Jarmo Toivanen ja Erkki Rämö Projektitoiminta TUOL0006 Luento 6, Projektin muutosten ohjaus ja riskien hallinta Jarmo Toivanen ja Erkki Rämö

Projektin sisällön hallinnan merkitys Määritellyn mukaisen työn aikaan saaminen Varmistaa, ettei ylimääräisiä töitä tehdä Tehty työ edesauttaa projektin päämäärän ja liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamista

Keskustelutehtävä Mieti mitä syitä on muutoksiin projektissa.

Syitä muutoksiin projektissa Markkinatilanteen muutokset Uudet innovaatiot Kilpailijoiden toimenpiteet Asiakkaan täsmentyneet tarpeet Ulkoiset muutokset Viranomaiset Lait Organisaatiomuutokset Toiset kehitysprojektit

Muutoksenhallinnan vaiheet Muutosehdotuksen laatiminen Muutoksen vaikutusten arviointi Asiantuntijalausunnot Muutoksen käsittely: Hyväksyminen / hylkääminen Muutoksen suoritus Muutoksen dokumentointi Tiedottaminen muutoksesta

Muutoksenhallinnan vaiheet Muutos- ehdotus Muutosten vaikutusten arviointi Muutos- ehdotus Muutos- ehdotus Muutos- ehdotus Muutos- ehdotus Asiantuntijalausunnot Päätös Muutoksen hylkääminen Muutoksen dokumen- tointi Muutoksen hyväksyminen Muutoksen toteuttaminen

Muutosehdotus

Projektitoiminta TUOL0006 Luento 7, Projektin riskien hallinta Jarmo Toivanen

Mahdollinen negatiivinen poikkeama projektin tavoitteista. Riskin määritelmä: Mahdollinen negatiivinen poikkeama projektin tavoitteista. Tunnista riskit !

Keskustelutehtävä Mieti projektien riskikategorioita.

Projektin riskit Tekniset riskit Aikataulun riskit Taloudelliset riskit Organisaatio, henkilöt, tiedonkulku Ulkopuoliset hankinnat, toimittajat Asiakkaaseen liittyvät riskit Ympäristötekijät, luonnonolosuhteet Sopimukseen liittyvät riskit Tuotevastuuriskit (T&K projektit) Vientiprojekteissa kohdemaahan liittyvät riskit (lainsäädäntö, poliittiset, sotilaalliset riskit, korruptio)

Tuntiharjoitus: ryhmätyö Olette järjestämässä seminaaria, jonne tavoittelette puhujiksi alan ehdotonta kärkeä. Minkälaisia riskejä voi tilaisuuden järjestelyissä esiintyä. Määrittele yksittäiset riskit ja niihin varautuminen. Keskustelkaa ryhmässä n. 5-10 minuuttia ja kirjatkaa ylös.

Kriittiset alueet Käytettävissä oleva aika on aina rajallista ja riskien arviointi tulisi kohdistaa oikeisiin alueisiin projektissa. Ensi vaiheena tunnistetaan kriittiset alueet: Aikataulun kriittinen polku ja lähes kriittiset polut Uusi teknologia Avoimet vastuukysymykset Avainresurssien kuormitus Organisaatiorajat

Riskien tarkastusluettelot (esimerkki) Asiakkaaseen liittyvät riskit: Toimenpide: Maksuvaikeudet Luottotietojen selvittäminen Lisävaatimukset Sopimuksen yksiselitteisyys Asiakkaan heikko Sovitaan koulutuksesta asiantuntemus Tiedonsiirto Tiedotussuunnitelma, menetelmät, sähköposti

Riskien analysointi projektisuunnitelman mukaisessa järjestyksessä Projektin tavoitteeseen ja rajaukseen liittyvät riskit Avoimet määrittelyt-laajuuden muutokset-epäselvät rajaukset Projektiorganisaatioon liittyvät riskit Tehtävien ja vastuunjaon selkeys, avoimet tehtävät Vastuunjakorajapinnat, henkilöstön kuormitus, vaihtuvuus Aikataulun riskit Kriittinen polku,epävarmat työmääräarviot, ulkoiset toimittajat teknisesti mutkikkaat tehtävät, päätökset Taloudelliset riskit Kustannustason muutokset, maksuvaikeudet, valuuttariskit 5. Ohjaukseen ja kommunikointiin liittyvät riskit Tiedonkulku, valvonta, työtavat, etäisyydet

Riskienhallinnan vaiheet Projektisuunnitelma : systemaattinen analysointi ja riskien tunnistaminen 2. Riskien luokittelu Riskien torjunnan suunnittelu 3.1 Riskin poisto 3.2 Todennäköisyyden pienentämien 3.3 Riskin siirto 3.4 Projektisuunnitelman muuttaminen 3.5 Riskin hyväksyntä 3.6 Riskiin varautuminen Riskien valvonta 4.1 Vastuiden määrittely 4.2 Hälytin 4.3 Varasuunnitelma 4.4 Korjaustoimenpiteet

Riskien luokittelu

Riskien torjunta Riskien ja potentiaalisten ongelmien ennakointi on suunnitelmallista tulevien työvaiheiden läpikäyntiä Ongelmien kartoittamista Toiminnan etukäteen varmistamista

Riskien torjunnan toimenpiteitä Poistetaan riski valitulla toimenpiteellä Syy-seuraus analyysillä arvioidaan riskin mahdolliset syyt ja poistetaan syistä mahdollisimman monta. Näin pienennetään riskin ilmaantumisen todennäköisyys Riskin siirto. Sopimusteknisillä ja muilla keinoilla siirretään riski toiselle osapuolelle. Projektisuunnitelman muuttaminen riskialttiin kohdan suhteen Riskin hyväksyntä ilman mitään ennakkotoimenpiteitä Riskin toteutumisen varalle tehtävät toimenpiteet ja varautumissuunnitelma Jatkuva valvonta!