Järjestöasiat kuntoon! – kunnallisvaalit tulevat Uudenmaan ja Helsingin piirien yhdistystapaaminen järjestösihteeri Lasse Miettinen

Osa I: Päätöksenteko

Lähtökohta: yhdistykset ovat kansanvaltaisia Hallitus on vain toimeenpaneva elin; sillä ei ole valtaa itsenäisesti päättää yhdistyksen toiminnan isoista linjoista Päätösvaltaa käyttävät jäsenet yhdistyksen kokouksessa  mitä isompi asia, sitä selvemmin se kuuluu jäsenistön päätettäväksi Kun tehdään vaaleja koskevia päätöksiä (esimerkiksi ehdokasasettelusta), ne herättävät usein suuria tunteita => sitäkin tärkeämpää, että ne tehdään oikein  valmistelevat työryhmät (vaalityöryhmä jne.) voivat tehdä paljon asioita, mutta vain hallituksen tai yhdistyksen kokouksen antamalla valtuutuksella

Yhdistysdemokratian vahvistaminen Päätökset tehdään virallisissa kokouksissa, joihin kaikilla on mahdollisuus osallistua – ei epävirallisissa klikeissä Jokaisella on aidosti yksi ääni: veteraaneilla ei ole veto-oikeutta ja vaaleissa enemmän ääniä saaneella ei ole enemmän ääniä yhdistyksen kokouksessa Jäsenillä oltava mahdollisuus tietää, mitä on tarkoitus päättää Päätöksenteko tarpeeksi hyvissä ajoin Ylhäältä alas: paikallisyhdistysten päätöksenteko ensin, sitten piirien, sitten puolueen

Toiminnan kiertokulku: hallitus vastaa jäsenistölle Ennen toimikautta: jäsenistö velvoittaa ja valtuuttaa hallituksen toteuttamaan toiminta- suunnitelmaa ja talousarviota Toimikauden jälkeen: hallitus raportoi toiminta- kertomuksen ja tilin- päätöksen avulla, miten se on toiminta- suunnitelmaa ja budjettia toteuttanut

Kenellä on valta yhdistyksessä? JÄSENISTÖ YHDISTYKSEN KOKOUKSESSA VALITSEE VASTAA HALLITUS RAPORTOI toiminta- kertomus tilinpäätös ILMAISEE TAHTONSA toiminta- suunnitelma budjetti

Neljän keskeisen paperin kehittäminen Toimintasuunnitelma ja talousarvio  toimintasuunnitelma (”mitä tehdään”) ja budjetti (”miten siihen käytetään rahaa”) ovat ne dokumentit, jotka valtuuttavat hallituksen tekemään ylipäänsä mitään!  mitä väljempiä nämä ovat, sitä vapaammat kädet hallitukselle jää  talousarviossa kannattaa olla mukana vertailu aiempien vuosien tilinpäätöksiin  talousarvion yhteyteen kannattaa laatia väljä rahoitussuunnitelma koko vaalikaudelle!  jäsenten ottaminen mukaan toimintasuunnitelman valmisteluun lisää yhdistysdemokratiaa

Neljän keskeisen paperin kehittäminen Toimintakertomus ja tilinpäätös  toimintakertomus (”mitä tehtiin”) ja tilinpäätös (”miten siihen käytettiin rahaa”) ovat edellisten parit – raportti siitä, miten oikeasti kävi  toimintakertomuksen tulisi peilata toimintasuunnitelmaa: jos jotain suunniteltiin, mutta sitä ei toteutettu, miksi ei?  toimintakertomus on tilaisuus kerryttää järjestön tietopääomaa ja oppia menneistä  kannattaa paitsi dokumentoida, myös lyhyesti arvioida: mikä oli hyvää? missä oli kehitettävää?  tilinpäätökseen kuuluu vertailutieto edelliseltä vuodelta (=miten talous kehittynyt); tärkeä on myös vertailu budjettiin (=miten suunnitelmat pitivät)‏

Osa II: Kokoukset

Valmistelu, valmistelu ja valmistelu Jos ajattelemme asioita vain seuraavan kokouksen tähtäimellä, ajattelemme liian lyhyellä tähtäimellä Ennen kaikkea puheenjohtajan ja sihteerin vastuulla, mutta valmisteluvastuuta kannattaa laajentaa Kokouksessa vai kokouksen ulkopuolella?  kokouksessa tehdään ennen kaikkea päätöksiä  kokouksessa voidaan myös käydä pohja-, evästys- ym. keskusteluja päätöksenteon valmisteluun  yleisesti kokous ei kuitenkaan ole paras paikka vapaalle keskustelulle ja ideoinnille: mieti korvaavia tilaisuuksia

Päätöksenteon tulee toimia myös käytännössä, ei vain teoriassa Esityslistaan kannattaa kiinnittää huomiota – myös hallituksen kokouksen esityslistaan  Esityslista on toimitettu osallistujille etukäteen  Esityslistaan on hyvä kirjata myös päätösehdotuksia, taustatietoa tms. Mitä paksumpi asiakirja on tarkoitus hyväksyä, sitä tärkeämpää se on toimittaa päättäjille etukäteen Ei ole häpeä kysyä, jättää pöydälle tai palauttaa valmisteluun

