Tiedonhallintalain valmistelu Tiedonhallinta ja kokonaisarkkitehtuuri

Esitys aiheesta: "Tiedonhallintalain valmistelu Tiedonhallinta ja kokonaisarkkitehtuuri"— Esityksen transkriptio:

1 Tiedonhallintalain valmistelu Tiedonhallinta ja kokonaisarkkitehtuuri
neuvotteleva virkamies Tomi Voutilainen

2 Valmistelun aikataulu
HE eduskuntaan syksy 2018 Työryhmä asetettiin Työryhmän ehdotukset loppuraporttina HE:n Valmistelu 1/2018-9/2018 Laki voimaan alkuvuosi 2019 Työryhmän loppuraportin lausuntokierros

3 Tiedonhallintalain suunniteltu sisältö
Tiedonhallinnan järjestäminen tiedonhallintayksikössä Tiedonhallinnan suunnittelu ja kuvaaminen Tietoturvallisuus Asian ja palvelujen tiedonhallinta Tietoaineistojen muodostaminen ja sähköinen luovutustapa Tietoaineistojen säilytys ja arkistointi Tiedonhallinnan ohjaus

4 Tiedonhallinnan sääntelykokonaisuus (luonnos)
Luonti / tiedonsaanti Käyttö Säilytys / tiedon luovutustapa Arkistointi/ hävittäminen Julkisuuslaki Julkisuusperiaate Tiedonsaanti ja tiedonsaantitavat Salassapitovelvoitteet Tiedonhallintalaki Tiedonhallinnan suunnittelu ja kuvaaminen Tiedonhallinnan järjestäminen Tietoturvallisuus-toimenpiteet Tietoaineistojen metatiedot Tiedonhallinnan vastuut ja ohjaustehtävät Tietoaineistojen muodostaminen Tietoaineistojen säilyttäminen Tietoaineistojen arkistointi Lain tarkoituksena on edistää viranomaisten tiedonhallinnan laatua, tietosuojaa, tietoturvallisuutta sekä viranomaisten tietoaineistojen vastuullista hyödyntämistä siten, että viranomainen voi hoitaa tehtävänsä hyvää hallintoa noudattaen tehokkaasti ja tuloksellisesti tuottamalla laadukkaita palveluita hallinnon asiakkaille Tietoaineistojen kerääminen Tietoaineistojen saatavuus Tietoaineistojen sähköinen luovutustapa Asian- ja tietoaineistojen hallinta Tehtävän / palvelujen järjestämistä koskeva sääntely Yhteisiä palveluja koskevat vaatimukset Palvelujen järjestämistä ja tuottamista koskevat vaatimukset Palvelujen järjestämisen ohjausta koskevat vaatimukset Tehtävä-/palvelukohtainen sääntely Palvelua koskevat vaatimukset Palvelun järjestämistä ja tuottamista koskevat erityisvaatimukset Palvelun ohjaamista koskevat erityisvaatimukset

5 Tiedonhallinnan suunnittelu

6 Tiedonhallinnan kuvausvelvollisuuksia
Tietojärjestel-mien julkisuuden toteuttaminen Henkilötietojen käsittelyn avoimuuden toteuttaminen Yhteen-toimivuuden edistämisen käyttötarkoitus Tietojen säilytys ja arkistointi käyttötarkoitus Arkiston-muodostus-suunnitelma Kokonais-arkkitehtuuri-kuvaukset Tieto-järjestelmä-selosteet Rekisteri-seloste/ käsittelytoimia koskeva seloste/ tietosuojaseloste Nykytila useita kuvausvelvollisuuksia Tavoitetila yksi kuvausvelvollisuus useisiin käyttötarkoituksiin

7 Tiedonhallinnan suunnitteluvelvoitteet
Tiedonhallintayksikön on arvioitava toimintaprosessien tietojenkäsittelyyn liittyvät tarpeet sekä suunniteltava tavat, joilla tietoaineistot muodostuvat tietovarantoihin Arvioinnissa ja suunnittelussa on otettava huomioon muiden tiedonhallintayksikköjen tietovarantojen hyödynnettävyys tietoaineistoja muodostettaessa. Tiedonhallintayksikön on varmistettava, että sen muodostamat uudet tietoaineistot ovat niiden käsittelyyn oikeutettujen viranomaisten hyödynnettävissä Tiedonhallintayksikkö = valtion virasto tai laitos, eduskunnan virasto, valtion liikelaitos, maakunta, kunta, itsenäinen julkisoikeudellinen laitos, yliopisto, ammattikorkeakoulua sekä muu yksityinen toimija siltä osin kuin se hoitaa julkista hallintotehtävää

8 Tiedonhallinnan kuvaukset / tiedonhallintamalli
Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä toimintaympäristönsä tiedonhallintaa määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia Palvelujen ja prosessien kuvaukset Prosesseissa käsiteltävien tietoaineistojen kuvaukset Tietoaineistoihin liittyvien tietovarantojen ja tietojärjestelmien kuvaukset Tietojärjestelmien rajapintojen kuvaukset Kuvaukset prosessin tietoturvallisuusjärjestelyistä Määritykset kussakin tietovarannossa säilytettävien tietoaineistojen säilytysajoista ja –tavoista sekä arkistoitaviksi tarkoitetut tietoaineistot Tiedonhallintayksikön on pidettävä jokaisen saatavilla yleisessä tietoverkossa ajantasaista tiedonhallintakarttaa Tiedonhallintayksikön prosessit, niihin liittyvät tietovarannot ja tietojärjestelmät sekä näiden väliset yhteydet sekä tietojen saatavuus rajapintojen avulla

