KOKOUSASIAKIRJAT 2014 M. Kaitainen.

Esitys aiheesta: "KOKOUSASIAKIRJAT 2014 M. Kaitainen."— Esityksen transkriptio:

1 KOKOUSASIAKIRJAT 2014 M. Kaitainen

2 Kokouskutsu ja esityslista on lähetettävä ajoissa,
Sihteeri valmistelee kokousasiakirjat yhdessä puheenjohtajan kanssa ja hoitaa niiden jakelun. Kokouskutsu Pöytäkirja Esityslista Pöytäkirjanote Toimintasuunnitelma ja talousarvio Toimintakertomus ja tiliasiakirjat Kokouskutsu ja esityslista on lähetettävä ajoissa, jotta kokoukseen voidaan valmistautua. 2014 M. Kaitainen

3 toimittava yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyslain määräämällä tavalla
Kokouskutsu asiakirja, jonka avulla kokous kutsutaan koolle (kirje, lehti-ilmoitus, ilmoitustaulutiedote, sähköposti, puhelinkutsu) toimittava yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyslain määräämällä tavalla käytettävä yhdistyksen tai seuran virallista nimeä mainittava ainakin kokouksen tarkoitus sekä kokouksen aika ja paikka Kokouskutsun malli 2014 M. Kaitainen

4 laatijana puheenjohtaja/sihteeri/(hallitus)
esityslista valmiiksi mietitty ehdotus kokouksessa käsiteltävistä asioista ja niiden järjestyksestä laatijana puheenjohtaja/sihteeri/(hallitus) hyväksytty esityslista määrää kokouksen kulkua postitetaan kokouskutsun mukana Esityslistan malli 2014 M. Kaitainen

5 juridisesti pätevä tarkastuksen jälkeen
Pöytäkirja asiakirja, jonka tehtävänä on tallentaa tiedot kokouksessa tehdyistä päätöksistä juridisesti pätevä tarkastuksen jälkeen määrämuotoinen, ulkoasultaan vakioitu (standardiasettelu) sisältää toteamuksen kokouksen laillisuudesta ja päätösvaltaisuudesta sisältää allekirjoitukset ja tarkastusmerkinnät Pöytäkirjan malli 2014 M. Kaitainen

6 Pöytäkirja Huom. Asiat voidaan sanella sanasta sanaan pöytäkirjaan, jotta päätös tulee kirjattua täsmällisesti. 2014 M. Kaitainen

7 sisältää lähinnä vain päätökset Selostuspöytäkirja
PöytäkirjaLajit Päätöspöytäkirja sisältää lähinnä vain päätökset Selostuspöytäkirja sisältää päätösten lisäksi myös perustelut Keskustelupöytäkirja sisältää päätösten ja perusteluiden lisäksi myös kaikki kokouksessa käytetyt puheenvuorot. 2014 M. Kaitainen

8 Pöytäkirjanote = OTE PÖYTÄKIRJASTA
osittainen jäljennös tarkastetusta ja hyväksytystä pöytäkirjasta sitova todiste kokouksessa tehdystä päätöksestä todistettava oikeaksi (2 todistajaa) käyttökelpoinen mm. valtakirjana 2014 M. Kaitainen

9 Pöytäkirjan tarkastusmenettelyt
Tehtävään valitut pöytäkirjantarkastajat tarkastavat pöytäkirjan, joko heti kokouksen päätyttyä tai hieman myöhemmin. Sama kokous tarkastaa pöytäkirjan välittömästi kokouksen päättymisen jälkeen. Pöytäkirja tuodaan seuraavaan kokoukseen tarkastettavaksi, jolloin se mainitaan esityslistassa. 2014 M. Kaitainen