Korkeakoulujen yhteistoiminnan (SIG-työn) toimintamalli IT-pääsihteerit IT2013-päivät RAJAUS: Kohteena FUCIO/AAPA-verkostojen yhteiset työryhmät. 1

Tavoitteet Tehokkuutta yhteistoimintaan! Mahdollistaa verkostojäsenen osallistumisen korkeakoulusektorin yhteistyöhön. Jäsentää yhteistoiminnan valtuudet, vastuut, raportoinnin sekä viestintätavat. Kuvata yhteistoimintaan osallistuvien ryhmien ja henkilöiden roolit. Luo tukirakenteen SIGissä toimiville. Läpinäkyvyyttä ja yhdenmukaista raportointia SIGin toiminnasta. Sopia yhteisten ryhmien nimeämisestä: Nykymuotoinen, varsinainen toimeenpaneva ryhmä on ”SIG” (ennen esim. KA-työvaliokunta) Organisaatioiden yhteyshenkilöistä muodostuva kohderyhmä on ”Yhteysryhmä” (ennen esim. LisenssiRinki, KA-yleiskokous) IT2013-päivät 2

InitiationContagionControlMaturity Miksi muutos? Nykyisten SIGien toimintamallit ovat kaikissa erilaiset. Viestinnän ja dokumentinhallinnan välineet ja tavat erilaiset. Nykyisissä yhteistyöryhmissä (SIGeissa yms.) on yhteensä yli 200 osallistujaa joista n. 150 eri henkilöitä. RAKETTI-hankkeet päättyvät 2014 huhtikuussa IT2013-päivät KA SIG Yhteysryhmä SIG 3

Milloin SIG on SIG? SIG syntyy, kun toiminta … saavuttaa riittävän osallistujavolyymin on vakiintunut edellyttää jonkin asteista koordinaatiota alkaa tuottaa systemaattista raportointia sidosryhmille SIG-hallintamalli tuo tässä vaiheessa tukea SIGille ilman tarpeetonta jäykistävää vaikutusta. SIGin perustaa verkostojen työvaliokunnat IT2013-päivät 4 InitiationContagionControlMaturity KA SIG Yhteysryhmä SIG

Milloin SIG ei enää ole SIG? SIG kuolee, kun … on tehnyt itsensä tarpeettomaksi ja saavuttanut sille asetetut tavoitteet. toiminta ei ole systemaattista, ohjattua, eikä enää tuota tulosta. SIG:n toiminnan lopettaa verkostojen työvaliokunnat IT2013-päivät InitiationContagionControlMaturity KA SIG Yhteysryhmä 5

SIG-kolmio IT2013-päivät IT-johtaja (vara pj.) IT-johtaja pääsihteeri(t) puheenjohtaja SIGin muut (asiantuntija)jäsenet Yhteyshenkilöverkosto eli ”Yhteysryhmä” sihteeri 6

SIG-johto ja roolit SIG on toimeenpaneva työryhmä. SIGin puheenjohtaja on IT-johtaja tai asiantuntija. SIG valitsee puheenjohtajan vuoden 1. kokouksessaan. Ohjaus tulee verkoston edustajien kautta. IT-johtaja tai pääsihteeri raportoi säännöllisesti omalle verkostolleen. Sihteeri viestii yhteyshenkilöille. Pääsihteerit luovat edellytyksiä SIGin toiminnalle ja tiedottavat muille sidosryhmille tarvittaessa IT2013-päivät SIG Yhteysryhmä 7

SIG-jäsenyys SIGissä on korkeintaan 10 verkostojäsentä. Kummallakin verkostolla on oletusarvoisesti 5 SIG-jäsenpaikkaa. SIG-jäsenyyden käsittelee verkoston työvaliokunta. Sidosryhmän (esim. CSC) SIG-jäsenen käsittelee kummankin verkoston työvaliokunnat. Jäsenyys on voimassa kalenterivuoden kerrallaan ja työvaliokunta nimeää jäsenet vuoden loppuun mennessä alkavalle kalenterivuodelle. Kaikilla SIG-jäsenillä on yhtäläinen äänioikeus. Yhteysryhmäläisen ilmoittaa organisaation IT-johtaja IT2013-päivät SIG Yhteysryhmä TVK 8 Luottamuksellisen aineiston käsittely ja salassapito

