V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Kansallisen ajanvarauspalvelun esiselvitys Seminaari ja avoin viiteryhmän työkokous

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Tervetuloa kansallisen ajanvarauksen esiselvityksen ja SerAPI hankkeen työseminaariin! Päivän pelisäännöt 1.kaikki muu paitsi tämä kalvo on tarkoitettu keskustelun avaukseksi ja kyseenalaistettavaksi ▫keskustelu tarkoittaa, että joku esittää jotain, joku toinen kyseenalaistaa, kumpikin yrittää perustella omaa näkemystään ▫keskustelu ei tarkoita työtapaa: minä sanon – sinä sanot että ei käy - loppu. 2.sanasta palvelutapahtuma ei keskustella tänään – tänään puhutaan vain tapahtumista AVAUS

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Päivän ohjelma Kansalliset ajanvarauksen mallit ja määrittelyt klo 9.00 – Avaus: Missä mennään Case Avantohanke Ajanvarauksen rooli palveluiden käytön kokonaisuudessa eri näkökulmista Pirkko Kortekangas, Timo Itälä Ajanvarauksen avoimet rajapinnat ja alueellinen soveltamisopas Mika Tuomainen, Juha Mykkänen Rajapintamäärittelyiden sovittaminen käytäntöön ja terveydenhuollon prosessin käsitteisiin Kari Bäckman Ajanvaraustoteutusten koordinaatiohanke ▫mitä palveluita toteutushankkeille tarjotaan ▫mitä koordinaatioon osallistuminen edellyttää Avoin viiteryhmäpalaveri klo – kansalaisen ajanvarauksen projektin loppuraportin versio 0.6 ajanvarausrajapintojen alueellinen soveltamisopas koordinaatiohankkeen projektisuunnitelma

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Esiselvityksen tulostavoite mennessä 1.Kuvaus nykyisiin hoitoprosesseihin liittyvistä tilateista, ongelmista ja kehitystarpeista eri osapuolten näkökulmista 2.Esitys ratkaisumalleista tieto- ja viestintäteknologian tuomilla ratkaisumalleilla 3.Ratkaisujen edellytykset (toiminnalliset, tekniset, juridiset, taloudelliset) 4.Ajanvarausprosessin arvioinnin edellytykset 5.Ehdotukset jatkotoimenpiteistä 4 Kansalaisvaraus: Toiminnallinen määrittely Kansallisen varauspalvelun koordinaatiohanke Ratkaisun tavoitetilan kuvaus Varauspalvelun vaatiman prosessikuvauksen perusmalli Hankkeiden tukipalvelun organisaatio ja tarjottavien palveluiden kuvaus Rahoitusmalli AVAUS

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Tilanne Toiminannallisen määrittelyn tilanne Esitys varauspalvelun ratkaisumallista ja sen komponenteista Esitys käsitemallista nykytilan analyysin perusteella Edellytykset kansallisen palvelun tekemiselle Koordinaatiohankesuunnitelman tilanne Käsitys tarpeista ja rahoitusmallista selkiytymässä Tarpeellista toteuttaa ensin testausvaihe ja sen jälkeen varsinainen hanke osana kansallisia palveluita AVAUS

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Case Avanto Tavoitteet Miten on lähdetty liikkeelle Missä ollaan Haasteet CASE

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Ajanvarauksen rooli palveluiden käytön kokonaisuudessa eri näkökulmista

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Visio v kansalaisella on asiakkuuksia oman tunnisteen syötön jälkeen, asiakkuuden mukaan, asiointi jatkuu henkilökohtaisen S-minän kanssa. työväline on oma terveyssuunnitelma, joka tilanteen mukaan huomauttelee, neuvoo, ohjaa, kyselee, pyytää tekemään asioita. palveluiden varaus on yksi mahdollinen päätetapahtuma terveydenhuollon ammattilainen toimii verkostossa, jonka perusmalli tulee julkisten palveluiden järjestämistavan kautta, mutta potilaan asiakkuuksista riippuen verkostoon voi kuulua muitakin potilaan suunnitelma on tärkein verkoston sisäinen työväline varausten tekeminen lähtee verkostotasolta eli yhden organisaation ajanvarausjärjestelmän käyttötarkoitus rajoittuu niihin harvoihin potilaisiin, joiden hoito on kokonaan yhden organisaation hallussa esim. vuodeosastolla suunnitelmaa lähestytään joko oman työvälineen suunnitelman, alueellisen ”kalenterin” tai kansallisen palvelun suunnitelman kautta

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Ajanvarauksen rooli palveluiden käytön kokonaisuudessa eri näkökulmista AJANVARAUS miten kansalaiset pääsevät hoitoon? mihin minun pitää / voin osallistua? miten työntekijöitä ja muita resursseja käytetään tehokkaasti? miten selvitämme kaikki työmme mahdollisimman vähällä vaivalla / näillä resursseilla ? miten järjestän oman osuuteni halvimmalla? miten hoidan parhaimmalla tuloksella? miten voi auttaa?

