi  palkanmaksu  ennakkoperintä  palkkakirjanpito  palkkatodistukset  viranomaistilitykset  eläkevakuutukset  muut henkilövakuutukset  kausi ja vuosi-ilmoitukset

Palkkahallinnon säädökset  lainsäädäntö (pakottavia tai tahdonvaltaisia)  työehtosopimus (TES), normaalisitova (koskee sopimuksen tehneitä osapuolia), yleissitova ( valtakunnalliset työmarkkinajärjestöt sopijoina, jos alalla työskentelevistä 50 % työnantajien liittoon kuuluvien palveluksessa, myös järjestäytymättömien noudatettava)  työsäännöt ja muut vastaavat sopimukset  työsopimus  työpaikalla syntynyt käytäntö  työnantajan käskyt

Tuotanto Tulos- ja kustannus- laskenta Tulos- ja kustannus- laskenta Henkilöstöhallinto/ henkilöstövoima- varojen johtaminen Henkilöstöhallinto/ henkilöstövoima- varojen johtaminen Liikekirjanpito Palkanlaskennan tietojen käyttö tuotannon suunnittelu työvaiheiden suunnittelu työajan seuranta palkkaustavat palkkakustannukset/yksikkö tuotehinnoittelu palkkakirjaukset henkilöstösuunnittelu henkilöstöhankinta työsuhdeasiat koulutus henkilöstötilinpäätös

Ennakkoperintä Ennakkoperintälaki ja -asetus 1996 Verohallituksen ohjeet  ennakonpidätys  palkkatuloista*  ennakonkanto  varallisuudesta  muusta tulosta  liike- ja ammattituloista  kiinteistötulosta  vuokratulosta

Ennakonpidätyksen alaista palkkaa, josta on maksettava myös työnantajan sairausvakuutusmaksu eli sosiaaliturvamaksu  rahapalkat  rahanarvoiset edut ja vastikkeet, esim. luontoisedut  matkakustannusten korvaukset, kun ne ylittävät verohallituksen päättämät verovapaat korvausmäärät  henkilökuntaetuudet, jos ne ylittävät tavanomaisen ja kohtuullisen määrän

Eriä, joista maksetaan ennakonpidätys, muttei sairausvakuutusmaksua (sosiaaliturvamaksua)  henkilökuntalainan korkoetu  odotusajan palkka  kokous-, luento- ja esitelmäpalkkiot (kun eivät perustu työsuhteeseen)  jne.

Toimeksiantosuhteen perusteella maksetut palkkiot  ei sairausvakuutusmaksua  ei ennakonpidätystä, jos työsuorituksen tekijä merkitty ennakkoperintärekisteriin  esim. työkorvaus  tilintarkastajan palkkiot

 Lain mukaan jokaisen, joka maksaa yrittäjälle, yhtiölle tai yleishyödylliselle yhdistykselle korvausta työstä, tehtävästä tai palveluksesta, on toimitettava korvauksesta ennakonpidätys, vaikka työ on tehty muutoin kuin työsuhteessa.  Ennakonpidätystä ei kuitenkaan tule toimittaa, jos maksun saaja on maksuhetkellä merkitty ennakkoperintärekisteriin. Ennakkoperintärekisteri  työnantaja voi tarkistaa kuulumisen ennakkoperintä- rekisteriin Internetistä Yritys- ja yhteisötietojärjes- telmän (YTJ) tietopalvelusta (

Työntekijän palkan muodostuminen Ennakonpidätyksen alainen palkka työntekijätyönantaja ennakonpidätys*x työttömyysvakuutusmaksu**xx työeläkemaksu***xx sairausvakuutusmaksu* (sosiaaliturvamaksu) 2,12 % x työtapaturmavakuutusmaksu****x ryhmähenkivakuutusmaksu**** (keskimäärin 0,07 %) x * kuukausittain verottajalle ** Työttömyysvakuutusrahasto hoitaa ja perii *** maksetaan eläkeyhtiölle **** Tapaturmavakuutusyhtiö perii

