TEHOKAS PALAVERI Puheenjohtajana toimiminen Osallistujana toimiminen (Diat 1-3 ja 5-16: Silfver, Raymond - Sippola, Jaakko 1998; Dia 4: Hopeavuori, Tuula 2010)

ERILAISIA PALAVEREJA kahdenkeskiset keskustelut esim. työhönottohaastattelu, kehityskeskustelu ryhmässä tapahtuva ideointi esim. aivoriihi projektiryhmän toiminta kestää rajallisen ajan asioiden johdonmukainen käsittely, ajan tehokas käyttö puhelinkeskustelu videoneuvottelu

MIKSI PALAVEREJA PIDETÄÄN synergian hyödyntäminen ryhmän jäsenten kokemusten, tietojen ja mielipiteiden yhteisvaikutus käsiteltävän asian jalostuminen päätösten toimeenpanon nopeutuminen tuen saaminen päätöksiin tiedottaminen, palautteen saaminen vuorovaikutustaidot

Palaverityöskentely (Tuula Hopeavuoren dia) Ennen asialistan kokoaminen palaverikutsu sähköpostina tai asiakirjana asioiden käsittelyyn valmistautuminen ennen palaveria Palave-rissa järjestäytyminen, tavoitteen määrittely asialistan mukainen eteneminen: kussakin kohdassa aiheen esittely, keskustelu, analysointi ja ideointi, tuloksen muotoilu, vastuuhenkilöt ja aikarajat, jatkotyöskentely päätösten tarkistaminen ja kirjaaminen seuraavasta palaverista sopiminen Jälkeen muistion kirjoittaminen ja jakelu mallimuistio sovittujen asioiden toteutus ja seuranta seuraavan palaverin valmistelu

Tavoitteena on, että puheenjohtaja osaa suunnitella ja valmistautua osaa valmistella asialistan hallitsee jämäkän aloituksen osaa toimia tavoitteellisesti hallitsee erilaiset työskentelytavat osaa jakaa palaverin selkeisiin vaiheisiin osaa edistää rakentavaa vuorovaikutusta ymmärtää palaverin osallistujien erilaiset roolit hallitsee päätöksen teon eri vaiheet ymmärtää päätösten dokumentoinnin merkityksen

Tavoitteena on, että osallistuja ymmärtää osallistujan velvollisuudet ymmärtää valmistautumisen merkityksen ja tietää, mitä siihen kuuluu ymmärtää hedelmällisen vuorovaikutuksen perusteet osaa käyttää ytimekkäitä, rakentavia ja oikea- aikaisia puheenvuoroja

VALMISTAUTUMINEN PALAVERIIN edellisen palaverin arviointi (mikä meni hyvin?) asialistan valmistaminen perehtyminen käsiteltäviin asioihin (taustatiedot) ulkoiset olosuhteet (tila, välineet, istumajärjestys) palaveriaika (ajankohdan merkitys) osallistuja-analyysi (tehtävät, valtuudet, vaikuttamismahdollisuudet, luonne) ongelmien ennakointi (eturistiriidat, mielipide-erot, henkilösuhteet)

HYVÄ ASIALISTA asialistan valmistaminen tavoitteellisuus aineiston seulominen, muokkaaminen ja lajittelu tavoitteellisuus asiayhteys ja asian käsittelyn tarkoitus informatiivisuus selkeä ja täsmällinen kuva käsiteltävän asian luonteesta liitteissä tiiviissä muodossa taustatiedot asioiden käsittelyjärjestys looginen käsittelyjärjestys 1) ilmoitusasiat ja nopeasti päätettävät asiat 2) vaikeammat asiat 3) keskusteluasiat ajan käyttö jämäkkyys, aikataulussa pysyminen käsiteltävien asioiden tärkeys asialistan toimittaminen osallistujille liitteineen ajoissa - ei liian!

KUINKA PUHEENJOHTAJA OHJAA TOIMINTAA tavoitteiden pitäminen esillä toiminnan suhde tavoitteiden saavuttamiseen yhteenvedot, tulkinnat, selvennys oleelliseen keskittyminen, seuraamisen helpottaminen kysymykset yhteenveto + kysymykset uudet työskentelytavat vaihtelu, lukkiutuneen tilanteen laukaiseminen tauotus

AIKATAULU pidä aikataulu aloita ajallaan lopeta ajallaan pyri pysymään asialistan osoittamassa aikataulussa säästä vähemmän tärkeistä aloita ajallaan lopeta ajallaan

VAIHEISTAMINEN puheenjohtajan yksi tärkeimmistä tehtävistä on pitää huoli siitä, että kaikki osallistuja ovat samassa käsittelyvaiheessa kaaos! toiminnan koordinointi muistuttaminen meneillään olevasta vaiheesta asialistassa pysyminen

OSALLISTUMINEN KESKUSTELUUN kieli selkeä, täsmällinen, johdonmukainen, vakuuttava sävyltään asiallinen ja toisia kunnioittava tiedon tulva ehdotus voi hukkua havainnollistaminen kielellinen ja kuvallinen havainnollistaminen esimerkit, vertailut

Hyvä puheenvuoro on selkeä, hahmottunut keskustelijalle itselleen on lyhyehkö, niin että muillekin keskustelijoille jää tilaa on jäsentynyt muodoltaan ehdotukseksi, mielipiteeksi, kysymykseksi… liittyy sisällöltään käsiteltävään aiheeseen ottaa huomioon edeltävät puheenvuorot sisältää yksi tai kaksi keskeistä ajatusta; perustelee

HYVÄN KUUNTELUN ESTEITÄ ennakkoluulot: ”Onpas tylsä aihe” pika-arvio puhujasta yksityiskohtiin takertuminen huonot muistiinpanot (ei ollenkaan/liikaa/jäsentelemätön) supattelu

Hyvä kuuntelija kuuntelee aktiivisesti sanaton viestintä toimii on katsekontaktissa nyökyttelee silloin tällöin, hymyilee sopivissa kohdissa keho on tarkkaavainen: eteenpäin nojautuminen

ILMAPIIRI YHTEISTYÖHENKINEN KILPAILEVA toisella puolella on yhteistyökumppani palaverissa etsitään uusia ratkaisuja tai näkökulmia neuvotteluratkaisuja etsitään yhdessä vastaantulo tulkitaan yhteistyöhalun merkiksi kumpikin osapuoli tuntee vastuuta onnistumisesta osallistuminen on spontaania ja rakentavaa KILPAILEVA edessä on vastustaja tai tunkeilija palaverissa etsitään voittajia tai häviäjiä neuvottelija on valvomassa vain omia etujaan vastaantulo tulkitaan vastarinnan murtamiseksi vastuu epäonnistumisesta sysätään vastapuolelle osallistuminen tähtää vastapuolen perustelujen kumoamiseen