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA asiointi käsitteistö ja säännöstöt. palveluverkoston säännöstöt Tähtäin v ajanvaraus osana kansalaisen kansallista asiointiportaalia potilaan suunnitelma potilaan tapahtuman tunnistetietojen tuottaminen tapahtuman asiakirjojen rekisteröinti alueellinen kalenteri historia, varattu, tilattu kansallinen alueellinen toimintayksikkö / palveluala vastuualue / palveluyksikkö yksikön säännöstöt oman työyksikön resurssien hallinta potilaan tapahtumat

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA TOIMINTAYKSIKÖN TIETOJÄRJESTELMÄ-PALVELUT asiointi käsitteistö ja säännöstöt. palveluverkoston säännöstöt Yhteyksiä alueellinen kalenteri kansallinen alueellinen toimintayksikkö / palveluala vastuualue / palveluyksikkö yksikön säännöstöt oman työyksikön resurssien hallinta potilaan tapahtumat MUUT KANTA –PALVELUT OIRESEULAT, OHJEET, TURVAPOSTI, OMAT TIEDOT HOITOKETJUTYÖ, PARAS TUOTTEISTAMINEN, ULKOISTAMINEN

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Huomio 1: Yksikön sisällä tarvitaan resurssienvarausjärjestelmä Sisäisen resurssienvarausjärjestelmän pitää osata varata yksi aika tai aikaväli potilaan tapahtumaa varten ja välittää tämä aika ulkoa varattavaksi varata resurssit, jotka ovat kriittisiä kyseisen tapahtuman tehtävissä ajankohta, jossa resurssit ovat varattuja, ei välttämättä ole se sama aikaväli, joka potilaan tulee varata omasta almanakastaan

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Huomio 2: Tarvitaan ”ulkoinen kalenteri” Ulkoisen kalenterin pitää osata varata yksi aika tai aikaväli potilaan tapahtumaa varten välittää viesti sisäiseen varausjärjestelmään, jotta se osaa varata ne resurssit, jotka ovat kriittisiä kyseisen tapahtuman tehtävissä

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Huomio 3: Tarvitaan ulkoisia ja sisäisiä säännöstöjä Sisäiset säännöstöt kertovat, mitä resursseja varataan yhteen tapahtumaan yksikössä x voivat kertoa myös, että aiheen ö takia, yksikköön x varataankin aina n kpl tapahtumia, ja miten näiden palvelutapahtumien pitää sijoittua toisiinsa nähden Ulkoiset säännöstöt kertovat, että aiheen ö takia, varataan yksikköön x tapahtumat y, z, ja w, ja miten näiden tapahtumien pitää sijoittua toisiinsa nähden. kehittynyt malli ulkoisia säännöstöjä on nimeltään potilaan SUUNNITELMA, ja se voi käsittää monen toimintayksikön varauksia ulkoiset säännöt luodaan sillä alueella, jossa potilaan palveluverkoston pelisääntöjä muutenkin luodaan

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Huomio 4: Tarvitaan jotain, minkä perusteella potilas tietää, mitä hänelle on varattu (jos vaikka haluaisi muuttaa aikaa) ja mitä hänelle on suunniteltu (jos vaikka haluaisi varata ajan) Tarvitaan siis lista potilaan varatuista ja ”suunnitelluista” tapahtumista Kysymys: Mistä nämä tiedot voidaan saada? Vastaus: Tietojärjestelmästä, joka pitää niistä kirjaa eli organisaation sisäisestä ajanvarausjärjestelmästä, taulusta potilaan tapahtumat Mutta: Nyt ainoa tilanne, jossa aiottuja potilaan tapahtumia kirjataan on JONO… - jotain pitäisi tehdä Se jotain pitää muuten tehdä joka tapauksessa, koska kirjauspohjalle potilaan suunnitelluille tapahtumille on potilastyöstä syntynyt Tahtotila, ja on siitä jotain ydintietolistassakin (deadline 2008 alku?)

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Miten perusjärjestelmistä kerätään tieto potilaan tapahtumista? Oikea vastaus: KANTA rekisteröintipalvelusta Väärä, mutta tilapäisesti mahdollinen vastaus: kustakin perusjärjestelmästä erikseen alueellista ajanvarauspalvelua varten. Koska: -jokainen järjestelmä joutuu joka tapauksessa lähettämään tiedon palvelutapahtuman tunnistetiedoista KANTAan – ehkä tapahtumienkin? Ajanvarauksen aiheuttama lisätyö (tai lisäajattelu) muutenkin tehtävään on pelkästään ero seuraavan kahden välillä: -toistaiseksi määriteltyä: Arkistoitava asiakirja tulee varustaa tiedolla, mihin palvelutapahtumaan se kuuluu. Miten, on määrittelemättä. Keskeneräisten asiakirjojen lähettäminen rekisteröitäväksi pitäisi määritellä. -ehdotus: palvelutapahtuman ensimmäinen asiakirja on tieto tapahtumasta, joka syntyy kun potilaan tapahtumasta on suunniteltu tiettyyn toimintayksikköön. Tämä asiakirja rekisteröidään heti kun se syntyy, ja sille annetaan OID tunnus, joka liitetään kaikkiin saman tapahtuman asiakirjoihin. Tapahtuma-asiakirja tulee valmiiksi ja saa lopullisen ajan tai aikavälin, kun kaikki sen ”avaintehtävät” on tapahtunut.

