Dynasty –asiakirjahallinta ja hallinnon raportointi

Esitys aiheesta: "Dynasty –asiakirjahallinta ja hallinnon raportointi"— Esityksen transkriptio:

1 Dynasty –asiakirjahallinta ja hallinnon raportointi
Antti Laurikainen Tietohallinto

2 Tiedolla johtaminen ja asiakirjahallinto
Tiedolla johtamisen näkökulma varsin uutta asiakirjahallinnossa Otettu huomioon kunnolla vasta asianhallinnan viitearkkitehtuurissa (valmistunut ) ”Tiedolla johtaminen tarkoittaa toimintatapoja, joilla jalostetaan tietoa ja hyödynnetään sitä organisaation toiminnan johtamisessa. Kuntaorganisaation johtamisessa tarvitaan tietoa kunnan omasta toiminnasta, kunnan toimintaympäristöstä ja sen muutoksista. Asianhallinnassa syntyvää ja siellä hallittua tietoa tulee koota ja jalostaa johtamisen tarpeisiin”. Taloushallintoon, tuotantotalouteen liittyvä

3 Tiedolla johtamisen reunaehtoja
Asianhallinnassa käsiteltävän tiedon hyödyntämien tiedolla johtamisessa edellyttää, että tieto on sopivassa muodossa ja saatavilla Yhdenmukaiset luokittelut ja koodistot Yhteiset tietovarannot Edistystä myös asiakirjahallinnon alalla tapahtunut Tiedon saatavuus ja yhdisteltävyys parantunut sähköisen käsittelyn ja säilyttämisen myötä. Kansalliset luokitukset, tietomallit, suositukset, viitearkkitehtuurit yms. Paljon uutta myös tulossa

4 Asiakirjahallinta Essotessa
Essoten asianhallintajärjestelmässä käsitellään kaikki tärkeimmät hallinnolliset asiat ja tehdään päätökset Essotessa käytössä Dynasty-asianhallintajärjestelmä, joka sisältää mm. seuraavat osiot: Asianhallinta Viranhaltijapäätökset Kokoushallinta Sopimukset Tähän mennessä Dynastyssa käsiteltävää tietoa ei ole kuitenkaan pystytty hyödyntämään täysimääräisesti johtamisen tukena Dynastyn omat raportointiominaisuudet puutteellisia, hankalakäyttöisiä eivätkä tue tiedolla johtamisen ajattelutapaa

5 Dynasty-raportoinnin kehittäminen Essotessa
Essotelle rakennetaan uusi Dynasty-raportointipohja, jolla Dynastyn sisältämä tietopotentiaali saadaan aiempaa tehokkaampaan käyttöön Raportointialustaksi valittu Power BI –tiedolla johtamisen ja raportoinnin työkalu Monipuolinen ja helppokäyttöinen sovellus, joka sopii muuhunkin raportointiin

6 Dynasty-raportoinnin kehittämisen aikataulu
Uuden raportointipohjan käyttöönottoprojekti parhaillaan käynnissä Pidetty toimittajan kanssa työpaja, jossa määritelty Essoten raportointitarpeet  Toimittaja työstää määrittelyiden pohjalta raportointipohjan Tavoitteena on, että uusi raportointialusta valmis tammikuussa 2017

7 Uuden raportointialustan hyödyt
Visuaaliset ja vuorovaikutteiset koonti-näkymät  porautuminen tietoon helppoa Mahdollistaa uusia näkökulmia Dynasty-raportointiin Eri toimijoiden välinen vertailu Käsittely- ja tavoiteaikojen seuraaminen Suurempien tietokokonaisuuksien hahmottaminen ja jäsentely aiempaa helpompaa

8 Dynasty raporttien keskeiset kohderyhmät
Essoten johto ja esimiehet Toimintaprosessien kehittäminen ja valvonta Sisäinen tarkastaja ja tarkastuslautakunta Toiminnan laillisuuden valvonta Asiakirjahallinnon tehtävissä työskentelevät Asianhallinnan kehittäminen yhdessä prosessien omistajien kanssa

9 Dynasty Power BI raportin sisältö
Seuraavaksi kuvia Innofactorin valmiista Dynasty-raportointipohjasta. Essotelle tulee käyttöön kaikki valmiin mallipohjan mukaiset ominaisuudet ja lisäksi ihan meitä varten räätälöityjä lisäominaisuuksia

10 Avatut asiat Avattujen asioiden lukumäärän kehitys Yksiköittäin
Toimenpidetyypeittäin Asioiden käsittelijöiden määrä eri yksiköissä, käsitellyt asiat per käsittelijä

11 Asioiden käsittelyajat
Ovatko käsittelyajat muuttuneet esim. toimintaprosesseissa tapahtuneiden muutosten jälkeen

12 Toimenpiteet Toimenpiteiden lukumäärän kehitys valitulla vertailujaksolla Toimenpiteiden käsittelyajat Eri vuosina Yksiköittäin Toimenpidetyypeittäin Käsittelijöittäin Tietyn ajanjakson toimenpiteet ja miten näiden käsittelyajat jakautuvat Toimenpiteitä: Vireilletulo, valmistelu/käsittely, päätöksenteko, muutoksenhaku, tiedoksianto

13 Tavoiteajat Asioille tai toimenpiteille voidaan lisätä tavoiteaikoja. Tälllöin saadaan uusia näkökulmia: Mitkä yksiköt ovat pysyneet käsittelyajoissa? Millainen kehityssuunta on ollut? Mihin toimenpiteisiin kuluu merkittävästi enemmän aikaa kun on arvioitu?

14 Yksikkö Yksittäisen yksikön toiminnan tarkastelu
Miten paljon asioita käsitelty? Miten käsittelyaika on jakautunut eri toimenpiteiden ja käsittelijöiden kohdalla?

15 Yksiköiden vertailu Yksiköitä voidaan vertailla keskenään:
Asioiden käsittelyaikojen keskiarvo Käsitellyt asiat per työntekijä Tavoiteajoissa pysyminen Mitkä yksiköt käsittelevät eniten oikaisuvaatimuksia? testi

16 Essote-kohtaisia räätälöintejä
Innofactorin valmis Dynasty-raportointipohja kata kaikkia Essoten raportointitarpeita  Tarvitaan muutamia Essote-kohtaisia lisäyksiä Sopimukset valitulla ajanjaksolla Yksiköittäin, vastuuhenkilöittäin, sopimustyypeittäin Viranhaltijapäätökset valitulla ajanjaksolla Yksikoittäin, viranhaltijoittain, päätöstyypeittäin Sopimukset , joita ei ole allekirjoitettu; Sopimukset , joille ei ole määritelty vastuuhenkilöä