Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista Marja Penttilä lakimies YTM,VT Tampere

Sisältö  taustaa  muuta lainsäädäntöä  L sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista, HE 345/2014 vp STM

TAUSTALLA  Hallitusohjelma  sosiaali- ja terveydenhuollossa siirrytään valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin  kansalaisille suunnattuja sähköisiä palveluja kehitetään  Sosiaalialan tietoteknologiahanke ja THL:n operatiivisen ohjauksen yksikkö (Oper)  lukuisa määrä asiakirjan teknistä toteutusta, sisältöjä ja rakennetta kuvaavia määrityksiä STM 3

Taustalla  Kansallinen Terveysarkisto (Kanta)  terveydenhuollon, apteekkien ja kansalaisten valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut  palvelut: sähköinen resepti, kansallinen lääketietokanta, omakanta, potilastiedon arkisto sekä tiedonhallintapalvelu, käyttöön vaiheittain  Sote -tieto hyötykäyttöön - strategia 2020 STM

Kirjaamiseen ja asiakastietojen käsittelyyn liittyvää lainsäädäntöä  Suomen perustuslaki (731/1999) jokaisen yksityiselämä on turvattu henkilötietojen suojasta säädetään tarkemmin lailla eli lainsäädännöllisesti turvataan yksilön oikeusturva ja yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä, rekisteröinnissä ja käyttämisessä. STM

Asiakastietojen käsittelyyn liittyvää lainsäädäntöä  L viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), julkisuuslaki -salassa pidettävät viranomaisen asiakirjat -salassa pidettävät tiedot: sosiaalihuollon asiakkuus, tiedot saaduista sosiaalihuollon etuuksista, tukitoimista tai palveluista sekä tiedot terveydentilasta, vammaisuudesta, saaduista terveydenhuollon ja kuntoutuksen palvelusta taikka henkilön seksuaalisesta käyttäytymisestä ja suuntautumisesta  L sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000), asiakaslaki, -asiakasta koskevien salassa pidettävien tietojen luovutus viranomaisten välillä asiakkaan suostumuksesta riippumatta STM

Asiakastietojen käsittelyyn liittyvää lainsäädäntöä  Henkilötietolaki (523/1999)  henkilötietojen käsittelyn yleiset periaatteet: käyttötarkoitussidonnaisuus käsittelyn yleisenä edellytyksenä; asiakkaan suostumus: vapaaehtoinen, yksilöity ja tietoinen  tietojen laatua koskevat periaatteet: tarpeellisuusvaatimus, virheettömyysvaatimus  arkaluonteisten tietojen käsittelykielto poikkeukset: jos säädetty laissa, suostumus, tutkimus ja tilastointi STM

Lainsäädäntöhankkeita  Sote-järjestämislaki  muutokset sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annettuun lakiin (159/2007) ”Kansa-pykälät”, vireillä  sosiaalihuollon ammattihenkilölaki vireillä  EU:n tietosuoja-asetus STM

Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (HE 345/2014 vp)  Yleiset säännökset  Asiakastietojen kirjaaminen velvollisuus kirjaaminen määrämuotoisina asiakirjoina  Kirjattavat asiakastiedot perustiedot asiakirjatyyppikohtaiset tiedot STM

Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista  Henkilörekistereitä koskevat erityissäännökset kaksi rekisteriä käyttöoikeudet  asiakirjojen säilyttämisajat

Lain tarkoitus Lain tarkoituksena on  toteuttaa yhdenmukaisia menettelytapoja käsiteltäessä sosiaalihuollon asiakasta koskevia tietoja  yhtenäistää - asiakasasiakirjoihin tallennettavia tietosisältöjä - asiakasasiakirjojen laatimista ja säilyttämistä ja muuta käsittelyä  edistää sosiaalihuollon tehtävien asianmukaista hoitamista  asiakastietoja on voitava hyödyntää asiakasprosessissa sekä toiminnan suunnittelussa, arvioinnissa, johtamisessa, valvonnassa, tilastoinnissa ja tutkimuksessa STM

Lain soveltamisala  sovelletaan sekä julkisessa että yksityisessä sosiaalihuollossa

Velvoite asiakastietojen kirjaamiseen STM Milloin kirjataan?  velvollisuus kirjata alkaa, kun palvelunantaja on saanut tiedon henkilön palveluntarpeesta  asiakastiedot on kirjattava viipymättä sen jälkeen, kun asiakkaan asiaa on käsitelty  tieto asiakkuuden päättymisestä on kirjattava