Palkansaajan verokortissa A-vaihtoehto (palkkakauden tulorajaan perustuva ennakonpidätys) A1. palkkakausikohtainen (seurataan palkkakausikohtaisesti) tai A2. kumulatiivinen (seurataan kertyviä palkkoja, tulorajoja ja ennakonpidätyksiä kumulatiivisesti) B-vaihtoehto (yhden tulorajan ennakonpidätys) Ennakonpidätys

1.Palkkakausikohtainen ennakonpidätys  Esim. 1. Työntekijän palkkakausi on kuukausi. Palkkakauden aikana hän saa €:n lisäksi ylityökorvauksia 400 € ja henkilöstölle maksettavaa bonusta 800 €. Tuloraja on € /kk, perusprosentti 31 ja lisäprosentti 45. Laske ennakonpidätys palkkakausikohtaisesti.

Esimerkki 1  2000  400  800  3200 € ennakonpidätyksen alainen palkka  Ennakonpidätys = 620 € € = 1160 €  Perusprosenttia käytetään 2000 € asti ja sen ylittävään osaan lisäprosenttia.

Tehtävä  Maija saa huhtikuussa seuraavat suoritukset:  rahapalkka 3000 €  autoetu 630 €  puhelinetu 20 €  kuukauden työntekijä -palkkio, kylpyläviikonloppu, arvo 200 €  virkistystoimikunnan kokouspalkkio 20 € Yhteensä 3870 € Maijan perusprosentti on 32, lisäprosentti 50, tuloraja 3000 €. Laske palkka ja ennakonpidätyksen määrä. 15

Ratkaisu edelliseen tehtävään  Maaliskuun ennakonpidätyksen alainen palkka on € Ennakonpidätys 32 % * 3000 € + 50 % * 870 € = 1395 € Ennakonpidätys vähennetään rahapalkasta eli 3000 € + 20 € € = 1625 € (tästä summasta vähennetään vielä TyEL ja työttömyysvakuutusmaksu) 16

Ennakonpidätys poikkeavilta palkkakausilta  Normaalista poikkeavia palkkakausia voi esiintyä  työsuhteen alkaessa  työsuhteen päättyessä  vuosiloman yhteydessä  palkanmaksun keskeytyessä esim. äitiysloman tai muun perhevapaan vuoksi  lomautusten tai lyhennetyn työviikon vuoksi 17

Veropäivät  Poikkeavien palkkakausien ennakonpidätys lasketaan ns. veropäiviä apuna käyttäen.  Eli kaikki viikonpäivät ovat veropäiviä vaikka kaikilta päiviltä ei maksetakaan palkkaa.  Poikkeavan palkkakauden tulorajaa laskettaessa käytetään normaalin palkkakauden veropäivien asemasta työssäolopäivien mukaan laskettua tulorajaa 18

 Jos jaksoon sisältyy viikonloppu, tulorajaa laskettaessa viikonlopulle ajoittuvat päivät on otettava mukaan  Yleisimpien palkkakausien veropäivät  364/vuosi  30,33/kuukausi  14 /2 viikkoa  7/viikko Ennakonpidätys poikkeavilta palkkakausilta

Esim 2. Laske ennakonpidätys palkkakausikohtaisesti Palkkaa maksetaan 8 työpäivältä, joiden väliin mahtuu yksi viikonloppu eli veropäiviä on 10. Verokortin tiedot: perusprosentti 23, lisäprosentti 42, päivän tuloraja € : 364 = 60,44 €. Ansiot 8 työpäivältä 768 €.

Esimerkki 2.  10 veropäivän tuloraja 10 x 60,44 = 604,40 €.  ennakonpidätys 23 % x 604,40 = 139, % (768 – 604,40) = 68,71  139,01 € + 68,71 € = 207,72 €

Tehtävä  Matti aloittaa uudessa työpaikassa Hänen palkakseen sovittiin 4400 €/kk.  Matti saa palkkaa maaliskuulta 1100 €  maaliskuussa on 31 päivää  perusprosentti on 35, lisäprosentti 60, kuukausituloraja on 4000 €.  Mikä on Matin ennakonpidätyksen määrä maaliskuulta? 22

