Kokoustekniikkaa ja -käytäntöjä Soile Koriseva JYYn hallituksen pj 2009, Emile ry:n pj 2008 12.5.2011 Copyright 2011 Soile Koriseva

Ohjelma 1 Tervetulokahvit 2 Alustus kokoustekniikkaan ja -käytäntöihin 3 Kokoussimulaatio (hallituksen kokous) kesto yhteensä 2h Lopuksi mahdollisuus jäädä juttelemaan ja kyselemään lisää.

Alustus kokoustekniikkaan ja -käytäntöihin 1 Henkilöroolit (hpj, hvpj, siht.) 2 Kokoukseen valmistautuminen 3 Kokous (äänestäminen, jääviys, eriävä mielipide) 4 Sääntömääräinen kokous (valmistautuminen ja kokouksessa käsiteltävät asiat) 5 Vinkkejä puheenjohtajille osallistavaan kokouksen johtamiseen

1 Henkilöroolit Yleistä Roolit on hyvä määritellä jokaisessa (aine)järjestössä kirjallisesti  jokainen hallitukseen valittu tietää roolinsa rooliin kohdistuvat odotukset (hall. sisäiset ja ulkopuoliset) perehdytys Esimerkki ainejärjestö Emile ry:stä

Puheenjohtaja Kokouksen koollekutsuja (Aine)järjestöissä laatii usein esityslistan yksin tai yhdessä sihteerin kanssa Kokoukseen valmistautuminen Kokouksen johtaminen, puheenvuorojen jakaminen ja kokouksen läpivienti Pj:n hyvä ymmärtää kokoustekniikkaa ja tärkeä tietää järjestönsä säännöt

Varapuheenjohtaja Varapuheenjohtaja hoitaa pj:n roolia pj:n ollessa estynyt Pj ja vpj: mahd. keskinäinen yhteistyö sekä vpj:lle järjestön hänelle määrittämät tehtävät Huom! Jos puheenjohtaja irtisanoutuu tehtävästään kesken hallituksen toimikauden, ei vpj automaattisesti siirry puheenjohtajaksi toimikauden loppuajaksi.

Sihteeri Voi osallistua kokouksen valmisteluun yhdessä pj:n kanssa Huolehtii kokousten osanottajalistasta (osallistujat ja puhe- läsnäolo-oikeudet) Toimii kokouksessa puheenjohtajan apuna Laatii pöytäkirjan Muut ainejärjestön sihteerille määrittämät tehtävät (esim. tosun ja token kirjoittaminen, arkistointi jne.)

2 Kokoukseen valmistautuminen Esityslistan laatiminen (esimerkkinä simulaatiokokouksen esityslista: hallituksen kokous)  Mahdollinen iltakoulukäytäntö  tehokas kokoukseen valmistautuminen  vapaamuotoinen tilanne  keskustelut, ideointi jne.  kokouksissa säästyy aikaa  tilanteen mukaan

3 Kokous Hallituksen kokous (käydään läpi kohta kohdalta simulaatiossa) Joitakin huomionarvoisia asioita kokouksen kulussa 1 Äänestäminen Asiakysymyksissä usein käsiäänestys riittää (myös koeäänestys mahdollinen  pj:n tulkinta äänestystuloksesta, mahd. myös ääntenlaskijoiden käyttö niin halutessa) Henkilövalinnoissa aina suljettu lippuäänestys Hallituksen jäsen voi aina pyytää suljetun lippuäänestyksen  toteutettava kyselemättä tai pj voi tulkita sen tarpeelliseksi ja pyytää toteutettavaksi  

2 Jääviys Hallituksen jäsen tai pj voi olla joskus jäävi eli esteellinen valmistelemaan ja tekemään päätöstä jostakin asiasta Järjestön ja jäsenen eturistiriita (esim. perhesuhteet, vastuuvapaus) Jäävin henkilön on poistuttava asiakohdan käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi Jäävi henkilö pitää itse huolen siitä (tai pj muistuttaa), että poistuu asiakohdan käsittely- ja päätösajaksi kokouksesta

3 Eriävä mielipide Kokouksesta tehdystä päätöksestä voi jättää eriävän mielipiteen (vastustus ensin) Eriävä mielipide on ilmaistava heti kokouspäätöksen jälkeen, se merkitään pöytäkirjaan (usein pyydetään kirjallisena pöytäkirjan liitteeksi, viimeistään pöytäkirjan tarkastamisajankohtaan mennessä) Perustelut tai ilman perusteluja Eriävä mielipide vapauttaa sen ilmaisijan tehdyn päätöksen juridisesta ja moraalisesta vastuusta, mutta ei vapauta häntä tehdyn enemmistöpäätöksen noudattamisesta Huom! Hallituksen on edustettava yhdistystä/järjestöä ja viestittävä tehdyistä päätöksistä niin jäsenistön keskuudessa kuin ns. ulkopuolisillekin yhteisten päätösten mukaisesti. Näin tulee toimia vaikka oma mielipide poikkeaisikin kokouksissa tehdyistä päätöksistä.