Mitä on kirjattava?  sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina  perustiedot  asiakirjakohtaiset tiedot  merkinnät tietojen luovuttamisesta ja saamisesta  alaikäisen asiakkaan kielto-oikeus  THL voi antaa tarkemmat määräykset asiakirjojenrakenteista ja asiakirjoihin merkittävistä tiedoista STM

Asiakastiedot Perustiedot, mitkä on kirjattava;  asiakirjan nimi;  asiakkaan nimi tai henkilön nimi, jota palvelutarve koskee, henkilötunnus, äidinkieli ja asiointikieli, kotikunta ja yhteystiedot tai ellei henkilötunnus ei ole tiedossa, asiakirjasta on ilmettävä hänen väliaikainen yksilöivä tunnuksensa tai syntymäaikansa;  jos asiakirja koskee alaikäistä asiakasta, hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajansa nimi, yhteystiedot ja toimivalta sekä huoltajuudesta erotetun vanhemman mahdollinen tiedonsaantioikeus;  täysi-ikäiselle asiakkaalle määrätyn laillisen edustajan tai asiakkaan valtuuttaman henkilön nimi, yhteystiedot ja toimivalta;  tarvittaessa asiakkaan omaisen, läheisen tai muun asiakkaan hoitoon tai huolenpitoon osallistuvan henkilön nimi ja yhteystiedot sekä rooli asiassa;

Asiakastiedot Perustiedot, mitkä on kirjattava:  palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja tarvittaessa palveluntoteuttajan nimi ja yksilöintitunnus;  asiakirjan laatijan tai kirjauksen tehneen henkilön nimi ja virka- asema tai tehtävä organisaatiossa;  asiakirjan laatimisen tai kirjaamisen ajankohta;  mahdollinen tieto turvakiellosta

Asiakasasiakirjat  asiakasasiakirjoihin kuuluvat: –asian vireille tuloon liittyvät asiakirjat –asiakkaan palvelutarpeen arvioimisen asiakirjat (sosiaalihuoltolaki 37 § ja 39 §) –asiakassuunnitelma (sosiaalihuoltolaki 39 §) –asiakaskertomus –päätös (hallintolaki 44 § ja 45 §) –päätöksen toimeenpanoon liittyvät asiakirjat STM

Asiakasasiakirjat Asiakaskertomukseen kirjataan: 1)asiakkaan saaman tuen tai palvelun ajankohta 2)kuvaus sosiaalihuollon asiakkaan tilanteesta 3)kaikki asiakkaaseen tai asiakkuuteen liittyvät tapahtumat, joissa asiakkaan asiaa on käsitelty sekä tieto siitä, ketkä ovat osallistuneet asian käsittelyyn 4)asiakkuuden alkamisen ja päättymisen ajankohdat 5)asiakkuuden päättymisen peruste

Asiakastietojen kirjaaminen Merkinnät tietojen luovuttamisesta ja saamisesta Asiakirjaan on tehtävä merkintä  mitä tietoja on hankittu/saatu/luovutettu  kuka tiedot on luovuttanut tai saanut, keneltä tiedot on saatu tai kenelle tiedot on luovutettu  tiedon luovutuksen tai saamisen peruste, säännös, suostumus  milloin tiedot on luovutettu/saatu  käyttötarkoitus, johon tiedot on hankittu/saatu/luovutettu STM

Asiakastietojen kirjaaminen erityisissä tilanteissa Asiakastietojen kirjaaminen silloin, kun sosiaalipalvelua toteuttavat sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon henkilöstö yhdessä  sosiaalihuollon työntekijät ja terveydenhuollon ammattihenkilöt laativat yhteisen asiakaskertomuksen, tarvittaessa hoito- ja palvelusuunnitelman ja muita asiakirjoja  tallennetaan sosiaalihuollon asiakasrekisteriin  palvelun toteuttamiseen osallistuvilla henkilöillä on oltava pääsy yhteiseen suunnitelmaan ja asiakaskertomukseen  lääketieteellistä hoitoa koskevat tiedot potilasrekisteriin STM