SIG– viestintä ja dokumentinhallinta Hallintamallimuutosta tuetaan samanaikaisella viestintäratkaisumuutoksella. Yhdenmukainen eduuni-työtila vakioprosesseineen ja käyttövaltuushallinta. Yhteysryhmän jäsen voi … tilata ilmoituksia kalenteri- yms. merkinnöistä, käydä keskustelut työtilassa  keskustelu dokumentoituu myös niitä varten jotka eivät ole ketjussa alusta alkaen (toisin kuin issa), nähdä viimeisimmän version asiakirjoista joihin on oikeutettu sekä myös asiakirjahistorian, seurata työlistan edistymistä IT2013-päivät kalenteri dokumenttikirjasto keskustelualue tehtävälista kontaktilista 9

SIG-yhteyshenkilöt SIG-jäsenille SIGin eduuni: Julkinen ja sisäinen näkymä IT2013-päivät SIG:n esittely / julkiset verkkosivut eduuni-rekisteröinti / HAKA-kirjautuminen Oikeudet perustuvat käyttövaltuusryhmiin. tiedotteetkeskustelualuedokumentit keskustelu- alue dokumentit kalenteri SIG-jäsen: luku ja kirjoitusoikeus SIG-jäsen: luku- ja kirjoitusoikeus Yhteyshenkilö: lukuoikeus SIG-jäsen ja Yhteyshenkilö: luku- ja kirjoitusoikeus SIG-jäsenet ja yhteyshenkilöt Action pointit 10

SIGit ja aihiot SIGit nyt: Benchmark KA-SIG LisenssiSIG IT-projektinhallinta SEC-työvaliokunta SIG-aihioita: päätelaite SIG AV-SIG IT-päivät SIG IT2013-päivät 11

SIG-aihioita Päätelaite SIG Laitekannan hankintapolitiikat oppilaiden koneet työasemavariaatiot älypuhelinten politiikka tulostuslaitteet ja ohjaus BYOD Hansel / Kunta / muu hankintayhteistyö BM-volyymi-kyselyn toteuttaminen IT2013-päivät 12

SIG-aihioita AV-SIG Laitekanta Videoneuvottelulaitteet ja -järjestelmät Projektorit vs. 80”-näytöt Äänentoisto Hansel / Kunta / muu hankintayhteistyö Verkkoneuvottelusovellukset AV-materiaalin talletus- ja välitystavat IT2013-päivät 13

SIG-aihioita Lähituki-SIG Tuen sovellukset Tuen tyypit, prosessit ja käytänteet Puhelintuki Videotuki Etätuki Tiskipalvelu Asiakaspalvelun mittarit ja mittaamisen välineet. ( Yritettiin 2011 ) IT2013-päivät 14

SIG-aihioita IT-päivät SIG Muodostaa ”ohjelmatoimikunnan” Tuo historiaosaamista mukaan Dokumentoi tapahtuman materiaalin Sidosryhmäkontaktien tuki IT2013-päivät 15

SIG-RoadMap Pääsihteerit 16 TammiHelmiMaalisHuhtiToukoKesäHeinäEloSyysLokaMarrasJoulu LisenssiSIG: lähes valmis, 1 IT-johtaja (YO) puuttuu KA-SIG: jäsenyydet ja kokoonpano vakiinnutettava SEC-tv: lähes valmis, jos AMK-sektori mukana tuloa koulutusjakso Koulutusjakso puoltomenettelyn toteutus/tavat eduuni-työtilan teko julkisen www-sivun teko: SIG toiminnan esittely puh.joht. ja sihteerin koulutus viestintään jäsenkunnan opastus ja ohjeistus

Korkeakoulujen yhteistoiminnan (SIG-työn) toimintamalli Kiitos ! IT2013-päivät 17 IT-pääsihteerit: AAPAEsko Ala-Peijari FUCIOTeemu Seesto