Opintohallinnon kehittämispolku 2014-2017 <Organisaatio> X. X Opintohallinnon kehittämispolku 2014-2017 <Organisaatio> X.X.201X

Kehittämispolun sisältö Kehittämisen lähtökohdat Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri kehittämisen pohjana Lähtötilanne pähkinänkuoressa Kansallisen yhteentoimivuuden arvio Strategiset tavoitteet Keskeiset kehittämistarpeet Tavoitetila Opintohallinnon ja sen välineiden tavoitevisio Kehittämispolun yleiskuva Kehittämisen askeleet ja teemat Kehittämisen läpivienti Vaiheistus ja kärkihankekortit, tuotokset Kehittämisen organisointi ja vastuutus Kehittämisen resursointi ja kustannusarvio Kehittämisen mittarit

Kehittämisen lähtökohdat

Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri kehittämisen pohjana

Tausta: Oppijan palvelukokonaisuus Oppijan palvelukokonaisuus on yksi SADe- ohjelman hankkeista. Hankkeesta vastaa opetus- ja kulttuuriministeriö Hankkeen tavoitteena on jäsentää ja kehittää oppimisen sähköisiä palveluita Ylimmät vaikuttavuustavoitteet: Kansalainen pystyy kehittämään itseään ja osaamistaan tavoitteidensa mukaisesti Kansalainen pystyy osallistumaan ja vaikuttamaan oman oppimisensa toteutuksen suunnitteluun aikaisempaa paremmin Opetuksen ja koulutuksen järjestäjien toiminnan tuottavuuden lisääminen Työmarkkinoiden tarvitseman työvoiman tarjonnan ja laadun turvaaminen Opintohallintotoiminnan ja sen välineistön yleisen tason tavoitetila on kuvattu kansallisessa opintohallinnon viitearkkitehtuurissa

Näistä ei ole vielä päätöksiä Opetustoimen sähköisiä palveluita keskitetään ja yhdenmukaistetaan hallitusti oppijan näkökulmasta Keskitettyjä, kansallisia oppijan palveluita Koulutustiedon verkkopalvelu Opiskelumahdollisuuksia koskevan tarjonnan palvelut Opintoihin haun kansallinen palvelu Opiskelijavalintojen laskenta- ja tukipalvelut Ajantasaiset tiedot opiskeluoikeuksista Opiskelijoiden läsnäolotietopalvelu (lähinnä lukuvuositasoinen läsnäolo – onko aktiivinen opiskelija) Koodistopalvelu sisältäen kansallisen oppijanumeron Todennetun osaamisen rekisteri sisältäen tunnustetut tutkinnot Tutkintorakenteiden hallintapalvelu – väline, jota käytetään sekä keskitetysti että hajautetusti Todennetun osaamisen rekisteri sisältäen osatutkinto- ja suoritustiedot Hakeutuminen opintojaksoihin ja opintojaksototeutuksiin Työelämäyhteistyön palvelut Opiskelun vuorovaikutuksen hallinnan palvelut Laajennetut koulutusjärjestelmän tieto- ja tilastopalvelut Koodistopalvelun laajennukset Hajautettuja, paikallisia oppijan palveluita Koulutuksen järjestäjän itsenäisesti toteuttamiksi palveluiksi jäävät lähinnä opintojen käytännön läpivientiin ja koulutuksen järjestäjän ja oppijan väliseen kommunikointiin tarkoitetut verkkopalvelut. SADe- hankkeessa toteutettavat palvelut Myöhemmin mahdollisesti toteutettavaksi suunnitellut palvelut Näistä ei ole vielä päätöksiä

Kansalliset opintohallinnon arkkitehtuuriperiaatteet

Perusmallin muutos - oppijakeskeisyys Tutkinto Viitearkkitehtuurin pohjana on erityisesti strateginen tavoite joustavien opintopolkujen mahdollistamisesta Tämä edellyttää kattavaa koulutuksen järjestäjien yhteentoimivuutta sekä tietojen vaihdossa että prosesseissa Joustavan opintopolun tietojen keskeinen solmupiste on kansallinen TOR ja hakeutujan palvelukokonaisuus Muutos toteutetaan hallitusti ja vaiheittain Oppilaitos 1 Oppilaitos 2 Oppilaitos 3 Tutkinto Oppilaitos 1 Oppilaitos 2 Oppilaitos 3