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Ajanvarauksen komponentit

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Ajanvarauksen vaikuttavuus perustuu osittain tapahtuman moninaiseen merkitykseen ja käyttötarkoitukseen TAPAHTUMA

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA POTILAS ASIOI TERVEYDENHUOLLON KANSSA, MUTTA YKSIKÖSSÄ POTILAAN ASIOINTIA ENNEN JA JÄLKEEN TEHDÄÄN VALMISTELEVIA JA VIIMEISTELEVIÄ TEHTÄVIÄ yksikkö A yksikkö B potilas Ajanvarauksen rooli palveluiden käytön kokonaisuudessa eri näkökulmista

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA yksikkö A yksikkö B potilas JA TYÖTÄ TEKEE MONI AMMATTILAINEN SAMAN TAPAHTUMAN ETEEN ROOLI 3 ROOLI 1 ROOLI 2 ROOLI 4 ROOLI 1 ROOLI 2 ROOLI 4 ROOLI 3 Ajanvarauksen rooli palveluiden käytön kokonaisuudessa eri näkökulmista

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Kun varataan aikaa potilaalle, aika varataan siihen osaan hoitoa, jossa potilaan kanssa yhtä aikaa pitää olla osaamista ja muita resursseja

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Timo Itälä Juha Mykkänen, Mika Tuomainen Kari Bäckman

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Koordinaatohankkeen esittely

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Peruslähtökohta on tukea asioiden tekemistä kestävästi eli ensin ajatellaan, mitä haluttaisiin oikeasti tehdä ja sitten tehdään 1. iteraatio Yleiset edellytykset: -käsitemallista päästään konsensukseen -kansallisen arkistoprosessin perifeerinen pää on määritelty edes karkealla tasolla Hankkeen perustamisen edellytykset -omistaja -resurssit Organisaatiotason edellytykset -tahtotila ajanvarauksen kehittämiseen -resurssit

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Koordinaatiohankkeen tavoitteet palvelutapahtumien varaus-, kirjaus- ja hallintaprosessien tehostuminen kansalaisen kokeman palveluiden sujuvuuden koettu lisääntyminen benchmarking –mahdollisuus organisaatioiden hoidollisten tehtävien järjestämisprosessin vaatimista panoksista askel kohti kansallisesti yhteiskäyttöistä toimintayksiköiden ulkoista ajanvarauspalvelua, joka toimii loogisesti yhteen kansalaisen kansallisten asiointipalveluiden kanssa

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Hankkeen toimintamallit Tukipalvelu ▫hankkeen mallitoteutuksen tarjoaminen ▫osallistuminen valmistaviin keskusteluihin, suunnitteluun ja toteutukseen ▫toiminnalliset mallinnusmallit ▫rajapintamäärittelyt ja tekninen konsultaatio toimittajille ▫keskustelun ylläpito määrittelyiden tarkentamiseksi ja uusien esiin nousevien asioiden saattamiseksi määriteltäväksi ▫verkostoituminen muun määrittelytyön kanssa ▫arviointimallien kehittäminen Muu toiminta ▫verkostotyö käsitteiden ja niiden atribuuttien luokitustyön kanssa ▫yhteistyö muiden asiointipalveluiden työn kanssa ▫kansallisten palveluiden kehittämistyöhön linkittyminen ▫yhteistyö hoidon saatavuuden ja muun Stakes tilastointityön kanssa ▫yhteistyö ontologiahankkeiden kanssa

V ARSINAIS- S UOMEN SAIRAANHOITOPIIRI E GENTLIGA F INLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT VS TH ALUEELLINEN TIETOHALLINTA Hankkeen organisointiehdotus Organisaatio johtoryhmä: STM, rahoittajan ja Stakesin edustajat, esitttelijä projektipäällikkö projektiryhmä SerAPIn ja esiselvityksen tekijöiden joukosta projektin hallinnointiin projektipäällikkö osallistujat: kaikki toteutushankkeet Rahoitustarve 2007 – 2008 Tekes? -henkilöstökulut: 3 henkilötyövuotta projektipäällikön ja projektiryhmän toimintaa varten -matkakulut projektiryhmälle -kokous- ja seminaarikuluja -palveluiden ostoa esim. määrittelytyötä, tutkimusta ja arviointia yht. n e