Asiakastietojen kirjaaminen organisaatioiden välisessä monialaisessa yhteistyössä Työryhmän jäsen voi:  kirjata ne asiakastiedot edustamansa organisaation asiakirjoihin, jotka ovat tarpeellisia yhteisen asiakkaan asian hoitamiseksi  tallentaa hänen tehtäviensä ja asiakkaan asian hoitamisen kannalta yhteisen asiakassuunnitelman, muistion tai muun vastaavan asiakirjan sen palvelunantajan rekisteriin, jonka edustajana hän on osallistunut yhteistyöhön STM Asiakastietojen kirjaaminen erityisissä tilanteissa

Asiakastietojen kirjaaminen Asiakirjoissa käytettävä kieli  selkeää ja ymmärrettävää  vain yleisesti hyväksyttyjä käsitteitä ja lyhenteitä Asiakasasiakirjamerkintöjen korjaaminen  säädetään henkilötietolain 29 §:ssä  alkuperäinen merkintä myöhemmin luettavissa  korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksen ajankohta ja peruste STM

Asiakirjojen tallentaminen Tietojen tallentaminen sosiaalihuollossa  kaksi rekisteriä; ilmoitusrekisteri ja asiakasrekisteri  ilmoitusrekisteriin yksityisen henkilön palveluntarpeen selvittämiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnöt, ilmoitus voi koskea useampaa palvelutehtävää  asiakasrekisteriin asiakasasiakirjat tallennetaan palvelutehtävittäin, asiakirja voi kuulua useampaan palvelutehtävään THL antaa määräykset palvelutehtävien luokituksesta. STM

Käyttöoikeudet asiakastietoihin Sähköisesti tallennettujen asiakastietojen käyttöoikeudet  käyttöoikeudet tietoihin palvelutehtävittäin  käyttöoikeudet sähköisiin asiakasasiakirjoihin sisältyviin tietoihin määrittelee rekisterinpitäjä tai sen lukuun toimiva palvelunantaja Asiakastietojen käytön ja luovutuksen seuranta  käyttöä seurataan lokitietojen avulla (AsiakastietoL 5.2 §) STM

Palveluntoteuttajan ja rekisterinpitäjän vastuut Palveluntoteuttaja vastaa:  asiakastietojen kirjaamisesta  henkilötietojen käsittelyn aktiivisesta ohjauksesta ja valvonnasta omassa organisaatiossaan  käyttöoikeuksien antamisesta omassa organisaatiossaan  asiakirjojen toimittamisesta palvelunjärjestäjälle viipymättä asiakassuhteen päätyttyä STM

Palveluntoteuttajan ja rekisterinpitäjän vastuut Palvelunjärjestäjä rekisterinpitäjänä vastaa:  asiakasasiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä ja hävittämisestä  asiakirjojen tiedonsaantiin liittyvistä päätöksistä  henkilötietolain ja julkisuuslain viranomaiselle säädetyistä velvoitteista  sen varmistamisesta, että palveluntoteuttaja käsittelee asiakastietoja lainsäädännön ja sopimuksen mukaisesti

Sopimus asiakastietojen käsittelystä Palvelujen järjestäjän on määriteltävä kirjallisessa toimeksiantosopimuksessa siitä, miten palveluntuottaja huolehtii:  asiakastietojen toimittamisesta palvelunjärjestäjälle  asiakastietojen asianmukaisesta käsittelystä  asiakastietojen käsittelyyn liittyvistä tehtävistä ja vastuista  salassapitovelvoitteiden noudattamisesta Asiakasasiakirjoista on ilmettävä alihankintatilanteissa hankintaketju STM

Asiakirjojen säilyttämisajat Asiakasasiakirjojen ja muun materiaalin säilyttämisajat ja hävittäminen  asiakirjakohtaiset säilyttämisajat liitteessä  asiakirjojen säilyttämisestä pysyvästi säädetään arkistolaissa STM

Voimaantulo  Voimaan kirjaamisvelvoite Siirtymäajat: THL:n antamien määräysten jälkeen:  määrämuotoisten asiakirjojen tallentamisvelvoite Viimeistään :  sovelletaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen yhteiseen kirjaamiseen, perustiedot, asiakirjatyyppikohtaiset tiedot, tietojen tallentaminen sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin ja asiakasrekisteriin

Voimaantulo Viimeistään  asiakastietojen sähköinen käsittely  käyttöoikeudet asiakastietoihin

KIITOS!