010761000 Projektityöskentely Luento 4 Hanna-Kaisa Lammi hanna-kaisa 010761000 Projektityöskentely Luento 4 Hanna-Kaisa Lammi hanna-kaisa.lammi@lut.fi

Projektisuunnittelun vaiheet Projektin tavoitteiden asettaminen Aika- suunnittelu Projektin osittaminen organisointi Resurssi- suunnittelu Ohjaus- järjestelmän Kustannus- Projektisuunnitelma

Projektin vaiheistus ja ositus Projektin ositus eli WBS (Work Breakdown Structure) Tavoitteet: jaetaan projekti vastuukokonaisuuksiin jaetaan aikataulut osa-aikatauluihin puitteet kustannusohjaukselle työlle hierarkinen jäsentely ja koodaus integroida ajallinen ja taloudellinen suunnittelu ja ohjaus luoda projektin keskeinen informaatioväline

Kaksitasoinen ositus Aktiviteetti Tehtävä suurehko kokonaisuus, voidaan jakaa aliaktiviteetteihin voi kestää jopa koko projektin (esim. projektinhallinta) tärkeitä tietoja ovat alkuajankohta, loppuajankohta, resurssit, työmäärä ja lopputuotteet Tehtävä yleensä yhden henkilön suorittama kokonaisuus kesto tyypillisesti muutamia päiviä, max. 2 viikkoa: luotettavat arviot poikkeamat havaitaan nopeasti ja voidaan reagoida niihin tosin liian pienet tehtävät lisäävät byrokratian määrää

Osituksen huomioita 1/2 Kaikkia tehtäviä ei pysty suunnittelemaan etukäteen; ennakoimattomat ongelmat ovat tavallisia Varaa aikaa odottamattomille tehtäville Älä resurssoi ihmisiä 100-prosenttisesti vaan varaa aikaa organisaation yleisiin tehtäviin, poissaoloihin jne. Varaa aikaa myös katselmointeihin ja muihin tarkastuspisteisiin, viranomaisten lupiin, laitteistojen hankkimiseen ja asentamiseen jne.

Osituksen huomioita 2/2 Tarkenna tehtäviä projektin edetessä (yleisaikataulu, 90 päivän aikataulu, viikkoaikataulu) Pyri edistämään yrityksen sisäisen tehtävälistan luomista. Tämä helpottaa projektin suunnittelua huomattavasti.

esimerkki WBS:stä Esitysohjelmisto Tietokanta Projektinhallinta Määrittelyn tarkennus Kohdetietokannan Projektinhallinta Järjestelmätehtävät Kartta rakenteen suunnittelu Lisätietokannan Projektisuunnitelman Versionhallinta ja Määrittelyn rakenteen suunnittelu laadinta arkistointi tarkennus Johtoryhmän palaverit Käyttöohjeen laadinta Karttojen luonti Kohdetietokantaolion Raportointi Hankinnat Symbolien luonti suunnittelu ja Projektin Loppuraportin Koulutus Karttaosuuden pakkauskuvauksen laadinta laadinta Käyttöönottotuki suunnittelu ja Asennus pakkauskuvauksen Tietokannan suorituskykytestit Hyväksymiskoe laadinta Ohjelmointi Ohjelmointi Moduulitestaus Moduulitestaus Testaus Liityntä X-järjestelmään Käyttöliittymä Testisuunnitelman laadinta Protokollan tarkennus Määrittelyn tarkennus Testiympäristön Liityntäosuuden suunnittelu ja Käyttöliittymäproton luonti kokoaminen pakkauskuvauksen laadinta Käyttöliittymäproton arviointi Testitapausten laadinta Ohjelmointi Ikkunoiden viimeistely Järjestelmätestaus Moduulitestaus Koekäyttötestaus Tekninen suunnittelu Sovellus Arkkitehtuurikaavion laadinta Määrittelyn tarkennus Vaatimusten laadinta Sovellusosuuden suunnittelu arkkitehtuuriosille Koodaus Tekninen määrittely Moduulitestaus Projektisuunnitelman tarkennus