Turvataan kaikkien oikeudet kokouksessa – ja sen jälkeen Kokoustekniikka on hiljaisempien oikeusturvaa  jokainen saa puheenvuoron, jokainen tietää, millä pelisäännöillä päätöksiä tehdään  erilaiset kokoukset vaativat erilaiset käytännöt; mitä isompi kokous, sitä tärkeämpää tiukka kokousjärjestys Pöytäkirjasta tulee löytyä kaikki tehdyt päätökset  tärkeää sekä hallituksen oman oikeusturvan että hallinnon läpinäkyvyyden (jäsenten oikeusturvan) kannalta  Koskee varsinkin talouspäätöksiä; kaikki menot tulee aina hyväksyä hallituksessa ja kirjata pöytäkirjaan (ellei hallitus ole delegoinut esim. taloudenhoitajalle oikeutta maksimissaan tietynsuuruisten laskujen hyväksymiseen)‏

Osa III: Jäsenasiat

Jäsenasiat kunnossa Jotta jäsendemokratia voisi toteutua, on tiedettävä, ketkä ovat jäseniä Uusien jäsenten hyväksymisestä tulee aina tehdä päätös, joka merkitään pöytäkirjaan (jäsenet eivät vain ”tule jostain”)‏ Jäsenluettelo (”jäsenrekisteri”) on pidettävä ajan tasalla – yhdistyksen hallituksen lakisääteinen velvollisuus Jäsenyys ei lakkaa itsestään, esim. maksamattomien jäsenmaksujen perusteella; yhdistyksen on aina tehtävä erottamispäätös, joka merkitään pöytäkirjaan

Jäsenyyden synty ja päättyminen Jäsenyyden synty edellyttää tahdonilmaisua sekä jäseneltä että yhdistykseltä  tuleva jäsen: ”haluan jäseneksi” (kirjallinen tai suullinen ilmoitus – jäsenmaksun maksaminen käy ilmoituksesta)‏  yhdistys: ”hyväksymme jäseneksi” (virallinen päätös jäseneksi hyväksymisestä, joka merkitään pöytäkirjaan)‏ Jäsenyyden päättymiseen riittää yksipuolinen ilmoitus  jäsen: ”haluan erota” (kirjallinen ilmoitus hallitukselle tai pj:lle TAI suullinen ilmoitus yhdistyksen kokouksessa)‏  yhdistys: ”erotamme jäsenen” (virallinen päätös erottamisesta perusteineen, joka merkitään pöytäkirjaan)‏

Huomioitavaa erottamisesta Jäsenen erottaminen voi tapahtua vain lain ja yhdistyksen sääntöjen mukaisella perusteella  siksi erottamisen peruste aina merkittävä pöytäkirjaan  yleisin peruste: jäsenmaksuvelvollisuuden laiminlyöminen Erottamisesta päättää yhdistyksen kokous, ellei säännöissä ole toisin määrätty (yleensä on: siirretty hallitukselle)‏ Erotettavaa jäsentä on kuultava ennen erottamispäätöstä  poikkeus: jäsenmaksuvelvollisuuden laiminlyönti

Puolueen ja yhdistyksen välinen työnjako jäsenasioissa Puolue  kerää jäsenmaksut ja tilittää yhdistyksille kuuluvat osuudet (puolet yhdistykselle, puolet puolueelle)‏  ylläpitää jäsenmaksurekisteriä, josta löytyy jäsenmaksun maksaneiden yhteystiedot (jäsenetu-Vihreän Langan postitusta varten)‏  toimittaa kerran kuukaudessa automaattisen raportin yhdistyksille jäsenmaksun maksaneista henkilöistä Yhdistys  ylläpitää omaa jäsenluetteloaan  hyväksyy uudet jäsenmaksun maksaneet jäsenikseen  erottaa jäsenmaksun laiminlyöneet jäsenyydestään

Jäsenmaksuraportin käsittely Raportissa kuluneen vuoden aikana jäsenmaksun maksaneet henkilöt yhteystietoineen  ei poista yhdistyksen velvollisuutta lakisääteisen jäsenluettelon ylläpitämiseen Yhdistyksen tulee tehdä kolme asiaa raportin saadessaan:  hyväksyä uudet jäsenmaksun maksajat jäsenikseen (ellei ole perusteltua syytä olla hyväksymättä)‏  tarkistaa, että jäsenten yhteystiedot ovat paikkansapitävät ja ilmoittaa mahdollisista virheistä tai puutteista puoluetoimistolle:  aika ajoin (esim. kerran vuodessa) siivota jäsenluettelonsa, ts. erottaa jäsenmaksun laiminlyöneet jäsenet

”Muista että uudet ihmiset eivät tiedä kaikkea” Uusien jäsenten vastaanottaminen vaatii vaivaa, mutta myös palkitsee  uusien ilta?  henkilökohtainen yhteydenotto? Älä oleta, että uusi jäsen tietää kaiken minkä sinäkin – avaa käsitteet!  politiikan kieli, henkilöiden nimet, lyhenteet... Järjestötoiminnan kultainen sääntö: mieti aina, miten seuraajasi saa saman tiedon helpommin kuin sinä

Jäsenhankinnan suunnittelu: pohdittavia asioita Liittyminen mahdollisimman helpoksi; puolue uudistaa kevään aikana jäseneksi liittymis(netti)lomakkeen Miten otamme vastaan jäsenyydestä kiinnostuneen? Entä uuden jäsenen? Vaaleissa tulee paljon uusia ihmisiä mukaan – miten saamme heidät pidettyä mukana? Miksi ihminen haluaa tulla mukaan? Mitä tarjoamme jäsenelle?  konkreettinen yhdessä tekeminen?  paikallisiin kysymyksiin vaikuttaminen?  tilaisuus puhua vihreää politiikkaa (muutakin kuin paikallista)?