Sähköinen asiakirjahallinto – mitä se on, mitä se vaatii? Sosiaalialan sähköisen asiakirjahallinnon kehittäminen 14.2.2007 Tomi Rasimus

Arkistolaitoksen rooli sähköisessä asiakirjahallinnossa Sähköiset asiakirjat ja sähköinen asiointi -> Kohti sähköistä asiankäsittelyä Sähköisen asiankäsittelyn hyödyt ja haasteet AMS:sta tiedonhallintajärjestelmä 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

Opetusministeriön alaisen arkistolaitoksen muodostavat Kansallisarkisto (vuoteen 1994 saakka Valtionarkisto) ja sen alaisina piirihallinto-viranomaisina seitsemän maakunta-arkistoa Hämeenlinna Joensuu Jyväskylä Mikkeli Turku Oulu Vaasa www.narc.fi 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

Arkistolaitoksen rooli sähköisessä asiakirjahallinnossa Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) Arkistolaitos antaa tarkempia määräyksiä ja ohjeita sähköisen asioinnin kirjaamisesta tai muusta rekisteröinnistä sekä arkistoinnista Arkistolaitoksen VAPA-järjestelmä Hallituksen vuoden 2005 strategia-asiakirja: julkishallinnon sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmän suunnittelu on määritetty arkistolaitoksen tehtäväksi KuntaTIMEn loppuraportti: Kansallisarkisto vastaa kansallisen sähköisen arkistointi- ja palvelujärjestelmähankkeen toteuttamisesta SÄHKE-määritysten pohjalta KELA: Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen arkistopalvelu 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

Asiakirjat Heijastavat paikkansapitävällä tavalla mitä tehtiin tai mitä päätettiin ja tukevat näin toiminnan ja sen todennettavuuden tarpeita Asiakirja muodostuu sisällöstä sekä metatiedoista, jotka kuvaa asiakirjan rakenteen, kontekstin ja suhteet muihin asiakirjoihin Asiakirjat ovat todistusvoimaisia, kun niiden autenttisuus, eheys, luotettavuus ja käytettävyys on varmistettu 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

Mitä asiakirjat merkitsevät organisaatiolle? Asiakirjat ovat tulosta toiminnan toteuttamisesta tai tehtävien hoidosta Asiakirja palvelee asioiden hoitamisen ja käsittelyn välineenä Asiakirjojen avulla organisaatio toimii suunnitelmallisesti, tehokkaasti ja vastuullisesti tuottaa palveluja johdonmukaisesti ja tasapuolisesti tukee ja dokumentoi toimintapolitiikkaa ja päätöksentekoa tuottaa johdonmukaisuutta, jatkuvuutta ja tuottavuutta johtamiseen ja hallintoon pystyy jatkamaan toimintaansa mahdollisten onnettomuuksien jälkeen vastaa oikeudellisiin ja normatiivisiin vaatimuksiin (säilyttäminen, tarkastus, valvonta) saa suojaa ja tukea oikeusriidoissa suojaa etujaan sekä työntekijöiden, asiakkaittensa ja osakkaittensa oikeuksia 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

Tehotonta asiakirjahallintoa Viikossa kuluu 8 tuntia työntekijää kohden: asiakirjojen hakuun (1 tunti) hankaluuksiin käsitellä asiakirjoja (1,5 tuntia) vaikeuksiin tallentaa asiakirjoja (1 tunti) asiakirjojen jakeluongelmiin (1 tunti) asiakirjojen julkaisuongelmiin (0,5 tuntia) sellaisten asiakirjojen laatimisen, jossa laatiminen ei perustu suunnitelmalliseen prosessiin (0,5 tuntia) asiakirjojen jäsentymättömään selaamiseen (0,5 tuntia) asiakirjojen epäselvään merkitykseen (0,5 tuntia) paperiperusteiseen jakeluun (1 tunti) paperiperusteiseen arkistointiin ja tiedon tehottomaan jäljitettävyyteen (0,5 tuntia) 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

Kohti sähköistä asiankäsittelyä Tavoitteena yhtenäistetyt tietojärjestelmät ja yhteentoimivat prosessit Käsittelyprosessien kehittäminen tietojärjestelmää varten Vanhentuneita prosesseja ei automatisoida Prosesseissa huomioitava asiakirjahallinnon vaatimukset Tavoitteena sujuvuus, tehokkuus ja tuottavuus Prosessien omistajien tunnistaminen Vastuukysymykset Prosessien mallintaminen Ams:n merkitys tietojärjestelmien taustajärjestelmänä <= sähköisen arkistoinnin edellytys 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

Kohti sähköistä asiankäsittelyä Tavoitteena työnkulun hallinta ja automatisointi Tehtävät ja asiakirjat siirtyvät käsittelijältä toiselle ennalta määriteltyjen ja sovittujen sääntöjen ja toimintamallien edellyttämällä tavalla Käsittelyvaihetietojen kattava tallentuminen Paperiprosessien jäädessä pois sähköisen rinnalta joudutaan erityisesti kiinnittämään huomiota tietojen oikeellisuuteen, käytettävyyteen ja säilymiseen Sähköinen asiointi kytketään osaksi asianhallintaa Tämänhetkiset järjestelmät ja käytännöt eivät välttämättä tue sähköistä asiointia Järjestelmien integrointi Asiakkaan oikeudet asiansa käsittelyn seurantaan Eheys ja alkuperäisyys turvataan asianmukaisella ja aukottomalla käsittelyprosessilla => luotettava tietojärjestelmä - 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

