Tietoliikennepalvelun kokonaiskustannusten arviointi hankintavaiheessa Tekijä: Alexander Chekurov Valvoja: professori Heikki Hämmäinen Suorituspaikka: InfoCare Finland Oy

Diplomityö on kirjoitettu osana tutkielmassa käsiteltävän esimerkkiyrityksen ICT-järjestelmän uusimisprojektia. Työn perimmäisenä tarkoituksena oli tuottaa yritykselle ICT-järjestelmä, joka on kokonaiskustannuksiltaan edullinen ja turvaa yrityksen muuttuvia tarpeita vuosiksi eteenpäin.

Sisällysluettelo 1/2 ALKULAUSE SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto 1.1 Työn tausta ja tavoite 1.2 Rajaukset 1.3 Menetelmät 1.4 Rakenne 2 Teoreettiset viitekehykset 2.1 Käyttäjäkeskeinen palveluiden suunnittelu 2.1.1 Miten hankkia tietoa käyttäjästä? 2.1.2 Esteetön suunnittelu 2.1.3 Käyttäjäkeskeisen suunnitteluprosessin konseptointi ja validointi 2.2 Kustannuslaskenta 2.2.1 TCO 2.2.2 TCO:n historia 2.2.3 Ellramin & Siferdin määrittämä TCO 2.2.4 TCO-mallin muodostaminen ja implementointi 2.3 Ostoprosessi 2.3.1 Ostosprosessin tilanteet 2.3.2 Ostoprosessin vaiheet

Sisällysluettelo 2/2 3 Esimerkkiyrityksen tarpeet ja niihin liittyvät teknologiat 3.1 Yrityksen tilanne 3.2 Tarvekartoitus 3.2.1 Kyselyn ja haastattelun implementointi 3.2.2 Konseptin luominen 3.3 Tarpeita mahdollistavat teknologiat 4 Neuvottelut teleoperaattoreiden kanssa 4.1 Tarjouspyynnön laatiminen 4.2 Saatujen tarjousehdotuksien jäsentely ja sopivan tarjouksen valinta 5 Saavutettavissa olevan hyödyn arvioiminen 5.1 Nykyisen järjestelmän kustannukset 5.2 Mahdollisen järjestelmän kustannukset 5.3 Saavutettavissa oleva hyöty 6 Johtopäätökset 6.1 Tulokset 6.2 Tulosten arviointi 6.3 Tulosten hyödyntäminen 6.4 Jatkotutkimus Kirjallisuuslähdeluettelo Verkkolähdeluettelo LIITE 1 (Kysely) LIITE 2 (Kyselyn tulokset) LIITE 3 (Haastattelu) LIITE 4 (Tarjouspyyntö) Haastatellut henkilöt

Diplomityön rakenne Kirjallisuustutkimus TCO / Ostosprosessi Palveluita mahdollistavat teknologiat Käyttäjäkeskeisyys Tarvekartoitus Kirjallisuustutkimus Valitun ratkaisuehdotuksen taloudellinen tarkastelu Saavutettavissa olevan hyödyn arvioiminen Tarjouspyynnön tekeminen ja sen kautta saatujen tarjousehdotuksien tutkiminen

Työn tausta Yritys ei tiedä mitä hakea Yritys ei tiedä millä hinnalla kannattaa ostaa

Käytetyt menetelmät Käyttäjäkeskeinen suunnittelu TCO (Total Cost of Ownership) Haastattelut

Käyttäjäkeskeisyys Käyttäjäkeskeisessä suunnittelussa on kyse siitä, että tuotteen-, palvelun- tai järjestelmän suunnittelussa käyttäjä asetetaan suunnittelutyön keskipisteeseen

Käyttäjäkeskeisyys On selvitettävä käyttäjien taidot, halut sekä käyttäytymiset Kysyminen Seuraaminen Kirjallisuus Esteettömyys Erilaiset henkisesti ja fyysisesti rajoittuneet

Käyttäjäkeskeisyys Konseptointi Validointi Monta eri tapaa luoda uudet ideat Validointi Kyselyt, haastattelut, jne.

