Sähköisen asioinnin visio, toiminta- ja tietoarkkitehtuuri - Lyhennelmä 4.6.2015 -

Tausta Toimeksianto Sähköisen asioinnin ja asianhallinnan yhteistyöryhmältä 4.2.2014 Työryhmä: Antti Lahtela, MOK Hannu Koivula, Avi Mikko Koponen, Valvira Timo Hiekka, Valvira Pekka Puustinen, ELY -> KEHA Virva Hakamäki, Avi Pekka Lausti, ELY Lauri Päivärinta, Avi Päivi Pietarila, AHTi -> KEHA, pj. 4.6.2015

Sähköisen asioinnin visio Järjestelmäkeskeisestä kehittämisestä asiakaslähtöiseen palvelutuotantoon Sähköisen asioinnin visio 4.6.2015

Sähköisen asioinnin tavoitetila Monikanavaisuutta tukeva, tehokas sähköinen käsittely Palveluprosessien tukeminen Viranomaisten sähköinen tiedonvaihto Muuttuvien prosessien ja organisaatiorakenteiden tuki Asiakaslähtöinen kehittäminen Asiakkaan asioinnin sähköistäminen Asiakkaan ohjaaminen sähköisiin palveluihin Tarkemmat kuvaukset ja perustelut erillisessä visio-esityksessä. 4.6.2015

Toiminta-arkkitehtuuri Toimintamallit Arkkitehtuuriperiaatteet Geneeriset prosessit Tarkemmat kuvaukset erillisessä toiminta-arkkitehtuuri –esityksessä. Arkkitehtuurikuvaukset tehty Sparx EA –välineellä. 4.6.2015

Yhden asian käsittely 4.6.2015

Yhden asian käsittely 4.6.2015

Asiakkaan näkökulma 4.6.2015

Toimintamalleista johdetut kehittämisajatukset Sähköisen asioinnin ratkaisut eivät ratkaise toiminnallisia haasteita Sähköisen asioinnin (käyttöönoton) aika on vasta sitten, kun toimintamallit on uudistettu. Sähköisten ratkaisujen hyödyt toteutuvat vasta kun toimintamallit on korjattu asiakasnäkökulmasta optimoiden. Kokonaisprosessin koordinointi asiakkaalta viranomaisille Nykyisin asiakas vastaa kokonaisprosessin koordinoinnista Viranomaisten tulisi yhdessä huolehtia siitä, että asiakkaan palvelutarve tulee tyydytetyksi. Tässä tietojärjestelmäratkaisuilla voidaan tukea uutta toimintatapaa. Slogan: (Toiminnallisia) ongelmia ei kannata sähköistää 4.6.2015

Arkkitehtuuriperiaatteet (toimintamalleista johdetut) A: Sähköisen asioinnin tulee tukea asian käsittelyn jatkamista (asiakkaan niin halutessa) toisessa virastossa. B: Lupa tietojen siirtämiseen viranomaiselta toiselle tulisi pyytää asiakkaalta asian vireilletulovaiheessa, mikäli lupa tarvitaan. C: Sähköistä asiointia pitää kehittää niin, että viraston sähköinen asiakas voi olla toinen virasto. D: Sähköisen asioinnin tulee tarjota palvelut asiakkaan palvelutarpeen (=elämäntilanteen) mukaisesti E: Yksittäisen asian käsittelyn jatkuessa toisella viranomaisella asiakkaan ei tarvitse tietää, kuka asiaa hoitaa vaan käsittely näyttäytyy asiakkaalle selkeänä kokonaisuutena F: Tieto ja sen välitystapa sovitaan poikkihallinnollisessa asiankäsittelyssä yhteisesti niin että toimintamallit ja ratkaisut voivat vaihdella hallinnonalakohtaisesti 4.6.2015

Geneeriset prosessit   4.6.2015

Arkkitehtuuriperiaatteet (asiakasohjaus) G: Sähköisen asiointiratkaisun tulee tukea asiakasohjausvaihetta = Sähköisen asiointiratkaisun tulee tukea tilannetta jolloin asiakas ei ole vielä laittanut asiaa vireille H: Asiointi hoidetaan asiakkaan kannalta yhtenäisellä toimintamallilla (kts. periaate D) riippumatta siitä, minkä viraston kautta asiointi on tullut vireille 4.6.2015

Tietoarkkitehtuuri Käsitemalli Käsitteiden määritelmät: Keskeiset käsitteet Asioiden luokittelu Palveluketju ja -polku Tarkemmat kuvaukset erillisessä tietoarkkitehtuuri -esityksessä. Arkkitehtuurikuvaukset tehty Sparx EA –välineellä. 4.6.2015

1. Keskeiset käsitteet 4.6.2015

2. Asioiden luokittelu 4.6.2015

3. Palveluketju ja -polku 4.6.2015

Lopuksi Visio- ja arkkitehtuuriryhmä päätti työnsä 27.5.2015 Yhteistyö koettiin hyödylliseksi (yhteinen ymmärrys ja tavoite) Jatkoehdotukset Vision ja arkkitehtuuriperiaatteiden sekä arkkitehtuurin toimeenpano Yhteistyöfoorumi aluehallinnon arkkitehtuuriyhteistyötä varten 4.6.2015