Kohti sähköistä asiankäsittelyä Asiakirjapohjien kehittäminen ja yhtenäistäminen Järjestelmät palvelevat aktiiviajan toiminaan tarpeita, jolloin tiedon elinkaaren loppupää usein unohtunut Asiakirjahallinnolliset ominaisuudet puutteellisia Säilytysajat eivät periydy arkistonmuodostus-suunnitelmasta (asiakirjallisen tiedon hallintavälineestä) Järjestelmiin sisältyvien tietojen hävittäminen voi olla hankalaa -> järjestelmien hävittämistoiminnallisuuksien kehittäminen Asioiden ja asiakirjojen tilasiirtymien määrittely Asia: avattu, vireillä, ratkaistu Asiakirja: luonnos, hyväksytty, allekirjoitettu, valmis, hävitetty/siirretty 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

Kohti sähköistä asiankäsittelyä Järjestelmän vaatimusmäärittelyssä huomioon asiakirjahallinnon ja arkistoinnin vaatimukset Järjestelmää käytetään vain yhdellä tapaa Koulutuksen merkitys Työnkulkujen ohjaaminen Käyttöoikeudet vastaavat työtehtäviä ja niitä pidetään ajan tasalla Sähköinen asiankäsittely lisää virkamiesten vastuuta asiakirjallisten tietojen käsittelyssä 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

Sähköisen asiankäsittelyn hyötyjä Tieto siitä, mitkä asiat ovat vireillä ja mitkä päätetty (ratkaistu) Ajantasaiset tiedot asioiden käsittelyvaiheista asioiden koordinointi ja hallinta paranee Välitön pääsy asiaan liittyviin asiakirjoihin Asiakirjojen löydettävyys parempaa ja nopeampaa kuin paperiarkistosta Asioiden ja toimeksiantojen määräajat Saadaan suoraan tilastotietoja, jotka aikaisemmin piti laskea Tilastointi- ja seurantaominaisuudet paljolti vielä hyödyntämättä 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

Sähköisen asiankäsittelyn hyötyjä Monipuoliset hakuominaisuudet: Asia: rekisterinumero, asiaryhmä, valmistelija, nimike, kuvaus, avausaika, vireille saattamisaika, toimeksiantaja, päätöspäivä, vaihe, toimenpidetyyppi, määräpäivä, lähettäjä, lähettäjän organisaatio, vastaanottaja Asiakirja: sisältö, nimike, rekisterinumero, asiaryhmä, laatija, laatimisaika, tyyppi, kuvaus, vastaanottamisaika, säilytysaika päättyy, säilytysajan pituus, kieli, julkisuus, salassapitoperuste, vastaanottaja, tila Ei tarvitse tulostaa ja arkistoida asiakirjoja Asiakirjat hävitetään sähköisesti (hävittämistoiminnallisuus) 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

Sähköisen asiankäsittelyn haasteita Tiedon hallinnan, käytettävyyden ja löydettävyyden paraneminen eivät aina riitä perusteluiksi sähköiseen asiankäsittelyyn siirtymiselle Tietojärjestelmän tulisi palvella vielä paremmin operatiivista toimintaa ja käyttäjiä Toimintaprosessien ja asiankäsittelyn edelleen kehittäminen, määrämuotoistaminen ja yhtenäistäminen Operatiivisen tietojärjestelmän ja sen taustalla olevan AMS:n kehittäminen  toimintaprosessien ja asian käsittelyvaiheiden ohjaaminen Käyttäjäystävällisyyden lisääminen 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

Elinkaaren hallinta ja ohjaaminen Asiakirjallisen tiedon elinkaarta hallitaan ja ohjataan metatietojen avulla Sähköisessä ympäristössä asiakirja ei ole asiakirja ilman ulkoisia metatietoja Lähtökohtana metatietoarvojen automaattinen tallentuminen Järjestelmä ja arkistonmuodostussuunnitelma tuottavat suurimman osan arvoista Käyttäjä tallentaa hyvin vähän Asiankäsittelyn luotettavuuden ja aukottomuuden turvaaminen Ams:n merkitys tietojärjestelmien taustajärjestelmänä <= sähköisen arkistoinnin edellytys 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

AMS asianhallinnan ohjausvälineenä AMS ohjaa organisaation asiakirjallisten tietojen elinkaaren suunnittelua ja hallintaa Asiakirjalliset tiedot sidotaan tehtävä- ja asiayhteyteen Tietosisällön yksityiskohtaisuus AMS kehittyy tiedonhallintajärjestelmäksi AMS-integraation toteuttaminen AMS:n avulla mahdollisuus ohjata asian käsittelyn etenemistä ja metatietoarvojen tallentumista ja täydentymistä tietojärjestelmässä Edellyttää käsittelyvaihetietojen tallentamista AMS:iin Tiedon elinkaarta ohjaavat toiminnallisuudet ja käsittelysäännöt Käsittely- ja säilytysaikasääntöjen yksinkertaisuus Ams:n merkitys tietojärjestelmien taustajärjestelmänä <= sähköisen arkistoinnin edellytys 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

TEHTÄVÄ AMS ASIANKÄSITTELY ASIA KÄSITTELYPROSESSI TOIMENPIDE ARKISTON- MUODOSTAJA ARKISTO TEHTÄVÄ AMS ASIANKÄSITTELY ASIA KÄSITTELYPROSESSI TOIMENPIDE ASIAKIRJA- TYYPPI ASIAKIRJA 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

AMS Toimen- piteitä Säilytys Seulotut Asian päättäminen Asian avaaminen Siirtotiedosto Ams-metatietoarvojen tallentuminen asiankäsittelyprosessien edetessä Lopputuloksena määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen ja pysyvästi säilytettävien tietojen siirtäminen arkistolaitokseen (siirtotiedoston muodostaminen) Metatiedot 8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY

8.11.2004 Jukka Tuomela, TaY