Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien eAMS-malli Christian Jämsen

Lähtökohta ja tavoite Tunnistettu tarve ohjeistukselle ja tuelle eAMS työssä JHS-suosituksen tavoitteena on tuottaa SÄHKE2-normin mukaiset julkisen hallinnon eAMS-määritykset tuki- ja ylläpitotehtävien tehtävistä Kohde yleis-, henkilöstö-, talous- sekä tietohallinnon tehtävät. Malliin kuvataan myös tiedon hallintaan tarvittavat metatiedot 2

Suhde muihin hankkeisiin eAMSissa käytettävät arvojoukot määritellään yhdessä teknisen eAMS –skeemaryhmän kanssa Kuntien tehtäväluokitus JHS-työ osana Kuntatieto ohjelmaa ( Miten hankkeet asettuvat toisiinsa nähden? 3

4

Työvälineet ja menetelmät 1/2 Prosessien kuvaamisessa hyödynnetään jo valmiiksi tehtyjä kuvauksia, joita on laadittu mm. VALDA-hankkeessa sekä eAMS-malleja tehneissä valtionhallinnon ja kuntien organisaatioissa Taloushallinnon prosessien kuvaamisessa noudatetaan Valtiokonttorin ohjeita taloushallinnon asiakirjatietojen käsittelystä Luokitusta työstetty mutta haasteita ja päällekkäisyyksiä on paljon 5

Työvälineet ja menetelmät 2/2 Mallit työstetään erillisessä eAMS/TOJ työkalussa. Hankkeen työstä järjestetään kaksivaiheinen sähköinen palautekierros. Kootut palautteet käsitellään työryhmässä. 6

Aikataulu Järjestäytymiskokous Julkinen keskustelutilaisuus Tarkistuspisteet kuntien tehtäväluokitustyöhön 5/2013 ja 10/2013 ja syksy 2014 Julkinen palautekierros 5/2014 Valmis 11/2014 (ei toteudu) 7

Sisältö ja työ Lopputuloksen oltava riittävän yleinen Hankkeessa ei oteta kantaa esim. Käsittelyprosessin tila (2.12) Rekisteröinti/tietojärjestelmä Käyttäjäryhmän rooli ( ) Käyttäjäryhmän kuvaus ( ) Suojeluokka (4.9) Erillinen ohjeistus laadittava täydentämään 8

9 00 OHJAUSJÄRJESTELMÄT, HALLINNON TOIMINTA JA RAKENTEET 01 HENKILÖSTÖ 02 TALOUS JA RAHOITUS 07 TIEDONHALLINTA JA VIESTINTÄ

10 00 OHJAUSJÄRJESTELMÄT, HALLINNON TOIMINTA JA RAKENTEET Ohjaus ja kehittäminen Polittinen ohjaus ja strateginen suunnittelu Säädösohjaus Lakien säätäminen Kansainvälisen velvoitteen hyväksyminen Asetuksen yms. antaminen ja tarkastaminen Normiohjaus Tilannekuva ja ennakointi Omistajaohjaus Hallinnon rakenteet ja toiminta Toimielinten valinta ja kokoonpano Valtiolliset toimielimet Kunnalliset toimielimet Toimikunnat ja neuvostot Muut valmistelevat toimielimet ja työryhmät Perustaminen, lakkauttaminen, yhdistäminen Toiminnan suunnittelu, ohjaus ja seuranta Strategia ja tavoitteet Kehittäminen ja suunnittelu Toiminnan seuranta Sisäinen ohjaus Toiminnan arviointi ja laatutoiminta Katselmukset Auditoinnit Arviointi- ja kehittäminen Riskienhallinta Ohjelma-, hanke- ja projektitoiminta Yhteistyö Päätöksenteko ja johtaminen Toimielinten päätöksenteko Johtoryhmätyöskentely Tarkastustoimi Ulkoinen toiminnan, hallinnon ja talouden valvonta Sisäinen toiminnan, hallinnon ja talouden valvonta Laillisuusvalvonta

11

Tuotokset Malli tehtäväluokitukseksi (tuki- ja ylläpitotehtävät) Yleisiä toimenpidemalleja Tehtäväkohtaisesti määritellyt säilytysajat "asiankäsittelyjärjestelmissä samaan tehtäväluokkaan kuuluvat asiakirjatiedot saavat pääsäännön mukaan saman säilytysajan (pysyvä tai määräaikainen säilytys)” (AL seulontastrategian liite kohta 2.2) Suositusteksti (”käyttöohje”) 12

Käyttö Dynaaminen – ei staattinen (käsittelyprosessit rakennetaan itse) Mahdollisuus muokata organisaatiokohtaisesti ”oman näköiseksi” Säilytysajat määritelty tehtävätasolle – perityvyys ja TOS laadinnan yksinkertaistaminen 13

Haasteita Ymmärretäänkö käyttö oikein? Osataanko käyttää? Miten suhtautuu Kuntatieto-ohjelman vastaavaan työhön? Voidaanko todellakin säilytysajat määritellä tehtäväkohtaisesti oletuksena? Menossa monia liittyviä hankkeita - miten kokonaisuus hallitaan? Kuuluuko enemmänkin AL TOS ohjeistuksen yhteyteen? 14