Projektin aikaohjaus Huomioitavia asioita myöhästymissakot, esim 0,5% viikossa, max 10% projektin kauppahinnasta sidotun pääoman korko, esim. investoiduille laitteille, työlle, tilat, koneet jne. tuotto projektin tuloksista menetetty tuotto markkinaetu maine luotettavana toimittajana

Yleisiä ongelmia aikataulusuunnittelussa tehtävät kuukausien ja jopa vuosien pituisia riippuvuudet tehtävien väliltä puuttuvat pelivaroja ei tunneta resursseja ei ole merkitty aikatauluun aikatauluja ei ylläpidetä vaan toimitaan vanhentuneen aikataulun perusteella aikataulun luettavuus on heikko aikataulusta puuttuu tehtäviä henkilöstön asenne aikasuunnitteluun on heikko: ”ei ne aikataulut kuitenkaan pidä paikkaansa”

Työajan jakautuminen (esim.)

Projektiryhmän jäsenen työaika

Projektipäällikön työaika

Aikataululaadinnan tehtävät laadi tehtäväluettelo arvioi tehtävien työmäärät ja kestot ja sijoita ne työkaluun paikalleen selvitä tehtävien suoritusjärjestys ja riippuvuudet allokoi resurssit tehtäville viimeistele aikataulu valitsemallasi työkalulla tarkastele ja analysoi tulosta hyväksytä aikataulu ja sitoudu sen noudattamiseen ja ylläpitämiseen

Työmäärien arviointi aikataulutuksen kulmakivi arvioinnilla tarkoitetaan tehtävän koon, kustannusten, resurssien ja keston määrittämistä arviointia tarkennetaan koko projektin ajan alussa arviointi tehdään niin hyvin kuin se on sen hetkisen tietämyksen perusteella mahdollista

Työmääräarvioiden ongelmia projektin vaatimukset muuttuvat projektin tavoite ja sisältö on heikosti määritelty projektin organisaatio, määräykset, lait tai tilajärjestelyt muuttuvat arvioiden tekijät ovat kokemattomia arviointi on tehty liian suurina kokonaisuuksina käytössä ei ole historiatietoa henkilöstö vaihtuu johto sanelee työmääräarviot projektin johtaminen ei ole jämäkkää

Yleissääntöjä jos arvioit jonkun tehtävän alakanttiin, arvioi seuraava yläkanttiin pelivaran voi sisällyttää tehtäviin tai laittaa erikseen aikatauluun näkyviin. Asiakas ei välttämättä hyväksy erikseen näkyviä pelivaroja. eri ihmisten tuottavuus vaihtelee jopa 10-20 -kertaisesti: historiatieto arvioiden pitävyydestä henkilöittäin helpottaa arviointia

Tehtävän kesto kesto = työmäärä / resurssimäärä esim: tehtävän työmäärä 10 työpäivää 1 resurssi käyttää ajastaan 65% ajastaan tehtävän kesto on 10 / 0,65 = 15,38 työpäivää jos pyöristät 15 päiväksi, pyöristä seuraava ylöspäin jos pyöristät 16 päiväksi, pyöristä seuraava alaspäin

Toimintoverkko aika teht. 1 teht. 4 teht. 7 teht. 2 teht. 5 teht. 3

Arviointimenetelmiä RAHI ja MUTU tehtävien arviointi ryhmässä 2-N ihmisen ”sokkotyönä” vaihejaon hyödyntäminen (esim. 20% suunnitteluvaiheelle) nyrkkisäännöt (esim. dokumentointi 3 sivua / päivä) matemaattiset mallit, joissa otetaan huomioon kokemus ja tehtävien vaikeus