Ratkaisu edelliseen tehtävään  Jos ennakonpidätys toimitettaisiin käyttäen normaalia kuukauden palkkakautta ja sen veropäiviä, pidätys tehtäisiin koko määrästä 35 %:n mukaan ja pidätys olisi 35 % * 1100 € = 385 €.  Oikea laskutapa on kuitenkin käyttää palkanmaksu- ajanjaksoa vastaavaa 7 veropäivää ja tulorajaa.  Tuloraja on 4000 €/30,33 * 7 = 923,18 €  Oikea ennakonpidätyksen määrä on  35 % * 923,18 € + 60 % (1100 € - 923,18 €) = 429,20 € 23

1. Palkkakausikohtainen ennakonpidätys Lomarahaa tai lomaltapaluurahaa ei yhdistetä muihin palkkakauden palkkoihin. Niistä lasketaan ennakonpidätys perusprosentin mukaan.

2. Kumulatiivinen ennakonpidätys  Työnantaja seuraa koko vuoden ajan työntekijän palkkakertymää, tulorajan määrää sekä maksettujen ennakonpidätysten yhteismäärää.  Kaikki palkanerät ovat samanarvoisessa asemassa (esim. ylityöt, lomaraha, lomaltapaluuraha)

2. Kumulatiivinen ennakonpidätys  Esim. 3 Palkka tammikuu2400 € helmikuu2000 € maaliskuu1800 € huhtikuu3400 € Perusprosentti 30, lisäprosentti 50, tuloraja 2400 €

Kumulatiivinen ennakonpidätys tammi – huhtikuu (esim. 3) Palkkapalkka yht.tuloraja yht. veroverot yht = = =

Toimitetun ennakonpidätyksen oikaiseminen  Jos ennakonpidätys on jäänyt osaksi tai kokonaan toimittamatta, työnantaja saa oma-aloitteisesti korottaa saman kalenterivuoden myöhemmän palkanmaksun yhteydessä toimittamaansa ennakonpidätystä. Ennakonpidätystä ei kuitenkaan saa korottaa kun 10 %:lla tällöin maksettavasta palkasta, ellei palkansaaja anna lupaa suurempaan korotukseen.

Esimerkki virheen oikaisemisesta  Työntekijän ennakonpidätyksen alainen palkka on 3500 € (rahapalkka 2000 € + asuntoetu 1000 € + autoetu 500 €).  Ennakonpidätys = 35 %  Syyskuun virheellinen ennakonpidätys on 700 €, kun oikea summa olisi 1225 €.  Lokakuussa voi korjata pidätystä enintään 350 € (10% 3500 €:sta), joten 175 € jää korjattavaksi marras- tai joulukuulle.

Työeläketurvan järjestäminen  Työntekijöiden eläketurvan järjestäminen on työnantajan lakisääteinen velvollisuus. Lakisääteinen työeläkevakuutus voidaan ottaa yksityisestä työeläkeyhtiöstä, eläkekassasta tai eläkesäätiöstä.  Vakuuttamisvelvollisuuden täyttämisen valvonta kuuluu Eläketurvakeskukselle, joka myös pitää eläkejärjestelmän keskusrekisteriä.

 Työeläkelakien tarkoituksena on turvata työelämän aikana saavutetun kulutustason jatkuvuus eläkkeelle pääsyn jälkeen.  Vuodesta 2007 alkaen kaikki työntekijät on vakuutettu saman työntekijän eläkelain, TyEL:n, mukaan. Työeläkemaksu sisältää sekä työnantajan osuuden että työntekijän eläkemaksun, jonka työnantaja pidättää palkanmaksun yhteydessä. Työnantaja maksaa työeläkemaksun kokonaan työeläkelaitokselle. Työeläketurvan järjestäminen

Eläke- ja työttömyysvakuutusmaksut vuonna 2016 (ennakonpidätyksen alaisesta palkasta) MaksuTyöntekijän osuus TyEL (eläkevakuutusyhtiöt ja Eläketurvakeskus) Sopimus- työnantajalla 24,6 % (vaihtelee palkkasumman mukaan) 5,7 % 7,2 % yli 53- vuotiaat Työttömyysvakuutusmaksu ( Työttömyysvakuutusrahasto ) työnantajan maksu 1 % (vaihtelee palkkasumman mukaan) työntekijän maksu 1,15 %