Opintohallinnon pääprosessi elinkaarinäkökulmasta Koulutuksen suunnittelu Koulutus- tarjonnan hallinta Opiskelija-haku ja valinta Opetuksen toteutuksen suunnittelu Opintojen suunnittelu Toteutusten hallinta Opetus ja opiskelu Arviointi ja suoritusten hyväksyminen Tilastointi ja raportointi Koulutuksen ja opetuksen strateginen suunnittelu Koulutuksen yleissuunnittelu Opetussuunnitelmien hallinta Koulutustarjon-nan määrittely Valintaperus-teiden suunnittelu Koulutuspaik-kojen tarjoaminen haettavaksi Suoritettavien tutkintojen suunnittelu Rahoitus-suunnittelu Viestintä / markkinointi Opiskelijahaku Opiskelijavalinnat Hakeutumis-vaiheen henkilö-kohtaistaminen Neuvontapalvelut Opintojakso-toteutusten suunnittelu Resurssi-suunnittelu: Tilojen, välineiden ja opetus-henkilöstön hallinta Lukujärjestys-suunnittelu Toteutusten julkaisu haettavaksi Tutkinto-tilaisuuksien suunnittelu Henkilökohtaistaminen Opintojakso-toteutuksiin ilmoittautuminen Läsnäolo-ilmoittautuminen Opintojakso-toteutuksiin sijoittelu Logistiikka, koulukuljetukset, muu tarkennettu resurssien hallinta Opiskelijan tietojen hallinta Tarkennettu toteutus-suunnittelu Opinto-ohjaus Opetuksen toteuttaminen Pedagogisten välineiden hyödyntäminen Opiskelijan ja huoltajien vuorovaikutuksen hallinta TET ja työssä-oppimisjaksojen & harjoittelun hallinta Poissaolojen hallinta Oppilashuolto Opinto-ohjaus Keskeyttämis-tilanteiden hall. Palautteen kokoaminen Oppimisen ja osaamisen arviointi ja hall. Opiskelija- ja huoltaja-palautteen kokoaminen Tutkintojen myöntäminen Todistusten tuottaminen Yleisesti: tuloksellisuuden arviointi Tilastojen tuottaminen Mittarien arviointi Raportointi Kelalle, OKM:ään ja Tilasto-keskukseen OPH:n arvioinnin käsittely Yhteistyö entisten opiskelijoiden kanssa Työelämäyhteistyö (työssäoppiminen, harjoittelu) Sekä toiminnan suunnittelun ja ohjauksen että tietojärjestelmien tulee tukea tätä prosessia systemaattisesti. Ura- ja rekrytointipalvelut Johtaminen, seuranta Tukiprosessit: talous-, henkilöstö- ja tietohallinto tms.

Tietovirrat paikallisen ja kansallisen ympäristön välillä Koulutuksen järjestäjän paikallinen opintohallinto Koulutuksen suunnittelu Koulutus- tarjonnan hallinta Opiskelijahaku ja valinta Opetuksen toteutuksen suunnittelu Opintojen suunnittelu Toteutusten hallinta Opetus ja opiskelu Arviointi ja suoritusten hyväksyminen Tilastointi ja raportointi 1: tutkintorakenne, kansllinen eOPS 0: Koodistot 2: Koulutustarjonta, valintaperusteet 1b: paikallinen OPS 3: Valintaesityslista, kansallinen opiskelijatunnus 4: Opiskelijavalintatiedot 5: Lukuvuosi-ilmoittautumistieto 4b: Paikan vastaanotto 6: OJT-tarjontatiedot 8: OJT-haku/ilmoittautuminen, opiskelijatunnus 7: HOPS 9: OJT-valintatiedot 10: Läsnäolotiedot 11: Opintosuoritukset 12: Osatutkintosuoritukset 13: Tutkintosuoritukset 14: Tilastotiedot Kansalliset OKM/OPH:n palvelut ja rekisterit: esim. TOR, Hakeutujan palvelut, Kotve