9 Tiedonhallintaa koskevien muutosten suunnittelu
Tiedonhallintayksikön on laadittava johdon hyväksymä tiedonhallinnan muutossuunnitelma, kun se uudistaa hallintoaan, palvelujaan tai tietojärjestelmiään Suunnitelmassa on kuvattava muutokset ja niiden vaikutukset, jotka kohdistuvat: prosessien tiedonhallintaan tiedonhallinnan vastuisiin käytössä oleviin tietojärjestelmiin ja tietovarantoihin tiedonsaantioikeuksiin ja tiedon luovutustapoihin tietoturvallisuusjärjestelyihin toimijoihin, jotka hyödyntävät tai voivat hyödyntää toiminnassaan uudistettavan tietovarannon tietoja tiedonhallinnan riskeihin ja niiden minimointiin; tietovarannoissa säilytettävien tietoaineistojen säilytysaikoihin ja tapoihin sekä arkistointitarpeeseen Taloudellisten vaikutusten esittäminen

10 Tiedonhallinnan kuvaukset
Tiedonhallinnan suunnittelu (muutossuunnitelma) TIEDONHALLINTAYKSIKKÖ A Tiedonhallintamalli (ylläpidettävä kuvaus) Tietojärjestelmät ja tietovarannot Tietoturvallisuus-järjestelyt Digitointi Tiedonhallinnan kuvaus (julkaistava kuvaus) Prosessit ja niissä käsiteltävät tietoaineistot Asiarekisteri Tietoaineistojen säilytysajat ja -tavat Arkistoitavat tietoaineistot TIEDONHALLINTA- YKSIKKÖ C Luonti Käyttö Säilytys Arkistointi / hävittäminen Yhteinen arkistointiratkaisu Tietojärjestelmien rajapinnat Prosessien tiedon- käsittelytarpeet Tietoaineistojen muodostumisen suunnittelu Muiden tiedonhallinta yksiköiden tieto- varantojen hyödyntäminen Muodostettavat tietoaineisto muiden hyödynnettävissä Tietoaineistot saataville koneluettavassa muodossa TIEDONHALLINTAYKSIKKÖ B Luonti Käyttö Säilytys Arkistointi / hävittäminen

11 Tiedonhallinnan suunnittelun ja kuvaamisen ohjaus
Tiedonhallintayksikön on noudatettava tiedonhallintamallin määrityksiä asiankäsittelyissään ja palvelutoiminnassaan sekä tietoaineistojen käsittelystä ja säilyttämisessä Valtioneuvoston asetuksella voidaan antaa tarkempia määrityksiä tiedonhallintamalliin sisällytettävistä tiedoista, tiedonhallintamallin kuvaamistavasta sekä tiedonhallintakartan tietosisällöstä [asetuksenantovaltuutta harkitaan. Ydinvaatimukset tulevat lakiin.] Tiedonhallinnan muutossuunnitelman laatimisesta vastaavan tiedonhallintayksikön nimeäminen, kun suunnitelman laadinta koskee useiden tiedonhallintayksiköiden käyttämiä tai ministeriöiden toimialojen yhteisiä julkisen hallinnon tietovarantoja ja tietojärjestelmiä

12 Tietoaineistojen sähköinen luovuttamistapa
Tiedonhallintayksikön on huolehdittava, että sen tietovarannoissa olevat tietoaineistot ovat hallinnon asiakkaiden ja viranomaisten saatavilla ja hyödynnettävissä koneluettavassa ja saavutettavassa muodossa erikseen säädettyjen tiedonsaantioikeuksien mukaisesti. Viranomaisen on järjestettävä tietojen luovuttaminen toiselle viranomaiselle siten, että luovuttaminen tapahtuu viranomaisten tietojärjestelmien välillä teknisten rajapintojen avulla. Toteuttamisedellytyksistä erilliset säännökset viestipohjaiseen (online) ja tiedostopohjaiseen (eräajot) tietojenvaihtoon Luovuttaminen voidaan toteuttaa muuten, jos se on välttämätöntä tietoaineiston luonteen vuoksi Viranomainen voi luovuttaa tietoaineistoja toiselle viranomaiselle teknisten rajapintojen avulla, jos vastaanottavalla viranomaisella on niihin tiedonsaantioikeus Viranomainen voi avata tietovarantoonsa katseluyhteyden toiselle viranomaiselle sellaisiin tietoihin, joihin katseluoikeuden saavalla viranomaisella on tiedonsaantioikeus Teknistä käyttöyhteyttä koskevasta sääntelystä voitaneen luopua uusien teknistä rajapintaa ja katseluyhteyttä koskevien säännösten vuoksi (tarkoittaa noin 250 säännöksen kumoamista)

13 Tomi Voutilainen neuvotteleva virkamies valtiovarainministeriö, tieto- ja viestintätekninen osasto p  453