 TyEL:n mukaan vakuutetaan lähes kaikki yksityisen työnantajan palveluksessa tehty työ. Yksityinen työnantaja on mm. osakeyhtiö, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, osuuskunta, toiminimi, yhdistys, yksityishenkilö ja kotitalous.  Työntekijän ansiotyöstä maksetaan TyEL-maksut ja siitä karttuu eläkettä, jos  työntekijä on 18–67-vuotias  jos ansio on vähintään 57,51 euroa kuukaudessa (2016). TyEL eli Työeläkevakuutusmaksu

TyEL-maksun suorittaminen  Vuoden aikana TyEL-maksut erääntyvät ennakkomaksuina. Tarkka maksu lasketaan seuraavan vuoden keväällä vuosilaskennassa, kun työnantaja on ilmoittanut työntekijöiden ansiot edelliseltä vuodelta.  Ennakkomaksut voi suorittaa kahdella tavalla. Maksut voi maksaa joko eläkeyhtiön laskuttamina ennakkomaksuerinä arvioidun palkkasumman perusteella. Toinen vaihtoehto on suorittaa maksut kuukausittain edellisen kuukauden palkkojen perusteella oma-aloitteisesti.

Työttömyysvakuutusmaksu  Työttömyysvakuutusrahasto perii maksut vuotiaasta työntekijästä.  pidätetään työ- tai virkasuhteessa tai muussa palvelussuhteessa olevilta henkilöiltä, joita koskee työnantajan järjestämä tapaturmavakuutuslaissa tarkoitettu pakollinen tapaturmasuoja tai valtion virkamiesten tapaturmakorvauksesta annetun lain nojalla määräytyvä tapaturmasuoja  käytännössä mikäli työnantaja teettää yhteensä 12 miestyöpäivää vuodessa, tapaturmasuoja on pakollinen, jolloin työttömyysvakuutusmaksu tulee maksaa ja se pidätetään ennakonpidätyksen alaisesta palkasta

Työnantajan sairausvakuutusmaksu eli sosiaaliturvamaksu 2016 Työnantajan sairausvakuutusmaksu kaikilla työnantajilla vuonna 2016 maksetuista palkoista on 2,12 % Sosiaaliturvamaksu maksetaan verohallintoon tilitettäessä ennakonpidätyksiä. Työnantajan kansaneläkemaksu poistui vuoden 2010 alussa.

Sairausvakuutusmaksujen korjaukset  Sotumaksua ei suoriteta äitiyspäivärahasta ja sairauspäivärahasta.  Kun työnantaja maksaa tt:lle äitiysloman aikaista palkkaa tai sairausajanpalkkaa, josta Kela maksaa työnantajalle päivärahaa, työnantaja on oikeutettu vähentämään sotumaksun Kelan päivärahojen osalta myöhemmin suoritettavasta sosiaaliturvamaksusta (kausiveroilmoituksessa).

Sairausvakuutusmaksun korjaukset (sotumaksu 2,12 %) Kela Työnantaja Työntekijä palkkaa päivärahat Esim. Yrityksen helmikuun palkat ovat €, joista sotumaksua 212,00 €, työnantaja on saanut Kelalta päivärahoja 2000 €, josta maksettu (aikaisemmin) liikaa sotumaksua 42,40 €. Helmikuussa maksetaan sotumaksua 212,00 € - 42,40 € = 169,60 €

 Työnantaja tilittää toimittamansa ennakonpidätykset ja sosiaaliturvamaksut kuukausittain verovirastolle. Tilitys on tehtävä seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä.  Maksamisen lisäksi ennakonpidätyksistä ja palkoista on annettava Verohallinnolle kausiveroilmoitus (seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä, paperiversio jo 7. päivä) ja vuosi-ilmoitus (31. tammikuuta mennessä). Työnantajatilitykset

 Vuosi-ilmoitukseen kootaan palkka- ja maksutiedot koko vuodelta. Vuosi-ilmoitukseen verotili ei tuo muutoksia. Jos työsuhde loppuu kesken vuoden, vuosi- ilmoitus kannattaa antaa heti. Viimeistään se on annettava palkanmaksuvuotta seuraavan vuoden tammikuun aikana.  Kausiveroilmoitus ja vuosi-ilmoitus on annettava silloinkin, kun maksetut palkat jäävät niin vähäisiksi (kotitaloudet), ettei niistä tarvitse toimittaa ennakonpidätystä ja maksaa sosiaaliturvamaksua. Vähäisen tulon raja on euroa. Työnantajatilitykset