Yhteenveto Vaikutus toiminnalle Paikallinen opintohallinto tulee kytkeä kansallisiin prosesseihin Tarjontatiedon julkaisu, hakeutuminen, opinto- ja tutkintosuoritusten toimittaminen ja hyödyntäminen Toiminnan roolit tulee sovittaa kansallisesti määritettyihin opintohallinnon rooleihin Toiminnassa käytetään OKSA-sanaston mukaisia käsitteitä Koulutuksen suunnittelussa tulee ottaa huomioon kansallinen tutkintorakenne sekä joustavat opintopolut – suunnittelu muuttuu hiljalleen dynaamisemmaksi Muualla suoritettujen opintojen päätietolähteenä käytetään aina TORia Vaikutus tietojärjestelmä- kehittäjille Tietojärjestelmien tietomallin tulee olla yhtenevä päätietojen jäsennyksen ja OKSA- sanaston kanssa Paikallinen opintohallintojärjestelmäympäristö tulee kytkeä OPH:n määrittelevän rajapintastandardin mukaisesti kansallisiin oppijan palveluihin Paikallinen järjestelmäkokonaisuus suositellaan toteutettavan SOA-periaattein perustuen palvelurajapinnoin kytkettyihin tietojärjestelmäpalveluihin Opintohallintojärjestelmien tietovarannot on hyvä suunnitella loogisiin kokonaisuuksiin, tässä viitearkkitehtuurissa kuvattuihin loogisiin tietovarantoihin tulee päästä käsiksi dokumentoitujen ja avoimien palvelurajapintojen kautta

Lähtötilanne omassa organisaatiossa

Opintohallinnon lähtötilanne pähkinänkuoressa <Tiivistelmä opintohallinnon lähtötilanteesta. Käyttäkää hyödyksi lähtötilannekuvausta ja sen tuloksia> Lähtötilanne on kuvattu tarkemmin omaan dokumenttiinsa <lähtötilanne>

Lähtötilanteen yhteentoimivuus kansallisiin linjauksiin ja palveluihin nähden Yleinen analyysi <sanallinen kuvaus> Johtopäätös <kuvaus>

Keskeiset strategiset tavoitteet <Organisaation strategiasta poimitut keskeiset tavoitteet tähän. Muotoilkaa vastaavasti, kuin itse strategiassa>

Keskeisimmät tunnistetut kehittämiskohteet Toiminta, prosessit ? Tiedot ? Järjestelmät, välineet ?

Tavoitetila

Tavoitevisio 2017 <Kirjoita tiiviisti opintohallinnon ja sen välineistön visio 2017 tähän laatikkoon> <tarvittaessa joku selitys visiosta>

Alla esimerkki, korvatkaa omalla tavoitetilavisualisoinnilla Tavoitemalli Kuva Alla esimerkki, korvatkaa omalla tavoitetilavisualisoinnilla

Kehittämisen askeleet 2016 2017 2015 2014 <Otsikko> <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista> <Otsikko> <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista> <Otsikko> <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista> <Otsikko> <Kuvaus tavoitteista ja tuloksista>

Opintohallinnon kehittämispolku pähkinänkuoressa 3. päävaihe: Tulosten varmistaminen <Tehtävä> 2016 - 2017 Pitkäjänteinen ja tavoitteel- linen kehittäminen 2. päävaihe: Kehittäminen <Tehtävä> 2014-2015 1. päävaihe: Kehittämisen käynnistys <Tehtävä> 2013 - 2014 Rehtori / vararehtori, tietohallintojohto, ?, ? Organisointi

Kehittämisen keskeiset teemat Tulos 2014 Tulos 2015 Tulos 2016 Tulos 2017 Opintohallinto, toiminnan näkökulma <Kuvaus tavoitetilasta> ? Opintohallinnon tietojen laadun ja käytön näkökulma:

Kehittämisen keskeiset teemat Tulos 2014 Tulos 2015 Tulos 2016 Tulos 2017 Opintohallintojärjestelmät ja välineet <Kuvaus tavoitetilasta> ?

Kehittämisen läpivienti

Vaiheistus ja aikataulutus Korvatkaa ns. gantt-kartalla, tähän on yksinkertainen excel-pohja tarvittaessa

Kehittämisen kärkihankekortit <Kärkihankkeen nimi> Aikataulu X/201X – X/201X Kuvaus <Kuvaus kärkihankkeen sisällöstä> Tuotokset <Mitä kärkihanke tuottaa <Kärkihankkeen nimi> Aikataulu X/201X – X/201X Kuvaus <Kuvaus kärkihankkeen sisällöstä> Tuotokset <Mitä kärkihanke tuottaa