4 Sääntömääräinen kokous Sääntömääräiseen kokoukseen valmistautuminen Kokous on pidettävä säännöissä määrättynä aikana. Säännöissä kerrotaan, pidetäänkö vuosikokous vai mahdollisesti kaksi vuosikokousta (kevät- ja syyskokous). Sääntöihin on kirjattu, mitä sääntömääräisissä kokouksissa pitää käsitellä. Kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka. Yhdistyksen ylimääräinen kokous on pidettävä, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai hallitus katsoo siihen olevan aihetta taikka vähintään yksi kymmenesosa yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten vaatii. Huom! Huolellinen valmistautuminen kokouksessa käsiteltäviin asioihin (esim. henkilövalinnat, tilin/toiminnantarkastus jne.)

Sääntömääräisen kokouksen asiat Yhdistyslain 23 §:n mukaan kokouksessa on päätettävä 1) sääntöjen muuttamisesta 2) kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta 3) äänestys- ja vaalijärjestyksestä 4) hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta 5) tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä 6) yhdistyksen purkamisesta. Jäsenen erottamisesta päätetään sääntömääräisessä kokouksessa, jollei säännöissä ole toisin määrätty. Kokouksen pj:n on allekirjoitettava kokouksesta tehty pöytäkirja sekä vähintään kahden kokouksessa sitä varten valitun henkilön tarkastettava tai yhdistyksen itsensä hyväksyttävä se.

Tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valinta  Valitaan sääntömääräisessä kokouksessa Toiminnantarkastaja vastaa aiempaa maallikkotilintarkastajaa (UUTTA yhdistyslaissa). Toiminnantarkastajan on tarkastettava yhdistyksen/järjestön talous ja hallinto yhdistyksen/järjestön toiminnan edellyttämässä laajuudessa sekä annettava tarkastuksestaan kirjallinen toiminnantarkastus-kertomus tilinpäätöksestä päättävälle kokoukselle. Vähintään yksi henkilö ja hänelle varajäsen (ei edellytä laskentatoimen tai tilintarkastuksen opintoja/tutkintoa) Ei tarvetta tehdä sääntömuutosta, vaikka toiminnantarkastus korvaa maallikkotilintarkastuksen. ”Käytännössä yhdistyksen toiminnantarkastajan tehtävänä on ensisijassa arvioida yhdistyksen hallinnon järjestämistä, kirjanpidon ja tilinpäätöksen yleistä asianmukaisuutta, johdon saamien etuuksien ja lähipiiritoimien asianmukaisuutta sekä jäsenten yhdenvertaisen kohtelun toteutumista” (Patentti- ja rekisterihallitus  tilintarkastus ja toiminnantarkastus)

Muuta UUTTA YHDISTYSLAISSA Etäosallistuminen yhdistyksen kokoukseen Säännöissä voidaan määrätä, että kokoukseen voidaan säännöissä mainituilla edellytyksillä osallistua myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta. Tällöin osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus on voitava selvittää tavallisessa kokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla. Vaatii sääntömuutoksen (Patentti- ja rekisterihallitus)

5 Vinkkejä puheenjohtajille osallistavaan kokouksen johtamiseen Jakaa puheenvuorot pyytämisjärjestyksessä (kirjoita tai sihteeri kirjoittaa ylös, jos et muista) Vastuullinen pj on mielipiteet kokoava, yhteenvetoja ja päätelmiä tekevä, ei aja vain omaa mielipidettään (keskusteluun kannustava ja KUUNTELEVA) Jokainen hallituksen jäsen voi kertoa oman sektorinsa toiminnasta lyhyesti esim. kokouksen alussa (kaikkien jäsenten toiminta näkyväksi  jokaisella arvokas oma työnsä sekä sitouttaminen) Jos jotkut osallistuvat keskusteluun vähän: Mielipidekierros + perustelut jokaiselta asiankäsittelyssä ennen päätöksentekoa (jokainen kertoo kantansa vuorollaan, kaikkien mielipide esille) Jos joku on kovin vilkas puhumaan: ”Onko kenelläkään enää mitään UUTTA asiaan lisättävää”? (Herättää vilkkaimmat pohtimaan puheenvuoronsa sisältöä aktiivisemmin)

Kiitos! Siirrytään simulaatiokokoukseen