Työmääräarvioiden kehittyminen tiedot Työmäärä- arviointi Arviointi- menetelmät Toteutuneiden työmäärien raportointi TIETO- PANKKI Vertailu arvioihin Arviointi- menetelmien kehittäminen Näistä lisää ensi luennolla Vahvistus arvioille EI Poikkeamia ON Poikkeamien syiden analysointi

Riskien hallinta projektissa Riskin määritelmä: Mahdollinen negatiivinen poikkeama projektin tavoitteista. Riskianalyysi ainakin toteutettavuustutkimuksen loppupuolella, mahdollisesti muissakin vaiheissa. Riskejä seurataan esim. viikkokokouksissa ja niiden perusteella ohjataan projektia ja tehdään päätöksiä toimintatavoista. Tarvittaessa projektin johtoryhmä voi tehdä päätöksiä riskien minimoimiseksi.

Riskityypit, esimerkkejä tekniset riskit tuotevastuuriskit projektiriskit aikataulu- ja budjettiriskit organisaatio, henkilöstö, tiedonkulku ulkopuoliset hankinnat, toimittajat sopimusriskit bisnesriskit taloudelliset ja sopimuksiin liittyvät riskit ympäristötekijät, luonnonolosuhteet kohdemaahan liittyvät riskit, esim. lait, politiikka

Riskianalyysi Workshop, osallistujat eri alueiden asiantuntijoita Riskit kerätään listaksi, jossa jokaisen riskin todennäköisyys (P) ja vaikutus (I) arvioidaan ennalta sovitulla asteikolla (usein 1-5) Lista järjestetään PxI arvon perusteella Tärkeimmille riskeille tehdään varautumissuunnitelma

Riskien hallinnan nelikenttä P I Riskejä tarkkaillaan Ei toimen- piteitä Analyysi ja torjunta- suunnitelma Etsitään ratkaisuja riskien poistamiseksi

Riskien seuranta ja hallinta Mahdolliset toimenpiteet riskien ennakointi riskien eliminointi riskien väistäminen seurausten minimointi Toimenpiteissä täytyy aina muistaa vaikutukset projektin budjettiin, aikatauluun, ominaisuuksiin ja laatuun

Top risks, USA Avainhenkilö vaihtaa työpaikkaa Epärealistiset aikataulut ja budjetit Kehitetään ohjelmistoon vääriä toimintoja ja turhia piirteitä Huono käyttöliittymä Muutokset määrittelyssä = "liikkuva maali" Ongelmat muualta hankituissa komponenteissa ja/tai palveluissa Tekniset ongelmat (suoritusteho, reaaliaikaisuus, muistitila).

Top risks, Lappeenranta MITEN aikataulu petti kustannukset ylittyivät asiakas tyytymätön tuotteeseen (ei vastaa tavoitteita, liiketaloudelliset menetykset) jälkihoidon työmäärä valtava. MIKSI ? työmääräarvio virheellinen määrittely puutteellinen liian suuri projekti asiakkaan/toimittajan asiantuntemattomuus suunnittelematon käyttöönotto henkilöstön vaihtuvuus huono projektipäällikkö ongelmat työvälineissä/laitteissa

Critical (anti) success factors in software projects (J. S. Reel, IEEE Software May/June 1999) 1. projektinvetäjä ei ymmärrä asiakasvaatimuksia 2. projektin laajuutta ei ole määritelty kunnolla 3. muutostenhallinta on puutteellista 4. teknologiassa tapahtuu muutoksia 5. asiakasvaatimukset muuttuvat 6. aikataulu on epärealistinen 7. käyttäjien vastustus 8. tuki projektille loppuu 9. projektiryhmässä ei ole tarvittavaa ammattitaitoa 10. ei oteta oppia toimivista käytännöistä ja tehdyistä virheistä. Johtopäätös: Projektien ongelmat eivät niinkään ole teknisiä, vaan liittyvät projektinhallintaan, ihmisten johtamiseen, ryhmätyöhön, kommunikointiin, asiakastarpeiden ymmärtämiseen…