TCO (Total Cost of Ownership) TCO on laskentamenetelmä, joka auttaa yrityksen johtoa ja muita osallisia selvittämään hankkeen suorat ja välilliset kustannukset sekä hyödyt Ottaa huomioon muunkin, kuin tuotteen/palvelun hankintahinnan

TCO Total Cost of Ownership Hankintaa edeltävät komponentit -Tarpeen tunnistaminen Toimittajien tutkiminen Toimittajien hyväksyntä Toimittajan lisääminen yrityksen järjestelmiin Toimittajan ja yrityksen välisen yhteistyön kehittäminen Hankinnan komponentit -Hinta Tilauksen valmistelu / teko Toimitus Laskutus / maksaminen Tarkastus Viallisten osien palautus / vaihto Seuranta ja raportointi Hankinnan jälkeiset komponentit -Tuotantolinjan seisominen Vialliset lopputuotteet Lopputuotteen heikko kestävyys Lopputuotteen huolto Yrityksen ja lopputuotteen imago Varaosat Ylläpito ja korjaus.

TCO-mallin muodostaminen Vaihe 1 Tarpeen tunnistaminen Vaihe 4 Oleellisten kustannusten tunnistaminen Vaihe 3 Työryhmän muodostus Vaihte 2 Tuotteen tunnistaminen Vaihe 5 Mallin testaus ja implementointi Vaihe 6 Mallin hienosäätö Vaihe 7 Linkitys muihin järjestelmiin Vaihe 8 Mallin valvonta ja ylläpito

InfoCare Finland Oy (esimerkkiyritys) IT- ja kodin elektroniikan-huoltopalvelut Yrityksessä on noin 60 henkilöä työllistävä yksikkö, minkä lisäksi lähitulevaisuudessa avautuu useita muita toimipisteitä ympäri Suomen. Yrityksen henkilökuntaan kuuluu myös noin 270 on-site tehtäviä hoitavaa ihmistä.

Keskeiset tulokset Käyttäjätutkimuksen avulla on saatu selville yrityksen todelliset ICT-tarpeet Henkilöstö on jaettu useampaan käyttäjäryhmään, joista jokaiselle on määritelty tarpeita vastaavat palvelut Myös yritystasolla on määritetty tarvittavien palveluiden laatu

Keskeiset tulokset Luotu kaksi mahdollista konseptia, joiden eroavaisuudet ovat laitteiston vuokralle ottamisessa ja laitteiston omistamisessa Kuvattu karkeasti millä teknologioilla kyseiset konseptit voidaan toteuttaa.

Keskeiset tulokset, toimittajien arviointi 1/2

Keskeiset tulokset, toimittajien arviointi 2/2

Nykyisen järjestelmän kustannukset

Mahdollisen järjestelmän kustannukset 1/2

Mahdollisen järjestelmän kustannukset 2/2

Kustannuksien tarkastelu Nykyinen järjestelmä kustantaa n. 21000€/kk Mahdollisen järjestelmän kuukausierä on n. 11500€ + alkusijoitus 6000€. Säästöä kertyy 9500€/kk (45%) Jos nykyinen järjestelmä jätetään sopimuksen loppuun asti (48kk), niin kustannuksia kertyy n. 1 000 000€

Kustannuksien tarkastelu Mahdollinen järjestelmä maksaisi samoilla kuukausilla n. 550 000€ ja 72 kuukauden vuokralla n. 830 000€ Mikäli laitteisto ostetaan n. 80 000€:lla, niin säästöä kertyy n. 8 000€ kuudessa vuodessa. Ei kannata.

Johtopäätökset Soveltamalla käyttäjäkeskeistä suunnittelua ja TCO:ta on mahdollista luoda yrityksen tarpeisiin sopiva ICT-järjestelmä kustannustehokkaasti

Jatkotutkimus Toimittajien systemaattinen kilpailuttaminen Puhelinjärjestelmän irtisanomisesta aiheutuvien kulujen arviointi ICT-järjestelmän integroiminen osaksi yritystä