Kehittämisen kärkihankekortit <Kärkihankkeen nimi> Aikataulu X/201X – X/201X Kuvaus <Kuvaus kärkihankkeen sisällöstä> Tuotokset <Mitä kärkihanke tuottaa> <Kärkihankkeen nimi> Aikataulu X/201X – X/201X Kuvaus <Kuvaus kärkihankkeen sisällöstä> Tuotokset <Mitä kärkihanke tuottaa

Kehittämisen kärkihankekortit <Kärkihankkeen nimi> Aikataulu X/201X – X/201X Kuvaus <Kuvaus kärkihankkeen sisällöstä> Tuotokset <Mitä kärkihanke tuottaa <Kärkihankkeen nimi> Aikataulu X/201X – X/201X Kuvaus <Kuvaus kärkihankkeen sisällöstä> Tuotokset <Mitä kärkihanke tuottaa

Kehittämisen kärkihankekortit <Kärkihankkeen nimi> Aikataulu X/201X – X/201X Kuvaus <Kuvaus kärkihankkeen sisällöstä> Tuotokset <Mitä kärkihanke tuottaa <Kärkihankkeen nimi> Aikataulu X/201X – X/201X Kuvaus <Kuvaus kärkihankkeen sisällöstä> Tuotokset <Mitä kärkihanke tuottaa

Kehittämisen kärkihankekortit <Kärkihankkeen nimi> Aikataulu X/201X – X/201X Kuvaus <Kuvaus kärkihankkeen sisällöstä> Tuotokset <Mitä kärkihanke tuottaa <Kärkihankkeen nimi> Aikataulu X/201X – X/201X Kuvaus <Kuvaus kärkihankkeen sisällöstä> Tuotokset <Mitä kärkihanke tuottaa

Kehittämisen yleinen roolitus April 3, 2017 Organisaation johto ja toiminnan avainhenkilöt Toiminnan keskeisten tarpeiden ja toimintamallien hyväksyminen sekä kehittämishankkeiden priorisointi Toiminnan eri osa-alueiden yhteentoimivuuden (prosessit, prosessien kehittäminen, strategiset tavoitteet) varmistaminen, vastaa tietotekniikan hyödyntämisestä pedagogisesti Varmistaa, että organisaatio on yhteentoimiva kansallisten oppijan palvelujen kanssa Varmistaa, että kokonaisarkkitehtuurimenetelmää käytetään organisaatiossa Tietopalvelut / tietotuotanto Ydintietojen (yhteiskäyttöisten tietojen) tunnistaminen, tietojen luokittelu, tietojen omistajuuden määrittäminen, tietojen jalostaminen jäsennetyistä lähdetiedoista luotettavaan raporttitietoon Yhteentoimivuus kansallisen Opetus- ja koulutussanaston kanssa Tietohallinto Vastaa tietojärjestelmien ja välineiden kehittämisestä sekä näiden palvelujen ja ratkaisujen järjestämisestä Vastaa eri kokonaisarkkitehtuurinäkökulmien yhteentoimivuudesta, järjestelmä- ja integraatioarkkitehtuurin kokonaiskuva IT-palveluntuottaja (voi olla osa organisaation omaa ICT-toimintoa) Operatiiviset ICT-palvelut

Kehittämisen organisointi Kehittämispolun ohjaus <kuka> Läpiviennin vastuutaho / vastuuhenkilö Läpiviennin vastuuhenkilöt <Listaus henkilöistä>

Resursointi Kehittämiseen varattavat omat henkilöresurssit <kuvaus resurssitarpeista> Kärkihankkeiden resurssit tarkennetaan organisaation talousarviomallin ja projektinhallintamallin mukaisesti Kehittämiseen tarvittavat ostopalvelut Tietojärjestelmien kehittäminen ja muutokset: ? € Muut ostopalvelut (<mitkä>): ? € Hankinnat sovitetaan vuositason talousarvioon organisaation taloussuunnitteluprosessin mukaisesti

Kehittämispolun seuranta Kehittämisen ohjausryhmä arvioi kehittämisen mittarit vuosittain edellä kuvatun aikataulun mukaisesti Kehittämispolkua ja sen resursointia tarkistetaan tarpeen mukaan Kehittämishankkeita ohjataan niiden aikana organisaation normaalien hankeohjausmallien mukaisesti

Kehittämispolun mittarit Mittari 1: <nimi> Kuvaus mittarista Tavoitetaso: <kuvaus mittarin tavoitetasosta> Mittari 2: <nimi> Mittari 3: <nimi> Mittari 4: <nimi> Mittari 5: <nimi>