 Mikäli palkka maksetaan pelkästään luontoisetuna, ei ennakonpidätystä voida toimittaa (otetaan kuitenkin huomioon samana kalenterivuonna myöhemmin palkkoja maksettaessa!).  Työnantajan sairausvakuutusmaksu on kuitenkin aina suoritettava

Verotili käyttöön vuoden 2010 alussa  Miksi verotiliin siirryttiin? Verotilillä tavoitellaan  yksinkertaisia ja helppoja ilmoittamis-, maksamis- ja palautusmenettelyjä  edestakaisen rahaliikenteen vähentämistä asiakkaan ja Verohallinnon välillä  mahdollisimman reaaliaikaisen kokonaiskuvan tarjoamista vero- ja maksutilanteesta asiakkaalle ja Verohallinnolle  Verohallinnon prosessien automatisointia.

Verotili  Verotili on kooste veronmaksajan oma-aloitteisista veroista. Verotiliä ylläpitää Verohallinto. Tili on veronmaksaja- kohtainen.  Verotilille Verohallinto merkitsee verot, jotka veronmaksaja on ilmoittanut kausiveroilmoituksella ja maksut, joita maksaessaan veronmaksaja on käyttänyt verotiliviitettä. Tilille merkitään myös Verohallinnon maksuun panemat ja palauttamat oma-aloitteiset verot sekä korot.  Verotilille mm. arvonlisävero, ennakonpidätykset, sairausvakuutusmaksut (sotumaksut), lähdevero  Verotilille ei merkitä tuloveroja, kiinteistöveroja, perintöveroja, metsänhoitomaksuja eikä varainsiirtoveroja.

Verotilin toiminta: Verotilin tilitapahtumat  Verohallinto kirjaa verotilin tilitapahtumat (velvoitteet ja hyvitykset) verotilille aikajärjestyksessä päiväkohtaisesti. Velvoitteet kirjataan eräpäivälle ja hyvitykset arvopäivälle. Tilitapahtumat näkyvät tilillä muutaman päivän viiveellä.  Velvoitteeksi tilille kirjataan  kausiveroilmoituksella ilmoitetut verot ja niiden muutokset  Verohallinnon maksuun panemat verot ja niiden muutokset  viivästyskorot  Hyvitykseksi tilille kirjataan  verotiliviitteellä maksetut maksut  verotiliverojen veronpalaukset  hyvityskorot  Verotilin saldo lasketaan aina, kun verotilille kirjataan tilitapahtuma.

Verotiliviite  Mistä verotiliviitteen saa? Uudet yritykset saavat viitteen, kun rekisteröinti on tehty.  Satunnaiset työnantajat esim. kotitaloudet saavat viitteen Verotili-palvelusta, Palkka.fi:stä tai puhelimitse Verohallinnosta.

Palkanmaksukausi, -aika ja -tavat  pääsääntöisesti palkanmaksukausi enintään 1 kk  jos palkka maksetaan päivältä tai tunnilta, palkka tulee maksaa ainakin 2 kertaa/kk  palkanlaskentakauden (= aika, joka varataan palkan laskemista varten) pituudesta voidaan sopia. Sitä voidaan käyttää sekä työsuhteen aikana että lopputilin laskemisessa.  rahapalkka maksetaan pankkitilille, on oltava erääntymispäivänä tt:n käytettävissä

Palkkasaatavien vanhentuminen  Palkkasaatavien yleinen vanhentumisaika viisi vuotta. Vanhentuminen alkaa palkan erääntymispäivästä.  Työsuhteen päättyessä palkkasaatavia koskeva kanne on nostettava kahden vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä.  Muuhun kuin työehtosopimukseen perustuvat vuosiloma- ja työaikakorvaukset raukeavat kahdessa vuodessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin ne ovat syntyneet. Varsinkin ylityökorvauksia ja vastaavia koskevat riidat on syytä selvittää mahdollisimman pikaisesti, koska työvuorojen ja ylityölupien selvittäminen jälkikäteen on yleensä vaikeaa. 48